A maioria das empresas depende de contratos, desde acordos de prestação de serviços com clientes até contratos de trabalho com funcionários. Estes contratos empresariais exigem muito tempo e esforço para serem redigidos, negociados, assinados e mantidos em segurança, e uma ferramenta de software pode apoiar a sua equipa ao longo do processo de gestão do ciclo de vida dos contratos. Compreender as vantagens do software de gestão de contratos ajuda-o a perceber que tipo de ferramenta procura e como a sua equipa pode tirar o máximo partido dela.
Quer esteja a gerir uma pequena startup ou uma empresa global, os seus contratos precisam de ser tratados com cuidado e em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis. Poderá não ter uma equipa jurídica completa, pelo que utilizar software de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) pode ajudar a garantir que cada fase do processo cumpre os mais elevados padrões. Mesmo que tenha uma grande equipa a gerir os seus contratos, uma solução de software pode reduzir o trabalho manual e simplificar o seu processo de gestão de contratos.
Continue a ler para obter uma visão geral das cinco principais vantagens do software CLM e perceber por que razão cada uma é importante e tem impacto na sua organização.
5 principais vantagens do software de gestão de contratos
Antes de analisarmos as vantagens, poderá também perguntar-se: quanto custa o software de gestão de contratos? Compreender os preços é fundamental, pois ajuda-o a equilibrar as expectativas relativamente às funcionalidades com as limitações orçamentais.
Eis uma análise das principais vantagens que o software de gestão de contratos pode trazer à sua empresa.
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1. Criação mais rápida de contratos
Muitas soluções de software de gestão de contratos incluem ferramentas como modelos de contratos personalizáveis, bibliotecas de cláusulas e campos preenchidos automaticamente. Estas funcionalidades ajudam a acelerar o processo de redação e a reutilizar documentos existentes para criar versões novas e revistas. A colaboração em tempo real e os fluxos de aprovação automatizados também contribuem para uma redação mais rápida dos contratos.
Redigir rapidamente um novo contrato beneficia não só a produtividade da sua equipa, mas também a sua contraparte contratual. Quanto mais depressa enviar um contrato a um novo cliente ou funcionário, mais depressa este poderá analisá-lo e assiná-lo ou responder-lhe com alterações. Produzir um contrato prontamente demonstra à outra parte que é uma prioridade para a sua equipa e para a sua empresa.
2. Redução do trabalho manual
As soluções de automatização de contratos geralmente disponibilizam funcionalidades de automatização que ajudam a reduzir os processos manuais da sua equipa. Com software de gestão de contratos, os membros da sua equipa podem criar fluxos de trabalho automatizados que incluem ordens de assinatura e notificações de atividade contratual. Estas funcionalidades tornam o processo de gestão do ciclo de vida dos contratos mais simples, com menos trocas de mensagens e menos trabalho administrativo.
A automatização da introdução de dados no desenvolvimento de contratos permite poupar muito tempo. Estas soluções de software podem preencher automaticamente informações de contacto e da empresa, datas de renovação e outros dados importantes nos contratos através de integrações com o seu CRM e outras bases de dados. Pode parecer uma tarefa pequena, mas acumula-se rapidamente: num estudo da Zapier sobre 1000 trabalhadores do conhecimento, 76% dos inquiridos afirmaram que passam 1-3 horas por dia simplesmente a transferir dados de um local para outro.
3. Redução do risco e garantia de conformidade
Não nos esqueçamos de que os contratos são documentos jurídicos e, por isso, estão sujeitos a normas de conformidade regulamentar. Quer se trate de um NDA ou de um contrato de aquisição, é necessário garantir que cumpre os requisitos legais da sua região. A conformidade contratual é um assunto sério, e a sua empresa pode estar sujeita a sanções por incumprimento se não cumprir as normas necessárias.
Garanta que os seus acordos têm validade. Veja o que pode invalidar um contrato.
Muitos softwares CLM incluem funcionalidades de gestão da conformidade, como permissões de acesso, trilhos de auditoria e encriptação de ponta a ponta. As capacidades de assinatura eletrónica destas ferramentas também cumprem as normas legais, garantindo que todos os contratos produzidos e geridos através do software estão em conformidade. Isto ajuda a reduzir o risco geral da sua empresa e pode até eliminar a necessidade de uma equipa jurídica interna.
4. Armazenamento organizado de documentos
Sem uma solução baseada na nuvem, o seu sistema de gestão documental pode começar a parecer-se com a sala de arquivos de um programa de televisão policial. Está bem, pode não ser assim tão mau — mas um arquivo não é apenas antiquado em termos de aparência; normalmente também é bastante disfuncional. Um armazenamento adequado poupará à sua equipa muitas dores de cabeça e tempo. De acordo com o mesmo estudo da Zapier, 73% dos trabalhadores afirmaram passar 1 a 3 horas por dia apenas a tentar encontrar informações ou um determinado documento.
A maioria dos softwares CLM dispõe de um repositório de contratos pesquisável que mantém os documentos organizados, centralizados e seguros. Os utilizadores podem pesquisar e filtrar contratos no repositório central com base no seu conteúdo, em vez de se limitarem aos nomes dos ficheiros. Algumas ferramentas de análise de contratos incluem até convenções de nomenclatura e históricos de versões integrados, para reduzir a duplicação de ficheiros e facilitar a localização exata do contrato que procura.
5. Informações sobre o sistema de gestão de contratos
O seu software CLM é apenas uma parte do sistema mais abrangente de gestão de contratos da sua empresa. Este sistema mais amplo engloba os processos empresariais e outros fatores envolvidos na forma como gere os contratos, como o processo de revisão de contratos, os fluxos de aprovação de contratos, a faturação e as principais partes interessadas. Tal como acontece com outras áreas da sua empresa, é importante monitorizar as métricas de desempenho do seu sistema de contratos.
Estas soluções de software incluem painéis, relatórios e funcionalidades de análise que ajudam a acompanhar a eficiência do seu processo de contratos e a identificar oportunidades de melhoria. Pode obter informações sobre fatores como o tempo médio de aprovação, os ciclos de renovação de contratos e os estrangulamentos dos fluxos de trabalho. Todos estes dados podem orientar a sua estratégia de contratos e ajudá-lo a apoiar os membros da sua equipa e a reconhecer o seu trabalho árduo.
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6. Bónus: maior satisfação e retenção dos trabalhadores
Existem muitos benefícios práticos na utilização de software de gestão de contratos, mas e quanto aos efeitos menos tangíveis? A implementação da automatização não melhora apenas a eficiência e a produtividade — também pode ter um impacto real na satisfação e no envolvimento dos trabalhadores. Na verdade, a automatização pode mesmo fazer a diferença entre as pessoas optarem por permanecer na sua empresa ou procurarem melhores oportunidades.
Noutro relatório da Zapier, 14% dos inquiridos que utilizam automatização no trabalho afirmaram ter considerado deixar os seus empregos, em comparação com uns impressionantes 42% dos que não utilizam automatização.
A rotatividade dos trabalhadores pode ser incrivelmente dispendiosa e, na sequência da Grande Demissão, os empregadores precisam de fazer tudo o que estiver ao seu alcance para manter os membros das suas equipas envolvidos e motivados no trabalho. Lidar diariamente com processos empresariais disfuncionais pode tornar-se extremamente desgastante. E embora o software possa implicar a sua própria curva de aprendizagem, o retorno vale a pena — tanto para os resultados financeiros da empresa como para as suas pessoas.
Encontrar o melhor software de gestão de contratos
Com uma compreensão clara de como o software CLM pode beneficiar a sua empresa, poderá estar a perguntar-se como escolher o melhor software de gestão de contratos para a sua empresa. Fatores como o preço, as funcionalidades e as integrações terão todos um papel importante. Para obter mais dicas sobre como escolher a melhor ferramenta, pode ler o meu artigo sobre o que procurar num software de gestão de contratos.
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