İş zekâsına zaten aşinaysanız, şirketinizde ve performansında neler olup bittiğini anlamlandırmak için gelişmiş veri analitiğini kullandığını bilirsiniz. İyi bir iş zekâsı stratejisi oluşturmak, muhtemelen zaten erişiminizin olduğu bir dizi veriyi kullanarak kendi başınıza küçük bir keşif operasyonu yürütmeye çok benzer. Amaç, çeşitli yerlerde bulunan büyük veri bilgilerini anlamlandırmak ve bunları anlayabileceğiniz ve kullanabileceğiniz analizlere dönüştürmektir.
Elbette, akıllı kararlar almak, zamandan ve emekten tasarruf etmek, risklerinizi azaltmak ve rakipleriniz karşısında avantaj elde etmek için bir BI stratejisi kullanmaya başlamadan önce temel hazırlıkları yapmak faydalı olacaktır. İşte başarılı bir BI stratejisi oluşturmanız için yol haritanız niteliğindeki bu makale.
İş Zekâsı Stratejisi Nedir?
Bir iş zekâsı stratejisi, işletmenizin kullanımına sunulan veri kümelerini nasıl anlamlandıracağınıza ilişkin planınızdır. Şirketiniz muhtemelen çok miktarda bilgi topluyordur ve iyi bir BI stratejisi, bu bilgileri düzenlemek, incelemek, bunlardan faydalı içgörüler geliştirmek ve ardından bunlara dayanarak veriye dayalı kararlar almak için sistematik bir yöntemdir. İşletmenizin muhtemelen topladığı dağınık veri örnekleri şunlardır:
- Satış rakamları
- Sosyal medya geri bildirimleri
- Müşterilerin hizmet çağrılarına ve teknik desteğe verdiği yanıtlar
- İç mali veriler
- Çalışan bordroları, puantaj kayıtları ve hastalık izni ile ücretli izin gibi İK'dan gelen diğer tüm bilgiler
- Stok rakamları
- Rakiplerinizden topladığınız benzer bilgiler; örneğin kamuya açık satış rakamları veya reklam harcamaları
Faydalı bilgiler içerdiğini düşündüğünüz bir veri kümesine sahip olduğunuzda BI stratejiniz, bu verileri analiz etmek ve temel içgörülerin öne çıkmasını sağlayan anlaşılır bir veri görselleştirmesine ulaşmak için kullandığınız resmî yöntemdir. Bu genellikle CFO'nuzdan veya CIO'nuzdan tedarikçilere, insan kaynakları yöneticilerine, veri analitiği uzmanlarına ve hatta son kullanıcılara kadar önemli paydaşlardan oluşan bir BI ekibini bir araya getirerek bilgilerin anlamlı bir şekilde ayrıştırıldığı yapılandırılmış toplantılar düzenlemeyi içerir.
Amaç, kuruluşunuzun ne yaptığını açıklayan bir öngörü modeli geliştirmek ve umarız rastgele tahmin yaklaşımından daha iyi öngörüler elde etmektir.
Neden Bir İş Zekâsı Stratejisine Sahip Olmalıyım?
Temel performans göstergelerini ortaya çıkarmak için yapılandırılmış veri analizi araçlarını kullanmak, harcanan çabaya değer. Ekiplerinizi çalışır duruma getirdiğinizde, gerçekten şaşırtıcı pek çok içgörü ortaya çıkmaya başlar ve bunlar çok daha iyi iş kararları almanıza yardımcı olabilir. İşleri bu şekilde yapmaya alıştıkça çeşitli BI faydaları fark edeceksiniz. İş zekâsı yol haritanız size aşağıdaki şekillerde yardımcı olabilir.
Bilinçli Kararlar Alın
Karar almak yöneticinin temel görevidir ve gözünüz kapalı hareket ediyorsanız, bu, EVET ve HAYIR seçeneklerinin iliştirildiği bir tahtaya dart atıyormuşsunuz gibi hissettirebilir. Gelişmiş iş analitiği, karar alma sürecinizi bilgilendirir ve büyüyen kuruluşlarda başka türlü mümkün olmayan bir şekilde gerçeklerle bağlantınızı korumanızı sağlar. Tek bir gün içinde İK politikası, sosyal medya mesajları, uyum çalışmaları, devlet düzenleyici kurumlarına raporlama ve dinlenme odasında normal süt mü yoksa soya sütü mü bulunması gerektiği hakkında kararlar vermeniz gerekebilir.
Örneğin, mevcut 5/8 çalışma düzeninizi sürdürmek yerine 4/10 vardiya düzenine geçip geçmeyeceğinize karar vermeniz gerektiğini düşünün. Zaman çizelgesi verilerini ve temel performans göstergelerini ayrıştıracak bir BI stratejisi olmadan, aslında doğru hissettiren seçeneğe göre tahminde bulunursunuz. Peki verilerinizi uygulamaya koyduğunuz iş zekâsı otomasyonu aşamalarından geçirirseniz ve bu süreç, müşteri hizmetleri çalışanlarının vardiyalarının sonuna doğru başına kıyasla çok daha iyi performans gösterdiğini, ancak satış çalışanlarına göre daha sık hastalık izni aldıklarını ortaya koyarsa?
Bu durumda, hem müşteri hizmetleri çalışanlarınızın verimli çalışma süresini hem de izin sürelerini en üst düzeye çıkardığı için 12 saat çalışma/24 saat izin düzenini uygulamayı düşünebilirsiniz. Bunun sonucunda çağrıların ele alınma sürelerinin iyileştiğini ve devamsızlığın azaldığını görürsünüz. Bu iyi bir iş kararıdır ve BI ekibi verileri derinlemesine incelemeseydi bunu asla tahmin edemezdiniz.
Zamandan ve Paradan Tasarruf Edin
Yukarıdaki örneği kullanarak müşteri hizmetleri için 12/24 çalışma düzenine geçmeye karar verdiniz. Şimdi kararınızı uygulamanız gerekiyor. Elbette bunu yapmanın iyi ve kötü yolları vardır, ancak tek bir en iyi yol var mıdır?
Bunun gibi büyük bir değişiklik yapmak isteyen şirketler, dijital dönüşüm stratejilerini planlamak ve yönetmek için bazen dışarıdan danışmanlar tutar. Bunun son derece pahalı olduğu ve aylar boyunca dikkatinizi tüketeceği açıktır. Öte yandan, şirket içinden birini görevlendirmek de aynı derecede uzun sürebilir ve bu yönetici programları düzenlerken diğer işlerini yapamaz.
İşte bu noktada BI ekibiniz, verileri inceleyip finansal analistlerinizden birinin aranabilir anahtar kelimeler aracılığıyla özgeçmişini bulduğunda imdadınıza yetişir; bu analist daha önce proje yöneticisi olarak çalışmıştır. Kendisi doğum izninden yeni dönmüştür (bu bilgiyi İK'dan alırsınız) ve bu yılın vergilerine henüz başlamamıştır. Gelen arama takibi, müşteri hizmetleri talepleri açısından mart ayının sakin geçtiğini ve en az aramayı gece saatlerinde aldığınızı gösterir.
Bu içgörülerden yararlanarak, eski proje yöneticinizden vergi dönemi tam anlamıyla başlamadan önce vardiya programındaki değişikliği devralmasını istersiniz. İlk yeni vardiyayı mart ayının başına planlayın ve herkes uyum sağlayana kadar iş yüklerini düşük tutmak için geçişi gece ekipleriyle başlatın. Ardından, bunun için iş danışmanlarına ödeyeceğiniz maliyetle karşılaştırma yapmak üzere finansal gösterge panellerinizi kullanırsınız.
Have an account? Log In
Riskleri Azaltın
Akıllı risk azaltma, bir iş zekâsı stratejisine sahip olmanın bir başka avantajıdır. Yakın gelecek için iş hedefleri belirlerken kaçınılmaz olarak bazı riskler alırsınız. Ne de olsa geleceği görebiliyorsanız, gelecekteki girişimler çok daha öngörülebilir hâle gelir. Bir iş zekâsı stratejisi bunu tam anlamıyla yönetemez, ancak planlamanıza bilgi sağlayabilir.
Yeni programı uygulamaya karar verdiğinizi ve geçişin yarısında olduğunuzu varsayalım. En iyi planlamanıza rağmen işler yolunda gitmiyor ve beklenenden daha fazla sayıda müşteri hizmetleri çalışanınız değişiklik nedeniyle ayrılıyor veya şikâyet ediyor. Temel paydaşlarınız metrikleri yakından takip eder ve projeyi izlemenize yardımcı olmak için kolayca grafik hâline getirilebilen bir dizi kilometre taşı oluşturur. İş gücü kaybınız belirli seviyelere yükselirse bu, değişimi yavaşlatmanız veya kayıplarınızı erkenden sınırlamanız gerektiğinin bir işaretidir. Sayılar tolere edilebilir seviyelere yakın kalırsa, veri kaynakları geçişten sonra normale dönüleceğini öngördüğü için süreci güvenle sürdürebilirsiniz. Her iki durumda da, ne yaptığınızı bilerek açıkça tanımlanmış riskler alır ve süreç boyunca kontrolü elinizde tutarsınız.
Rekabet Avantajına Sahip Olun
Kalabalık ve rekabetçi bir alanda, küçük bir üstünlük bile size zaman içinde öne geçmenizi sağlayacak ufak bir avantaj kazandırabilir. Rakipleriniz karar alma süreçlerini yönetmek için gelişmiş BI araçlarını kullanmıyorsa muhtemelen daha az ve daha önemsiz hatalar yaparsınız; hatta başkalarının gözden kaçırdığı yeni fırsatlar bile bulabilirsiniz.
Başarılı Bir İş Zekâsı Stratejisi Oluşturma Adımları
Başarılı BI'ın avantajları kulağa hoş geliyor, ancak bunu gerçek dünyada nasıl hayata geçirirsiniz? İşte neredeyse her şirketin başarılı BI sistemleri geliştirmek ve bunları iş yapmanın düzenli bir parçası hâline getirmek için izleyebileceği 10 adım.
1. Adım. Mevcut Durumunuzu Değerlendirin
Ne ile karşı karşıya olduğunuzu bilmeden hiçbir şey yapamazsınız. İşletmenizin mevcut durumu ve gelecekteki iş hedefleriniz hakkındaki şirket içi bilginizi kullanarak nerede olduğunuzu ve ilerlemenize yön vermek için ne tür bilgilere ihtiyaç duyduğunuzu değerlendirin. Bu, ekiplerinizi yapılandırırken ve yeni iş akışlarınızı planlarken alacağınız kararların çoğuna yön verecektir. Tesislerinizi gezin, Excel tablolarınızı inceleyin ve değerli hedefleri belirlemek, ayrıca bilgilerin eksik olduğu noktaları bulmak için departman yöneticilerinizle konuşun.
2. Adım. Bir Sponsor ve Paydaşlar Seçin
BI ekiplerinizi oluşturmak için seçtiğiniz kişilerin, veri analizine sistematik bir yaklaşım benimseyecek kadar zeki, azimli ve disiplinli olması gerekir. Ekibe liderlik etmesi için güvendiğiniz birini seçin. Bu kişi genellikle grup etkileşimi ve ekip liderliği konusunda çok fazla deneyime sahip, üst yönetim düzeyinde bir yöneticidir. Ekibin geri kalanını oluşturma konusunda bu sponsora geniş bir hareket alanı tanıyın, ancak grubun projeden etkilenen her ekipten temsilciler içermesini sağlayın. Bu paydaşlar birlikte yakın bir şekilde çalışacaktır.
3. Adım. BI Ekibinizi Oluşturun
Herkesi bir araya getirin, pizza söyleyin ve tanışmalarla başlayın. Devam eden örneğimizdeki gibi programları değiştiriyorsanız, ekibe dâhil edilmesi gereken önemli kişiler arasında doğrudan size rapor verecek olan sponsorunuzun (baş işletme yöneticiniz olduğunu varsayacağız) yanı sıra müşteri hizmetleri yöneticisi, İK'dan biri, operasyonlardan bir programlama sorumlusu, varsa sendikadan biri ve özellikle iş hukuku ile muaf olmayan çalışanlara yönelik uyum konusunda deneyimli bir hukuk çalışanı bulunabilir.
Not: Seçtiğiniz platforma bağlı olarak (bir sonraki adım), ekibiniz için Power BI kursu veya Tableau kursu gibi eğitimlere de yatırım yapmak isteyebilirsiniz.
Adım 4. BI Platformunuzu Seçin
İçinde bulunduğumuz yıl ve her şey dijital. Ekibiniz ne yapıyor olursa olsun, iş performansı hedefleriniz yalnızca kahve istasyonunda soya sütüne geçmekten ibaret olsa bile, uzman olmayan kullanıcılar için self servis şablonlar ve mükemmel kullanılabilirlik sunan iş zekâsı yazılımına ihtiyacınız var. Denenmiş ve onaylanmış bazı önerilere ihtiyacınız varsa, en iyi gelir zekâsı platformları için önerilerimizi listeledik.
Adım 5. Güvenliği, Gizliliği ve Uyumluluğu Göz Önünde Bulundurun
Şu anda dünyanın bir yerinde, cesur bir grup bilgisayar korsanı verilerinizi ele geçirmeye çalışıyor. Şirketinizin gelecek planları paylaşmak isteyeceğiniz şeyler değildir; bu nedenle şifrelemeye ve iyi bir BT güvenliğine ihtiyacınız var. Müşterilerin finansal verileriyle çalışıyorsanız, yalnızca SSAE 18 sertifikalı yazılımları kullandığınızdan emin olun; çünkü bu bir yasal gereklilik olabilir.
Adım 6. Verilerinizi Toplayın, Temizleyin ve Analiz Edin
Ne ekersen onu biçersin. Bunu daha önce duymuşsunuzdur, ancak burada her zamankinden daha fazla önem taşıyor. Verilerinizi BI öğütücüsünden geçirmeden önce temizleyin; aksi takdirde elde ettiğiniz sonuçlar hiçbir anlam ifade etmeyecektir. Örneğin, bir vardiya planlaması değişikliği yapmak için her çalışanın ev telefon numarasını bilmenize gerek yoktur; bu nedenle bunu ve diğer gereksiz bilgileri kaldırın. Veri kalitesine doğuştan gelen bir bağımlılık, BI'ın dezavantajlarından biridir.
Adım 7. Veri Görselleştirmelerini Kullanın
BI planının bir parçası da ekibin geliştirdiği içgörülerin nasıl sunulacağıdır. Veri görselleştirme şablonlarını kullanarak bir iş zekâsı panosu oluşturun; bunlar basit ve sezgiseldir, ayrıca büyük miktarlardaki verilere bir bakışta göz atmanızı sağlar. Bu, tüm paydaşların ve BI ekibinizdeki herkesin tam olarak neye baktığını anlamasını da çok daha kolaylaştırır.
Adım 8. KPI'larınızı Belirleyin
Temel performans göstergelerinizi (KPIs) ve kilometre taşlarınızı erkenden belirleyin ve bunlara bağlı kalın. Vardiya değişikliğinin çalışanların moralini nasıl etkileyeceğini ne zaman bilmelisiniz? Maliyetin ne olacağını ne zaman bilmelisiniz? Tüm bu işin yatırım getirisi (ROI) nedir? Doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için ihtiyacınız olan geri bildirim bu olduğundan, bunu sürekli takip edin.
More Articles
Adım 9. Engelleri Öngörün ve Çözümler Bulun
Ünlü bir boksörün bir zamanlar söylediği gibi: "Herkes kafasına yumruk yiyene kadar bir plana sahiptir." İş zekâsı ve verilerin bu spordan oldukça uzak olduğunu biliyoruz, ancak bu alıntı üstlendiğiniz her plan için geçerlidir. Engeller, hatalı adımlar ve BI'ın bilinen dezavantajları için önceden plan yapın ve kaçınılmaz bilgisayar çökmelerini, veri kayıplarını ve eğitim eksikliklerini nasıl aşacağınıza dair bir planınız olsun.
Adım 10. Yıllık İncelemeler Gerçekleştirin
BI yapınıza geri bildirim ve değerlendirmeyi dâhil etmiyorsanız, bunun işe yarayıp yaramadığını asla bilemezsiniz. Yolunuzdan sapmadığınızdan emin olmak için verileri, ekibi ve hatta sürecin kendisini yıllık olarak (veya üç aylık dönemler gibi daha sık) inceleyin. Yine, elde ettiğiniz yatırım getirisine (ROI) bakın ve veriye dayalı kararlar alma konusunda daha iyi olmaya devam etmek için iyileştirme sürecini sürdürün.
Daha Fazla Bilgi Edinmek İster misiniz?
İş zekâsı stratejisinin tek bir makalenin kapsayabileceğinden daha fazlasını içerdiğini biliyor muydunuz? Bu konu hakkında ve başarılı olmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm gelir operasyonları ipuçları, teknikleri ve araçları hakkında bilgi edinmeye devam etmek için bültenimize abone olun.