5 stora fördelar med programvara för avtalshantering
De flesta företag förlitar sig på avtal, från tjänsteavtal med kunder till anställningsavtal med medarbetare. Dessa affärsavtal kräver mycket tid och arbete att upprätta, förhandla, underteckna och hålla säkra, och ett programverktyg kan stödja ditt team genom avtalets livscykelprocess. Genom att förstå fördelarna med programvara för avtalshantering blir det lättare att avgöra vilken typ av verktyg du letar efter och hur ditt team kan få ut mesta möjliga av det.
Oavsett om du driver en liten startup eller ett globalt företag måste dina avtal hanteras omsorgsfullt och i enlighet med relevanta lagar och förordningar. Du kanske inte har ett komplett juridiskt team, så användning av programvara för hantering av avtalslivscykeln (CLM) kan bidra till att säkerställa att varje steg i processen uppfyller de högsta standarderna. Även om du har ett stort team som hanterar dina avtal kan en programvarulösning minska deras manuella arbetsbörda och effektivisera deras process för avtalshantering.
Läs vidare för en översikt över de fem främsta fördelarna med CLM-programvara och varför var och en är viktig och betydelsefull för din organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
5 viktiga fördelar med programvara för avtalshantering
Innan vi går igenom fördelarna kanske du också undrar: hur mycket kostar programvara för avtalshantering? Det är viktigt att förstå prissättningen eftersom det hjälper dig att balansera förväntningarna på funktioner mot budgetbegränsningar.
Här följer en genomgång av de främsta fördelarna som programvara för avtalshantering kan ge ditt företag.
1. Snabbare upprättande av avtal
Många programvarulösningar för avtalshantering har verktyg som anpassningsbara avtalsmallar, klausulbibliotek och automatiskt ifyllda fält. Dessa funktioner bidrar till att påskynda utformningsprocessen och återanvända befintliga dokument för att skapa nya och reviderade versioner. Samarbete i realtid och automatiserade godkännandeflöden bidrar också till snabbare upprättande av avtal.
Att snabbt få ett nytt avtal skrivet gynnar inte bara teamets produktivitet utan även din avtalspart. Ju snabbare du skickar ut ett avtal till en ny kund eller nyanställd, desto snabbare kan de granska det och underteckna eller återkomma till dig med ändringar. Att ta fram ett avtal snabbt visar den andra parten att de är prioriterade för ditt team och företag.
2. Minskad manuell arbetsbörda
Lösningar för avtalsautomatisering erbjuder vanligtvis automatiseringsfunktioner som bidrar till att minska teamets manuella processer. Med programvara för avtalshantering kan dina teammedlemmar skapa automatiserade arbetsflöden som omfattar ordningsföljd för undertecknande och aviseringar om avtalsaktiviteter. Dessa funktioner ger en smidigare process för avtalets livscykel, med färre vändor fram och tillbaka och mindre administrativt arbete.
Att automatisera datainmatningen vid utveckling av avtal sparar mycket tid. Dessa programvarulösningar kan automatiskt fylla i kontakt- och företagsinformation, förnyelsedatum och andra viktiga datapunkter i avtal genom integrationer med ditt CRM-system och andra databaser. Det kan låta som en liten uppgift, men den växer snabbt i omfattning: i en nyligen genomförd Zapier-undersökning av 1 000 kunskapsarbetare uppgav 76 % av de svarande att de ägnar 1–3 timmar om dagen åt att helt enkelt flytta data från en plats till en annan.
3. Minskad risk och säkerställd efterlevnad
Vi får inte glömma att avtal är juridiska dokument och därför omfattas av standarder för regelefterlevnad. Oavsett om det gäller ett sekretessavtal eller ett upphandlingsavtal måste du se till att det uppfyller de juridiska kraven i din region. Avtalsefterlevnad är inget att ta lätt på, och ditt företag kan drabbas av sanktioner vid bristande efterlevnad om du inte uppfyller de nödvändiga standarderna.
Se till att dina avtal håller juridiskt. Se vad som kan ogiltigförklara ett avtal.
Många CLM-programvaror har funktioner för efterlevnadshantering, såsom åtkomstbehörigheter, granskningsspår och heltäckande kryptering. Även dessa verktygs funktioner för elektroniska underskrifter uppfyller juridiska standarder, vilket säkerställer att varje avtal som skapas och hanteras genom programvaran följer gällande regler. Detta bidrar till att minska den övergripande risken för ditt företag och kan till och med eliminera behovet av ett internt juridiskt team.
4. Organiserad dokumentlagring
Utan en molnbaserad lösning kan ditt dokumenthanteringssystem börja likna rummet med akter i en kriminalserie på tv. Okej, det kanske inte är så illa — men ett arkivskåp är inte bara gammaldags till utseendet, det är vanligtvis ganska dysfunktionellt också. Korrekt förvaring sparar ditt team mycket besvär och tid. Enligt samma studie från Zapier uppgav 73 % av de anställda att de ägnar 1–3 timmar om dagen åt att bara försöka hitta information eller ett visst dokument.
De flesta CLM-program har ett sökbart avtalsarkiv som håller dokumenten organiserade, samlade och säkra. Användare kan söka och filtrera bland avtal i det centrala arkivet utifrån deras innehåll, i stället för enbart filnamnen. Vissa programvaruverktyg för avtalsanalys har till och med inbyggda namngivningskonventioner och versionshistorik för att minska antalet dubblettfiler och göra det enklare att hitta exakt det avtal du letar efter.
5. Insikter från avtalshanteringssystemet
Ditt CLM-program är bara en del av företagets övergripande avtalshanteringssystem. Det större systemet omfattar de affärsprocesser och andra faktorer som ingår i hur ni hanterar avtal, till exempel processen för avtalsgranskning, flöden för avtalsgodkännande, fakturering och viktiga intressenter. Precis som inom andra delar av verksamheten är det viktigt att övervaka resultatmåtten för ert avtalshanteringssystem.
Dessa programvarulösningar har instrumentpaneler samt funktioner för rapportering och analys som hjälper dig att följa effektiviteten i avtalsprocessen och upptäcka möjligheter till förbättringar. Du kan få insikter om faktorer som genomsnittlig godkännandetid, avtalsförnyelsecykler och flaskhalsar i arbetsflödet. All denna information kan ligga till grund för er avtalsstrategi och hjälpa dig att stödja dina teammedlemmar och uppmärksamma deras hårda arbete.
6. Bonus: Ökad medarbetarglädje och bättre personalbevarande
Det finns många praktiska fördelar med att använda programvara för avtalshantering, men hur är det med de mindre konkreta effekterna? Införandet av automatisering förbättrar inte bara effektiviteten och produktiviteten — det kan också ha en verklig inverkan på medarbetarnas trivsel och engagemang. Faktum är att automatisering till och med kan avgöra om människor väljer att stanna kvar på företaget eller söka sig till grönare betesmarker.
I en annan rapport från Zapier uppgav 14 % av de svarande som använder automatisering på jobbet att de hade övervägt att säga upp sig, jämfört med hela 42 % av dem som inte använder automatisering.
Personalomsättning kan bli otroligt kostsam, och efter den stora uppsägningsvågen behöver arbetsgivare göra allt de kan för att hålla sina teammedlemmar engagerade och motiverade på jobbet. Att dag efter dag kämpa med dysfunktionella affärsprocesser kan bli oerhört påfrestande. Och även om programvara kan ha en egen inlärningskurva är vinsten värd det — både för resultatet och för medarbetarna.
Hitta den bästa programvaran för avtalshantering
När du har förstått hur CLM-program kan gynna verksamheten kanske du undrar hur du ska välja den bästa programvaran för avtalshantering för företaget. Faktorer som pris, funktioner och integrationer spelar alla en roll. Om du vill ha fler tips om hur du väljer rätt verktyg kan du läsa min artikel om vad du bör tänka på när du väljer programvara för avtalshantering.
Om du vill hålla dig uppdaterad med innehåll från The CRO Club kan du överväga att prenumerera på vår nyhetslista.
