Jak zbudować arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym liderem sprzedaży, dopiero zaczynasz nową rolę, czy nawet zajmujesz się sprzedażą prowadzoną przez założyciela, arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów to narzędzie, które możesz szybko utworzyć, aby natychmiast poprawić wyniki swoich działań sprzedażowych.

Od ponad 10 lat zajmuję się sprzedażą. Na własne oczy przekonałem się, jak przedstawiciel handlowy będący gwiazdą, ale niekorzystający z żadnej metody śledzenia, przegrywa z przeciętnym sprzedawcą stosującym proces śledzenia potencjalnych klientów.

Ten przewodnik pokaże Ci, jak rozpocząć pracę z arkuszem kalkulacyjnym do śledzenia, zbudować niewielki proces wokół tego arkusza oraz skutecznie wykorzystywać go do rozwijania swojej firmy.

Czym jest arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów?

Arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów to narzędzie używane przede wszystkim przez osoby i zespoły zajmujące się sprzedażą, marketingiem i rozwojem biznesu do monitorowania potencjalnych klientów oraz zarządzania nimi. Można go traktować jako niewielkie narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM).

W przypadku firm, które dopiero rozpoczynają działalność, osób sprzedających własne usługi, a nawet sprzedawców oferujących produkty lub usługi o wysokiej wartości, którzy nie mają wielu potencjalnych klientów, arkusz kalkulacyjny do śledzenia może być świetnym narzędziem. Jest zasadniczo bezpłatny i nie wymaga pokonywania stromych krzywych uczenia się typowych dla większości systemów CRM.

Kto powinien korzystać z arkusza kalkulacyjnego do śledzenia?

Jest on najbardziej przydatny dla małych firm, które chcą rozpocząć gromadzenie danych sprzedażowych, ale nie chcą ponosić kosztów ani trudzić się konfiguracją złożonego oprogramowania do śledzenia sprzedaży, systemu CRM lub systemu zarządzania potencjalnymi klientami.

Zazwyczaj taki arkusz kalkulacyjny tworzy się w programie Excel lub Arkuszach Google. Chmurowe oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp i Monday.com, również dobrze nadaje się do tworzenia arkuszy do pozyskiwania potencjalnych klientów.

Nawet jeśli zespół korzysta z kompleksowego systemu CRM, arkusze do śledzenia nadal są pomocne dla osób umawiających spotkania, ponieważ pozwalają im monitorować wskaźniki sprzedaży i realizować cele. Menedżerowie sprzedaży mogą upewnić się, że pracownicy pierwszej linii sprzedaży wykonują wystarczającą liczbę wartościowych działań dziennie lub tygodniowo, bez konieczności poświęcania czasu na mikrozarządzanie lub przeglądanie kalendarzy.

Używam tego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia codziennych punktów kontaktu w sprzedaży, w tym połączeń, wiadomości tekstowych, e-maili i wiadomości bezpośrednich.

Powyżej znajduje się przykład bardzo skutecznego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia połączeń, używanego w częściowo zautomatyzowanej kampanii docierania do potencjalnych klientów przez osoby umawiające spotkania. Codziennie śledzą one nowe i trwające punkty kontaktu w sprzedaży, którymi mogą być: wiadomości bezpośrednie, wiadomości tekstowe, e-maile i połączenia.

To narzędzie pozwala osobie umawiającej spotkania zachować porządek, a co ważniejsze, umożliwia mojemu menedżerowi sprzedaży przejrzenie postępów całego zespołu zajmującego się umawianiem spotkań w około 20 minut każdego ranka.

Jakie dane gromadzić

Najważniejsze kolumny i informacje

Kolumny mogą zawierać takie informacje jak identyfikator potencjalnego klienta, nazwa firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail osoby kontaktowej, telefon osoby kontaktowej, branża, źródło pozyskania potencjalnego klienta, data pierwszego kontaktu, data ostatniego kontaktu, status, priorytet i notatki. Jednak co najmniej należy gromadzić:

Dane kontaktowe
1. Imię
2. Nazwisko
3. Nazwa firmy
Szczegóły firmy
1. Numer telefonu
2. Adres e-mail
3. Adres
4. Profil na LinkedIn
5. Inne profile w mediach społecznościowych
Historia interakcji
Poziom zainteresowania
Status rozmowy/potencjalnego klienta
Etap transakcji
Następne kroki
1. Zainteresowany
2. Rozmowa
3. Oferta
4. DND

Poprawa jakości danych śledzenia

Najważniejsza jest konsekwencja

Podczas wprowadzania danych do arkusza kalkulacyjnego dla każdego potencjalnego klienta zapewnij dokładność i kompletność, aby zachować użyteczność systemu śledzenia. Jeśli jesteś kierownikiem sprzedaży, zadbaj o przeszkolenie zespołu sprzedażowego w zakresie spójnych standardów danych, aby wszystkie dane można było łatwo agregować na potrzeby późniejszej analizy.

Wykorzystaj funkcje na swoją korzyść

Korzystaj z funkcji sprawdzania poprawności danych w oprogramowaniu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, aby zachować integralność danych (np. z menu rozwijanymi dla pól Status i Priorytet).

Arkusze Google mają teraz szybkie funkcje oparte na szablonach, wykorzystujące „@dropdown”, aby szybko tworzyć formatowanie warunkowe w arkuszu.

Korzystanie z tych funkcji (w możliwie największym zakresie) zamiast zwykłego tekstu jest dobrym pomysłem. Wpisy w postaci zwykłego tekstu zazwyczaj zawierają wiele błędów ortograficznych i składniowych, które mogą utrudniać agregowanie danych.

Przykład:

Dla pola Status utwórz listę rozwijaną z opcjami takimi jak Nowy, Skontaktowano się, Zainteresowany, Niezainteresowany, Skonwertowany.
Dla pola Priorytet opcjami mogą być: Wysoki, Średni, Niski.

Arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów

Potrzebujesz szybko skonfigurować śledzenie potencjalnych klientów? Pobierz ten szablon arkusza kalkulacyjnego, aby szybko skalować proces sprzedaży i uporządkować dane na czas, gdy będziesz gotowy przejść na rozwiązanie programowe.

Have an account? Log In

Jak utworzyć arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów

1. Określ swoje cele i KPI

Zacznij od określenia, co chcesz osiągnąć za pomocą tego arkusza kalkulacyjnego. Czy śledzisz pozyskiwanie potencjalnych klientów, współczynniki konwersji sprzedaży czy działania następcze wobec klientów? Twoje cele określą, jakie dane należy uwzględnić.

2. Skonfiguruj strukturę arkusza kalkulacyjnego

Korzystając z powyższej sekcji jako wskazówki, utwórz tabelę z kolumnami, które pomogą Ci śledzić niezbędne informacje o każdym potencjalnym kliencie. Postępuj zgodnie z podstawowymi zasadami zarządzania potencjalnymi klientami, aby zbudować fundament potrzebny do osiągnięcia sukcesu.

3. Uzupełnij arkusz kalkulacyjny

Zacznij wypełniać arkusz danymi dotyczącymi obecnych potencjalnych klientów. Możesz zrobić to ręcznie lub zaimportować dane z innych systemów, jeśli przechodzisz z innej metody śledzenia.

4. Skonfiguruj formatowanie warunkowe

Użyj formatowania warunkowego, aby ułatwić wizualną ocenę statusu i priorytetu potencjalnych klientów. Ustaw na przykład czerwone tło dla potencjalnych klientów o wysokim priorytecie, a zielone tło dla tych o niskim priorytecie lub posortuj dane według pola „Data ostatniego kontaktu”, aby najpierw wyświetlić najstarsze wpisy.

Uwaga dotycząca kolumny „Ostatni kontakt” — ucz się na moich błędach.

Może się to wydawać drobnym szczegółem, ale jeśli nie zdecydowałeś się jeszcze na korzystanie z systemu CRM, obiecuję, że ten drobny szczegół oszczędzi Ci GODZIN frustracji. Kolumna „ostatni kontakt” to automatyczny sposób na sprawdzenie, z kim ostatnio kontaktował się Twój zespół sprzedaży. Sprawa wygląda tak: gwarantuję Ci, że Twój zespół sprzedaży nie będzie uzupełniać jej po każdej rozmowie ani wiadomości — po prostu nie będzie, więc nawet nie próbuj.

Zamiast tego dodałem pomocny skrypt do Arkuszy Google, który automatycznie aktualizuje „kolumnę ostatniej aktualizacji”, jeśli którakolwiek z pozostałych kolumn w tym samym wierszu zostanie zmieniona. Uważam, że ten niewielki fragment kodu jest niezwykle pomocny, ponieważ eliminuje konieczność pamiętania przez przedstawicieli handlowych o uzupełnianiu komórki z datą ostatniej aktualizacji.

Instrukcja instalacji skryptu w Arkuszach Google

Otwórz Arkusz Google.

Przejdź do Rozszerzenia → Apps Script.
Usuń cały kod w edytorze skryptu i zastąp go poniższym skryptem:
Zmodyfikuj tablicę watchColumns, aby zawierała jednobazowe numery indeksów kolumn, które chcesz monitorować pod kątem zmian.
Zmień dateColumn na numer kolumny, w której ma pojawić się data po wprowadzeniu zmian.
Zapisz skrypt za pomocą ikony zapisywania lub wybierając Plik → Zapisz, a następnie nadaj nazwę projektowi.
Zamknij kartę Apps Script i wróć do arkusza.

Użyj tego bloku kodu na karcie Apps Script, aby upewnić się, że wszystko działa. Musisz tylko zaktualizować kolumny i usunąć komentarze znajdujące się za znakami //.

function onEdit(e) {

// Ustaw kolumny, które chcesz monitorować pod kątem zmian

const watchColumns = [2, 3]; // Przykład: monitoruj kolumny B i C (które mają indeksy jednobazowe 2 i 3)

const dateColumn = 4; // Kolumna, w której ma zostać ustawiona data (w tym przypadku D, czyli 4)

const range = e.range;

const sheet = range.getSheet();

if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {

// Ustaw datę w wyznaczonej „dateColumn”, gdy monitorowana kolumna zostanie zmodyfikowana

const row = range.getRow();

const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);

dateCell.setValue(new Date());

}

5. Utwórz filtry i opcje sortowania

Włącz filtry dla każdej kolumny, aby ułatwić użytkownikom przeglądanie danych, na przykład wyświetlanie wszystkich potencjalnych klientów znajdujących się na określonym etapie procesu sprzedaży lub przypisanych do konkretnego przedstawiciela handlowego.

Wskazówka:

Utwórz pulpit nawigacyjny na podstawie tych filtrów, korzystając z tabel przestawnych lub fragmentatorów.

Czym jest fragmentator?

Fragmentator to interaktywny pasek narzędzi, który umożliwia sortowanie arkusza kalkulacyjnego na podstawie określonych wartości i danych. Możesz używać go do zmiany widocznych informacji w arkuszu za pomocą łatwo dostępnego widżetu.

Bardzo lubię fragmentatory, ponieważ umożliwiają modyfikowanie danych bezpośrednio na stronie.

6. Przygotuj moduł szkoleniowy dla swojego zespołu

Szkolenie nowego zespołu sprzedaży z efektywnego korzystania z arkusza kalkulacyjnego do śledzenia potencjalnych klientów można podzielić na serię modułów edukacyjnych. Poniżej przedstawiono sugerowane tytuły i krótki opis każdego modułu, które pomogą w zaplanowaniu procesu szkoleniowego:

Wprowadzenie do śledzenia potencjalnych klientów

Zrozumienie arkusza kalkulacyjnego do śledzenia potencjalnych klientów
Najlepsze praktyki wprowadzania danych
Zarządzanie potencjalnymi klientami i aktualizowanie ich danych
Wykorzystywanie filtrów i sortowania do analizy
Raportowanie i wnioski
Zastosowanie w rzeczywistych sytuacjach i odgrywanie ról
Sesja pytań i odpowiedzi oraz przekazywanie opinii

7. Przegląd i analiza

Jedną z ogromnych zalet korzystania z Arkuszy Google jest łatwa synchronizacja z narzędziem Google Lookerstudio. To narzędzie pozwoli liderowi sprzedaży prowadzić bardziej przejrzyste rozmowy na temat wyników sprzedaży oraz wykorzystywać wizualizacje do łatwiejszego i skuteczniejszego śledzenia trendów.

Kto jest zaangażowany?

Teraz, gdy arkusz kalkulacyjny został utworzony w programie Excel lub Arkuszach Google, potrzebne będą osoby, które zajmą się realizacją procesu sprzedaży. Poniżej przedstawiono typowe osoby, role i funkcje w odniesieniu do arkusza kalkulacyjnego.

Przedstawiciel handlowy

W każdym procesie biznesowym obejmującym sprzedaż przedstawiciel handlowy pełni funkcję łącznika między ofertą firmy a potrzebami klienta. Odgrywa kluczową rolę nie tylko w realizacji strategii sprzedaży, lecz także w ich kształtowaniu na podstawie bezpośrednich informacji zwrotnych z rynku. Jego akceptacja zapewnia motywację i proaktywność, czyli cechy niezbędne do osiągania najlepszych wyników sprzedaży.

Przedstawiciele handlowi są odpowiedzialni za codzienne uzupełnianie swojej części arkusza kalkulacyjnego. Im mniej i prostsze są KPI, tym lepiej.

W typowym procesie sprzedaży chciałbym, aby mój zespół śledził:

Liczbę połączeń dziennie
Liczbę połączeń z zakwalifikowanymi potencjalnymi klientami dziennie
Łączną wartość zakwalifikowanego lejka sprzedażowego
Łączny przychód
Współczynnik przejścia od zakwalifikowania do zamknięcia sprzedaży

Te KPI powinny być uwzględnione na głównym pulpicie arkusza kalkulacyjnego, całkowicie otwartym, aby wszyscy przedstawiciele mogli obserwować wzajemne wyniki.

Menedżer sprzedaży

Jednej rzeczy dotyczącej menedżera sprzedaży nie mogę dość mocno podkreślić: niemal nigdy nie powinien on być najlepszym sprzedawcą. Pomyśl o Michaelu Scotcie z serialu Biuro. Świetny sprzedawca, fatalny szef.

Zarządzanie zespołem sprzedażowym oznacza odpowiedzialność za osiąganie KPI przez cały zespół. Oznacza to stałe monitorowanie wskaźników wyprzedzających, szkolenie sprzedawców mających trudności oraz opracowywanie nowych strategii poprawy wyników zamkniętej sprzedaży.

Ścisłe przestrzeganie zasad korzystania z arkusza śledzenia jest bardzo ważne dla menedżera sprzedaży, aby utrzymać zespół na właściwej drodze do osiągania celów sprzedażowych. Dzięki zapewnieniu poprawności i terminowości wprowadzanych danych może on wyeliminować ryzyko mikrozarządzania, czyli, jak to nazywam, „śmierci morale”.

Gdy dane sprzedażowe wskazują, że sprzedawca wykonuje swoją pracę powyżej poziomu określonego przez KPI, menedżer sprzedaży powinien po prostu zostawić go w spokoju. Dopiero gdy te KPI zaczną spadać, powinien zareagować i bezpośrednio współpracować z przedstawicielem nad poprawą jego wyników.

Lider sprzedaży

Najprawdopodobniej jesteś właścicielem małej firmy, a jeśli tak, prawdopodobnie jesteś również liderem sprzedaży w swojej firmie. W przypadku zespołów sprzedażowych kierowanych przez założyciela niezbędne jest wykonanie kilku kroków:

Ustalaj ton i konsekwencję działań zespołu podczas osobnego spotkania poświęconego wyłącznie sprzedaży, odbywającego się co najmniej raz w tygodniu. Nie włączaj spotkań sprzedażowych do spotkań ogólnych.
Dbaj o zwięzłość i konkretność spotkań sprzedażowych. Marcus Chan napisał dobrą książkę „Sekrety sześciocyfrowej sprzedaży”, w której można znaleźć naprawdę praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia skutecznych spotkań sprzedażowych.
Deleguj łatwe zwycięstwa. Jeśli jesteś założycielem, Twoim zadaniem są kluczowe konta i rozwijanie tych relacji z czasem. Twoim zadaniem NIE jest bycie najlepszym sprzedawcą. Przekazuj najlepsze potencjalne kontakty i klientów swojemu zespołowi sprzedażowemu, aby budować morale i spójność zespołu.

Jeśli jesteś właścicielem firmy, zapoznaj się z naszym artykułem „Jak uporządkować potencjalnych klientów (i przygotować zespół sprzedażowy na sukces) w 3 krokach”, aby znaleźć pomocne wskazówki dotyczące rozpoczęcia porządkowania potencjalnych klientów w swoim zespole.

Wskazówki i błędy, których należy unikać podczas śledzenia potencjalnych klientów

Wskazówki

1. Jak najszybciej zintegruj z systemem e-mail marketingu (EMS)

E-mail jest jednym z najpotężniejszych narzędzi sprzedażowych. Narzędzie takie jak ActiveCampaign lub MailChimp powinno zostać wykorzystane natychmiast. Korzystając z automatyzacji za pośrednictwem Zapier, możesz łatwo przesyłać istotne informacje kontaktowe do EMS bez konieczności ich podwójnego wprowadzania.

2. Automatyzuj, gdy to możliwe

Korzystaj z formuł i funkcji, aby automatyzować obliczenia, takie jak liczba dni od ostatniego kontaktu, oszczędzając czas i ograniczając liczbę błędów popełnianych ręcznie.

3. Stale twórz kopie zapasowe

Arkusze kalkulacyjne oparte na chmurze, takie jak Arkusze Google, są zawsze objęte kopią zapasową, dlatego do moich szablonów narzędzi do śledzenia preferuję arkusze zamiast programu Excel.

Błędy, których należy unikać

1. Nadmierne komplikowanie

Zadbaj o prostotę i łatwość obsługi arkusza kalkulacyjnego. Unikaj zbyt wielu pól, skomplikowanych formuł i nieuporządkowanych układów.

2. Niespójne wprowadzanie danych

Ustandaryzuj wprowadzanie danych za pomocą jasnych wytycznych i korzystaj z list rozwijanych, aby zminimalizować liczbę błędów. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu zostali przeszkoleni w zakresie prawidłowego korzystania z arkusza kalkulacyjnego.

3. Zaniedbywanie aktualizacji i konserwacji

Regularnie aktualizuj i utrzymuj arkusz kalkulacyjny, aby zachował aktualność i użyteczność. Wdróż strategię tworzenia kopii zapasowych, aby zapobiec utracie danych.

Witamy w Klubie CRO: wynosimy przywództwo w obszarze przychodów na wyższy poziom

Kiedy potrzebuję oprogramowania do zarządzania potencjalnymi klientami?

Oznaki, że Twoja firma wyrosła z modelu opartego na arkuszu kalkulacyjnym

Większa liczba potencjalnych klientów: Obsługa dużej liczby potencjalnych klientów za pomocą arkuszy kalkulacyjnych może stać się uciążliwa i podatna na błędy. Jeśli śledzenie interakcji lub aktualizacji w efektywny sposób sprawia Ci trudność, jest to sygnał, aby dokonać zmiany. Jedną z zalet oprogramowania do śledzenia sprzedaży jest również możliwość obsługi większej liczby potencjalnych klientów.
Potrzeba dostępu do danych w czasie rzeczywistym: Jeśli kilku członków zespołu musi jednocześnie uzyskiwać dostęp do informacji o potencjalnych klientach i zarządzać nimi, arkusze kalkulacyjne mogą okazać się ograniczające i mogą nie obsługiwać skutecznie aktualizacji w czasie rzeczywistym.
Złożone procesy sprzedaży: W miarę jak procesy sprzedaży stają się bardziej złożone, obejmując wiele punktów kontaktu i spersonalizowane działania następcze, arkusze kalkulacyjne mogą nie umożliwiać skutecznego zarządzania nimi.
Ograniczenia raportowania i analityki: Gdy do podejmowania świadomych decyzji potrzebne są zaawansowane analizy i raporty, a arkusze kalkulacyjne są zbyt podstawowe, aby dostarczyć takich informacji, konieczny może okazać się system CRM.

Jak przejść z arkusza kalkulacyjnego na system CRM lub system zarządzania potencjalnymi klientami

Oceń swoje potrzeby: Dowiedz się, czego potrzebujesz w systemie CRM, identyfikując problemy związane z obecnym systemem opartym na arkuszu kalkulacyjnym i określając funkcje, które pozwolą je rozwiązać.
Wybierz odpowiedni system CRM: Wybierz system CRM, który mieści się w Twoim budżecie, skaluje się wraz z rozwojem firmy, integruje się z używanymi narzędziami i jest łatwy w obsłudze.
Zaplanuj migrację danych: Przygotuj dane do migracji, porządkując istniejące dane (usuwając duplikaty i poprawiając błędy) oraz określając, które dane należy przenieść.
Przeszkol swój zespół: Upewnij się, że wszyscy, którzy będą korzystać z systemu CRM, zostali przeszkoleni w zakresie jego skutecznego użytkowania. Może to obejmować wiele sesji szkoleniowych lub bieżące wsparcie.

Przejście z podstawowego arkusza kalkulacyjnego na dedykowany system CRM lub system zarządzania potencjalnymi klientami stanowi znaczący krok naprzód w zarządzaniu relacjami z klientami i zwiększaniu skuteczności sprzedaży, zwłaszcza gdy firma się rozwija, a jej procesy stają się bardziej złożone.

Śledzenie potencjalnych klientów — podstawa zrównoważonego rozwoju

Arkusz kalkulacyjny do śledzenia potencjalnych klientów nie służy wyłącznie do kontrolowania, z kim rozmawiałeś — chodzi o stworzenie podstawy zrównoważonego rozwoju. Dzięki funkcjom takim jak automatyczne przypomnienia o dalszym kontakcie, aktualizacje statusu i ustalanie priorytetów dla najbardziej obiecujących leadów arkusz ten staje się mini systemem CRM, dostosowanym konkretnie do wyjątkowych potrzeb startupów.

W miarę wprowadzania szczegółów dotyczących każdego leada obserwuj, jak rozwija się Twoja wiedza biznesowa. Pozwala Ci to na bieżąco udoskonalać taktyki sprzedażowe i koncentrować się na tym, co naprawdę działa. Co więcej, to doskonały sposób, aby cały zespół zachował spójność w zakresie celów sprzedażowych, rozumiał bieżącą sytuację i wspólnie dążył do osiągania założeń.

Późniejsze przejście z arkusza kalkulacyjnego na pełnoprawny system CRM staje się znacznie łatwiejsze, gdy masz już wdrożone te procesy. To coś więcej niż tylko narzędzie — to Twój wczesny przewodnik po rozległym oceanie przedsiębiorczości, kierujący Cię ku bardziej uporządkowanym i opartym na danych sukcesom sprzedażowym. Zacznij od tego prostego kroku i przygotuj grunt pod zaawansowane działania sprzedażowe, które popchną Twoją firmę naprzód. Niech rozpocznie się podróż ku rozwojowi i efektywności!

Chcesz przenieść swoje działania RevOps na wyższy poziom? Zapisz się do newslettera The CRO Club, aby otrzymywać fachowe porady, recenzje oprogramowania i inne materiały, które pomogą Ci zapewnić przewidywalny rozwój na dużą skalę.