Sözleşme Yönetimi Nedir? Kapsamlı Temel Bilgiler Rehberi

Sözleşmelerine bağlı olarak varlığını sürdüren veya sona eren şirketler için işleri doğru yapmak önemlidir. Sözleşmeleri yönetmek, iyi işletme yönetiminin sıklıkla gözden kaçırılan bir parçasıdır; oysa şirketinizin iyi olması gereken en önemli konulardan biri olduğu rahatlıkla söylenebilir. Pek çok büyük şirketin sözleşmelerini denetlemeleri için Amerika'nın en yüksek ücretli avukatlarından bazılarını işe almasının bir nedeni var. Bu gerçekten çok önemli bir konudur.

Peki, sözleşme yönetimi nedir? Sözleşmelerinizin açık, belirli, uygulanabilir ve herhangi bir anlaşmazlık yaşanması durumunda mahkeme tarafından geçerli kabul edilme olasılığının yüksek olmasını sağlamak için uyguladığınız bir dizi yöntemdir. Bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi bunu sağlayabilir; başarılı olmanız gereken her türden ayrıntının yanı sıra işi doğru yapmanıza yardımcı olacak pek çok araç sunar.

Sözleşme Yönetimi Nedir?

Bazen sözleşme idaresi olarak da adlandırılan sözleşme yönetimi, yönetim ekibinizin sağlam sözleşmeler hazırlamak, imza öncesi aşamada bunları geliştirerek uygun duruma getirmek ve imzalandıktan sonra uyumu izlemek için yaptığı çalışmalardır. Bu kavram, sizin ve diğer tarafın şartlar ve teslimatlar üzerinde pazarlık yaptığı sözleşme müzakereleriyle veya personelinizin şirketinizin bir sözleşmeye ya da yasal gerekliliğe uyduğundan emin olmak için denetim yaptığı uyum yönetimiyle karıştırılmamalıdır.

Bunu daha iyi anlamak için, bazı evler inşa etmek üzere bir ana yükleniciyle iş anlaşması yapan bir tesisat şirketi olduğunuzu düşünün. Ana yüklenici, PVC veya bakır yerine yalnızca PEX boruları kullanmanızı istiyor. Bunun kabul edilebilir olup olmadığı, sözleşme yöneticisinin değil, müzakerecinin ve satın alma ekiplerinin sorumluluğundadır.

Yöneticinin görevi, borularla ilgili anlaşmaya varıldıktan sonra devreye girerek anlaşmanın bu bölümünün açıkça belirtilmesini ve uygulanabilir olmasını sağlamaktır. Bundan sonra iyi bir sözleşme yönetimi uzmanı, sözleşmeye uyumu başka birine (çoğunlukla uyum yöneticisine, mevzuat uygulama görevlisine veya şirketinizde bu kişilere ne ad veriliyorsa ona) devrederek şartlara uyulmasını sağlar.

Sözleşme yöneticisi yalnızca bir düzeltmen değildir. Bu kişi genellikle sözleşmenin başlangıçtan kapanışa kadar yaşam döngüsünün yönetiminden sorumludur. Örneğin, ana yükleniciyle anlaşmayı ilk olarak öneren kişi olabilir ve anlaşma sona erdiğinde yenilenmesinden sorumlu olabilir. Özellikle küçük şirketlerde sözleşme yöneticinizin aynı zamanda müzakereciniz ve uyum görevliniz olması da mümkündür; ancak kesin olarak konuşmak gerekirse bunlar farklı rollerdir.   

Sözleşme Yönetimi Neden Önemlidir?

Bir sözleşmenin başlatılması, imzalanması ve uygulanması neden bu kadar kapsamlı bir süreç olmak zorunda? "Şeytan ayrıntıda gizlidir" sözünü biliyor musunuz? Bu söz, özellikle becerikli bir hukuk ekibinin 14 sayfalık bir hukuki sözleşmenin tek bir paragrafındaki teknik bir hatadan milyonlarca dolar tasarruf edebildiği veya milyonlarca dolar elde edebildiği durumlarda, ticari sözleşmeler için olduğundan daha doğru olamaz.

İşletmelerin tamamı varlıklarını sürdürmek için başarılı sözleşme yönetimine bağlıdır ve sözleşmelerinizin bir gün beklenmedik sorunlara yol açıp sizi şaşırtmamasını sağlayacak iyi birine ödeme yapmak buna değer.

Diyelim ki ana yüklenici, kendisi için tesisat kurulumlarını yapmanız üzere sizi ekibine dahil ediyor. Başlangıçta her şey harika gidiyor, ancak yaklaşık 3 ay sonra bir tedarik zinciri sorunu yaşanıyor ve PEX'iniz teslim edilmiyor. Şimdi vermeniz gereken zor bir karar var.

Gecikebilirsiniz; bu, sözleşme şartları uyarınca nakit cezasına neden olabilir. Ya da her şeyi programa uygun tutmak için elinizde bulunan PVC veya bakır boruları kullanabilirsiniz; ancak bu da sözleşmenin ihlali olur. Her iki durumda da deponuza bir kamyon zamanında gelmediği için başınız dertte. Ne yapmalısınız?

Etkili sözleşme yönetiminin imdadınıza yetiştiği yer burasıdır. Müzakere aşamasında sözleşme yöneticiniz, tam da bu sorunun ortaya çıkması hâlinde ne olacağını sormalıydı. İdeal olarak, anlaşmanın kontrolünüz dışındaki ihlalleri durumunda bir tür geri dönüş seçeneği veya en azından bir uyuşmazlık çözüm seçeneği bulunmalıdır. Herkesin önceden net beklentilere sahip olmasını sağlamak için sözleşme oluşturulurken buna benzer bir hükmü eklemek sözleşme yöneticinizin görevidir.

Özetle: işletmenizi koruyun! Bir sözleşmeyi geçersiz kılabilecek faktörleri anlayın.

Sözleşme Yönetiminden Kim Sorumludur?

Sözleşme yönetimi sürecinin tamamı karmaşıktır ve bu işi, bunun dışında neredeyse hiçbir şey yapmayan bir uzmana gerçekten ihtiyacınız vardır. Sözleşme yöneticiniz bir avukat olabilir, ancak olmak zorunda değildir. Yasal olarak uygulanabilir sözleşmeler konusunda daha önce deneyimi olduğunu varsayarak, bu işi şirketinizdeki en deneyimli yöneticiye emanet edebilirsiniz. Ancak daha geniş bir açıdan bakıldığında, herkesin sözleşme yönetimi ekibinin bir parçası olduğunu söyleyebilirsiniz.

Sözleşme yönetimi sürecinin ayrıntıları şirketten şirkete, hatta bir anlaşmadan diğerine değişir; ancak biçimsel ayrıntılara fazla takılmayın. Yararlı bir katkı sunabilecek herkes, iyi sözleşmelere sahip olduğunuzdan emin olmak için katkıda bulunmaya davetli hissetmelidir.

Şu tesisat şirketine geri dönelim. En uç durumda, iş fırsatı için bağlantılar kuran ve ticari ilişkileri başlatan (satış), anlaşmanın şartlarını görüşen (sözleşme müzakerecisi), imzadan önce evrakları inceleyen (sözleşme idaresi) ve hükümleri hem şirket içinde (uyum) hem de şirket dışında (hukuk departmanı) uygulayan farklı çalışanlarınız olabilir. 

Elbette, tüm bunları yalnızca bir kişi yapıyor olabilir. Tek kişilik bir tesisat şirketi işletiyor olabilirsiniz; bu durumda tüm sorumluluk size aittir. Şirketinizde yarım düzine lisanslı tesisatçı, onların yardımcıları ve bir resepsiyonist olabilir; bu da sözleşme yönetimi sürecini ya paylaşmanız ya da profesyonel bir firmaya dış kaynak olarak vermeniz gerektiği anlamına gelir. Ancak çok karmaşık sözleşmelerle çalışmaya başladığınızda, şirket içinde eksiksiz bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi ekibi bulundurmak faydalı olabilir. 

Sözleşme Yönetimi Sürecini Anlamak

Sözleşme onayını nasıl yönetiyor olursanız olun, belirli iş akışlarının sürecin bir parçası olduğundan emin olmalısınız. Temel sözleşme yaşam döngüsü yönetimi süreci altı aşamada işler; bu aşamalar uygun şekilde imza öncesi üç aşama ve imza sonrası üç aşama olarak ikiye ayrılır. Her aşamada, yalnızca dinlemek ve daha sonraki bir aşamada kendi işlerinin daha iyi bilgilendirilmesini sağlamak için olsa bile, ilgili tüm paydaşları sürece dahil etmeye çalışmalısınız. 

İmza Öncesi Aşamalar

Sözleşme Oluşturma

Her şey sözleşme taslağının hazırlanmasıyla başlar. Bu, bir devlet sözleşmesi için teklif verdiğinizde veya büyük bir şirketin tedarikçisi olmak üzere başvurduğunuzda olduğu gibi resmî bir süreç olabilir. Arkadaşınızın web sitesi için geliştirme çalışması yaptırmaya ihtiyaç duyması gibi son derece gayriresmî de olabilir. Çoğu şirket için sözleşme hazırlama bu ikisinin arasında bir yerdedir; bir satış ekibi potansiyel müşteriler geliştirir ve anlaşmalar için ön mutabakat sağlar, ardından dosyayı sonraki adımlar için ‌sözleşme yönetim sistemine aktarır.

Kullandığımız sözleşme örneğinde, muhtemelen genel yükleniciyle bir kongrede veya başka bir ağ oluşturma etkinliğinde tanışır ve sohbet başlatırsınız (gayriresmî). Onu telefonla arayıp yapabileceğiniz bir işi olup olmadığını sorabilirsiniz (yarı resmî). Ayrıca devlet okullarına boru döşeme işi için başvurabilirsiniz; bu durumda sözleşme aşaması başlamadan önce muhtemelen bir teklif sürecini tamamlamanız gerekir (resmî). 

Sözleşme Müzakeresi

Potansiyel müşteri nasıl kazanılmış olursa olsun, sonunda müzakerelere girersiniz. Yine burada da büyük bir çeşitlilik vardır. Teknik olarak, marketten ekmek aldığınızda bir sözleşmeyi yerine getirirsiniz; çünkü siz (müşteri) ekmeği listelenen fiyattan satın almak üzere teklif sunar, mağaza bu teklifi kabul eder ve siz de ödeme yaparsınız. Ticari sözleşmeler genellikle bundan daha resmîdir ve bir yıldan uzun süren veya 1.000 $'dan pahalı olan her şey için, sözleşmeyi temel sözleşme gereklilikleriyle birlikte yazılı hâle getirmek kesinlikle istersiniz.

Bazı anlaşmalar standart sözleşmelerle birlikte gelir. Ambulans kullanıyorsanız Medicaid mil başına ne ödüyorsa onu öder ve bunun için pazarlık yapamazsınız. Diğer anlaşmalarda ise biraz hareket alanı vardır, ancak bu alan geniş değildir. Intel'e mikroçipleri için silikon ürünleri sağlamak esnek bir iş olarak nitelendirilemez; dolayısıyla muhtemelen tek müzakere konuları miktar, fiyatlandırma ve yaptırım şartlarıdır. 

Daha küçük şirketler, daha geniş kapsamlı ve esnek sözleşmeler yapabilir. Genel yükleniciyle tesisat hizmeti sağlamak üzere bir anlaşma imzalayabilirsiniz; ancak malzemeleri satın almaktan, sigorta masraflarını ödemekten, müşterilerle iletişim kurmaktan ve benzeri işlerden siz ya da karşı taraf sorumlu olabilir. Fiyatlandırma, ödeme ayrıntıları, tahkim veya arabuluculuk ve benzeri konularda genellikle mümkün olan her şeyi müzakere etmekte özgürsünüz. Sözleşme müzakere ekibinizin gerçekten parlayabileceği yer burasıdır.

Burada sözleşme yönetimi yaşam döngüsündeki bir tür yarı aşamadan, yani düzenlemeden de söz etmek gerekir. Hiçbir belge ilk taslakta mükemmel değildir ve birine büyük bir servete mal olabilecek hukuken bağlayıcı bir formun imzalanmadan önce gerçekten kusursuz olması gerekir. İyi sözleşme yönetimi yazılımı, kusursuz hâle getirilmesi için çok fazla revizyon gerektirmeyen standart şablonlarla büyük kolaylık sağlayabilir; ancak paragrafları düzenleyen ve sözleşmenin tamamını gözden geçiren birinin olduğundan emin olun. Bir gün gerçekten önemli olabilir. 

Sözleşme Onayı

Sözleşme başlatılıp müzakere edildikten ve düzenlendikten sonra sıra onaya gelir. Yeni bir sözleşme imzalanmadan önce sözleşme yöneticinizin ve diğer paydaşların sözleşmenin tamamını incelemek için zamana ihtiyacı vardır. Onay, hukuk departmanı gibi merkezi bir birimden gelebilir veya çeşitli paydaşlar arasında geniş ölçüde dağıtılabilir. Yalnızca bir yönetici söz konusuysa, imza onayı vermeden önce zaman ayırdığından ve şirketinizdeki ilgili kişilerle görüştüğünden emin olun.

Tesisat şirketinde müzakereyi yürüten kişi, hizmet sözleşmesini son onay için yönetime iletebilir ve ardından bir hafta süren bir inceleme dönemi başlayabilir. Bu dönem, satın alma yöneticisiyle konuşup yüklenicinin istediği PEX borularının önerilen fiyatlarla uygun maliyetli olup olmadığını öğrenmek veya gecikmeler ve tedarik zinciriyle ilgili ayrıntıları netleştirmek için iyi bir zamandır. Yanıtları onaydan önce alın; çünkü onaydan sonrası genellikle çok geç kabul edilir. 

İmza Sonrası Aşamalar

İzleme

CLM çalışmalarınız, sözleşmeler ister yüz yüze ister elektronik imza yoluyla imzalanmış olsun, imzalar atıldıktan sonra da devam eder. Her sözleşmenin bazıları basit, bazıları ise o kadar da basit olmayan şartları vardır ve tüm bunların yerine getirildiğinden emin olmaktan birinin sorumlu olması gerekir. Yine bu kişi sözleşme yöneticiniz olabilir veya daha büyük bir işverenseniz, bunu sizin yerinize yapmaları için hukuk ve uyum ekiplerinizden yararlanabilirsiniz.

Diyelim ki genel müteahhit arkadaşınız, iş yapılmadan önce ev başına belirli bir miktarı ayda bir kez peşin ödemeyi kabul etti. Ağustos geldiğinde ödeme yapılmamışsa izleme ekibinizin bu konuya hızla müdahale etmesi gerekir. Genel müteahhidin ofisiyle yapılan bir telefon görüşmesi, bankacılık sisteminde bir aksaklık olduğunu ve ödemenin olması gerektiği şekilde gerçekleşmediğini ortaya çıkarır.

Sözleşmenizde, müteahhide ceza uygulanmasını sağlayan veya sorun çözülene kadar çalışanlarınıza müteahhidin kredi hesabından ödeme yapmanıza izin veren bir madde bulunabilir. Böyle bir ihlal, sözleşmeyi kendinize herhangi bir ceza uygulanmadan feshetmenize bile olanak tanıyabilir.  

Sözleşme Yenileme

Çoğu sözleşme sonunda sona erer. Bunun sizin için sorun olmaması mümkün olduğu gibi, iyi giden bir iş ilişkisinin devam etmesini de isteyebilirsiniz. Bazı açılardan yenileme, başlangıçta sözleşme oluşturmaktan daha kolaydır; çünkü zaten birlikte çalışıyor ve ne beklemeniz gerektiğini biliyorsunuz. Diğer açılardan ise, farklı bir fiyat için pazarlık yapmak veya ilk sözleşmede yer almayan bir madde eklemek istediğinizde olduğu gibi, çok daha karmaşık olabilir.

Kapanış

Tüm CLM sürecinin amacı kapanışa ulaşmaktır. İdeal olarak bu, sürecin sonu değil; başlatma, müzakere, uygulama, izleme ve yenilemeden oluşan tam döngünün yalnızca bir aşaması olmalıdır. Sözleşmeye dayalı yükümlülükler konusunda şirketinizi kimlerin bağlayıcı şekilde imzalayabileceği gibi anlaşmayı nasıl sonuçlandıracağınız size kalmıştır; ancak süreci yöneten kişinin son onayı vermesi iyi bir fikirdir. Çevrim içi şablonlar kullanıyorsanız, ofisinizde bulunmayan bir CLM sağlayıcısının hizmetlerini dış kaynak olarak kullanmanız durumunda, bu şablonlar genellikle uzaktan elektronik imza uygulayabilir.

Sözleşme Yönetimi Çözümleri Yardımcı Olabilir

Sözleşmeleriniz ne kadar büyük veya küçük olursa olsun ya da ne tür bir sözleşmeyle ilgilenirseniz ilgilenin, gelişmiş sözleşme yönetimi yazılımı aracılığıyla otomasyon kullanarak zaman alan süreci kolaylaştırabilirsiniz. Aslında sözleşme yönetimi yazılımının faydaları oldukça fazladır. Aradığınız şartları en iyi hâle getirmenize, revizyonları günler yerine dakikalar içinde düzenlemenize, özelleştirilmiş değişiklikler eklemenize ve tüm sözleşme döngüsünü sekteye uğratma tehdidi oluşturan darboğazları ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilecek akıllı çevrim içi şablonları düşünün. Bu şablonlar, tek bakışta anlamayı kolaylaştıran ve okunması kolay bir biçimde standart sözleşme unsurlarını ortaya koyar; ayrıca basit ve anlaşılır raporlarla sözleşme performansının günlük olarak izlenmesine yardımcı olur.

İyi bir sözleşmede teklif ve kabul unsurları bulunur. Örneğin bu paragraf, akıllı çevrim içi işletme formları dünyasına ilişkin özel bilgiler ve gelişmiş içgörüler sunar. Bunu kabul etmek için tek yapmanız gereken bültenimize abone olmaktır. Eğlenceli, bilgilendirici ve ücretsizdir!