Key Takeaways
Flexibilität bei der Planung: Achten Sie auf eine Vertragsmanagement-Software, die einfache Upgrades oder Downgrades ermöglicht, wenn sich die Anforderungen des Teams ändern.
Datenzugriff: Nutzen Sie leistungsstarke Berichtsfunktionen für Analysen in Echtzeit und stellen Sie eine einfache Integration in bestehende Systeme sicher.
Anpassungsmöglichkeiten: Wählen Sie eine Software, die Vorlagen und Konfigurationen bietet, um die Benutzererfahrung zu verbessern und spezifische Anforderungen zu erfüllen.
Vorteile der Automatisierung: Priorisieren Sie Lösungen mit Automatisierungsfunktionen, um die Effizienz zu steigern und Vertragsmanagementprozesse zu optimieren.
Unterstützung bei der Einführung: Bewerten Sie während der Einführungsphase die Qualität des Kundensupports und der Schulungsressourcen, um die Akzeptanz durch die Nutzer zu fördern.
Software für Vertragsmanagement ist eine Anwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus zu erstellen, zu speichern, zu verfolgen und zu verwalten – und dabei alles von Genehmigungen bis hin zu Verlängerungen zu optimieren.
Für CROs ist sie entscheidend, da sie Engpässe im Vertriebsprozess reduziert, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und Echtzeittransparenz über Geschäftsbedingungen und Verpflichtungen bietet.
Bei der Auswahl der richtigen Lösung sollten Automatisierung, die Integration mit CRM- und CPQ-Tools sowie Skalierbarkeit im Vordergrund stehen, damit Ihr Team Geschäfte schneller abschließen, Risiken reduzieren und die Rentabilität steigern kann.
Dieser Leitfaden richtet sich an Teams, die ihre Vertragsprozesse vereinfachen möchten. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder eine Auf- oder Herabstufung durchführen – er hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Software für Vertragsmanagement achten sollten
Bei der Bewertung von Software für Vertragsmanagement sollten Sie zentrale Faktoren prüfen, die den Anforderungen und Zielen Ihres Teams entsprechen.
Darauf sollten Sie achten:
1. Flexibilität der Tarife
Tarifflexibilität ermöglicht es Ihnen, eine Auf- oder Herabstufung durchzuführen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Suchen Sie nach einer Lösung für Vertragsmanagement mit flexiblen Tarifplänen. Fragen Sie Anbieter nach ihren Modellen und danach, wie sie wachsende Teams unterstützen.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Sie benötigen Übersichten, benutzerdefinierte Berichte und Echtzeitanalysen, um Vertragsdaten zu verfolgen. Vergewissern Sie sich, dass Prüfpfade und Exporte zu Google Drive, Microsoft Excel oder Ihrem CRM möglich sind.
3. Integration in Ihre Technologieumgebung
Leistungsstarke Integrationen sind entscheidend: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign und weitere. Ein zuverlässiges Vertragsmanagementsystem beseitigt isolierte Daten und unterstützt automatisierte Arbeitsabläufe.
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4. Einführung und Unterstützung
Achten Sie auf einen schnellen Kundensupport, Schulungen und klare Benachrichtigungen während des Einführungsprozesses. Testen Sie Unterstützungskanäle und Ressourcen.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Detaillierte Berechtigungen und Benutzerrollen tragen dazu bei, sensible Daten zu schützen und die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Dies ist besonders für Rechtsteams wichtig.
6. Branchenspezifische Compliance
Wenn Sie im Gesundheitswesen, im Finanzdienstleistungssektor oder im Lieferkettenmanagement tätig sind, sollten Sie Zertifizierungen und regulatorische Aktualisierungen sowie Prüfprotokolle zur Einhaltung der Vorschriften überprüfen. Viele Tools können dies automatisch übernehmen (dies ist auch ein wichtiger Vorteil von CRM-Software für das Gesundheitswesen und anderen branchenspezifischen CRM-Tools).
7. Anpassungsmöglichkeiten
Passen Sie die Plattform mit Vorlagen, benutzerdefinierten Feldern und benutzerfreundlichen Konfigurationen an. Konzentrieren Sie sich auf die Verbesserung der Benutzererfahrung und Flexibilität.
8. Automatisierungsfunktionen
Achten Sie auf KI-gestützte Lösungen für das Vertragsmanagement, die OCR, Vertragsintelligenz und Funktionen zur automatisierten Vertragsprüfung integrieren. Stellen Sie Integrationen für elektronische Signaturen sicher.
9. Unterstützung für mobile Geräte und mehrere Standorte
Stellen Sie den sicheren Zugriff auf digitale Vertragsdaten, Benachrichtigungen und Prüfprotokolle auf mobilen Geräten sicher – testen Sie, ob die Benutzeroberfläche reibungslos funktioniert.
So wählen Sie Vertragsmanagement-Software aus: Ein 5-Schritte-Modell
Um die passende Software zu finden und die Vorteile von Vertragsmanagement-Software optimal zu nutzen, sollten Sie Ihr Tool an die Arbeitsabläufe und Prozesse Ihres Teams anpassen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
- Beziehen Sie die relevanten Beteiligten ein: Beziehen Sie IT, Finanzabteilung, Vertrieb und die Rechtsabteilung in die Anforderungen an die Vertragserstellung und Vertragsgestaltung ein.
- Listen Sie Problembereiche auf und priorisieren Sie sie: Ermitteln Sie Engpässe, fehlende Benachrichtigungen und den isolierten Zugriff auf Vertragsarchive.
- Richten Sie sich nach internen Richtlinien: Überprüfen Sie Berechtigungen und Sicherheitsstandards.
- Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren Funktionen: Beispiele: Übersichten, elektronische Signaturen und Integrationen mit CRM/ERP.
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Vertragsmanagement-Software
- Nutzen Sie Bewertungsportale und Gartner-Berichte, um Anbieter wie Ironclad, Conga und DocuSign CLM in die engere Auswahl zu nehmen.
- Vergleichen Sie SaaS- und lokal installierte Lösungen, Komplettpakete sowie durchgängige Arbeitsabläufe.
- Dokumentieren Sie die Ergebnisse: Preise, Funktionen, Vertragsarchiv und Prüfprotokolle.
- Sehen Sie sich unten unsere Liste der besten Vertragsmanagement-Software an.
Schritt 3: Erstellen Sie eine engere Auswahl an Vertragsmanagement-Software und nehmen Sie Kontakt auf
- Versenden Sie Ausschreibungen mit Schwerpunkt auf Funktionen für das Vertragslebenszyklusmanagement.
- Testen Sie durchgängige Arbeitsabläufe, Änderungsmarkierungen, elektronische Signaturen und die Erstellung neuer Verträge aus Salesforce heraus.
- Bewerten Sie das benutzerfreundliche Design und die Qualität des Kundensupports.
Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Begründung
- Verknüpfen Sie Engpässe bei der Zykluszeit und Umsatzrisiken mit verpasster Vertragsausführung.
- Stellen Sie Preispläne und ROI-Prognosen vor.
- Heben Sie die Vorteile von Vertragsintelligenz und Automatisierung hervor.
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Vertragsmanagementsoftware und binden Sie Ihre Benutzer ein
- Informieren Sie Vertriebsteams, Beschaffungsteams und Rechtsteams über die Zeitpläne für die Einführung.
- Weisen Sie Verantwortliche für Vorlagen, Berechtigungen und die Einrichtung des Arbeitsbereichs zu.
- Verfolgen Sie die Nutzung anhand von Echtzeitkennzahlen in Dashboards.
Top-Software für Vertragsmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier finden Sie eine erste Liste der besten Plattformen für Vertragsmanagementsoftware, die Sie erkunden können:
Wie es weitergeht
Wenn Sie gerade Vertragsmanagementsoftware recherchieren, wenden Sie sich kostenlos an einen SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen. Sie erhalten:
- Eine kuratierte Auswahl an CLM-Software.
- Unterstützung während des Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
- Anleitung zur Zuordnung von Integrationen mit CRM-, ERP- und Plattformen für elektronische Signaturen.