5 sätt att förbättra hanteringen av SaaS-utgifter med RevOps
Dagens CRO:er och företagsledare förstår båda hur avgörande SaaS-applikationer är för företagets framgång. Med rätt programvara och rätt personer på plats kan företag stegvis förbättra produktiviteten bland sina medarbetare och skapa en konkurrensfördel på sin marknad.
I takt med att SaaS-utgifterna ökar är det viktigare än någonsin att ekonomi- och intäktsorganisationer har strategiska processer för inköp och hantering på plats, som hjälper till att maximera avkastningen på investeringar (ROI) för organisationen.
Jag heter Mohammed och leder strategin för säljteknik på TELUS, ett av Kanadas ledande telekom- och teknikföretag. I nästan ett decennium har jag haft en plats på första parkett och bevittnat ökningen av SaaS-utgifter inom marknadsföring, försäljning och numera även kundsupport.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Denna investeringsboom har gett vissa organisationer möjlighet att skala snabbt och effektivt. Tyvärr har den också påverkat andra negativt genom bristfälliga metoder för utgiftshantering och bortkastade investeringar.
I den här artikeln går jag igenom vad utgiftshantering innebär, undersöker det aktuella läget för SaaS-utgifter och beskriver fem sätt att förbättra företagets hantering av SaaS-utgifter ur ett intäktsoperationsperspektiv.
Vad är hantering av SaaS-utgifter?
Hantering av SaaS-utgifter är den strategiska process där organisationens utgifter för SaaS-applikationer optimeras och kontrolleras. Detta omfattar alla aspekter av inköp, leverantörsrelationer och förhandling.
Effektiva metoder för utgiftshantering handlar om mer än bara det traditionella konceptet kostnadsbesparingar. Effektiva metoder fokuserar även på möjligheterna. Därför är det avgörande att investera i resurser och personer som fokuserar på möjliggörande och drift.
Intäktsmöjliggörande hjälper till att säkerställa att medarbetarna har den kunskap och förmåga som krävs för att börja använda nya programvaruapplikationer. Samtidigt ser teknikdriftsteamet till att systemen fungerar effektivt hela tiden. Båda dessa resurser spelar en avgörande roll för att säkerställa att utgifter för SaaS-applikationer bidrar till organisatorisk tillväxt, effektivitet och försäljning.
Det aktuella läget för SaaS-utgifter
Organisationer översköljs i dag av ett oändligt antal SaaS-alternativ, där vart och ett utlovar omvälvande fördelar. Precis som med allt annat gott har företag också en tendens att samla på sig dessa applikationer över tid.
Enligt rapporten SaaSOps-läget börjar unga företag, som är ett till två år gamla, vanligtvis med i genomsnitt 29 SaaS-applikationer. Detta antal ökar till 103 när de är tre till sex år gamla.
I takt med att SaaS-utgifterna ökar är det inte konstigt att försäljningen av programvara för hantering av SaaS-utgifter också har ökat kraftigt. Enligt Business Research Insights kommer marknadsintäkterna från försäljning av programvara för hantering av SaaS-utgifter att uppgå till $624 million USD 2028, med en sammanlagd årlig tillväxttakt (CAGR) på 21.2% från 2023-2028.
Dolda SaaS-utgifter
Med denna tillväxt i åtanke är det lätt att se hur komplexitet uppstår när dessa applikationer används för lite, blir överflödiga eller inte integreras effektivt i en bredare teknisk färdplan. Resultatet blir dolda utgifter som kanske inte är uppenbara direkt. Här är några av de vanligaste SaaS-utgifterna att hålla i åtanke:
Överflöd
Detta är alltför vanligt, särskilt bland försäljnings-, marknadsförings- och kundframgångsteam. När olika affärsenheter självständigt börjar använda liknande verktyg kommer organisationer i slutändan att betala för överlappande funktioner.
Utan centraliserad överblick från intäktsoperationsfunktionen kommer överflödiga system att öka kostnaderna avsevärt och till och med minska produktiviteten.
Användning
Användning är mycket ofta en förbisedd utgift inom SaaS-utgifter, vilket leder till ett slöseri med resurser. Oftare än inte saknar team den utbildning och det stöd som krävs för att utnyttja verktygen fullt ut, vilket resulterar i låg användning och minskad avkastning på investeringen (ROI).
Strategiskt stöd
Förändringshantering är en avgörande funktion för att säkerställa att ni minskar onödiga kostnader och maximerar er ROI. Som en del av varje bra plan för förändringshantering saknas ofta stöd och uppbackning från ledningen, vilket kan hindra organisationens förmåga att fullt ut ta till sig och använda nya applikationer.
Nedifrån och upp-baserade utgifter
I takt med att många företag går mot en produktledd tillväxtmodell (PLG) blir det allt vanligare att affärsenheter och individer köper enskilda licenser med kreditkort i stället för genom en formell inköpsprocess.
Eftersom köpbeteendet förändras är det avgörande att säkerställa att organisationen har bästa praxis på plats för att hantera detta nya sätt att köpa teknik.
5 sätt att förbättra hanteringen av SaaS-utgifter genom RevOps
Som ramverk kan intäktsverksamhet hjälpa till att integrera strategin för hantering av SaaS-utgifter i den övergripande intäktsstrategin. RevOps fokuserar på att samordna försäljning, marknadsföring och kundframgång genom människor, processer, data och teknik, samtidigt som man säkerställer att SaaS-prissättningen förblir konkurrenskraftig.
Genom att införliva dessa grundläggande principer i strategin för utgiftshantering kan organisationer säkerställa att de system de investerar i har en direkt inverkan på övergripande affärsinitiativ. RevOps kan bidra till att effektivisera processer och arbetsflöden för att säkerställa ett effektivt utnyttjande av teknikstacken. Det är också den kapacitet som kan hjälpa till att bedöma effekten (ROI) på SaaS-mätvärden.
Här är mina 5 bästa sätt att använda intäktsverksamhet för att förbättra hanteringen av SaaS-utgifter:
1. Definiera inköpsstrategin
Som affärsfunktion kan RevOps hjälpa till att definiera inköpsstrategin för SaaS-applikationer. Inom ramen för denna strategi kan RevOps-teamet hjälpa till att fokusera på kostnadsminskningsmål. Det kan till exempel handla om hur man utnyttjar volymbaserade rabatter eller hur man bäst förhandlar om avtalsvillkor.
Riskhantering bör också vara en del av inköpsstrategin. Fokusera på faktorer som datasäkerhet, regelefterlevnad och leverantörens stabilitet.
Säkerställ att era avtal är bindande. Se vad som kan ogiltigförklara ett avtal.
2. Centralisera era avtal
Som RevOps-team bör ni sträva efter att centralisera avtalshanteringen för att säkerställa rätt genomförbarhet och överblick. När GTM-team använder dussintals verktyg blir detta allt svårare utan rätt plattform.
En lösning för avtalshantering kan bidra till att stödja denna strategi och hjälpa organisationen att effektivisera förnyelseprocessen, förstå förhandlingsvillkor och följa standarder för regelefterlevnad.
3. Kontrollera decentraliserade utgifter
Fördelarna med att låta medarbetarna köpa lösningar snabbare kan ha en positiv inverkan på tillväxten. Nackdelen är att okontrollerade utgifter också kan påverka företagets övergripande resultat negativt.
Med nya sätt att köpa teknik, såsom PLG, bör ni se till att organisationen har en tydlig policy att följa. Se till att det finns godkännandeflöden som involverar relevanta intressenter för att förhindra ad hoc-utgifter för programvara.
4. Investera i intäktsstöd
Utbildning och stöd har alltid spelat en central roll för att maximera användningen av programvara. Traditionellt har inte alla intäktsteam haft förmånen att ha utbildningsspecialister till sin hjälp.
Med fokus på att bryta ned silor har intäktsstöd ett bredare perspektiv och omfattar alla intäktsfokuserade team. Dessa team är ert hemliga vapen för att säkerställa att medarbetarna har de färdigheter, kunskaper och resurser som krävs för att effektivt börja använda ny programvara.
Detta team hjälper er att införa användningspolicyer, skapa stödmaterial som användarhandböcker och integrera regelbunden teknikutbildning. Intäktsstödet ger användarna möjlighet att utnyttja den nya programvarans funktioner fullt ut och bidrar till ökad ROI.
5. Konsolidera där det är möjligt
Som en del av strategin för utgiftshantering kan intäktsverksamhetsteamet hjälpa till att säkerställa att tekniska granskningar genomförs regelbundet. Tekniska granskningar är ett tillfälle för organisationen att ta ett steg tillbaka, utvärdera det aktuella programvarulandskapet och identifiera teknisk skuld.
Som en del av denna granskning bör ni säkerställa att ni utvärderar teknikstacken för programvara med avseende på överlappningar och redundans. Det ni letar efter är överlappande funktioner som kanske inte är nödvändiga. Som en centraliserad funktion med insyn i all teknik som används av marknadsföring, försäljning och kundsupport kan RevOps spela en avgörande roll för att minska onödiga utgifter och maximera användningen av befintlig teknik.
Aktivera RevOps-ramverket
Allteftersom företag fortsätter att öka sitt beroende av SaaS-produkter blir hantering av SaaS-utgifter en strategisk nödvändighet. För att säkerställa att investeringar i SaaS-lösningar direkt påverkar intäkterna måste intäktsverksamhet integreras i den övergripande strategin för ekonomistyrning av dessa plattformar.
Genom att definiera en heltäckande strategi för kostnadshantering av SaaS genom strukturerade steg för kostnadsanalys kommer organisationer att kunna optimera sina utgifter och driva intäktstillväxt på ett holistiskt sätt. Genom att integrera kostnadshantering i ramverket för intäktsverksamhet säkerställs att ekonomiskt ansvar efterlevs samtidigt som organisationerna uppnår sina organisatoriska mål.
