Die meisten Unternehmen sind auf Verträge angewiesen – von Dienstleistungsverträgen mit Kunden bis hin zu Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern. Diese Geschäftsverträge erfordern beim Erstellen, Verhandeln, Unterzeichnen und sicheren Aufbewahren viel Zeit und Aufwand. Ein Softwaretool kann Ihr Team während des gesamten Vertragslebenszyklus unterstützen. Wenn Sie die Vorteile einer Vertragsmanagementsoftware verstehen, können Sie besser herausfinden, nach welcher Art von Tool Sie suchen und wie Ihr Team es optimal nutzen kann.
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Start-up oder ein globales Unternehmen führen: Ihre Verträge müssen sorgfältig und unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften bearbeitet werden. Möglicherweise verfügen Sie nicht über ein vollständiges Rechtsteam. Der Einsatz von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) kann daher dazu beitragen, dass jede Phase des Prozesses höchsten Standards entspricht. Auch wenn Sie über ein großes Team verfügen, das sich um Ihre Verträge kümmert, kann eine Softwarelösung dessen manuelle Arbeitsbelastung reduzieren und den Vertragsmanagementprozess optimieren.
Lesen Sie weiter, um einen Überblick über die fünf wichtigsten Vorteile von CLM-Software und die Gründe zu erhalten, warum jeder einzelne für Ihr Unternehmen wichtig und wirkungsvoll ist.
5 wichtige Vorteile von Vertragsmanagementsoftware
Bevor wir uns den Vorteilen widmen, fragen Sie sich vielleicht auch: Wie viel kostet Vertragsmanagementsoftware? Das Verständnis der Preisgestaltung ist entscheidend, da es Ihnen hilft, Erwartungen an den Funktionsumfang und Budgetbeschränkungen in Einklang zu bringen.
Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile, die Vertragsmanagementsoftware für Ihr Unternehmen bieten kann.
Have an account? Log In
1. Schnellere Vertragserstellung
Viele Lösungen für Vertragsmanagementsoftware bieten Funktionen wie anpassbare Vertragsvorlagen, Klauselbibliotheken und automatisch ausgefüllte Felder. Diese Funktionen beschleunigen den Entwurfsprozess und ermöglichen die Wiederverwendung bestehender Dokumente zur Erstellung neuer und überarbeiteter Versionen. Die Zusammenarbeit in Echtzeit und automatisierte Genehmigungsabläufe unterstützen ebenfalls eine schnellere Vertragserstellung.
Die schnelle Erstellung eines neuen Vertrags steigert nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern kommt auch Ihrem Vertragspartner zugute. Je schneller Sie einem neuen Kunden oder neuen Mitarbeiter einen Vertrag zukommen lassen, desto schneller kann dieser ihn prüfen und unterzeichnen oder mit Änderungsvorschlägen auf Sie zukommen. Die zügige Erstellung eines Vertrags zeigt der anderen Partei, dass sie für Ihr Team und Ihr Unternehmen Priorität hat.
2. Geringere manuelle Arbeitsbelastung
Lösungen zur Vertragsautomatisierung bieten im Allgemeinen Automatisierungsfunktionen, die dazu beitragen, die manuellen Prozesse Ihres Teams zu entlasten. Mit Vertragsmanagementsoftware können Ihre Teammitglieder automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, die Unterzeichnungsreihenfolgen und Benachrichtigungen über Vertragsaktivitäten umfassen. Diese Funktionen sorgen für einen reibungsloseren Vertragslebenszyklus mit weniger Abstimmungen und geringerem Verwaltungsaufwand.
Die Automatisierung der Dateneingabe bei der Vertragsentwicklung spart viel Zeit. Diese Softwarelösungen können Kontakt- und Unternehmensinformationen, Verlängerungstermine und andere wichtige Datenpunkte in Verträgen automatisch ausfüllen, indem sie in Ihr CRM und andere Datenbanken integriert werden. Das mag nach einer kleinen Aufgabe klingen, summiert sich aber schnell: In einer aktuellen Zapier-Studie mit 1000 Wissensarbeitern gaben 76 % der Befragten an, täglich 1–3 Stunden allein damit zu verbringen, Daten von einem Ort an einen anderen zu übertragen.
3. Geringeres Risiko und sichergestellte Regelkonformität
Vergessen wir nicht, dass Verträge rechtliche Dokumente sind und daher gesetzlichen Standards zur Regelkonformität unterliegen. Unabhängig davon, ob es sich um eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) oder einen Beschaffungsvertrag handelt, müssen Sie sicherstellen, dass er die rechtlichen Anforderungen Ihrer Region erfüllt. Vertragskonformität ist kein nebensächliches Thema, und Ihr Unternehmen kann mit Strafen wegen Nichteinhaltung belegt werden, wenn Sie die erforderlichen Standards nicht erfüllen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungen rechtswirksam sind. Erfahren Sie, wodurch ein Vertrag ungültig werden kann.
Viele CLM-Softwarelösungen verfügen über Funktionen für das Management der Regelkonformität, etwa Zugriffsberechtigungen, Prüfpfade und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Auch die Funktionen zur elektronischen Signatur dieser Tools erfüllen rechtliche Standards und stellen sicher, dass jeder über die Software erstellte und verwaltete Vertrag den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies trägt dazu bei, das Gesamtrisiko für Ihr Unternehmen zu reduzieren, und kann sogar den Bedarf an einem internen Rechtsteam beseitigen.
4. Organisierte Dokumentenablage
Ohne eine cloudbasierte Lösung kann Ihr Dokumentenmanagementsystem allmählich wie der Raum mit den Fallakten in einer Krimiserie aussehen. Zugegeben, vielleicht ist es nicht so schlimm – aber ein Aktenschrank ist nicht nur vom Erscheinungsbild her altmodisch, sondern in der Regel auch ziemlich unpraktisch. Eine ordnungsgemäße Ablage erspart Ihrem Team viel Ärger und Zeit. Laut derselben Studie von Zapier gaben 73 % der Beschäftigten an, täglich 1–3 Stunden allein damit zu verbringen, Informationen oder ein bestimmtes Dokument zu finden.
Die meisten CLM-Softwarelösungen verfügen über ein durchsuchbares Vertragsarchiv, in dem Dokumente geordnet, zentralisiert und sicher aufbewahrt werden. Nutzer können Verträge im zentralen Archiv anhand ihres Inhalts durchsuchen und filtern, statt nur nach Dateinamen zu suchen. Einige Softwarelösungen für Vertragsanalysen verfügen sogar über integrierte Benennungskonventionen und Versionsverläufe. Dadurch werden doppelte Dateien reduziert und der gesuchte Vertrag lässt sich leichter finden.
5. Erkenntnisse aus dem Vertragsmanagementsystem
Ihre CLM-Software ist nur ein Bestandteil des umfassenderen Vertragsmanagementsystems Ihres Unternehmens. Dieses übergeordnete System umfasst die Geschäftsprozesse und anderen Faktoren, die mit der Verwaltung Ihrer Verträge verbunden sind, etwa Ihren Vertragsprüfungsprozess, Genehmigungsabläufe für Verträge, die Rechnungsstellung und wichtige Beteiligte. Wie in anderen Unternehmensbereichen ist es wichtig, die Leistungskennzahlen Ihres Vertragssystems zu überwachen.
Diese Softwarelösungen bieten Übersichts-, Berichts- und Analysefunktionen, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Vertragsprozesse verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen können. Sie erhalten Einblicke in Faktoren wie die durchschnittliche Genehmigungsdauer, Vertragsverlängerungszyklen und Engpässe in Arbeitsabläufen. All diese Daten können Ihre Vertragsstrategie voranbringen und Ihnen dabei helfen, Ihre Teammitglieder zu unterstützen und ihre harte Arbeit anzuerkennen.
More Articles
6. Bonus: Mehr Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung
Der Einsatz von Vertragsmanagementsoftware bietet viele praktische Vorteile, aber wie sieht es mit den weniger greifbaren Auswirkungen aus? Die Einführung von Automatisierung verbessert nicht nur Effizienz und Produktivität – sie kann sich auch spürbar auf die Zufriedenheit und das Engagement der Beschäftigten auswirken. Tatsächlich kann Automatisierung sogar den Ausschlag dafür geben, ob sich Menschen dafür entscheiden, in Ihrem Unternehmen zu bleiben oder sich nach besseren Möglichkeiten umzusehen.
In einem weiteren Bericht von Zapier gaben 14 % der Befragten, die bei der Arbeit Automatisierung einsetzen, an, dass sie bereits darüber nachgedacht hatten, ihren Arbeitsplatz zu verlassen. Bei denjenigen, die keine Automatisierung nutzen, waren es dagegen ganze 42 %.
Mitarbeiterfluktuation kann äußerst kostspielig sein, und nach der Großen Kündigungswelle müssen Arbeitgeber alles daransetzen, ihre Teammitglieder bei der Arbeit engagiert und motiviert zu halten. Tag für Tag gegen dysfunktionale Geschäftsprozesse anzukämpfen, kann äußerst belastend werden. Und obwohl Software mit einer eigenen Lernkurve verbunden sein kann, lohnt sich der Nutzen – sowohl für Ihr Unternehmensergebnis als auch für Ihre Mitarbeiter.
Die beste Vertragsmanagementsoftware finden
Da Sie nun genau wissen, wie CLM-Software Ihrem Unternehmen nutzen kann, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die beste Vertragsmanagementsoftware für Ihr Unternehmen auswählen. Faktoren wie Preise, Funktionen und Integrationen spielen dabei alle eine Rolle. Weitere Tipps zur Auswahl des besten Werkzeugs finden Sie in meinem Artikel darüber, worauf Sie bei Vertragsmanagementsoftware achten sollten.
Wenn Sie über Inhalte vom The CRO Club auf dem Laufenden bleiben möchten, können Sie unsere Newsletter-Mailingliste abonnieren.
