As 4 fases da análise de despesas e como realizar a sua própria análise

Para descobrir oportunidades ocultas de redução de custos na sua empresa, é crucial ter uma visão clara dos seus hábitos de despesa. Tem de saber para onde vai cada euro.

Os profissionais de compras experientes utilizam a análise da despesa para cumprir os seus objetivos de redução dos custos dos produtos, conseguindo frequentemente poupanças de 3% a 5% da despesa analisada. Isso sim, é dinheiro de volta no seu bolso!

Mas há um senão: para maximizar o seu potencial de poupança, precisa de transformar a análise da despesa num hábito contínuo. É como descascar as camadas de uma cebola. Analisa cada etapa do seu processo de fabrico, procurando valores atípicos — aqueles responsáveis sorrateiros pelas despesas —, analisando-os e executando planos cuidadosos para reduzir esses custos.

Neste artigo, vou apresentar-lhe as quatro etapas da análise da despesa e mostrar-lhe como fazê-la funcionar na sua própria empresa.

O que é a análise da despesa?

A análise da despesa proporciona uma visão clara da estrutura de despesas da sua empresa, eliminando as suposições do processo. Vai além do fluxo de caixa, revelando problemas ocultos, como pagamentos não divulgados, despesas duplicadas e oportunidades para renegociar com os fornecedores.

Pense nela como um relatório abrangente, com informações úteis e recomendações práticas. Com estes dados, pode tomar decisões informadas com confiança e adotar medidas para melhorar a saúde financeira da sua empresa e a gestão dos fornecedores.

O que são os dados de despesa de compras?

Os dados de despesa de compras, também conhecidos como dados de despesas, abrangem informações sobre os gastos de uma empresa em bens e serviços externos. 

Considere-os como um diário financeiro da sua empresa, que lhe permite acompanhar as despesas com artigos adquiridos externamente. Fornecem informações que podem ajudá-lo a compreender melhor os seus padrões de despesa, a tomar decisões financeiras informadas e a otimizar a sua cadeia de abastecimento e as relações com os fornecedores.

Benefícios da análise da despesa

Eis os principais benefícios da realização de uma análise da despesa: 

Identificar padrões e tendências de despesa

A análise da despesa ajuda-o a perceber como o dinheiro da sua empresa flui ao longo do tempo. A análise de dados anteriores pode revelar tendências de compra, esclarecendo onde são alocados os seus fundos e se os seus hábitos de despesa estão a evoluir. Com estas informações, pode tomar decisões informadas com base em dados históricos e nas condições atuais do mercado.

Descobrir áreas de desperdício e oportunidades de poupança

A análise da despesa também é útil para identificar os locais onde está a gastar dinheiro de forma ineficiente. Pode analisar minuciosamente os seus dados de compras para descobrir despesas desnecessárias, encomendas duplicadas ou preços excessivamente inflacionados. Isto permitir-lhe-á tomar medidas decisivas, reduzindo as despesas desnecessárias e encontrando oportunidades de aquisição estratégica.

Desenvolver estratégias para melhorar a eficiência financeira global

Com uma compreensão clara das suas despesas e das potenciais poupanças, a análise da despesa permite-lhe tirar melhor partido do dinheiro da sua empresa. Pode negociar com os fornecedores para obter melhores condições, uniformizar os processos de compras, consolidar as aquisições e implementar medidas de controlo de custos, contribuindo assim para uma maior rentabilidade e estabilidade financeira.

As quatro etapas da análise da despesa

O processo de análise da despesa segue normalmente quatro etapas distintas:

1. Recolha de dados

Recolha dados de várias fontes, como os seus registos financeiros, faturas, ordens de compra e recibos. Este passo inicial é crucial, pois estabelece a base para todo o processo de análise da despesa.

2. Limpeza de dados

Assim que tiver os dados, é altura de se dedicar aos pormenores da limpeza dos dados. Analise cuidadosamente os dados para garantir que são exatos e completos. Corrija eventuais erros, remova entradas duplicadas e certifique-se de que tudo segue um formato consistente. 

3. Análise de dados

Com os dados limpos, a etapa seguinte é a análise dos dados. É aqui que coloca o seu chapéu de detetive e começa a descobrir informações valiosas. Procure padrões e tendências que possam revelar áreas de despesas excessivas e potenciais poupanças de custos, e avalie o desempenho dos seus fornecedores. Isto proporcionar-lhe-á uma compreensão mais profunda dos seus hábitos de despesa.

4. Elaboração de relatórios

Por fim, é altura de partilhar as suas descobertas com a equipa de compras. Crie relatórios que apresentem as suas conclusões e sugiram formas de melhorar a situação. Estes podem incluir informações úteis para ajudar a reduzir custos, tornar as operações mais eficientes e melhorar as relações com os fornecedores. Em última análise, isto orientará o caminho a seguir para uma gestão financeira superior na sua empresa.

Como realizar o processo de análise da despesa em 5 passos simples

Ao iniciar a sua primeira análise de despesas, não se precipite nem tente abordar tudo de uma só vez. Tal como acontece com a maioria das coisas, existem desafios associados à análise de despesas, incluindo a falta de conhecimento sobre todas as fontes ou uma classificação inadequada. Para evitar estes desafios, comece por algo pequeno e concentre-se num objetivo principal, seguindo estes cinco passos simples:

Defina o que está a analisar

Antes de iniciar a análise de despesas da sua organização (também designada análise de gastos), precisa de compreender claramente os seus objetivos. 

Pense no que pretende alcançar através deste processo. A que perguntas urgentes precisa de obter respostas? Existem tendências ocultas que esteja interessado em descobrir? Definir um objetivo claro não só o orientará na direção certa, como também garantirá que os dados recolhidos durante a análise não sejam apenas dados – mas sim informações valiosas que podem orientar a sua tomada de decisões. 

Identifique as fontes de dados

Identifique todas as fontes que registam as suas informações de despesas. É fundamental não limitar a sua pesquisa apenas aos registos da sua equipa de compras. Alargue o âmbito a toda a organização para descobrir quaisquer dados ocultos. 

Faça uma análise abrangente dos diferentes departamentos, instalações fabris e unidades de negócio, bem como das suas contas a pagar, razão geral, ordens de compra, faturas, contratos e sistemas de compras eletrónicas. É surpreendente a quantidade de locais diferentes onde os dados podem surgir. Por isso, quando realizar a auditoria aos seus dados, seja minucioso e aprofunde os detalhes. 

Extraia e limpe os dados

Depois de definir o âmbito do seu projeto, o passo seguinte consiste em recolher e organizar os seus dados de despesas num único local central. Isto pode ser um pouco complexo, porque os dados surgem frequentemente em diferentes formatos, idiomas e moedas.

É aqui que a limpeza de dados se torna crucial. Pense nela como uma grande tarefa de limpeza, na qual encontra e corrige erros, remove registos inválidos e elimina aquilo de que não precisa. Envolve também a verificação de erros e de diferenças nas descrições e transações, para garantir que tudo está correto.

No fim, a limpeza de dados ajuda-o a encontrar e corrigir informações incompletas ou irrelevantes na sua base de dados. Corrige erros, verifica a existência de detalhes em falta e mantém os seus dados atualizados e precisos.

Classifique e analise os dados

O passo importante seguinte envolve categorizar e analisar os dados, com o objetivo de tornar as informações recolhidas mais acessíveis e ajudá-lo a compreender melhor a situação.

Comece por organizar os dados, agrupando-os por departamentos, fornecedores ou tipos de despesas – consoante o método que melhor se adequar às suas necessidades. Este agrupamento é semelhante a separar peças de um quebra-cabeças em diferentes montes, tornando mais simples visualizar o quadro completo.

Depois de organizar os dados, avance para a análise. Aprofunde a pesquisa para encontrar respostas a perguntas específicas e descobrir tendências valiosas. Pense nisto como ser um detetive no mundo dos dados. Também pode explorar técnicas estatísticas, como a análise de regressão, para revelar informações ocultas.

Implemente ferramentas de análise de despesas 

Porque deve preocupar-se em implementar a automatização na sua análise de despesas? Bem, os dados da sua análise de despesas são uma mina de ouro de informações que podem impulsionar melhorias nos seus processos. Por exemplo, se tem enfrentado um processamento de pagamentos consistentemente lento, talvez seja altura de explorar os benefícios de um sistema de compras eletrónicas. Um sistema deste tipo pode simplificar e acelerar os seus processos de pagamento, garantindo uma maior eficiência nas suas operações.

Considere também a utilização de software de análise de despesas. Estas soluções dispõem de funcionalidades como a limpeza automática e a aprendizagem autónoma, que podem ajudar bastante na gestão das suas finanças. A verdadeira magia está na extração automatizada de dados em tempo real, que permite realizar uma análise de despesas precisa e rápida, mesmo num ambiente em constante mudança.

Quer saber mais sobre a gestão de despesas?

A gestão e a análise de despesas não são tarefas pontuais; são processos contínuos que evoluem com a sua empresa. Ao compreender as principais etapas da análise de despesas e implementar o processo conforme discutido, pode reduzir custos, melhorar o desempenho dos fornecedores e tomar decisões baseadas em dados que garantam o sucesso da sua empresa num cenário cada vez mais competitivo.

Consulte o nosso guia sobre os principais benefícios de um sistema de inteligência empresarial (BI) e comece a criar a sua própria estratégia de inteligência empresarial bem-sucedida. Mas não é tudo – para se manter a par de informações e conhecimentos ainda mais valiosos do The CRO Club, não deixe de subscrever o nosso boletim informativo. Mantenha-se informado e esteja sempre um passo à frente!