O que é a recolha de contactos de potenciais clientes? O guia completo

Se pretende impulsionar as suas relações profissionais com uma variedade de clientes, participar ou organizar uma exposição, conferência, feira comercial ou outro evento pode colocá-lo frente a frente com muitos potenciais contactos. Quer se trate de um evento virtual, presencial ou híbrido, terá muitas oportunidades para gerar novos contactos e fazer crescer o seu negócio.

Infelizmente, muitas pessoas sentem uma desconexão ao iniciar o contacto com um potencial cliente num evento e ao fazer o acompanhamento posteriormente. Por vezes, não recolhe as informações dessa pessoa de forma fiável ou faz o acompanhamento demasiado tarde para que seja relevante. No entanto, existe uma solução para garantir que obtém contactos de qualidade, os partilha com a sua equipa e mantém todos no caminho certo para criar relações sólidas: a recolha de contactos.

Saiba mais sobre como obter o melhor retorno possível do investimento nos eventos em que participa através da recolha de contactos, consultando aqui algumas informações importantes.

O que é a recolha de contactos?

A recolha de contactos é o processo de captar potenciais clientes num evento. Embora no passado se preferisse utilizar papel e caneta para obter dados de potenciais clientes, atualmente existem muitas plataformas de recolha de contactos que disponibilizam as ferramentas e estratégias necessárias para melhorar a recolha de dados e colaborar melhor com as suas equipas de vendas e marketing.

Os dados mostram que cerca de dois terços dos potenciais clientes captados em feiras comerciais e eventos nunca recebem qualquer acompanhamento. No entanto, com uma aplicação de recolha de contactos, pode garantir que capta os contactos certos, enriquece os seus dados, qualifica-os e atribui-lhes uma classificação, encaminhando as listas para a equipa certa, que poderá contactá-los no momento certo. Isto ajudá-lo-á a integrar perfeitamente os contactos gerados em eventos no seu sistema de gestão de contactos e no seu processo de acompanhamento de contactos.

Como funciona

Já descartei as folhas de papel como um bom método de recolha de contactos. Atualmente, deve contar com a tecnologia para simplificar a recolha de contactos e qualificá-los. Quer utilize uma plataforma baseada em hardware ou software, irá digitalizar códigos QR, códigos de barras, números de identificação, crachás com NFC ou até cartões de visita na sua aplicação, para obter os dados de contacto de um potencial cliente.

Estes dados podem incluir:

• Nome da empresa
• Cargo
• Telefone do escritório
• Endereço de e-mail

Uma vez que estes dados são normalmente recolhidos durante o processo de registo, também pode encontrar estas informações através da integração com o sistema de gestão do organizador do evento. No entanto, também pode querer contar com as suas próprias ferramentas e com uma conversa presencial para obter uma visão mais abrangente do seu potencial cliente.

O processo

O primeiro passo é captar os dados do potencial cliente através da digitalização do crachá ou código com um smartphone, tablet ou leitor portátil. De seguida, pode qualificar os contactos no local, adicionando notas na aplicação após a interação. Também poderá enviar imediatamente inquéritos personalizados e conteúdos adaptados para obter mais informações.

Quando tiver dados suficientes, é altura de fazer o acompanhamento após o evento através da integração com o seu CRM. Encaminhe estes dados para as equipas de vendas e marketing, de modo a criar uma abordagem mais personalizada para o seu discurso de vendas. A maioria das plataformas de recolha de contactos sincroniza-se em tempo real com soluções de CRM, disponibilizando informações à sua equipa muito mais rapidamente. Normalmente, também pode exportar os dados para folhas de Excel.

Por fim, a sua plataforma de recolha de contactos passa a fazer parte do seu ecossistema de relatórios, com métricas essenciais como o total de contactos digitalizados, a qualidade média dos contactos ou o número de contactos provenientes da mesma organização. A funcionalidade abrangente de pesquisa nas suas ferramentas de relatórios permite-lhe filtrar, agrupar e segmentar os contactos por métricas importantes, garantindo estratégias de marketing altamente desenvolvidas.

Opções de recolha de contactos

Uma vez que está a digitalizar os códigos de barras dos participantes para gerar os seus contactos, tem duas opções para criar a sua lista final: soluções baseadas em hardware e soluções baseadas em software.

A recolha de contactos baseada em hardware é normalmente gerida por um fornecedor externo, ao qual também terá de alugar algum tipo de leitor que lhe transmite os dados dos contactos. Alguns dos leitores atualmente disponíveis incluem leitores RFID, microleitores e leitores profissionais. Irá digitalizar os dados para o seu fornecedor, que recolherá e organizará os dados dos contactos e lhe enviará as informações posteriormente.

Por outro lado, as soluções de recolha de contactos baseadas em software proporcionam-lhe um pouco mais de acesso, flexibilidade e controlo. Estas plataformas são normalmente compatíveis com smartphones e tablets, pelo que a sua equipa pode digitalizar os crachás dos participantes utilizando os seus próprios dispositivos. Também obtém acesso instantâneo aos dados dos participantes, permitindo que a sua equipa escreva notas e exporte imediatamente as informações dos participantes.

Processo da ferramenta de recolha de contactos

1. Transfira a aplicação móvel da sua solução de hardware ou software
2. Dê formação à sua equipa sobre a aplicação móvel
3. Prepare o seu espaço de expositor ou patrocinador
4. Fale com os participantes e leia os respetivos crachás para obter informações de contacto
5. Qualifique o potencial cliente com base em parâmetros personalizados ou questionários
6. Exporte as informações dos potenciais clientes do sistema de recolha de potenciais clientes para um CRM ou uma folha de cálculo
7. Faça com que a equipa de vendas acompanhe o potencial cliente no momento oportuno

Existem alguns outros passos que pode seguir durante este processo, como transformar o seu registo numa experiência gamificada, com vantagens e classificações, para gerar tráfego, ou adicionar notas na aplicação para fornecer mais informações sobre potenciais clientes. À medida que participa em mais eventos, pode simplificar e melhorar o seu processo para garantir um trabalho de recolha de potenciais clientes ainda mais eficaz.

Benefícios das ferramentas de recolha de potenciais clientes

Os principais benefícios da recolha de potenciais clientes permitem-lhe recolher dados em grande escala, simplificar a colaboração da equipa e melhorar a experiência dos participantes. Com um dispositivo de recolha de potenciais clientes Android ou iOS, pode capturar e sincronizar dados de forma mais rápida e precisa. A maioria das aplicações também permite editar informações e deixar notas para outros membros da equipa, para que qualquer pessoa possa dar continuidade ao trabalho depois de concluída a qualificação de um potencial cliente.

As soluções de recolha de potenciais clientes também são ideais para participantes e organizadores de eventos, uma vez que reduzem a necessidade de escrever, transportar cartões de visita ou realizar outras trocas de informações demoradas. Torne a recolha de dados tão simples e discreta quanto possível com uma leitura rápida.

Próximos passos

Se não dispõe de uma solução de recolha de potenciais clientes para melhorar a sua geração de potenciais clientes, está na altura de analisar algumas análises de ferramentas para encontrar a solução mais adequada para a sua equipa. No entanto, se considera que o seu processo de gestão de potenciais clientes está completo, pondere subscrever o boletim informativo da RevOps para garantir que recebe atualizações e informações dos especialistas que revelam as mais recentes tendências e alterações no seu setor.