10 Schritte zu einer erfolgreichen Business-Intelligence-Strategie

Phil Gray

on May 20, 2026

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verfügbaren Datensätze in Ihrem Unternehmen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Geld und Aufwand zu sparen, Risiken zu minimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Wenn Sie bereits mit Business Intelligence vertraut sind, wissen Sie, dass fortschrittliche Datenanalysen genutzt werden, um zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und wie es um die Leistung steht. Eine gute Business-Intelligence-Strategie zu entwickeln, ähnelt einer kleinen Aufklärungsmission in Eigenregie, bei der Sie eine Menge Daten nutzen, auf die Sie wahrscheinlich schon Zugriff haben. Das Ziel ist, die verstreut an verschiedenen Stellen vorliegenden Big Data-Informationen sinnvoll zu analysieren und in verwertbare Analysen zu überführen.

Bevor Sie jedoch eine BI-Strategie einsetzen, um klügere Entscheidungen zu treffen, Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu reduzieren und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, sollten Sie zunächst die Basis schaffen. Hier kommt dieser Artikel ins Spiel – Ihr Fahrplan für den Aufbau einer erfolgreichen BI-Strategie.

Was ist eine Business-Intelligence-Strategie?

Eine Business-Intelligence-Strategie ist Ihr Plan, wie Sie die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehenden Datensätze sinnvoll nutzen. Ihr Unternehmen sammelt wahrscheinlich eine Menge Informationen, und eine gute BI-Strategie ist eine systematische Methode, um diese Daten zu organisieren, zu analysieren, daraus nutzbare Erkenntnisse zu entwickeln und anschließend datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Beispiele für lose Daten, die in Ihrem Unternehmen eingehen, sind zum Beispiel:

Verkaufszahlen
Feedback aus den sozialen Medien
Kundenrückmeldungen zu Serviceanfragen und technischer Unterstützung
Interne Finanzdaten
Lohnabrechnungen, Stundenzettel und alle weiteren HR-Daten wie Kranktage und bezahlter Urlaub
Lagerbestände
Ähnliche Informationen von Mitbewerbern, wie etwa deren öffentlich zugängliche Verkaufszahlen oder Werbeausgaben

Wenn Sie einen Datensatz haben, von dem Sie glauben, dass er nützliche Informationen enthält, ist Ihre BI-Strategie die formale Methode zur Analyse und zur Erstellung einer Datenvisualisierung, bei der wichtige Erkenntnisse sofort auffallen. In der Regel wird dazu ein BI-Team gebildet, das aus wichtigen Stakeholdern besteht – von Ihrem CFO oder CIO über Lieferanten, Personalverantwortliche, Datenanalyse-Experten bis hin zu Endnutzern – um strukturierte Meetings abzuhalten, in denen die Daten in sinnvoller Weise ausgewertet werden.

Ziel ist es, ein Vorhersagemodell zu entwickeln, das erklärt, was Ihr Unternehmen tut, und dadurch hoffentlich bessere Prognosen liefert als das reine Raten.

Warum sollte ich eine Business-Intelligence-Strategie haben?

Strukturierte Datenanalysetools zu nutzen, um wichtige Leistungsindikatoren zu ermitteln, lohnt den Aufwand. Sobald Ihr Team richtig arbeitet, kommen viele wirklich überraschende Erkenntnisse zutage, die zu deutlich besseren Geschäftsentscheidungen führen können. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass BI zahlreiche Vorteile für Sie bereithält. Ihr Business-Intelligence-Fahrplan kann Ihnen dabei auf folgende Weise helfen.

Treffen Sie fundierte Entscheidungen

Entscheidungen zu treffen, ist die Hauptaufgabe der Geschäftsleitung. Wenn Sie dabei im Dunkeln tappen, fühlt es sich an, als würden Sie einfach Pfeile auf eine Wand mit den Wörtern JA und NEIN werfen. Fortschrittliche Business-Analytics-Methoden informieren Ihr Entscheidungsmanagement und halten Sie an den Fakten fest – auf eine Art und Weise, die in wachsenden Unternehmen sonst nicht möglich wäre. An einem einzigen Tag müssen Sie vielleicht über HR-Regeln, Social-Media-Kommunikation, Compliance-Maßnahmen, Berichte an Behörden und sogar darüber entscheiden, ob es in der Kaffeeküche normale Milch oder Sojamilch gibt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sollen entscheiden, ob Sie auf ein 4/10-Schichtmodell umstellen oder beim aktuellen 5/8-System bleiben. Ohne eine BI-Strategie zur Auswertung von Stundenzetteln und KPIs würden Sie im Grunde nach Bauchgefühl raten. Was aber, wenn Sie Ihre Daten durch die Automatisierungsstufen der Business Intelligence laufen lassen, die Sie etabliert haben? Und die Analyse zeigt, dass Ihre Mitarbeitenden im Kundenservice gegen Ende ihrer Schicht deutlich produktiver sind als zu Schichtbeginn, aber häufiger krankmelden als im Vertrieb?

In diesem Fall könnten Sie in Erwägung ziehen, einen 12-Stunden-Dienst mit anschließend 24 Stunden frei einzuführen, da so die produktive Zeit Ihrer Kundenservice-Mitarbeiter:innen und deren Freizeit maximiert werden. Das Ergebnis: bessere Bearbeitungszeiten und weniger Fehltage. Das ist eine gute Geschäftsentscheidung, auf die Sie ohne das BI-Team und die Datenauswertung vermutlich nie gekommen wären.

Sparen Sie Zeit und Geld

Greifen wir das Beispiel von oben auf: Sie haben sich entschieden, im Kundenservice auf einen 12/24-Schichtplan umzustellen. Nun steht die Umsetzung an. Natürlich gibt es gute und weniger gute Wege, das zu tun – aber gibt es einen eindeutig besten Weg?

Unternehmen, die eine solch große Veränderung planen, beauftragen manchmal externe Berater, um ihre Strategie für die digitale Transformation zu planen und zu steuern. Es versteht sich von selbst, dass dies enorm teuer ist und Ihre Aufmerksamkeit monatelang beanspruchen wird. Andererseits kann es ebenso lange dauern, wenn Sie jemanden intern damit beauftragen, und dieser Manager kann seine anderen Aufgaben nicht erledigen, während er an der Umstellung der Einsatzpläne arbeitet.

Hier kommt Ihr BI-Team zur Rettung, indem es die Daten analysiert und über durchsuchbare Stichwörter den Lebenslauf eines Ihrer Finanzanalysten findet, der früher als Projektmanager gearbeitet hat. Sie ist gerade aus der Elternzeit zurück (Information von der Personalabteilung) und hat mit der diesjährigen Steuererklärung noch nicht begonnen. Die Auswertung der eingehenden Anrufe zeigt, dass der März ein ruhiger Monat für Kundenservice-Anfragen ist und Sie in den Nächten die wenigsten Anrufe erhalten.

Mit diesen Erkenntnissen bitten Sie Ihre ehemalige Projektmanagerin, die Umstellung des Dienstplans zu übernehmen, bevor die heiße Phase der Steuersaison beginnt. Der erste neue Dienst sollte für Anfang März eingeplant werden. Starten Sie die Umstellung mit den Nachtschichten, um deren Arbeitslast gering zu halten, bis sich alle an die Veränderungen gewöhnt haben. Anschließend nutzen Sie Ihre Finanz-Dashboards, um die Kosten mit dem zu vergleichen, was Sie an Unternehmensberatungen gezahlt hätten.

Risiken mindern

Intelligentes Risikomanagement ist ein weiterer Vorteil einer Business-Intelligence-Strategie. Wenn Sie Geschäftsziele für die nahe Zukunft festlegen, gehen Sie zwangsläufig einige Risiken ein. Zukünftige Initiativen werden viel vorhersehbarer, wenn man in die Zukunft blicken könnte. Ganz so weit reicht eine Business-Intelligence-Strategie zwar nicht, aber sie kann Ihre Planung wesentlich unterstützen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben den neuen Dienstplan eingeführt und die Umstellung ist halb abgeschlossen. Trotz bester Planung läuft es nicht gut, und eine größere als erwartete Anzahl Ihrer Service-Mitarbeiter verlässt das Unternehmen oder beschwert sich über die Veränderungen. Ihre wichtigsten Stakeholder behalten die Kennzahlen im Auge und erstellen einfach auswertbare Meilensteine zur Überwachung des Projekts. Wenn die Fluktuation bestimmte Werte erreicht, ist das ein Signal, das Tempo zu verlangsamen oder die Umstellung frühzeitig zu beenden. Bleiben die Zahlen im tolerierbaren Bereich, können Sie zuversichtlich weitermachen, da die Datenquellen eine Rückkehr zur Normalität nach der Umstellung vorhersagen. In jedem Fall gehen Sie klar definierte Risiken bewusst ein und behalten die Kontrolle über den gesamten Prozess.

Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil

In einem gesättigten, wettbewerbsintensiven Umfeld kann schon ein kleiner Vorsprung ausreichen, um sich nach und nach an die Spitze zu setzen. Wenn Ihre Konkurrenz keine fortgeschrittenen BI-Tools zur Steuerung ihrer Entscheidungsprozesse nutzt, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit weniger und weniger gravierende Fehler machen und vielleicht sogar Chancen wahrnehmen, die anderen verborgen bleiben.

Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Business-Intelligence-Strategie

Die Vorteile erfolgreicher BI klingen gut – aber wie lässt sich das in der Praxis umsetzen? Hier sind 10 Schritte, denen praktisch jedes Unternehmen folgen kann, um erfolgreiche BI-Systeme aufzubauen und diese fest im Geschäftsalltag zu verankern.

Schritt 1. Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation

Sie können erst dann etwas unternehmen, wenn Sie wissen, womit Sie es zu tun haben. Nutzen Sie Ihr internes Wissen über den Zustand Ihres Unternehmens und Ihre zukünftigen Ziele, um einzuschätzen, wo Sie stehen und welche Informationen Sie künftig benötigen. Dies beeinflusst viele Entscheidungen bei der Strukturierung Ihrer Teams und der Planung neuer Abläufe. Machen Sie einen Rundgang durch Ihre Einrichtungen, sehen Sie sich Ihre Excel-Dateien an und sprechen Sie mit den Abteilungsleitern, um geeignete Ziele zu identifizieren und Bereiche mit Informationsmangel zu erkennen.

Die Mitglieder Ihrer BI-Teams müssen klug, engagiert und diszipliniert genug sein, um einen systematischen Ansatz zur Datenanalyse zu verfolgen. Wählen Sie eine verlässliche Führungskraft als Teamleiter. In der Regel ist das ein Mitglied der Geschäftsleitung mit viel Erfahrung in der Gruppenarbeit und Führung. Geben Sie diesem Sponsor Spielraum bei der Zusammenstellung des Teams, achten Sie aber darauf, Vertreter aller von dem Projekt betroffenen Bereiche einzubeziehen. Diese Stakeholder werden eng zusammenarbeiten.

Schritt 3. Stellen Sie Ihr BI-Team zusammen

Holen Sie alle zusammen, bestellen Sie Pizza und beginnen Sie mit den Vorstellungsrunden. Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, Dienstpläne ändern, gehören zu den wichtigsten Teammitgliedern Ihr Sponsor – in der Annahme, dass das Ihr Chief Operating Officer ist –, der direkt an Sie berichtet. Stakeholder im Team sollten die Leitung des Kundenservice, jemanden aus der Personalabteilung, einen Disponenten aus dem Bereich Operations, ggf. einen Vertreter der Gewerkschaft sowie einen Juristen mit Erfahrung im Arbeitsrecht und bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für nicht freigestellte Mitarbeiter umfassen.

Hinweis: Je nachdem, für welche Plattform Sie sich entscheiden (nächster Schritt), kann es auch sinnvoll sein, in Schulungen zu investieren, z. B. in einen Power BI-Kurs oder Tableau-Kurs für Ihr Team.

Schritt 4. Wählen Sie Ihre BI-Plattform

Wir leben im digitalen Zeitalter. Ganz gleich, was Ihr Team macht – selbst wenn Ihr Unternehmensziel nur darin besteht, auf Sojamilch an der Kaffeestation umzusteigen – benötigen Sie eine Business-Intelligence-Software mit Self-Service-Vorlagen und hervorragender Bedienbarkeit auch für Nicht-Experten. Wenn Sie geprüfte Vorschläge benötigen, haben wir unsere Empfehlungen für die besten Revenue-Intelligence-Plattformen aufgelistet.

Schritt 5. Sicherheit, Datenschutz und Compliance berücksichtigen

Irgendwo auf der Welt versucht gerade eine findige Gruppe Hacker, an Ihre Daten zu gelangen. Die Zukunftspläne Ihres Unternehmens sind nichts, was Sie teilen möchten – deshalb benötigen Sie Verschlüsselung und eine gute IT-Sicherheit. Arbeiten Sie mit Kundenzahlungsdaten, sollten Sie darauf achten, ausschließlich Software einzusetzen, die SSAE 18-zertifiziert ist; dies kann sogar eine gesetzliche Anforderung sein.

Schritt 6. Daten erfassen, bereinigen und analysieren

Müll rein, Müll raus. Diesen Satz haben Sie sicher schon oft gehört, doch hier trifft er besonders zu. Säubern Sie Ihre Daten, bevor Sie sie durch den BI-Prozessor schleusen – sonst ergeben die Ergebnisse keinen Sinn. Sie benötigen beispielweise nicht die Festnetznummer jedes Mitarbeiters, um einen Schichtwechsel zu planen, daher sollten Sie solche und andere überflüssige Informationen entfernen. Die starke Abhängigkeit von Datenqualität ist eines der Nachteile von BI.

Schritt 7. Nutzen Sie Datenvisualisierungen

Ein Teil des BI-Plans ist, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse darstellen. Erstellen Sie ein Business-Intelligence-Dashboard mit Datenvisualisierungs-Vorlagen. Diese sind einfach, intuitiv und ermöglichen es, große Datenmengen auf einen Blick zu erfassen. Zudem fällt es allen Beteiligten und Mitgliedern Ihres BI-Teams deutlich leichter, genau zu verstehen, was sie sehen.

Schritt 8. Bestimmen Sie Ihre KPIs

Identifizieren Sie frühzeitig Ihre wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) und Meilensteine – und halten Sie daran fest. Wann sollten Sie wissen, wie sich die Änderung im Zeitplan auf die Motivation auswirkt? Wann ist klar, was sie kostet? Wie hoch ist der ROI bei der ganzen Geschichte? Verfolgen Sie dies konsequent, weil Sie so das notwendige Feedback erhalten, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Schritt 9. Hindernisse vorhersehen und Lösungen finden

Wie ein berühmter Boxer einst sagte: „Jeder hat einen Plan, bis er einen Schlag auf den Kopf bekommt.“ Wir wissen, dass Business Intelligence und Daten weit weg vom Boxsport sind, aber dieses Zitat trifft auf jede Planung zu. Stellen Sie sich schon im Voraus auf Hindernisse, Fehltritte und bekannte Nachteile von BI ein und entwickeln Sie Strategien, um unvermeidliche Computerabstürze, Datenverluste oder Schulungslücken schnell zu überwinden.

Schritt 10. Jährliche Überprüfungen durchführen

Wenn Sie kein Feedback und keine Auswertung in Ihre BI-Strategie integrieren, werden Sie nie wissen, ob sie funktioniert. Führen Sie jährlich (oder noch besser: vierteljährlich) Überprüfungen der Daten, des Teams und sogar des gesamten Prozesses durch, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Prüfen Sie erneut, welchen ROI Sie erzielen, und verfeinern Sie Ihre BI-Strukturen kontinuierlich weiter, um Ihre datenbasierten Entscheidungen immer weiter zu verbessern.

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