Korzyści z zarządzania potencjalnymi klientami & 10 narzędzi wspierających wzrost przychodów

Możesz stale otrzymywać od swojej kadry sprzedażowej lawinę potencjalnych klientów do obsłużenia, ale generowanie potencjalnych klientów to nie cała historia udanej, prężnie rozwijającej się firmy. Jeśli nie masz strategii zarządzania potencjalnymi klientami, czas uporządkować działania i wdrożyć zorganizowany, dostępny oraz ustandaryzowany proces.

Możesz nie wiedzieć, od czego zacząć, ale jestem tutaj, aby przeprowadzić Cię przez ten proces — wyjaśnić, czym jest zarządzanie potencjalnymi klientami, jakie są jego korzyści i wyzwania. Podążaj za mną, a zabiorę Cię w podróż, która odmieni sposób zarządzania potencjalnymi klientami i zwiększy Twoje przychody.

Anatomia zarządzania potencjalnymi klientami

Na początek przyjrzyjmy się dokładnie anatomii zarządzania potencjalnymi klientami. Czym jest zarządzanie potencjalnymi klientami? Czy istnieje ustandaryzowany proces? Jak opracować strategię idealną dla swojej organizacji? Dowiedzmy się poniżej:

Czym jest zarządzanie potencjalnymi klientami?

Zarządzanie potencjalnymi klientami to proces organizowania i śledzenia potencjalnych klientów.

Tradycyjnie proces zarządzania potencjalnymi klientami polegał na traktowaniu ich wszystkich jednakowo, kontaktowaniu się z każdym z nich w tych samych odstępach czasu, za pośrednictwem tych samych kanałów i z tymi samymi ofertami. Jednak takie podejście zaczyna się dezaktualizować. Nowoczesna strategia zarządzania potencjalnymi klientami opiera się w znacznie większym stopniu na spersonalizowanym, dopasowanym podejściu, które integruje sprzedaż i marketing.

Dzisiejsze zarządzanie potencjalnymi klientami obejmuje pozyskiwanie nowych potencjalnych klientów, śledzenie ich aktywności oraz monitorowanie ich zachowania do momentu, gdy nadejdzie czas na nawiązanie z nimi kontaktu. Kwalifikacja potencjalnych klientów i kampanie pielęgnowania potencjalnych klientów również mieszczą się w ramach nowocześniejszego podejścia do zarządzania potencjalnymi klientami.

Proces zarządzania potencjalnymi klientami

Proces zarządzania potencjalnymi klientami obejmuje kilka kluczowych etapów, w tym pozyskiwanie potencjalnych klientów, wzbogacanie ich danych i śledzenie ich aktywności, kwalifikację potencjalnych klientów, ich dystrybucję oraz pielęgnowanie relacji z nimi. Przyjrzyjmy się pokrótce, na czym polega każdy z tych etapów.

1. Pozyskiwanie potencjalnych klientów

Istnieje wiele sposobów generowania potencjalnych klientów, w tym płatne reklamy, targi branżowe, media społecznościowe, kontaktowanie się za pośrednictwem poczty e-mail oraz rozszerzenia pobierające dane osób odwiedzających witrynę. Jeśli korzystasz już z systemu CRM lub oprogramowania do zarządzania potencjalnymi klientami, narzędzia cyfrowe dodadzą informacje kontaktowe i dane o źródle, dzięki czemu pozyskasz każdego potencjalnego klienta, który pojawi się na Twojej drodze, oraz sprawdzisz, skąd pochodził, aby określić, które kampanie działają najlepiej.

Jeśli nadal wprowadzasz nowych potencjalnych klientów ręcznie, czas zrezygnować z arkuszy kalkulacyjnych i zaopatrzyć się w system zarządzania potencjalnymi klientami, który integruje się z systemem CRM, zapewniając szybsze i dokładniejsze pozyskiwanie potencjalnych klientów oraz organizowanie potencjalnych klientów (te korzyści można również uzyskać dzięki oprogramowaniu do pozyskiwania potencjalnych klientów).

2. Wzbogacanie danych potencjalnych klientów

Gdy potencjalny klient znajdzie się już w cyklu sprzedaży, czas wzbogacić jego profil o wszystkie dostępne publicznie informacje, w tym takie dane jak nazwa firmy, konta w mediach społecznościowych i stanowisko. Oszczędzasz zespołowi sprzedażowemu czas poświęcany na wyszukiwanie informacji i ręczne wprowadzanie danych, a jednocześnie zyskujesz pełniejszy obraz sygnałów zakupowych każdego potencjalnego klienta.

Powinieneś również śledzić działania potencjalnych klientów podczas odwiedzania przez nich Twojej witryny lub kont w mediach społecznościowych, korzystając z map cieplnych i nagrań odtworzeniowych pokazujących, gdzie użytkownicy spędzają najwięcej czasu. Dzięki tym informacjom o potencjalnych klientach będziesz w stanie przewidywać ich potrzeby i tworzyć spersonalizowane treści.

3. Kwalifikacja potencjalnych klientów

Niezależnie od tego, czy korzystasz z predykcyjnego oceniania, niestandardowej metody oceniania czy oprogramowania do oceniania potencjalnych klientów, powinieneś mieć jakiś proces szeregowania potencjalnych klientów i określania ich gotowości do zakupu Twojego produktu. Kwalifikacja potencjalnych klientów wskaże również, na jakim etapie cyklu zakupowego znajduje się dany potencjalny klient, oraz uporządkuje ich według priorytetów, aby przedstawiciele handlowi mogli efektywniej wykorzystywać swój czas.

4. Dystrybucja potencjalnych klientów

W mniejszej firmie znasz swoich przedstawicieli handlowych na tyle dobrze, że ręczne przypisywanie potencjalnych klientów jest proste. Dobierasz najlepszego przedstawiciela do każdego potencjalnego klienta, aby zapewnić możliwie najlepszy rezultat. Jednak większe organizacje muszą mieć możliwość skalowania działań, dlatego niezbędne jest oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami, które rozdziela potencjalnych klientów za Ciebie.

Badania Novocall pokazują, że odpowiadanie potencjalnym klientom w ciągu pięciu minut zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi o 400%. Jak więc zapewnić przedstawicielom handlowym informacje potrzebne do natychmiastowego skontaktowania się z potencjalnymi klientami? Za pomocą zautomatyzowanego systemu dystrybucji potencjalnych klientów obsługiwanego przez oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami. Ustal zasady przydzielania naprzemiennego, według terytorium lub na podstawie umiejętności, a system zajmie się resztą. Jedną z zalet oprogramowania do planowania tras jest również oferowanie tej funkcji.

5. Pielęgnowanie potencjalnych klientów

W idealnym świecie każdy potencjalny klient stałby się klientem. Niestety nie wszyscy potencjalni klienci są gotowi do zakupu, dlatego warto odłożyć ich na później — ale o nich nie zapominać. Dzięki długoterminowej kampanii pielęgnowania potencjalnych klientów nadal możesz przekonać do zakupu osoby, które nie były na to gotowe, gdy po raz pierwszy się z Tobą skontaktowały.

Najważniejsze elementy zarządzania potencjalnymi klientami

Przygotowanie systemu do osiągnięcia sukcesu oznacza przestrzeganie najlepszych praktyk zarządzania potencjalnymi klientami. Po zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu upewnij się, że uwzględniasz niektóre z tych zaleceń, aby usprawnić i zoptymalizować cały przepływ pracy.

1. Automatyzacja kwalifikacji przychodzących potencjalnych klientów

Bez odpowiednich ram kwalifikacja potencjalnych klientów zajmuje bardzo dużo czasu. Korzystaj z oprogramowania CRM wraz z innymi narzędziami cyfrowymi, aby zautomatyzować kwalifikację potencjalnych klientów. Określasz cechy, które składają się na SQL (kwalifikowanego potencjalnego klienta sprzedażowego), a Twój system porządkuje i segmentuje potencjalnych klientów, zanim przekaże ich zespołowi sprzedażowemu.

2. Szybkie odpowiadanie na zapytania SQL

Wspominałem już wyżej, że odpowiadanie potencjalnemu klientowi w ciągu pięciu minut znacząco poprawia czas jego reakcji i zaangażowanie. Nie każ SQL-om czekać. Jeśli odpowiedź w ciągu pięciu minut nie jest możliwa, kieruj się zasadą 24 godzin, aby utrzymać tempo i nadal przeprowadzać potencjalnych klientów przez cykl sprzedaży.

3. Skrócenie czasu do uzyskania wartości

Nie chcesz, aby potencjalny klient odszedł tylko dlatego, że nie zaoferowałeś mu od razu czegoś wartościowego. Pokaż, że masz coś do zaoferowania, i dostarcz mu przydatne treści, które rozwiązują problem, jednocześnie zachęcając do udziału w zamkniętych treściach, takich jak biuletyny.

4. Priorytetowe traktowanie pielęgnowania potencjalnych klientów

Nawet jeśli Twój zespół sprzedażowy nie sfinalizował transakcji, nadal powinieneś szukać nowych możliwości ponownego zaangażowania dawnych potencjalnych klientów lub tych, którzy przestali reagować. Niezależnie od tego, czy zmieniły się ich priorytety, czy teraz mają budżet na Twój produkt, chcesz, aby o Tobie pomyśleli w pierwszej kolejności.

5. Mierzenie efektów działań

Niektóre kampanie i strategie są zawsze skuteczniejsze od innych. Gdy aktywnie śledzisz i monitorujesz kampanie, możesz lepiej ocenić działania marketingowe i sprzedażowe — dzięki temu zasoby są przeznaczane we właściwe miejsce. Regularne monitorowanie pozwala również dostrzegać trendy i zmiany na rynku oraz odpowiednio się do nich dostosowywać.

Dlaczego zarządzanie potencjalnymi klientami jest ważne?

Jako podstawa procesu sprzedaży, pozyskiwanie kwalifikowanych potencjalnych klientów odpowiadających profilom docelowych odbiorców oraz właściwe ich segmentowanie to najlepszy sposób na przeprowadzenie potencjalnych klientów przez cały cykl życia. Kursy zarządzania potencjalnymi klientami mogą pomóc Ci opanować te kluczowe umiejętności. Jest to aktywny i ciągły proces, który wymaga szybkich działań następczych, odpowiedniego przydzielania potencjalnych klientów oraz ewoluujących strategii marketingowych.

Zalety zarządzania potencjalnymi klientami

Skuteczne zarządzanie potencjalnymi klientami robi jednak więcej niż tylko usprawnia lejek sprzedażowy i poprawia współczynniki konwersji. Narzędzia do zarządzania potencjalnymi klientami, w tym ocena potencjalnych klientów w systemie CRM, mogą również usprawnić lejek sprzedażowy poprzez:

• Ujednolicenie działań sprzedawców i zespołów marketingowych w celu zapewnienia dostępu do aktualnych informacji na jednej platformie zarządzania.

• Ulepszanie obsługi klienta poprzez dostarczanie zespołom sprzedaży odpowiednich informacji za pośrednictwem marketingu e-mailowego, webinarów i innych punktów kontaktu. W rzeczywistości 59% klientów preferuje spersonalizowaną obsługę.

• Zapewnianie bardziej efektywnego wykorzystania zasobów, ponieważ wiesz, które kontakty warto pozyskać na podstawie danych demograficznych, danych o kontaktach i sygnałów zakupowych.

• Zwiększanie zysków dzięki decyzjom opartym na danych, które wykorzystują kluczowe informacje o kontaktach do ich kwalifikowania, rozwiązywania problemów i tworzenia głębszych relacji.

• Poprawianie jakości kontaktów dzięki solidnemu procesowi oceniania, który można zautomatyzować na podstawie preferowanej persony kupującego i celów firmy.

• Zwiększanie skalowalności dzięki automatycznym optymalizacjom wraz ze wzrostem liczby kontaktów jest proste dzięki systemowi zarządzania.

Według Altman Vilandrie & Company tylko 15% firm w pełni korzysta z narzędzi do generowania kontaktów i zarządzania nimi. A HubSpot twierdzi, że 65% małych firm ma trudności z zarządzaniem kontaktami. Jeśli chcesz wyprzedzić konkurencję, jasne jest, że zintegrowanie oprogramowania do analizy kontaktów z przepływem pracy może znacznie poprawić wyniki.

Narzędzia do zarządzania kontaktami

Od systemów CRM po oprogramowanie do generowania, pozyskiwania i oceniania kontaktów oraz inne rozwiązania — zarządzanie kontaktami może obejmować wiele technologii (a także wiązać się z wysokimi kosztami oprogramowania do zarządzania kontaktami). Nie musi być jednak skomplikowane. Oto kilka moich ulubionych narzędzi do zarządzania kontaktami na każdym etapie lejka:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Apollo.io	Najlepsze rozwiązanie do rozbudowanej globalnej bazy kontaktów B2B	Darmowy plan + 14-dniowy bezpłatny okres próbny + dostępne bezpłatne demo	Od 49 USD/użytkownika/miesiąc (przy rozliczeniu rocznym)	Website
2	Salesflare	Najlepszy dla małych i średnich firm B2B	30-dniowy bezpłatny okres próbny + dostępne bezpłatne demo	Od $29/użytkownika/miesiąc (rozliczane rocznie)	Website
3	Phonexa	Najlepsze rozwiązanie do automatycznej księgowości i fakturowania	Dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna	Cennik na życzenie	Website
4	monday CRM	Najlepszy do konfigurowalnej automatyzacji sprzedaży	14-dniowy bezpłatny okres próbny + dostępna bezpłatna wersja demonstracyjna	Od 12 USD/użytkownika/miesiąc (rozliczane rocznie)	Website
5	Zoho CRM	Najlepszy do uzyskiwania informacji o sprzedaży opartych na AI	Dostępny bezpłatny plan; 15-dniowy bezpłatny okres próbny	Od $14/użytkownika/miesiąc (rozliczane rocznie)	Website
6	CallPage	Najlepsze rozwiązanie do natychmiastowego pozyskiwania potencjalnych klientów dzięki oddzwanianiu	7-dniowy bezpłatny okres próbny	Od $25/użytkownika/miesiąc (Basic+)	Website
7	Pipedrive CRM	Najlepsze rozwiązanie do wizualnego zarządzania lejkiem sprzedażowym	14-dniowy bezpłatny okres próbny	Od $14/user/month (rozliczane rocznie)	Website
8	SharpSpring	Najlepsze rozwiązanie do CRM i automatyzacji marketingu	Bezpłatny okres próbny trwający od 14 do 30 dni po konsultacji z działem sprzedaży	Od 449 USD/miesiąc	Website
9	Unbounce	Najlepsze do tworzenia spersonalizowanych stron docelowych	14-dniowy bezpłatny okres próbny	Od $99/użytkownik/miesiąc (Launch)	Website
10	Zendesk Sell	Najlepsze rozwiązanie do kwalifikowania potencjalnych klientów	30-dniowy bezpłatny okres próbny	Od $19/użytkownika/miesiąc (Team)	Website

Wyzwania związane z zarządzaniem kontaktami

Nawet mając plan, który pomaga kierować strategią zarządzania kontaktami, nadal można napotkać przeszkody i pułapki, które mogą spowolnić proces, zakłócić kampanie marketingowe i obniżyć współczynnik konwersji kontaktów.

Pozyskiwanie i rozwój talentów

To, kto znajduje się w Twoim zespole, ma ogromne znaczenie dla zarządzania kontaktami. Niezależnie od tego, czy Twój zespół sprzedaży ma kilka złych nawyków, czy po prostu wykonuje tę pracę, aby opłacać rachunki, warto dokładnie mu się przyjrzeć, aby upewnić się, że działa na najwyższym poziomie. Niektóre złe nawyki i cechy osobowości, które mogą negatywnie wpłynąć na utrzymanie kontaktów i klientów, to:

• Kontaktowanie się z potencjalnymi klientami zbyt wcześnie w ciągu dnia
• Przekraczanie granic w relacjach z potencjalnymi klientami
• Ujawnianie, ile czasu poświęcili na analizę potencjalnych klientów
• Brzmienie zbyt gorliwie lub desperacko w dążeniu do sprzedaży
• Zachowywanie się tak, jakby wiedzieli wszystko

Jeśli chodzi o pozyskiwanie osób o odpowiedniej osobowości do sprzedaży, należy szukać członków zespołu o cechach, które prowadzą ich do sukcesu, w tym osobistej pasji do pomagania klientom, nieustannej dbałości o szczegóły, stałego pragnienia doskonalenia się oraz silnej potrzeby finalizowania transakcji dzięki wiedzy i uczciwości.

Nie zawsze uda się od razu znaleźć doświadczonych liderów sprzedaży, ale rozwijanie powyższych cech w całym procesie wdrażania może pomóc. Warto również wspierać rozwój umiejętności każdej osoby poprzez ciągłe szkolenia i spersonalizowany coaching.

Koordynacja międzydziałowa

Ponieważ zadania zespołów sprzedaży i marketingu coraz bardziej się łączą, może pojawić się pewne zamieszanie dotyczące zakresu odpowiedzialności — otwierając drogę do zaniedbań w zarządzaniu relacjami z kontaktami i klientami.

Najlepszym sposobem na ograniczenie potencjalnych szkód jest jasne zdefiniowanie zależności międzydziałowych i ustanowienie otwartych kanałów komunikacji. Pytania dotyczące tego rodzaju połączenia mogą obejmować:

• Na którym etapie cyklu sprzedaży zespół ds. operacji sprzedażowych polega na zespole marketingowym i odwrotnie? 
• Które integracje przechowują informacje dla obu zespołów i jak dobrze są oni przeszkoleni w zakresie ich obsługi?

• Kiedy zespoły sprzedaży i marketingu powinny komunikować się w sprawie potencjalnych klientów?

• Czy masz kanały komunikacji, które ułatwiają dzielenie się pomysłami, wskaźnikami i statystykami dotyczącymi jakości potencjalnych klientów?

Radzenie sobie z zakłóceniami na rynku

Chociaż masz możliwość samodzielnego zarządzania większością procesów sprzedaży i przepływów pracy, zawsze istnieje kilka czynników pozostających poza zakresem Twojej kontroli, takich jak nieprzewidywalne zachowania klientów i zakłócenia na rynku.

Radząc sobie z niepewnością w swojej branży, możesz ograniczyć wpływ zakłóceń we własnej organizacji za pomocą kilku narzędzi i strategii, w tym

• Prognozowanie sprzedaży, które może identyfikować nowe trendy i zmiany na rynku, wykrywać problemy w procesach sprzedażowych oraz przygotowywać Cię do podejmowania decyzji opartych na danych, gdy negatywne wyniki wpływają na Twoją firmę.

• Zaakceptuj dyskomfort związany z niepewnością. Według Harvard Business Review jest to najważniejsza strategia przewodzenia w warunkach zakłóceń, ponieważ uznanie, że nie wiesz wszystkiego, pozwala zmienić nastawienie z przekonania, że trzeba wiedzieć wszystko, na gotowość do nauczenia się wszystkiego.

• Rygorystycznie i często testuj wszystkie swoje założenia. Niezależnie od tego, czy dostrzegasz wczesne sygnały zakłóceń na rynku, czy przeprowadzasz regularny przegląd procesów, przedkładaj fakty i dane nad własne uprzedzenia.

• Skup się na elastyczności, pozostając wiernym celowi swojej firmy. Gdy wszyscy w Twojej organizacji mają wspólne rozumienie celów, pracujecie na rzecz jednoczącego celu, zamiast traktować priorytetowo różne kwestie, które wydają się odpowiednie dla Waszych ról. Dzięki konkretnym wytycznym możesz zaufać swoim zespołom i zapewnić im większą swobodę szybkiego i skutecznego reagowania na dostrzegane przez nie zmiany na rynku.

Najważniejsze wnioski

Omówiłem tutaj wiele informacji na temat zarządzania potencjalnymi klientami, różnych strategii, które możesz zastosować w swoich procesach, oraz sposobów radzenia sobie z różnymi przeszkodami, które mogą pojawić się na Twojej drodze. Ogólnie rzecz biorąc, automatyzacja i standaryzacja procesów to najbardziej efektywny sposób na ich usprawnienie, a jednocześnie otwarcie nowych możliwości rozwoju.