Så väljer du ett CRM-system: En modell i 5 steg
Att välja rätt CRM-system kan ha stor inverkan på verksamhetens effektivitet och kundrelationshantering.
Säkerställ att CRM-systemet integreras smidigt med den befintliga tekniska miljön för ett sömlöst arbetsflöde och hög produktivitet.
Välj CRM-system som erbjuder anpassningsmöjligheter för att bättre passa specifika affärsprocesser och behov.
Välj ett CRM-system med omfattande support och resurser för introduktion, så att användarna snabbt kan komma igång.
Undersök CRM-leverantörer noggrant med fokus på skalbarhet, prissättning och passform för verksamheten för att bygga ett starkt affärsunderlag.
Att välja rätt CRM kan avgöra om ditt företag lyckas eller misslyckas. Rätt verktyg hjälper dig att automatisera uppgifter, hantera kunddata och hålla dina säljteam fokuserade på att slutföra affärer. Fel verktyg? Krångliga arbetsflöden, bortslösad tid och frustrerade användare.
Med många tillgängliga CRM-plattformar – där var och en hävdar att den erbjuder den bästa CRM-programvaran – kan valet kännas överväldigande. Den här guiden visar exakt hur du hittar en CRM-lösning som passar företagets behov och ger verklig avkastning på investeringen. Jag hjälper dig att navigera bland alternativen.
Ditt team förtjänar ett CRM som stöder era mål och förbättrar kundrelationerna. Låt oss se till att du väljer rätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
9 saker att leta efter när du väljer ett CRM-system
Att utvärdera CRM-plattformar kräver att du granskar specifika faktorer som överensstämmer med teamets affärsbehov och mål. Här är viktiga överväganden som kan vägleda ditt beslut:
1. Flexibilitet i abonnemang
Flexibilitet i abonnemang handlar om att anpassa CRM-programvaran efter dina föränderliga behov. Det är viktigt eftersom ditt företag kan växa eller förändras, och du behöver ett verktyg som kan utvecklas tillsammans med dig. Leta efter CRM-leverantörer som erbjuder enkla upp- eller nedgraderingar utan straffavgifter. Fråga om prisvillkoren och om du kan justera CRM-funktionerna när dina behov förändras. På så sätt undviker du att låsas fast i ett abonnemang som inte längre passar små företag, nystartade företag eller större företag.
2. Dataåtkomst och rapportering
Dataåtkomst och rapportering gör att du kan analysera kundinteraktioner, kundinformation och försäljningsresultat. Det är viktigt eftersom insikter leder till bättre beslut. Se till att CRM-systemen erbjuder anpassningsbara kontrollpaneler och rapporteringsfunktioner som är lätta att förstå och använda. Testa under en demonstration hur snabbt du kan skapa rapporter och om uppgifterna överensstämmer med teamets mätvärden. På så sätt får du värdefulla insikter i realtid utan krångel.
3. Integration med din teknikstack
Integration innebär att CRM-verktygen fungerar tillsammans med dina befintliga system. Det är avgörande för att upprätthålla effektiva arbetsflöden. Kontrollera om CRM-systemet kan ansluta till din e-post, kalender, marknadsföringsplattformar, sociala mediekanaler, meddelandeverktyg, appar (inklusive iOS) och Salesforce. Testa under en provperiod hur smidig integrationen är och om den stöder dina processer, till exempel hantering av potentiella kunder, poängsättning av potentiella kunder och projektledning. Det förebygger störningar och håller teamet produktivt.
4. Introduktion och support
Kundsupport och introduktion handlar om hur CRM-leverantören hjälper dig att komma igång och löser problem. Leta efter omfattande utbildningsresurser, praktiska handledningar och supportteam som svarar snabbt. Fråga om det finns användarforum och vilka supporttider som gäller. En leverantör som erbjuder bra introduktion och support hjälper dina teammedlemmar att snabbt komma igång och ser till att allt fungerar smidigt.
5. Rollbaserade behörigheter
Rollbaserad autentisering och behörigheter styr vem som får åtkomst till specifika data och funktioner. Det är avgörande för att upprätthålla säkerhet och efterlevnad. Kontrollera om CRM-programvaran låter dig ange behörigheter utifrån roller inom teamet. Testa under en provperiod hur enkelt det är att tilldela och ändra behörigheter. På så sätt förblir kunddata säker och endast tillgänglig för behöriga användare.
6. Branschspecifik efterlevnad
Efterlevnad säkerställer att CRM-systemet uppfyller juridiska krav och branschstandarder. Det är avgörande för att undvika böter och upprätthålla förtroendet. Kontrollera om den molnbaserade plattformen stöder regelverk som GDPR eller HIPAA. Be om dokumentation om efterlevnadsfunktioner (t.ex. granskningsspår och skyddsåtgärder för arbetsflödesautomatisering) och testa om CRM-systemet har inbyggda skydd. Detta håller verksamheten efterlevande och tillförlitlig över alla kontaktpunkter i flera kanaler.
7. Anpassningsalternativ
Anpassning gör det möjligt att skräddarsy CRM-systemet efter dina specifika behov. Det är viktigt för att få verktyget att passa in i ditt arbetsflöde. Leta efter CRM-alternativ som erbjuder anpassningsbara fält, automatiserade arbetsflöden och gränssnitt som du kan effektivisera. Under en demonstration kan du prova inställningarna för anpassning (försäljningskanaler, steg i försäljningskanalen och uppföljningsuppgifter) för att se hur väl de passar dina processer. Detta gör CRM-systemet bättre anpassat för ditt team och kan öka försäljningen.
8. Automatiseringsfunktioner
Automatiseringsverktyg sparar tid genom att hantera repetitiva uppgifter. De är viktiga eftersom de frigör tid för teamet att fokusera på mer strategiska aktiviteter. Kontrollera om CRM-systemet kan automatisera e-postuppföljning, uppgiftsdirigering, tilldelning av potentiella kunder och prognoser. Om det finns stöd för det bör du utvärdera funktioner för artificiell intelligens, till exempel prediktiv poängsättning av potentiella kunder eller nästa bästa åtgärd, för att optimera resultaten. Testa dessa funktioner under en provperiod för att se hur mycket tid de sparar åt teamet.
9. Stöd för mobila enheter eller flera platser
Stöd för mobila enheter eller flera platser säkerställer att teamet kan komma åt CRM-systemet var som helst. Det är viktigt för team som arbetar på distans eller från olika platser. Kontrollera att CRM-systemet erbjuder en robust mobilapp och stöder åtkomst via flera kanaler. Testa appens användarvänlighet och hastighet under en provperiod. Detta håller teamet uppkopplat och produktivt på språng, inklusive kontaktpunkter för befintliga och nya kunder.
Så väljer du ett CRM-system: En modell i fem steg
Att välja rätt CRM-system handlar om att anpassa det efter teamets affärsbehov och mål. Fokusera på det som är viktigast för verksamheten, till exempel integration och användarupplevelse. Här är en enkel modell som vägleder dig genom processen.
Steg 1: Identifiera dina behov
Börja med att definiera teamets behov för att kunna välja rätt CRM-system. Det innebär att samla in synpunkter, prioritera problemområden och anpassa kraven efter era riktlinjer:
Samla in synpunkter från berörda parter
Prata med viktiga berörda parter, till exempel säljteam, marknadsföring, IT och kundsupport. Förstå deras arbetsflöden och utmaningar med det nuvarande verktyget. Uppmuntra öppna diskussioner för att säkerställa att alla röster blir hörda. Detta bidrar till en komplett bild av verksamhetens behov genom kundresans olika steg.
Lista och prioritera problemområden
Identifiera vad som inte fungerar i det nuvarande systemet. Vanliga problem kan vara fel vid datainmatning, bristande integration, långsam rapportering eller begränsade CRM-funktioner. Prioritera dessa problemområden utifrån deras påverkan på teamets effektivitet.
Anpassa efter riktlinjer och mål
Säkerställ att valet av CRM-system överensstämmer med interna riktlinjer och affärsmål. Kontrollera leverantörens priser, säkerhetsprotokoll och efterlevnadskrav. Om din bransch omfattas av särskilda regelverk bör du säkerställa att CRM-systemet stöder dem.
Nödvändiga kontra önskvärda funktioner
Skilj mellan nödvändiga och valfria funktioner. Nödvändiga funktioner kan omfatta kontakthantering, analys, hantering av potentiella kunder och rapporteringsfunktioner; önskvärda funktioner kan vara chattrobotar, marknadsföringsautomatisering eller djupare integrationer med marknadsföringsplattformar.
Ställ dessa frågor:
- Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
- Vilka CRM-funktioner skulle lösa era tre största problemområden?
- Vilken ROI förväntar ni er av denna investering?
- Hur uppfyller CRM-systemet våra efterlevnadskrav?
- Vilken typ av CRM passar bäst för våra affärsbehov (säljinriktat, serviceinriktat, plattform för kundrelationshantering)?
Steg 2: Undersök CRM-leverantörer
Att undersöka leverantörer innebär att gå igenom omdömen, jämföra funktioner och identifiera särskiljande faktorer:
Genomför leverantörsgenomgångar
Använd webbplatser med omdömen och analytikerrapporter för att jämföra CRM-plattformar och programvarulösningar. Ta fram en kortlista över de bästa CRM-programmen som passar er teknikstack (Salesforce-ekosystemet, molnbaserade verktyg osv.).
Jämför utifrån era behov
Jämför verktygen utifrån storlek och komplexitet: små företag kan föredra enkla CRM-verktyg med hög användarvänlighet, medan större företag kan behöva avancerade prognoser, poängsättning av leads och autentiseringskontroller.
Identifiera viktiga särskiljande faktorer
Leta efter implementeringsstöd, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. Fråga om appmarknadens omfattning och om användargränssnittet verkligen är användarvänligt.
Det är också värt att överväga hur man väljer programvara för avtalshantering som kompletterar CRM-systemet – med funktioner som e-signaturer, versionsspårning och förnyelseaviseringar – så att systemen samarbetar i stället för att konkurrera.
Dokumentera era resultat
Följ upp priser, funktioner, integrationer och SLA:er i ett jämförelseunderlag för att kunna fatta datadrivna beslut.
Ställ dessa frågor:
- Vad är varje verktyg bäst på?
- Passar det er teamstorlek, budget och teknikstack?
- Vilka resurser för introduktion och vilken kundsupport finns tillgängliga?
- Hur intuitiva är gränssnitten och instrumentpanelerna?
- Finns det några dolda kostnader?
De bästa CRM-alternativen att överväga
Ta fram en kortlista med 6–10 CRM-alternativ som omfattar molnbaserade plattformar och specialiserade CRM-system, beroende på era affärsbehov.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Steg 3: Ta fram en CRM-kortlista och kontakta leverantörer
När ni har gjort er undersökning kan ni begränsa alternativen och inleda samtal med potentiella partner:
Ta fram en kortlista över leverantörer
Välj ut 2–4 leverantörer som överensstämmer med era affärsbehov. Ta hänsyn till pris, skalbarhet och integration med befintliga system.
Skicka en RFI eller RFP
Skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för val av CRM för att samla in detaljerad information om CRM-funktioner, SLA:er, arbetsflöden, automatiserade arbetsflöden, datamodell och rapporteringsfunktioner.
Boka demonstrationer och ställ frågor
Boka demonstrationer och förbered fokuserade frågor. Fråga om integration, automatisering och prognoser. Leta efter praktiska sessioner så att ni kan testa arbetsflöden, uppföljningsintervall, steg i säljprocessen och appar.
Använd konsekventa utvärderingskriterier
Poängsätt varje leverantör utifrån användarupplevelse, pris, support och hur väl lösningen passar verksamhetens mål.
Ställ dessa frågor:
- Kan du berätta om en verklig kundberättelse som liknar vår?
- Vilka resurser för introduktion och vilken kundsupport erbjuder ni?
- Vilka funktioner kräver en uppgradering?
- Hur hanterar ert CRM dataintegration med Salesforce eller andra befintliga system?
- Hur ser er prismodell ut?
Steg 4: Ta fram affärsunderlaget
Omvandla din research till ett internt förslag som ledningen kan godkänna:
Sammanfatta problemområden och resultat
Förklara hur förbättringar av arbetsflöden, automatisering av arbetsflöden och automatiserade arbetsflöden kommer att minska repetitiva uppgifter, optimera processer och öka försäljningen.
Presentera kostnadsuppskattningar och tidsplaner
Redovisa totalkostnad, licenspriser, milstolpar för implementeringen och förväntad tid till värdeskapande. Inkludera alternativ för molnbaserade respektive lokala lösningar om det är relevant.
Beskriv avkastning på investeringen och risker
Knyt avkastningen på investeringen till mätbara mått: snabbare uppföljning, förbättrad konvertering, bättre kundlojalitet och nöjdare befintliga kunder. Notera riskerna med att inte göra något.
Ställ dessa frågor:
- Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
- Vilka är riskerna med att inte göra något?
- Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
- Hur kommer detta CRM att påverka vårt teams effektivitet?
- Vilka mått kommer vi att använda för att mäta framgång?
Steg 5: Implementera ert CRM och introducera användarna
Planera noggrant så att användningen blir varaktig:
Kommunicera införandeplanen
Kommunicera tidsplaner och milstolpar. Se till att teammedlemmar inom försäljning, marknadsföring och service är samordnade kring kundprofiler och datastandarder.
Utse interna ansvariga
Utse ansvariga för integrationer, utformning av arbetsflöden och datakvalitet. Säkerställ att de samordnar sig med leverantörens kundsupport.
Säkerställ utbildning och användning
Genomför utbildning i hantering av potentiella kunder, poängsättning av potentiella kunder, marknadsföringsautomatisering, kontakthantering och dagliga funktioner. Tillhandahåll handlingsplaner för uppföljning och olika steg i kundresan.
Skapa återkopplingsloopar
Samla in återkoppling, uppdatera säljprocesser och förfina CRM-funktionerna. Följ den tidiga användningen genom mått på användning och resultat.
Vad händer härnäst:
Om du undersöker hur man väljer ett CRM kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.
Du får en kortlista över CRM-plattformar anpassade efter ditt företags behov (inklusive Salesforce och andra molnbaserade alternativ), vägledning om priser och hjälp med att säkerställa att CRM-funktionerna och arbetsflödena överensstämmer med dina affärsmål.
