10 steg till en framgångsrik strategi för affärsintelligens
Om du redan känner till business intelligence vet du att det använder avancerad dataanalys för att förstå vad som händer i ditt företag och hur det presterar. Att bygga en bra business intelligence-strategi påminner mycket om att genomföra en mindre spaningsoperation på egen hand, med hjälp av en mängd data som du förmodligen redan har tillgång till. Målet är att förstå den stora mängd information som finns på olika platser och omvandla den till analyser som du kan förstå och använda.
Innan du börjar använda en BI-strategi för att fatta smarta beslut, spara tid och pengar, minska dina risker och få ett försprång gentemot konkurrenterna är det naturligtvis bra att först lägga grunden. Här kommer den här artikeln in – din vägledning för att bygga en framgångsrik BI-strategi.
Vad är en business intelligence-strategi?
En business intelligence-strategi är din plan för hur du ska förstå de datamängder som finns tillgängliga för ditt företag. Ditt företag samlar förmodligen in mycket information, och en bra BI-strategi är en systematisk metod för att organisera den, gå igenom den, utveckla användbara insikter ur den och sedan fatta datadrivna beslut baserat på den. Exempel på ostrukturerad data som ditt företag sannolikt samlar in är:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Försäljningssiffror
- Respons i sociala medier
- Kundernas svar på servicesamtal och teknisk support
- Intern ekonomisk information
- Personalens löner, tidrapporter och allt annat från HR, till exempel sjukfrånvaro och betald ledighet
- Lagersiffror
- Liknande information som du har samlat in från konkurrenter, till exempel deras offentligt tillgängliga försäljningssiffror eller annonsutgifter
När du har en datamängd som du tror innehåller användbar information är din BI-strategi den formella metod du använder för att analysera den och komma fram till en meningsfull datavisualisering som lyfter fram viktiga insikter. Det innebär vanligtvis att du samlar ett BI-team bestående av viktiga intressenter, från din CFO eller CIO till leverantörer, personalchefer, dataanalytiker och även slutanvändare, för att hålla strukturerade möten där informationen analyseras på ett meningsfullt sätt.
Målet är att utveckla en prediktiv modell som förklarar vad din organisation håller på med och förhoppningsvis ger bättre prognoser än metoden att gissa på måfå.
Varför bör jag ha en business intelligence-strategi?
Att använda strukturerade dataanalysverktyg för att ta fram viktiga resultatindikatorer är värt den arbetsinsats som krävs. När dina team väl är igång börjar många verkligt överraskande insikter komma fram, och de kan ligga till grund för betydligt bättre affärsbeslut. När du vänjer dig vid att arbeta på det här sättet kommer du att upptäcka flera fördelar med BI. Din färdplan för business intelligence kan hjälpa dig på följande sätt.
Fatta välgrundade beslut
Att fatta beslut är chefens främsta uppgift, och om du arbetar i blindo känns det som att du bara kastar pilar mot en tavla där JA och NEJ är uppsatta. Avancerad affärsanalys ger underlag för dina beslut och håller dig kopplad till fakta på ett sätt som annars inte är möjligt i växande organisationer. Under en enda dag kan du behöva fatta beslut om HR-policy, budskap i sociala medier, efterlevnadsarbete, rapportering till statliga tillsynsmyndigheter och om fikarummet ska ha vanlig mjölk eller sojamjölk.
Anta till exempel att du måste bestämma om du ska gå över till ett 4/10-skiftschema i stället för att hålla fast vid dina nuvarande 5/8-skift. Utan en BI-strategi för att analysera tidrapporter och viktiga resultatindikatorer gissar du i princip utifrån vad som känns rätt. Men tänk om du bearbetar dina data genom de automatiseringssteg för business intelligence som du har infört och det visar att medarbetare inom kundservice presterar mycket bättre mot slutet av sitt skift än i början, men sjukanmäler sig oftare än säljarna?
I det här fallet kan du överväga att införa ett 12-timmarspass följt av 24 timmars ledighet, eftersom det maximerar både dina kundservicemedarbetares produktiva tid och deras ledighet. Som ett resultat får du bättre handläggningstider för samtal och minskad frånvaro. Det är ett bra affärsbeslut, och du hade aldrig kommit på det om BI-teamet inte hade granskat data på djupet.
Spara tid och pengar
Med exemplet ovan har du bestämt dig för att gå över till ett 12/24-schema för kundservice. Nu måste du genomföra beslutet. Det finns naturligtvis bra och dåliga sätt att göra detta på, men finns det ett enda bästa sätt?
Företag som vill genomföra en stor förändring som denna anlitar ibland externa konsulter för att planera och hantera sin strategi för digital omvandling. Det säger sig självt att detta är oerhört dyrt och kommer att kräva din uppmärksamhet i flera månader. Å andra sidan kan det ta lika lång tid att utse någon internt, och den chefen kan inte utföra sitt övriga arbete medan hen flyttar runt scheman.
Det är då BI-teamet kommer till undsättning genom att granska data och hitta CV:t (via sökbara nyckelord) för en av dina ekonomianalytiker, som tidigare har varit projektledare. Hon har precis kommit tillbaka från föräldraledigheten (information från HR) och har ännu inte börjat med årets skattedeklarationer. Inkommande samtalsdata visar att mars är en lugn månad för kundtjänstförfrågningar och att ni får minst antal samtal under natten.
Med dessa insikter ber du din tidigare projektledare att ta över schemabytet innan skattesäsongen kommer igång på allvar. Schemalägg det första nya skiftet i början av mars och inled övergången med nattpersonal för att hålla deras arbetsbelastning låg tills alla har hunnit anpassa sig. Därefter använder du dina ekonomiska instrumentpaneler för att jämföra kostnaden med vad du skulle ha betalat företagskonsulter för att göra det.
Minska risker
Intelligent riskminimering är ytterligare en fördel med att ha en BI-strategi. När du sätter upp affärsmål för den närmaste framtiden kommer du oundvikligen att ta vissa risker. Framtida initiativ blir trots allt mycket mer förutsägbara om du kan se framtiden. En BI-strategi kan inte riktigt hantera det, men den kan ge underlag för din planering.
Säg att du har beslutat att införa det nya schemat och att du har kommit halvvägs genom övergången. Trots din bästa planering går det inte bra, och fler kundtjänstmedarbetare än väntat slutar eller klagar på förändringen. Dina viktigaste intressenter håller koll på mätvärdena och tar fram en uppsättning lättöverskådliga milstolpar som hjälper dig att övervaka projektet. Om personalomsättningen stiger till vissa nivåer är det en signal om att sakta ner övergången eller begränsa förlusterna tidigt. Om siffrorna ligger nära tolerabla nivåer kan du tryggt fortsätta, eftersom datakällorna förutspår en återgång till det normala efter övergången. I båda fallen tar du väldefinierade risker med öppna ögon och har kontroll under hela processen.
Skaffa en konkurrensfördel
På en trång och konkurrensutsatt marknad kan även ett litet försprång ge dig en mindre fördel som gradvis låter dig dra ifrån. Om dina konkurrenter inte använder avancerade BI-verktyg för att hantera sin beslutsprocess kommer du förmodligen att göra färre och mindre allvarliga misstag, och du kanske till och med hittar nya möjligheter som andra missar.
Steg för att bygga en framgångsrik BI-strategi
Fördelarna med framgångsrik BI låter bra, men hur får du det att fungera i verkligheten? Här är 10 steg som nästan alla företag kan följa för att bygga upp framgångsrika BI-system och göra dem till en regelbunden del av verksamheten.
Steg 1. Bedöm din nuvarande situation
Du kan inte göra någonting förrän du vet vad du har att hantera. Använd din interna kunskap om verksamhetens nuläge och dina framtida affärsmål för att bedöma var du befinner dig och vilken typ av information du behöver för att vägleda dig framåt. Detta kommer att ligga till grund för många av de beslut du fattar när du organiserar dina team och planerar dina nya arbetsflöden. Gå runt i dina lokaler, granska dina Excel-ark och prata med dina avdelningschefer för att identifiera värdefulla mål och hitta områden där information saknas.
Steg 2. Utse en sponsor och intressenter
De personer du väljer till dina BI-team måste vara smarta, drivna och tillräckligt disciplinerade för att ha ett systematiskt förhållningssätt till dataanalys. Välj någon du litar på som kan leda teamet. Det är vanligtvis en chef på C-nivå med stor erfarenhet av gruppinteraktion och teamledning. Ge denna sponsor stort handlingsutrymme när resten av teamet sätts samman, men se till att gruppen omfattar representanter från alla team som påverkas av projektet. Dessa intressenter kommer att arbeta nära tillsammans.
Steg 3. Sätt samman ditt BI-team
Samla alla, beställ pizza och börja med presentationerna. Om du ändrar scheman, som i vårt pågående exempel, är viktiga personer att ta med din sponsor – som vi antar är din operativa chef – som kommer att rapportera direkt till dig. Intressenterna i teamet kommer att omfatta kundtjänstchefen, någon från HR, en schemaläggare från verksamheten, någon från facket om ni har ett sådant och kanske någon från juridik som har specifik erfarenhet av arbetsrätt och efterlevnad för icke-undantagna anställda.
Obs! Beroende på vilken plattform du väljer (nästa steg) kan du också vilja investera i utbildning, till exempel en Power BI-kurs eller Tableau-kurs för ditt team.
Steg 4. Välj din BI-plattform
Det är innevarande år, och allt är digitalt. Oavsett vad ditt team arbetar med, även om verksamhetens prestationsmål bara är att byta till sojamjölk vid kaffestationen, behöver du programvara för verksamhetsanalys som erbjuder självbetjäningsmallar och utmärkt användarvänlighet för icke-experter. Om du behöver några granskade förslag har vi listat våra rekommendationer för de bästa plattformarna för intäktsanalys.
Steg 5. Ta hänsyn till säkerhet, integritet och efterlevnad
Just nu försöker någonstans i världen ett modigt gäng hackare komma åt dina data. Ditt företags framtidsplaner är inget du vill dela med dig av, så du behöver kryptering och god IT-säkerhet. Om du arbetar med kunders ekonomiska uppgifter bör du se till att du endast använder programvara som är SSAE 18-certifierad, eftersom det kan vara ett lagkrav.
Steg 6. Samla in, rensa och analysera dina data
Skräp in, skräp ut. Du har hört det förut, men det är viktigare här än någonsin. Rensa dina data innan de går genom BI-kvarnen, annars kommer resultaten inte att vara begripliga. Du behöver till exempel inte känna till alla anställdas hemtelefonnummer för att ändra ett schema, så ta bort det och all annan överflödig information. Ett inneboende beroende av datakvalitet är en av nackdelarna med BI.
Steg 7. Använd datavisualiseringar
En del av BI-planen handlar om hur man presenterar de insikter som teamet utvecklar. Skapa en instrumentpanel för verksamhetsanalys med hjälp av mallar för datavisualisering, eftersom de är enkla och intuitiva och låter dig överblicka stora mängder data med en blick. Det gör det också mycket enklare för alla intressenter och alla i ditt BI-team att förstå exakt vad de tittar på.
Steg 8. Identifiera dina KPIs
Välj ut dina viktigaste prestationsindikatorer (KPIs) och milstolpar tidigt och håll fast vid dem. När bör du veta hur schemaändringen kommer att påverka moralen? När bör du veta vad den kommer att kosta? Vilken är avkastningen på investeringen (ROI) för hela detta projekt? Följ upp detta, eftersom det är den återkoppling du behöver för att säkerställa att du är på rätt väg.
Steg 9. Förutse hinder och hitta lösningar
Som en berömd boxare en gång sa: "Alla har en plan tills de får ett slag i huvudet." Vi vet att verksamhetsanalys och data ligger ganska långt från sporten, men citatet gäller faktiskt alla planer du genomför. Planera i förväg för hinder, misstag och kända nackdelar med BI, och ha en plan för hur du ska ta dig förbi de oundvikliga datorkrascherna, dataförlusterna och bristerna i utbildningen.
Steg 10. Genomför årliga utvärderingar
Om du inte bygger in återkoppling och utvärdering i din BI-struktur kommer du aldrig att veta om den fungerar. Genomför årliga (eller tätare, till exempel kvartalsvisa) utvärderingar av data, teamet och till och med själva processen för att säkerställa att du håller kursen. Titta återigen på vilken avkastning på investeringen (ROI) du får och fortsätt förfina processen så att du blir allt bättre på att fatta datadrivna beslut.
Vill du veta mer?
Visste du att det finns mer i en strategi för verksamhetsanalys än vad en enda artikel kan rymma? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att fortsätta lära dig om detta ämne, tillsammans med alla tips, tekniker och verktyg inom intäktsverksamhet som du behöver för att lyckas.
