Vad är avtalshantering? Komplett guide till grunderna

För företag som lever och dör med sina avtal är det viktigt att få dem rätt. Att hantera avtal är en ofta förbisedd del av god företagsledning, trots att det förmodligen är en av de viktigaste sakerna för företaget att vara bra på. Det finns en anledning till att många stora företag anlitar några av USA:s bäst betalda jurister för att övervaka sina avtal. Det är verkligen viktigt.

Så vad innebär avtalshantering? Det är en uppsättning rutiner som du använder för att se till att alla dina avtal är tydliga, specifika, verkställbara och sannolikt kommer att upprätthållas av domstolen om det någon gång uppstår en tvist. Ett system för hantering av avtalslivscykeln kan säkerställa att detta fungerar, med alla möjliga detaljer som du behöver behärska och gott om verktyg som hjälper dig att göra det rätt.

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering, ibland kallad avtalsadministration, är det arbete som ditt ledningsteam utför för att utforma välskrivna avtal, utveckla dem genom fasen före undertecknandet så att de håller god kvalitet och sedan övervaka efterlevnaden när de har undertecknats. Det ska inte förväxlas med avtalsförhandling, där du och den andra parten förhandlar om villkoren och leveranserna, eller med efterlevnadshantering, där din personal bevakar att företaget följer ett avtal eller ett lagkrav.

För att se det tydligare kan du föreställa dig att du driver ett VVS-företag som just har fått ett uppdrag av en generalentreprenör att bygga några hus. Generalentreprenören vill endast att du använder PEX-rör i stället för PVC eller koppar. Huruvida det är acceptabelt eller inte är upp till förhandlaren och inköpsteamen, inte avtalsförvaltaren.

Förvaltarens uppgift är att ta över efter att överenskommelsen om rören har träffats och se till att den delen av avtalet är tydligt formulerad och verkställbar. Därefter överlämnar en bra avtalsförvaltare ansvaret för avtalets efterlevnad till någon annan, ofta efterlevnadsansvarig eller tillsynsansvarig, eller vad den rollen nu kallas på ditt företag, för att se till att villkoren följs.

Avtalsförvaltaren är inte bara en korrekturläsare. Den här personen ansvarar i regel för hanteringen av avtalslivscykeln från initiering till avslut. Personen kan till exempel vara den som ursprungligen föreslog avtalet med generalentreprenören och kan ansvara för att förnya avtalet när det löper ut. Det är till och med möjligt, särskilt på små företag, att avtalsförvaltaren också är förhandlare och efterlevnadsansvarig, även om detta strikt talat är olika roller.   

Varför är avtalshantering viktigt?

Varför måste det vara en så stor process att initiera, underteckna och verkställa ett avtal? Du känner till uttrycket ”Djävulen finns i detaljerna”? Det stämmer aldrig bättre än i affärsavtal, särskilt i en situation där ett skickligt juridiskt team kan spara eller kräva in miljontals dollar på grund av ett tekniskt fel i ett stycke i ett juridiskt avtal på 14 sidor.

Hela företag är beroende av framgångsrik avtalshantering för sin fortsatta existens, och det är värt att betala någon som är bra på detta för att se till att dina avtal inte slår tillbaka och överraskar dig en dag.

Låt oss säga att generalentreprenören anlitar dig för att utföra VVS-installationerna åt honom. Till en början är allt bra, men efter ungefär tre månader uppstår ett problem i leveranskedjan och dina PEX-rör levereras inte. Nu måste du fatta ett svårt beslut.

Du kan försena arbetet, vilket kan medföra en ekonomisk straffavgift enligt avtalsvillkoren, eller så kan du ersätta rören med de PVC- eller kopparrör du har i lager för att hålla tidsplanen, vilket också skulle innebära ett avtalsbrott. Oavsett vilket har du problem eftersom en lastbil inte kom fram i tid till ditt lager. Vad bör du göra?

Det är här effektiv avtalshantering räddar dig. Under förhandlingsfasen borde din avtalsförvaltare ha frågat vad som skulle hända om just detta problem uppstod. Helst bör det finnas någon form av reservlösning vid okontrollerbara avtalsbrott, eller åtminstone ett alternativ för tvistlösning. Det är avtalsförvaltarens uppgift att ta med något sådant när avtalet upprättas, för att se till att alla har tydliga förväntningar på förhand.

Slutsatsen: skydda ditt företag! Förstå vilka faktorer som kan ogiltigförklara ett avtal.

Vem ansvarar för avtalshanteringen?

Hela processen för avtalshantering är komplicerad, och du behöver verkligen en specialist som arbetar med detta och nästan inget annat. Din avtalsförvaltare kan vara jurist, men måste inte vara det. Du kan helt enkelt förlita dig på den mest erfarna chefen på företaget och låta den personen hantera det, förutsatt att personen har tidigare erfarenhet av juridiskt verkställbara avtal. I bredare bemärkelse kan man dock säga att alla ingår i avtalshanteringsteamet.

Detaljerna i processen för avtalshantering varierar från företag till företag och till och med från ett avtal till nästa, men fastna inte i formaliteter. Alla som kan bidra på ett meningsfullt sätt bör känna sig välkomna att hjälpa till för att säkerställa att ni har bra avtal.

Gå tillbaka till VVS-företaget. I ytterlighetsfallet kan du ha olika medarbetare som knyter kontakter för att få uppdraget och inleder affärsrelationerna (försäljning), diskuterar avtalets villkor (avtalsförhandlare), granskar dokumenten före undertecknandet (avtalsadministration) och ser till att bestämmelserna efterlevs både internt (efterlevnad) och externt (juridiska avdelningen). 

Självklart skulle allt detta kunna vara en enda person. Du kanske driver ett enmansföretag inom VVS, och då ligger allt detta på dig. Ditt företag kanske har ett halvdussin licensierade rörmokare, deras medhjälpare och en receptionist, vilket innebär att ni antingen delar på processen för avtalshantering eller lägger ut den på ett professionellt företag. När du börjar arbeta med mycket komplexa avtal kan det däremot vara värt att ha ett helt team för hantering av avtalens livscykel internt. 

Förstå processen för avtalshantering

Oavsett hur du hanterar godkännandet av avtal bör du se till att vissa arbetsflöden ingår i processen. Den grundläggande processen för hantering av avtalens livscykel består av sex steg, som på ett praktiskt sätt delas upp i tre faser före undertecknandet och tre faser efter undertecknandet. I varje fas bör du försöka involvera alla relevanta intressenter, även om det bara är för att lyssna och hålla sig uppdaterade så att deras eget arbete blir bättre underbyggt i ett senare skede. 

Faser före undertecknande

Skapande av avtal

Det börjar med att avtalet utformas. Det kan vara en formell process, till exempel när du lämnar anbud på ett statligt avtal eller ansöker om att bli leverantör åt ett stort företag. Det kan också vara mycket informellt, som när en kompis behöver hjälp med utvecklingen av sin webbplats. För de flesta företag ligger avtalsutformningen någonstans däremellan, där ett säljteam utvecklar prospekt och får ett preliminärt godkännande av affärer, för att sedan lämna över filen till ‌systemet för avtalshantering för nästa steg.

I det exempel med avtal som vi har använt skulle du förmodligen träffa huvudentreprenören på en mässa eller ett annat nätverksevenemang och börja prata (informellt). Du kanske ringer honom utan föregående kontakt och frågar om han har något arbete du kan utföra (halvformellt). Du skulle också kunna ansöka om arbete med att installera rör i offentliga skolor, och då måste du förmodligen genomföra en anbudsprocess innan avtalsfasen kan börja (formellt). 

Avtalsförhandling

Oavsett hur prospektet har skapats kommer du så småningom att inleda förhandlingar. Även här finns det stor variation. Tekniskt sett uppfyller du ett avtal när du köper bröd i mataffären, eftersom du (kunden) lämnar ett erbjudande om att köpa bröd till det angivna priset, varefter butiken accepterar erbjudandet och du betalar. Affärsavtal tenderar att vara mer formella än så, och för allt som tar längre tid än ett år eller kostar mer än $1,000 vill du definitivt ha det skriftligt med väsentliga avtalskrav.

Vissa affärer kommer med standardavtal. Om du kör ambulans betalar Medicaid det belopp per mil som de betalar, och det finns inget att förhandla om. Andra affärer har ett visst förhandlingsutrymme, men inte särskilt mycket. Att leverera kiselprodukter till Intel för deras mikrochip är inte vad man skulle kalla flexibelt arbete, så de enda förhandlingarna handlar förmodligen om volym, prissättning och villkor för verkställighet. 

Mindre företag kan komma undan med mer öppna avtal. Du kanske tecknar ett avtal om att utföra VVS-arbeten med huvudentreprenören, men antingen du eller de kan vara ansvariga för att köpa material, betala försäkring, ha kontakt med kunder och så vidare. Du kan vanligtvis förhandla om vad du kan få igenom när det gäller prissättning, betalningsvillkor, skiljeförfarande kontra medling och så vidare. Det är här ditt avtalsförhandlingsteam verkligen kan glänsa.

Ett hedersomnämnande här måste gå till en slags mellanfas i avtalshanteringens livscykel: redigering. Inget dokument är perfekt vid första genomgången, och ett juridiskt bindande formulär som kan kosta någon en förmögenhet måste verkligen vara perfekt innan det undertecknas. Bra programvara för avtalshantering kan göra stor skillnad, med standardmallar som inte kräver många revideringar för att bli perfekta, men se till att någon redigerar styckena och granskar hela avtalet. Det kan bli mycket viktigt en dag. 

Godkännande av avtal

När avtalet har initierats, förhandlats och redigerats är det dags för godkännande. Din avtalsansvariga och andra intressenter behöver tid att gå igenom hela avtalet innan ett nytt avtal kan undertecknas. Godkännandet kan komma från ett centralt ställe, till exempel den juridiska avdelningen, eller vara brett fördelat mellan de olika intressenterna. Om det bara är en chef som fattar beslutet bör du se till att hen tar sig tid och pratar med berörda personer på företaget innan hen ger sitt godkännande till undertecknande.

På VVS-företaget kanske förhandlaren lämnar över tjänsteavtalet till ledningen för det slutliga godkännandet, följt av en veckolång granskningsperiod. Det här är ett bra tillfälle att prata med inköpschefen och ta reda på om PEX-rören som entreprenören vill ha är överkomliga till de föreslagna priserna, eller att reda ut detaljerna kring förseningar och problem i leveranskedjan. Få svar före godkännandet, eftersom det vanligtvis anses vara för sent efteråt. 

Faser efter undertecknande

Övervakning

Ditt CLM-arbete fortsätter även efter att avtalen har undertecknats, oavsett om det sker personligen eller genom elektronisk signatur. Varje avtal innehåller villkor, vissa enkla och andra mindre enkla, och någon måste ansvara för att se till att allt levereras enligt avtalet. Återigen kan detta vara din avtalsansvariga, eller så kan du, om du är en större arbetsgivare, låta din juridik- och regelefterlevnadspersonal göra det åt dig.

Låt oss säga att din vän som är huvudentreprenör har gått med på att betala ett visst belopp per hus och göra betalningen en gång i månaden i förskott innan arbetet utförs. Om augusti kommer och ingen betalning har gjorts måste ditt övervakningsteam agera snabbt. Ett telefonsamtal till huvudentreprenörens kontor visar att han har ett problem med banken och att betalningen inte gick igenom som den skulle.

Ditt avtal kan innehålla en klausul som bötfäller entreprenören eller låter dig betala din personal med entreprenörens kredit tills problemet är löst. Ett sådant avtalsbrott kan till och med ge dig rätt att säga upp avtalet utan att själv drabbas av några påföljder.  

Förnyelse av avtal

De flesta avtal löper så småningom ut. Det kanske passar dig, eller så kanske du vill fortsätta med något som fungerar bra. På vissa sätt är en förnyelse enklare än att skapa det ursprungliga avtalet, eftersom ni redan arbetar tillsammans och vet vad ni kan förvänta er. På andra sätt kan den vara ännu mer komplicerad, till exempel när du vill förhandla om ett annat pris eller införa en klausul som inte fanns med i originalet.

Avslut

Syftet med hela CLM-processen är att nå fram till avslutet. Helst bör detta inte vara slutet på processen, utan bara ett steg i den fullständiga cykeln av initiering, förhandling, genomförande, övervakning och förnyelse. Det är upp till dig hur du avslutar affären, till exempel vem som får underteckna avtalsförpliktelser för ditt företag, men det är en god idé att låta den person som hanterade processen godkänna den slutgiltigt. Om du använder mallar online kan de vanligtvis tillämpa en elektronisk signatur på distans, om du anlitar en CLM-leverantör som inte finns på ditt kontor.

Lösningar för avtalshantering kan hjälpa

Oavsett hur stora eller små dina avtal är eller vilken typ av avtal du hanterar kan du effektivisera den tidskrävande processen genom automatisering med hjälp av avancerad programvara för avtalshantering. Faktum är att fördelarna med programvara för avtalshantering är många. Tänk dig smarta onlinemallar som kan hjälpa dig att optimera villkoren du eftersträvar, redigera ändringar på några minuter i stället för dagar, lägga till anpassade tillägg och undanröja flaskhalsar som hotar att få hela avtalscykeln att spåra ur. Dessa mallar presenterar standardiserade avtalselement i ett lättläst format som är begripligt vid en snabb genomläsning och underlättar den dagliga övervakningen av avtalets fullgörande med enkla och lättbegripliga rapporter.

Alla bra avtal innehåller ett anbud och ett acceptmoment. Det här stycket erbjuder dig till exempel insiderinformation och avancerade insikter i världen av smarta digitala företagsformulär. Allt du behöver göra för att acceptera det är att prenumerera på vårt nyhetsbrev. Det är roligt, informativt och kostnadsfritt!