Wszyscy traciliśmy sprzedaż z powodu zagubionych danych potencjalnych klientów. To frustrujące i stanowi ogromną stratę czasu. Nigdy nie zapomnę mojego pierwszego systemu CRM. Był oparty na Excelu i dało się z niego w przybliżeniu korzystać, ale był pełen błędów. Miało to miejsce ponad 12 lat temu… na długo przed pojawieniem się ogromnej liczby świetnych systemów CRM w chmurze, z których korzystamy obecnie.
Nasz system CRM w Excelu działał do momentu, gdy osiągnęliśmy około $600k sprzedaży, a następnie całkowicie się załamał. Straciliśmy wszystkie dane i informacje o klientach. Aby je odzyskać, musieliśmy przejrzeć setki faktur i rachunków oraz „wyciągnąć” z nich wszystkie informacje z powrotem do DWÓCH systemów CRM w Excelu — trudno w to uwierzyć. Właśnie wtedy odkryłem Arkusze Google i przechowywanie danych w chmurze.
Od tamtej pory wdrażam systemy CRM i szkolę zespoły sprzedażowe w zakresie prawidłowego korzystania z systemów CRM, aby pozostawały w kontakcie z klientami i potencjalnymi klientami. Moim zdaniem systemy CRM w chmurze są tak tanie i łatwe do uruchomienia, że firmy każdej wielkości popełniają poważny błąd, nie tworząc takiego systemu od samego początku.
Zatem przejdźmy do rzeczy i odkryjmy sekrety perfekcyjnego porządkowania potencjalnych klientów, aby żadna okazja nie umknęła nam ponownie!
Czym jest potencjalny klient sprzedażowy?
Potencjalni klienci to osoby, które mogą zostać przekształcone w rzeczywistą sprzedaż lub klientów płacących, jeśli odpowiednio się o nie zadba i właściwie nimi zarządza. Jestem wielkim zwolennikiem teorii, że potencjalni klienci nie są prospektami. Prospekt powstaje z potencjalnego klienta w wyniku inteligentnie zaprojektowanego i dobrze przeprowadzonego procesu sprzedaży.
Dlaczego śledzenie potencjalnych klientów sprzedażowych jest ważne?
Potencjalni klienci sprzedażowi mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy, napędzając jej rozwój i zapewniając dalszy sukces. Większość firm napotyka problemy z przychodami z powodu braku potencjalnych klientów, a wiele przedsiębiorstw nie radzi sobie ze śledzeniem potencjalnych klientów i zarządzaniem nimi.
Obsługa potencjalnych klientów sprzedażowych wymaga systematycznego podejścia. Ich sama liczba może być przytłaczająca, ponieważ nie ma ograniczenia co do tego, ilu potencjalnych klientów firma może zgromadzić z czasem. Jednak gdy są skutecznie uporządkowani, zespół zarządzający sprzedażą może łatwiej przekształcić ich w rzeczywistych klientów.
Zgodnie z podejściem RevOps uporządkowana organizacja pomaga zarówno członkom zespołu sprzedażowego, jak i zespołowi marketingowemu. Kategoryzując zasoby wykorzystywane do pozyskiwania tych potencjalnych klientów, zespół marketingowy może lepiej nadzorować swoje treści i podejście marketingowe.
Skuteczna organizacja sprzyja lepszemu śledzeniu potencjalnych klientów. Utrzymywanie kluczowych informacji o każdym prospekcie w porządku i w zasięgu ręki przyspiesza proces śledzenia potencjalnych klientów sprzedażowych. Takie ustalanie priorytetów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że zakwalifikowani potencjalni klienci nie przepadną.
Wszyscy liderzy RevOps muszą pamiętać, że każda firma jest inna. Zacznij od stworzenia lub zrozumienia strategii generowania i przechwytywania popytu. To, co sprawdza się w jednej firmie, może być niewystarczające w innej. Dlatego ważne jest określenie systemu zarządzania potencjalnymi klientami, który najlepiej odpowiada celom firmy.
Have an account? Log In
Jak utrzymywać porządek wśród potencjalnych klientów
1. Korzystaj z systemu zarządzania potencjalnymi klientami
Niezależnie od tego, czy masz już własny system CRM, czy dopiero zaczynasz od prostych Arkuszy Google i arkuszy kalkulacyjnych Excel, ważne jest systematyczne zarządzanie napływającymi potencjalnymi klientami. Przyjrzyjmy się sposobom, dzięki którym możesz to robić:
System zarządzania relacjami z klientami (CRM) w Twojej firmie
Systemy CRM, gdy są prawidłowo wykorzystywane, mają kluczowe znaczenie dla rozwoju potencjalnych klientów, ponieważ pomagają utrzymać porządek, automatyzować działania i zapewniać płynność procesów, dzięki czemu przedstawiciele handlowi mogą skupić się na działaniach przynoszących największe efekty.
Najpotężniejszym elementem systemu CRM jest oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami. Nowi potencjalni klienci, przekazywani przedstawicielom handlowym przez zespół marketingowy, są przechowywani, kwalifikowani, segmentowani za pomocą inteligentnego kierowania potencjalnych klientów i przesuwani wzdłuż lejka sprzedażowego (jest to również jedna z zalet oprogramowania do śledzenia sprzedaży).
Liderzy RevOps wykorzystują oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami do kierowania:
- Kampaniami marketingowymi
- Kampaniami pielęgnowania potencjalnych klientów
- Kampaniami sprzedażowymi
- Budowaniem pulpitów wskaźników
- Automatyzacją przepływów pracy
- Analizowaniem danych potencjalnych klientów
- Monitorowaniem cyklu sprzedaży
- Wspieraniem wzrostu liczby subskrybentów
- I wieloma innymi działaniami
Pomyślne wdrożenie systemu CRM automatyzuje dziesiątki zadań i uwalnia wiele godzin pracy zespołu sprzedaży. Jednak pomyślne wdrożenie często nie jest tak łatwe do osiągnięcia, jak sugerowałyby to zespoły marketingowe deweloperów CRM.
Specjaliści RevOps muszą dokładnie rozumieć, co chcą osiągnąć, wdrażając system CRM. Pomyślne wdrożenie nowego systemu CRM lub doprowadzenie istniejącego systemu do pełnej sprawności często oznacza wydanie na konsultantów, wdrożeniowców i wykonawców wielokrotności miesięcznej opłaty abonamentowej. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na duży system CRM, taki jak Hubspot lub Salesforce, czy na mały, butikowy system CRM, pamiętaj, że na zbudowanie swojego systemu poświęcisz znaczną ilość kapitału i czasu.
Zalecałbym, aby każdy specjalista RevOps najpierw zatrudnił stratega z doświadczeniem we wdrażaniu i zarządzaniu systemami CRM, aby omówić potrzeby swojej organizacji. Po opracowaniu strategii można ustalić budżet i harmonogram wdrożenia, a następnie rozpocząć faktyczną integrację systemu CRM.
Jeśli jesteś specjalistą RevOps i szukasz systemu CRM, który będzie odpowiadał Twoim potrzebom, zapoznaj się z dwoma innymi naszymi artykułami na temat najlepszego oprogramowania do zarządzania potencjalnymi klientami oraz najlepszego bezpłatnego oprogramowania do zarządzania potencjalnymi klientami.
Arkusze Google lub Microsoft Excel
Arkusze Google, szeroko dostępna i przyjazna dla użytkownika platforma, to ekonomiczne rozwiązanie dla startupów i małych firm poszukujących skutecznego zarządzania potencjalnymi klientami bez wysokich kosztów specjalistycznego oprogramowania CRM. Nie polecałbym go jednak większym organizacjom, ponieważ prawdopodobnie poświęcisz więcej czasu i pieniędzy na stworzenie pajęczyny aplikacji internetowych i integracji Zapier niż na wdrożenie dedykowanego systemu CRM. W takim przypadku przydatna może okazać się nasza lista najlepszego bezpłatnego oprogramowania CRM.
Jedno ostrzeżenie: systemy CRM oparte na arkuszach kalkulacyjnych mają trudności z integracją z systemami do marketingu e-mailowego, takimi jak ActiveCampaign. Jest to możliwe, ale integracja może być kapryśna i frustrująca.
Tym, co wyróżnia Arkusze Google w obszarze zarządzania potencjalnymi klientami, jest ich naturalnie współpracujący charakter oraz możliwości integracji. Na przykład utworzenie formularza Google do pozyskiwania potencjalnych klientów powoduje bezpośrednie umieszczenie odpowiedzi w arkuszu, dzięki czemu żaden potencjalny klient nie zostanie przeoczony. Ponadto rozbudowany Google Workspace Marketplace oferuje mnóstwo rozszerzeń i dodatków usprawniających proces zarządzania potencjalnymi klientami. Integracje te obejmują zarówno automatyzację wiadomości uzupełniających wysyłanych pocztą elektroniczną, jak i wykorzystanie Google Apps Script i Google Sheets API do tworzenia niestandardowej automatyzacji.
W miarę rozwoju firm i komplikowania się procesów zarządzania potencjalnymi klientami mogą one dostrzec potrzebę przejścia na dedykowany system CRM. Jednak dla wielu firm rozpoczynających działalność sprzedażową lub działających w ramach prostszego modelu sprzedaży Arkusze Google oferują niezrównane połączenie prostoty, współpracy i funkcjonalności.
2. Kategoryzuj potencjalnych klientów według jakości
Segmentacja potencjalnych klientów jest kluczem do właściwego zarządzania nimi. Segmentacja nie musi rozpoczynać się dopiero po nawiązaniu kontaktu z potencjalnymi klientami. W miarę ich angażowania się w relację z Twoją organizacją należy podzielić ich na trzy podstawowe kategorie — zimnych, ciepłych i gorących — aby dostosować swoje podejście i skuteczniej się z nimi kontaktować. Oto bliższe spojrzenie na każdą z tych kategorii:
Zimni potencjalni klienci
Angażowanie zimnych potencjalnych klientów zwykle wymaga punktu wyjścia, takiego jak początkowe kampanie informacyjne, rozmowy telefoniczne do nieznanych odbiorców lub wiadomości powitalne. Uważam, że bardzo częstym problemem na tym etapie jest to, że większość zespołów sprzedażowych od razu próbuje doprowadzić do sprzedaży, choć powinna poświęcić czas na stopniowe rozgrzanie potencjalnego klienta.
Pamiętaj, że „potencjalny klient” to osoba. Ma własne potrzeby, problemy i pragnienia. Poznaj je, zanim spróbujesz dokonać sprzedaży.
Zimni potencjalni klienci rzadko kupują. Chcą się uczyć. Pozwól swojemu zespołowi sprzedażowemu wyróżnić się na tle konkurencji poprzez uczenie i doradzanie, zamiast sprzedawać jak wszyscy inni.
Ciepli potencjalni klienci
Ciepli potencjalni klienci znajdują się o krok dalej w lejku sprzedażowym niż zimni potencjalni klienci. Wykazali pewne zainteresowanie Twoim produktem lub usługą, na przykład zapisując się do newslettera, pobierając opracowanie lub uczestnicząc w webinarium.
Znają Twoją firmę i angażowali się w Twoje treści, ale mogą jeszcze nie być gotowi do zakupu. Ciepli potencjalni klienci odnoszą korzyści z kampanii pielęgnowania relacji. Należy ich dalej porządkować w różne segmenty na podstawie treści, z którymi się angażowali, oraz oferowanych produktów.
Gorący potencjalni klienci
Gorące leady są gotowe do dokonania zakupu. Nie tylko wykazały zainteresowanie Twoim produktem, ale także jasno zasygnalizowały zamiar zakupu, na przykład prosząc o prezentację, dodając produkt do koszyka, a nawet kontaktując się w sprawie szczegółów cenowych.
Ponieważ są o krok od konwersji, kluczowe jest szybkie działanie w przypadku gorących leadów. Twoja strategia zarządzania leadami musi obejmować kroki pozwalające rozpoznawać gorące leady i natychmiast reagować na ich potrzeby. Jeśli Twój zespół sprzedaży nie jest gotowy do działania, zrobi to konkurencja!
Zapewnij im szybką odpowiedź, zaoferuj specjalne oferty lub zachęty i zadbaj o sprawny proces sprzedaży. Każde opóźnienie lub problem może doprowadzić do utraty niemal pewnej sprzedaży.
More Articles
3. Przechowuj informacje o leadach na potrzeby kwalifikacji
Kategoryzowanie leadów na podstawie zgromadzonych informacji kontaktowych to najlepszy sposób na ich kwalifikację w fazie konwersji procesu sprzedaży. Poniżej znajduje się lista niektórych podstawowych pól danych potrzebnych dla każdego leada. Korzystanie z narzędzi takich jak LinkedIn, ZoomInfo, Leadhype oraz Apollo.io to świetny sposób, aby Twoi SDR-owie uzupełnili brakujące informacje w systemie CRM.
- Dane osobowe
- Numer telefonu
- Dane związane z pracą
- Źródło leada
- Etap lejka
- Gotowość kupującego
- Szacunkowa wartość transakcji
- Dziennik aktywności i działania następcze
- Rozwijanie poleceń
Gromadzenie szczegółowych informacji o potencjalnych kupujących jest ważne. Umożliwia zespołowi sprzedaży stworzenie planu scoringu leadów, który pozwoli wcześniej identyfikować dobre możliwości w lejku sprzedaży. Jedną z zalet pozyskiwania leadów jest możliwość szybkiej kwalifikacji leadów z wydarzeń.
Dbanie o aktualność i użyteczność danych jest ważne (jedną z zalet oprogramowania do zarządzania leadami sprzedażowymi jest to, że może w tym pomóc). W miarę budowania zespołu RevOps pamiętaj, że prędzej czy później należy zatrudnić specjalistę ds. danych, który będzie oczyszczał zbiory danych oraz tworzył bardziej rozbudowane raporty i automatyzacje, aby dane pozostawały aktualne. Prostym przykładem jest wysyłanie dwa razy w roku wiadomości e-mail w ramach działań pielęgnacyjnych z prośbą o aktualizację informacji w zamian za wartościowe treści. Może to być ekskluzywne nagranie podcastu?
Na koniec, kluczowe znaczenie ma szkolenie. Sprzedawcy muszą wiedzieć, dlaczego powinni przechowywać dobrej jakości dane, zamiast po prostu wrzucać leady do arkusza kalkulacyjnego. W przypadku sprzedawców wynagradzanych prowizyjnie szybkość finalizacji sprzedaży ma ogromne znaczenie dla maksymalizacji prowizji. Pogodź ich potrzebę szybkiego uzyskiwania przychodów z wagą wysokiej jakości danych. Oprogramowanie do obsługi prowizji sprzedażowych może również pomóc w kwestiach związanych z organizacją wynagrodzeń.
Przyszłość jest uporządkowana
Zainteresowała Cię ta dyskusja? Przyjrzyjmy się jej bliżej! Skontaktuj się ze mną na LinkedIn, aby porozmawiać bardziej szczegółowo na ten temat. Zawsze chętnie nawiązuję kontakt z innymi specjalistami RevOps i dzielę się spostrzeżeniami!
CRO Club nieustannie publikuje wysokiej jakości, obszerne artykuły. Przeczytaj jeden z moich ulubionych: Generowanie popytu a generowanie leadów
Skoro już tu jesteś, koniecznie zasubskrybuj nasz newsletter, aby nic Cię nie ominęło.
