Så här skriver du en månatlig försäljningsrapport för en intäktschef
Om du är intäktschef på ett teknikföretag med hög tillväxt kan du lägga allt från 25 % till 45 % av intäkterna på försäljning. Med komplexa processer och olika roller är ditt säljteam också mycket komplext. Att säkerställa att du har en månatlig försäljningsrapport över försäljningstrender och teamets resultat är avgörande för organisationens framgång.
Jag heter Mohammed Abukar och som yrkesverksam inom intäktsverksamhet kan man säga att försäljningsrapportering är något av ett fritidsintresse för mig. Genom att fokusera på att strukturera er rapporteringsrytm kan ni skapa en datadriven försäljningskultur som bygger på fakta, inte känslor.
Om du ansvarar för att ta fram de viktigaste insikterna som används i organisationen för att driva strategin för marknadsintroduktion är den här artikeln för dig. Här är en mall för hur du skriver en månatlig försäljningsrapport som passar en CRO.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en försäljningsrapport?
En försäljningsrapport är en sammanfattning av ett företags försäljningsaktiviteter, mätvärden och nyckeltal under en viss tidsperiod, till exempel en vecka, månad eller ett kvartal. Ett av de främsta syftena med en försäljningsrapport är att säkerställa att försäljningschefer och ledningsgruppen förstår försäljningsorganisationens resultat. Än viktigare är att den säkerställer att välgrundade beslut fattas om framtida försäljningsstrategier.
Försäljningsrapporter innehåller vanligtvis de försäljningsdata som din organisation verkligen bryr sig om. De omfattar också mätvärden för intäkter, genomsnittligt ordervärde, försäljningscykelns längd och tillväxttakt. Beroende på företagets mål och prioriteringar kan försäljningsrapporter även innehålla produktresultat, marknadstrender och kunddemografi.
CRO:ns roll
För att skriva en försäljningsrapport som passar en CRO bör vi börja med att fastställa vad rollen som CRO innebär.
Som ett företag som säljer direkt till CRO:er beskriver Salesforce rollen så här: ”En intäktschef ansvarar för alla processer som genererar intäkter i en organisation. De fokuserar på att förbättra försäljningsresultatet, skapa en effektiv strategi för produktprissättning och leverera kundnöjdhet.”
Enkelt uttryckt: CRO:er utformar den strategi som krävs för att utveckla organisationen på lång sikt. Försäljningschefer och säljare ansvarar också för att driva intäkter, men deras fokus är vanligtvis mer kortsiktigt. Deras främsta mål är hur de ska nå sina bokningsmål eller sin kvot inom den angivna perioden. Med det sagt kommer det naturligtvis att finnas överlappningar i det som försäljningschefer och CRO:er bryr sig om, både ur ett taktiskt och strategiskt perspektiv.
Mätvärden på CRO-nivå som underlag för din månatliga försäljningsrapportering
Med ovanstående i åtanke är det lätt att förstå varför CRO:er inte nödvändigtvis tittar på de detaljerade försäljningsmätvärden som är viktiga för enskilda personer eller specifika säljteam. Rapporter om exempelvis konverteringsgrad för potentiella kunder eller konverteringsmätvärden för webbsidor högst upp i tratten riktar sig mer till försäljningschefer och marknadschefer.
I stället för de detaljerade uppgifterna i dessa rapporter vill CRO:er och andra personer i företagsledningen vanligtvis få en genomgång av övergripande mätvärden. Om dessa övergripande mätvärden inte utvecklas i rätt riktning bör du tillhandahålla de stödjande data som krävs, så att företagsledningen kan justera sina strategier.
Innan vi börjar tala om viktiga rapporter ska vi börja med att gå igenom de viktigaste mätvärdena för din CRO. Använd dessa mätvärden för att påverka vilken typ av försäljningsrapporter du vill presentera och med vilka intervall.
Mätvärde nr 1: Försäljningsintäkter
De flesta CRO:er ägnar hela dagarna åt att diskutera och utforma strategier för hur organisationens intäkter ska öka. Det är därför inte konstigt att jag lyfter fram detta som det främsta mätvärdet du bör rapportera om varje månad.
Det finns oändligt många sätt att dela upp intäkter i rapporteringen. Men om du verkligen vill imponera på din CRO bör du se till att rapporterna innehåller de främsta områdena som intäkterna kommer från.
Hur är intäkterna fördelade geografiskt?
Hur är intäkterna fördelade mellan tjänste- och produktlinjer?
Hur utvecklas intäkterna från expansion hos befintliga kunder jämfört med intäkterna från helt nya kunder?
Den här typen av detaljer hjälper målgruppen att förstå hur försäljningsstrategier ska justeras och vilka specifika reglage som ska dras i för att säkerställa en stabil tillväxt.
Mätvärde nr 2: Kundretention
För många teknikföretag som verkar enligt en SaaS-modell är retention ofta det näst viktigaste måttet efter intäkter. Det finns två huvudsakliga komponenter i en bra rapport om kundretention: bruttoretention och nettoretention.
Medan bruttoretentionen av intäkter mäter procentandelen återkommande intäkter som behålls från befintliga kunder, omfattar nettoretention dina förnyelser samt intäkter från kundexpansion.
Alla bra månatliga försäljningsrapporter behöver innehålla retentionsrapporter, eftersom detta hjälper en CRO att förstå det övergripande hälsotillståndet hos kundbasen.
Mått 3: Försäljningspipeline
Försäljningspipeline som mått är avgörande för alla företag att mäta och analysera, oavsett bransch eller vilka typer av produkter ni säljer. Detta är måttet som informerar din CRO om var varje krona befinner sig i försäljningsprocessen.
Pipeline som mått gör det också möjligt för företaget att prognostisera eller förutsäga framtida intäkter. Ur ett perspektiv på C-nivå gör detta mått det möjligt för verksamheten att effektivt planera och fördela resurser för framtida tillväxt samtidigt som kassaflödet hanteras. En hälsosam pipeline är livsnerven i alla försäljningsorganisationer, och detta mått bör utgöra en betydande del av den månatliga försäljningsrapporteringen.
Vanliga typer av försäljningsrapporter
Nu när vi har en god förståelse för vilka mått vi bör fokusera på, låt oss tala lite om de huvudsakliga rapporterna som bör ingå i en bra försäljningsrapport baserat på ovanstående mått.
Det är viktigt att notera att försäljningsrapporter kan se ut på många olika sätt och ha olika omfattning. Det finns också en mängd olika försäljningstekniker i dag, inklusive CRM-programvara, som gör att du kan visualisera data på olika sätt.
Men oavsett om du använder en kraftfull plattform för verksamhetsanalys för rapportering eller fortfarande tittar på diagram och cirkeldiagram i Excel, bör du se till att inkludera några av följande rapporter i dina månatliga försäljningsrapporter.
Försäljningens KPI-rapporter
Den här typen av rapport används ofta i försäljningsrapporter och ger en heltäckande översikt över de viktigaste resultatindikatorerna som organisationen bryr sig om. Här kan du inkludera intäkter, tillväxttakt, vinstmarginaler och inkrementell försäljningsvolym.
Den här typen av rapport hjälper till att säkerställa att ledningen på C-nivå är välinformerad om hur försäljningsteamet presterar i förhållande till strategiska verksamhetsmål.
KPI-rapporter kan också innehålla mycket taktiska data som bör användas för att fatta beslut i verksamheten i realtid. Försäljningschefer övervakar KPI-rapporter för att säkerställa att försäljningsteamets dagliga verksamhet utvecklas i riktning mot dess resultatmål. Försäljningschefer måste ha lättillgängliga rapporter som följer KPI:er, så att de kan justera sin försäljningsstrategi och coachning vid behov.
Rapport om kundbortfall
Rapportering av kundbortfall är en avgörande del av all försäljningsrapportering som du tillhandahåller ledningen på C-nivå. En djupgående översikt över det monetära värdet från kunder som har lämnat företaget bidrar till att bana väg för vissa svåra men mycket viktiga diskussioner om retentionsstrategier.
När du presenterar dina nästa rapporter om kundbortfall bör du överväga följande:
Vilket är det monetära värdet av de kunder som har lämnat?
Hur många kunder har lämnat under den här tidsperioden?
Vilka är de huvudsakliga orsakerna till att de har lämnat?
Kundbortfall är en del av alla naturliga verksamhetscykler. En låg bortfallsgrad indikerar vanligtvis att kunderna får värde av din lösning eller dina tjänster och vill stanna hos dig långsiktigt. Utelämna inte denna mycket viktiga uppsättning rapporter i ditt nästa rapportpaket.
Rapport om försäljningsmöjligheter
Den här typen av rapport används också ofta i försäljningsrapporter och återfinns vanligtvis i försäljningens prognosmöten med försäljningschefer och CRO:er. Det är här viktiga affärer lyfts fram och diskuteras. CRO:n och försäljningscheferna utarbetar strategier för hur dessa viktiga affärer ska slutföras före månadens slut.
Den här typen av rapport fokuserar på antalet försäljningsmöjligheter som skapats av ett försäljningsteam. Rapporten säkerställer att de fastställda riktmärkena för skapade möjligheter uppnås, så att försäljningspipelinen förblir hälsosam hela tiden.
Rapport om försäljningscykelns längd
Längden på försäljningscykeln är en viktig indikator på det övergripande hälsotillståndet i din säljorganisation. Det är ett mått på hur lång tid det tar för dina säljare eller ditt säljteam att gå från en kvalificerad möjlighet till en vunnen kund. Att ta med detta i all månatlig säljrapportering är avgörande, eftersom det hjälper företaget att prognostisera när de tror att vissa möjligheter kan komma att avslutas. Den här rapporten ger värdefulla insikter i din säljprocess, vilket i slutändan kan hjälpa dig att identifiera förbättringsområden och optimera dina säljstrategier.
Rapport över konvertering i säljtratten
En rapport över konvertering i säljtratten hjälper till att mäta hur effektivt ditt säljteam är på att föra era säljmöjligheter genom de olika stegen i säljprocessen. Det är viktigt att påpeka att du behöver ha en väldefinierad säljprocess för att den här rapporten ska vara meningsfull.
Viktig slutsats – Säkerställ att varje steg i säljprocessen har mycket väl definierade kriterier för att lämna steget. Informera säljarna om vilka aktiviteter som krävs i varje steg av säljprocessen.
Om du har en riktigt välfungerande säljprocess kan den här rapporten hjälpa din CRO att förstå var affärer fastnar i processen. När du har fått en god förståelse för var dina affärer befinner sig kan du börja prioritera säljcoachning och utbildning för att hjälpa till att övervinna hinder som kan finnas i specifika steg.
Saker att tänka på när du skriver din månadsrapport
1. Tänk på design och målgrupp
Att skriva en månatlig säljrapport för din CRO kräver noggranna överväganden kring dess utformning. Det är inte bara viktigt att skapa en rapport som är visuellt tilltalande, utan lika viktigt att se till att rapporten är lätt att förstå. Här är två tips att ta med när du skapar din nästa rapport:
Tips – Använd diagram, grafer och andra visuella hjälpmedel när det är möjligt. Visualiseringen bör vara enkel, tydlig och lätt att följa.
Tips – Gör informationen lättillgänglig. Se till att organisera dina rapporter så att det är enkelt för läsarna att granska tidigare trender. Använd analysprogramvara för rapportering eller CRM-programvara för att göra informationen lättillgänglig.
2. Ta med relevant information
För att ta med den mest relevanta informationen måste du säkerställa att du vet vilka dina läsare är. När det gäller din CRO och andra personer i företagsledningen ska du se till att du inte fastnar i detaljerna i rapporteringen. Företagsledningen och andra företagsledare bryr sig främst om övergripande affärsresultat, och det är viktigt att komma ihåg detta.
Tips – Om du vet att din målgrupp vill gå på djupet i specifika delar av din månadsrapport ska du se till att dina underliggande rapporter och mätvärden finns lättillgängliga. Att ha dessa kompletterande rapporter tillgängliga hjälper till att ge mer nyanserad information om områden som väcker oro eller förtjänar beröm.
3. Fastställ tidsperioder
När du fastställer tidsperioden för dina rapporter bör du överväga vilka mål och prioriteringar din CRO har. Om din CRO exempelvis fokuserar på resultatet för säljtratten per kvartal kan det vara bra att ta med data från de föregående tre månaderna samt den aktuella månaden.
Tips – Det är viktigt att inte bara ha ett enda perspektiv på dina data när det gäller tidsperioden. För att verkligen analysera trender ska du se till att granska KPI:er för olika tidsramar.
4. Sammanställ och dubbelkontrollera dina data
Det här steget får inte förbises. När du har samlat in och sammanställt alla dina data ska du säkerställa att du har en repeterbar process för att kontrollera deras riktighet och fullständighet. Se till att avsätta den tid som krävs för att dubbelkontrollera att det du delar är korrekt.
Om du inte gör detta kommer du med säkerhet att undergräva trovärdigheten i ditt arbete.
5. Presentera och förklara dina data
När du slutligen presenterar dina data ska du se till att bidra med din egen kontext och dina insikter om vad informationen visar. Undvik att bara räkna upp siffror och ge i stället en sammanfattande analys som hjälper din CRO att förstå vad informationen visar.
Var beredd att stödja dina slutsatser med hjälp av de data du presenterar. Det här enkla steget hjälper till att omvandla din rapporteringsfunktion från ett taktiskt team till en strategisk funktion inom organisationen.
Vad händer härnäst?
Oavsett om du driver ett litet företag eller ett stort företag bör du börja med att förstå vilka affärsmål och prioriteringar din organisation har. Utgå härifrån och arbeta bakåt för att fastställa de mätvärden och KPI:er som är viktigast för din målgrupp.
Tyckte du om den här artikeln? Se till att prenumerera på nyhetsbrevet från The CRO Club för de senaste verktygen, teknikerna, trenderna och bästa metoderna.
