Om du redan känner till beslutsstöd vet du att det använder avancerad dataanalys för att skapa förståelse för vad som händer i företaget och hur det presterar. Att bygga en bra strategi för beslutsstöd liknar i hög grad att genomföra en mindre spaningsoperation på egen hand, med hjälp av en mängd data som du förmodligen redan har tillgång till. Målet är att skapa mening i den stora mängd information som finns på olika platser och omvandla den till analyser som du kan förstå och använda.
Självklart är det bra att först lägga grunden innan du börjar använda en BI-strategi för att fatta smarta beslut, spara tid och pengar, minska riskerna och få ett försprång gentemot konkurrenterna. Den här artikeln är din vägledning för att bygga en framgångsrik BI-strategi.
Vad är en strategi för beslutsstöd?
En strategi för beslutsstöd är din plan för hur du ska skapa mening i de datauppsättningar som finns tillgängliga för företaget. Ditt företag samlar förmodligen in stora mängder information, och en bra BI-strategi är en systematisk metod för att organisera informationen, gå igenom den, utveckla användbara insikter från den och sedan fatta datadrivna beslut baserade på den. Exempel på ostrukturerad data som företaget sannolikt får in är:
- Försäljningssiffror
- Respons i sociala medier
- Kundernas svar på servicesamtal och teknisk support
- Intern ekonomisk information
- Personalens löner, tidrapporter och allt annat från HR, till exempel sjukfrånvaro och betald ledighet
- Lagernivåer
- Liknande information som du har samlat in från konkurrenter, till exempel deras offentligt tillgängliga försäljningssiffror eller annonsutgifter
När du har en datauppsättning som du tror innehåller användbar information är din BI-strategi den formella metod du använder för att analysera den och komma fram till en tydlig datavisualisering som framhäver viktiga insikter. Detta innebär vanligtvis att samla ett BI-team bestående av viktiga intressenter, från ekonomichefen eller IT-chefen till leverantörer, personalchefer, dataanalytiker och även slutanvändare, för att hålla strukturerade möten där informationen analyseras på ett meningsfullt sätt.
Målet är att utveckla en prediktiv modell som förklarar vad din organisation håller på med och förhoppningsvis ge bättre prognoser än metoden att gissa på måfå.
Varför bör jag ha en strategi för beslutsstöd?
Det är värt arbetet att använda strukturerade dataanalysverktyg för att lyfta fram viktiga prestationsindikatorer. När du väl har fått igång dina team börjar många verkligt överraskande insikter komma fram, och de kan ligga till grund för betydligt bättre affärsbeslut. När du vänjer dig vid att arbeta på det här sättet kommer du att upptäcka flera fördelar med BI. Din plan för beslutsstöd kan hjälpa dig på följande sätt.
Fatta välgrundade beslut
Att fatta beslut är chefens främsta uppgift, och om du arbetar i blindo känns det som att du bara kastar pilar mot en tavla där JA och NEJ sitter uppsatta. Avancerad affärsanalys ger underlag för beslutsfattandet och håller dig förankrad i fakta på ett sätt som annars inte är möjligt i växande organisationer. Under en enda dag kan du behöva fatta beslut om HR-policy, budskap i sociala medier, efterlevnadsarbete, rapportering till myndigheter och om fikarummet ska ha vanlig mjölk eller sojamjölk.
Säg till exempel att du måste bestämma om du ska gå över till ett arbetsschema på 4/10 i stället för att hålla fast vid dina nuvarande 5/8-timmarspass. Utan en BI-strategi för att analysera tidrapporter och viktiga prestationsindikatorer gissar du i princip utifrån vad som känns rätt. Men tänk om du kör dina data genom de automatiseringssteg för beslutsstöd som du har infört och det visar att kundtjänstmedarbetare presterar mycket bättre mot slutet av sitt arbetspass än i början, men sjukanmäler sig oftare än säljarna?
I det här fallet kan du överväga ett schema med 12 timmar i tjänst och 24 timmar ledigt, eftersom det maximerar både kundtjänstmedarbetarnas produktiva tid och deras ledighet. Som ett resultat får du bättre samtalshanteringstider och minskad frånvaro. Det är ett bra affärsbeslut, och du skulle aldrig ha kommit fram till det om inte BI-teamet hade undersökt data på djupet.
Spara tid och pengar
Med exemplet ovan har du bestämt dig för att gå över till ett 12/24-schema för kundtjänsten. Nu måste du genomföra ditt beslut. Det finns förstås bra och dåliga sätt att göra detta på, men finns det ett enda bästa sätt?
Företag som vill genomföra en stor förändring som denna anlitar ibland externa konsulter för att planera och hantera sin strategi för digital transformation. Det säger sig självt att detta är oerhört dyrt och kommer att ta upp din uppmärksamhet i flera månader. Å andra sidan kan det ta lika lång tid att utse någon internt, och den chefen kan inte utföra sitt övriga arbete medan hen flyttar runt scheman.
Det är då ditt BI-team kommer till undsättning genom att undersöka data och hitta meritförteckningen (via sökbara nyckelord) för en av dina ekonomianalytiker, som tidigare har varit projektledare. Hon har precis kommit tillbaka från sin föräldraledighet (information från HR) och har ännu inte påbörjat årets skattearbete. Inkommande samtalsdata visar att mars är en lugn månad när det gäller kundtjänstförfrågningar och att ni får minst antal samtal under natten.
Med dessa insikter ber du din tidigare projektledare att ta över arbetet med att byta scheman innan skattesäsongen drar igång på allvar. Schemalägg det första nya skiftet till början av mars och inled övergången med nattpersonal för att hålla deras arbetsbelastning låg tills alla har hunnit anpassa sig. Sedan använder du dina ekonomiska instrumentpaneler för att jämföra kostnaden med vad du skulle ha betalat företagskonsulter för att göra det.
Have an account? Log In
Begränsa riskerna
Smart riskbegränsning är en annan fördel med att ha en strategi för affärsanalys. När du sätter upp affärsmål för den närmaste framtiden kommer du oundvikligen att ta vissa risker. Framtida initiativ blir trots allt mycket mer förutsägbara om du kan se framtiden. En strategi för affärsanalys kan inte riktigt hantera det, men den kan ge underlag för din planering.
Säg att du har beslutat att införa det nya schemat och att du har kommit halvvägs genom övergången. Trots din noggranna planering går det inte bra, och fler kundtjänstmedarbetare än väntat slutar eller klagar på förändringen. Dina viktigaste intressenter håller ett öga på mätvärdena och tar fram en uppsättning lättöverskådliga milstolpar som hjälper dig att övervaka projektet. Om personalomsättningen stiger till vissa nivåer är det en signal att sakta ner övergången eller begränsa förlusterna i ett tidigt skede. Om siffrorna ligger nära en tolerabel nivå kan du tryggt fortsätta, eftersom datakällorna förutspår en återgång till det normala efter övergången. I båda fallen tar du väldefinierade risker med öppna ögon och har kontroll under hela processen.
Skaffa en konkurrensfördel
På en trång och konkurrensutsatt marknad kan även ett litet försprång ge dig en mindre fördel som gradvis låter dig dra ifrån. Om dina konkurrenter inte använder avancerade BI-verktyg för att hantera sin beslutsprocess kommer du förmodligen att göra färre och mindre allvarliga misstag, och du kanske till och med hittar nya möjligheter som andra missar.
Steg för att bygga en framgångsrik strategi för affärsanalys
Fördelarna med framgångsrik BI låter bra, men hur får du det att fungera i verkligheten? Här är 10 steg som nästan alla företag kan följa för att bygga upp framgångsrika BI-system och göra dem till en regelbunden del av verksamheten.
Steg 1. Bedöm din nuvarande situation
Du kan inte göra någonting förrän du vet vad du har att hantera. Använd din interna kunskap om verksamhetens tillstånd och dina framtida affärsmål för att bedöma var du befinner dig och vilken typ av information du behöver för att vägleda dig framåt. Detta kommer att påverka många av de beslut du fattar när du strukturerar dina team och planerar dina nya arbetsflöden. Gå runt i dina lokaler, gå igenom dina Excel-ark och prata med dina avdelningschefer för att identifiera värdefulla mål och hitta områden där information saknas.
Steg 2. Utse en sponsor och intressenter
De personer du väljer till dina BI-team måste vara smarta, drivna och tillräckligt disciplinerade för att ha ett systematiskt förhållningssätt till dataanalys. Välj någon du litar på som kan leda teamet. Det är vanligtvis en chef på C-nivå med stor erfarenhet av gruppinteraktion och teamledning. Ge denna sponsor stort utrymme att sätta samman resten av teamet, men se till att gruppen innehåller representanter från varje team som påverkas av projektet. Dessa intressenter kommer att arbeta nära tillsammans.
Steg 3. Sätt samman ditt BI-team
Samla alla, beställ pizza och börja med presentationerna. Om du ändrar scheman, som i vårt pågående exempel, är viktiga personer att ta med din sponsor – som vi antar är din operativa chef – som rapporterar direkt till dig. Intressenterna i teamet kommer att vara kundtjänstchefen, någon från HR, en schemaläggare från verksamheten, någon från fackförbundet om ni har ett sådant och kanske någon från juridikavdelningen som har särskild erfarenhet av arbetsrätt och efterlevnad för arbetstagare som inte är undantagna.
Obs! Beroende på vilken plattform du väljer (nästa steg) kan du också vilja investera i utbildning, till exempel en Power BI-kurs eller Tableau-kurs för ditt team.
Steg 4. Välj din BI-plattform
Det är innevarande år och allt är digitalt. Oavsett vad ditt team arbetar med, även om dina mål för verksamhetens resultat bara är att byta till sojamjölk vid kaffestationen, behöver du programvara för beslutsstöd som erbjuder mallar för självbetjäning och utmärkt användarvänlighet för icke-experter. Om du behöver några granskade förslag har vi listat våra rekommendationer för de bästa plattformarna för intäktsintelligens.
Steg 5. Ta hänsyn till säkerhet, integritet och efterlevnad
Just nu försöker någonstans i världen ett käckt gäng hackare komma åt dina data. Ditt företags planer för framtiden är inget du vill dela med dig av, så du behöver kryptering och god IT-säkerhet. Om du arbetar med kunders ekonomiska uppgifter bör du se till att du endast använder programvara som är SSAE 18-certifierad, eftersom det kan vara ett lagkrav.
Steg 6. Samla in, rensa och analysera dina data
Skräp in, skräp ut. Du har hört det förut, men det är viktigare här än någonsin. Rensa dina data innan de går genom BI-kvarnen, annars kommer resultaten inte att vara begripliga. Du behöver till exempel inte känna till alla anställdas hemtelefonnummer för att ändra ett schema, så ta bort det och all annan överflödig information. Ett inneboende beroende av datakvalitet är en av nackdelarna med BI.
Steg 7. Använd datavisualiseringar
En del av BI-planen handlar om hur du ska presentera de insikter som teamet utvecklar. Skapa en instrumentpanel för beslutsstöd med hjälp av mallar för datavisualisering, eftersom de är enkla, intuitiva och låter dig överblicka stora mängder data på ett ögonblick. Det gör det också mycket enklare för alla intressenter och alla i ditt BI-team att förstå exakt vad de tittar på.
Steg 8. Identifiera dina KPI:er
Välj ut dina centrala resultatindikatorer (KPI:er) och milstolpar tidigt och håll fast vid dem. När bör du veta hur schemaändringen kommer att påverka moralen? När bör du veta vad den kommer att kosta? Vad är ROI:n för hela detta? Följ upp detta, eftersom det är den återkoppling du behöver för att säkerställa att du är på rätt väg.
More Articles
Steg 9. Förutse hinder och hitta lösningar
Som en berömd boxare en gång sa: "Alla har en plan tills de får ett slag i huvudet." Vi vet att beslutsstöd och data ligger ganska långt från sporten, men citatet gäller faktiskt alla planer du tar dig an. Planera i förväg för hinder, felsteg och kända nackdelar med BI, och ha en plan för hur du ska ta dig förbi de oundvikliga datorkrascherna, dataförlusterna och bristerna i utbildningen.
Steg 10. Genomför årliga granskningar
Om du inte bygger in återkoppling och utvärdering i din BI-struktur kommer du aldrig att veta om den fungerar. Genomför årliga eller mer frekventa, exempelvis kvartalsvisa, granskningar av data, teamet och till och med själva processen för att säkerställa att du håller rätt kurs. Titta återigen på den ROI du får och fortsätt att förfina processen så att du blir allt bättre på att fatta datadrivna beslut.
Vill du veta mer?
Visste du att det finns mer i en beslutsstödsstrategi än vad en enda artikel kan rymma? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att fortsätta lära dig om detta ämne, tillsammans med alla tips, tekniker och verktyg inom intäktsoperationer som du behöver för att lyckas.
