W przypadku firm, których działalność zależy od zawieranych umów, ważne jest, aby były one prawidłowo przygotowane. Zarządzanie umowami jest często pomijaną częścią dobrego zarządzania przedsiębiorstwem, mimo że można śmiało uznać je za jedną z najważniejszych rzeczy, w których firma powinna być dobra. Nie bez powodu wiele dużych przedsiębiorstw zatrudnia najlepiej opłacanych prawników w Ameryce do nadzorowania swoich umów. To naprawdę bardzo ważna kwestia.
Czym zatem jest zarządzanie umowami? To zbiór praktyk, które stosujesz, aby mieć pewność, że wszystkie Twoje umowy są jasne, precyzyjne, możliwe do wyegzekwowania i prawdopodobnie zostaną utrzymane przez sąd, jeśli kiedykolwiek dojdzie do sporu. System zarządzania cyklem życia umowy może zapewnić prawidłową realizację tego procesu, obejmując wszelkiego rodzaju szczegóły, które trzeba dobrze opanować, oraz wiele narzędzi pomagających zrobić to właściwie.
Czym jest zarządzanie umowami?
Zarządzanie umowami, nazywane czasami administracją umów, obejmuje działania zespołu zarządzającego polegające na sporządzaniu solidnych umów, opracowywaniu ich w fazie poprzedzającej podpisanie, aby były odpowiednio przygotowane, a następnie monitorowaniu zgodności po ich podpisaniu. Nie należy mylić go z negocjowaniem umów, podczas którego Ty i druga strona uzgadniacie warunki oraz przedmiot świadczeń, ani z zarządzaniem zgodnością, w ramach którego pracownicy sprawdzają, czy firma przestrzega umowy lub wymogu prawnego.
Aby lepiej to zobrazować, wyobraź sobie, że jesteś firmą hydrauliczną, która właśnie zdobyła zlecenie od generalnego wykonawcy na budowę kilku domów. Generalny wykonawca chce, abyś używał rur PEX zamiast rur PVC lub miedzianych. To, czy takie rozwiązanie jest akceptowalne, należy do negocjatora i zespołów ds. zaopatrzenia, a nie do osoby zarządzającej umową.
Zadaniem osoby zarządzającej jest wkroczenie po osiągnięciu porozumienia w sprawie rur, aby upewnić się, że ta część ustaleń została jasno zapisana i może być wyegzekwowana. Następnie dobry specjalista ds. zarządzania umowami przekazuje odpowiedzialność za zgodność z umową komuś innemu, często kierownikowi ds. zgodności, inspektorowi egzekwowania przepisów lub osobie pełniącej podobną funkcję w Twojej firmie, aby upewnić się, że warunki są przestrzegane.
Osoba zarządzająca umową nie jest jedynie korektorem. Zazwyczaj odpowiada za zarządzanie cyklem życia umowy od jej rozpoczęcia do zamknięcia. Może na przykład być osobą, która początkowo zaproponowała zawarcie umowy z generalnym wykonawcą, a także odpowiadać za jej odnowienie po wygaśnięciu. Możliwe jest nawet, zwłaszcza w małych firmach, że osoba zarządzająca umową jest jednocześnie negocjatorem i specjalistą ds. zgodności, choć z formalnego punktu widzenia są to różne role.
Dlaczego zarządzanie umowami jest ważne?
Dlaczego rozpoczęcie, podpisanie i wyegzekwowanie umowy musi być tak złożonym procesem? Znasz powiedzenie: „Diabeł tkwi w szczegółach”? Nigdy nie jest ono bardziej trafne niż w przypadku umów biznesowych, zwłaszcza w sytuacji, gdy sprytny zespół prawny może zaoszczędzić lub odzyskać miliony dolarów z powodu uchybienia formalnego w jednym akapicie 14-stronicowej umowy prawnej.
Całe przedsiębiorstwa są uzależnione od skutecznego zarządzania umowami, jeśli chcą dalej istnieć, dlatego warto zapłacić odpowiedniej osobie, aby upewnić się, że pewnego dnia Twoje umowy nie obrócą się przeciwko Tobie i nie zaskoczą Cię nieprzewidzianymi konsekwencjami.
Załóżmy, że generalny wykonawca angażuje Cię do wykonania dla niego instalacji hydraulicznych. Początkowo wszystko przebiega świetnie, ale po około 3 miesiącach pojawia się problem w łańcuchu dostaw i rury PEX nie zostają dostarczone. Teraz musisz podjąć trudną decyzję.
Możesz opóźnić realizację, co może wiązać się z karą finansową nałożoną na podstawie warunków umowy, albo zastąpić rury PEX rurami PVC lub miedzianymi, które masz na stanie, aby dotrzymać harmonogramu, co również stanowiłoby naruszenie umowy. Tak czy inaczej, masz problem, ponieważ ciężarówka nie dotarła na czas do Twojego magazynu. Co powinieneś zrobić?
Właśnie w takiej sytuacji skuteczne zarządzanie umowami ratuje Cię z opresji. W fazie negocjacji osoba zarządzająca umową powinna zapytać, co stanie się, jeśli wystąpi właśnie taki problem. Idealnie byłoby, gdyby na wypadek niemożliwych do kontrolowania naruszeń ustaleń istniało rozwiązanie awaryjne lub przynajmniej możliwość rozstrzygnięcia sporu. Zadaniem osoby zarządzającej umową jest uwzględnienie takiego postanowienia już na etapie tworzenia umowy, aby z wyprzedzeniem zapewnić wszystkim jasno określone oczekiwania.
Najważniejsze: chroń swoją firmę! Poznaj czynniki, które mogą unieważnić umowę.
Kto odpowiada za zarządzanie umowami?
Cały proces zarządzania umowami jest skomplikowany, dlatego naprawdę potrzebujesz specjalisty, który zajmuje się tym i niemal niczym więcej. Osoba zarządzająca umową może być prawnikiem, ale nie musi. Możesz po prostu powierzyć to zadanie najbardziej doświadczonemu kierownikowi w firmie, zakładając, że ma on wcześniejsze doświadczenie z umowami, które można wyegzekwować na drodze prawnej. W szerszym ujęciu można jednak powiedzieć, że każdy jest częścią zespołu zarządzającego umowami.
Szczegóły procesu zarządzania umowami różnią się w zależności od firmy, a nawet od jednej umowy do drugiej, ale nie przywiązuj nadmiernej wagi do formalności. Każdy, kto może wnieść użyteczny wkład, powinien mieć możliwość zaangażowania się, aby pomóc w zapewnieniu dobrych umów.
Wróćmy do tej firmy hydraulicznej. W skrajnym przypadku możesz mieć różnych pracowników, którzy nawiązują kontakty w celu zdobycia zlecenia i rozpoczynają relacje biznesowe (sprzedaż), omawiają warunki umowy (negocjator umowy), przeglądają dokumentację przed podpisaniem (administracja umów) oraz egzekwują jej postanowienia zarówno wewnętrznie (zgodność), jak i zewnętrznie (dział prawny).
Oczywiście wszystko to może być zadaniem jednej osoby. Możesz prowadzić jednoosobową firmę hydrauliczną, w którym to przypadku wszystko spoczywa na Tobie. Twoja firma może zatrudniać pół tuzina licencjonowanych hydraulików, ich pomocników i jedną recepcjonistkę, co oznacza, że albo dzielicie się procesem zarządzania umowami, albo zlecacie go profesjonalnej firmie. Kiedy jednak zaczynasz pracować z bardzo złożonymi umowami, warto rozważyć utworzenie wewnętrznego zespołu ds. zarządzania cyklem życia umów.
Have an account? Log In
Zrozumienie procesu zarządzania umowami
Niezależnie od tego, jak zarządzasz zatwierdzaniem umów, powinieneś zadbać o to, aby określone procedury były częścią tego procesu. Podstawowy proces zarządzania cyklem życia umowy obejmuje sześć etapów, które dogodnie dzielą się na trzy etapy przed podpisaniem i trzy etapy po podpisaniu. Na każdym etapie powinieneś starać się angażować wszystkich właściwych interesariuszy, nawet jeśli mają tylko przysłuchiwać się i być na bieżąco, aby ich własna praca była lepiej przygotowana na późniejszym etapie.
Etapy przed podpisaniem
Tworzenie umowy
Wszystko zaczyna się od sporządzenia projektu umowy. Może to być formalny proces, na przykład gdy ubiegasz się o kontrakt rządowy albo chcesz zostać dostawcą dla dużej korporacji. Może też przebiegać zupełnie nieformalnie, na przykład gdy znajomy potrzebuje wykonania prac programistycznych na swojej stronie internetowej. W większości firm tworzenie umów przebiega gdzieś pomiędzy tymi skrajnościami: zespół sprzedaży pozyskuje potencjalnych klientów i uzyskuje wstępną zgodę na zawarcie transakcji, a następnie przekazuje plik do systemu zarządzania umowami w celu wykonania kolejnych kroków.
W przykładzie dotyczącym zawierania umowy, którego używamy, prawdopodobnie spotkałbyś generalnego wykonawcę na konwencji lub innym wydarzeniu networkingowym i rozpoczął rozmowę (nieformalnie). Możesz też zadzwonić do niego bez zapowiedzi i zapytać, czy ma dla Ciebie jakąś pracę (półformalnie). Możesz również ubiegać się o pracę przy instalacji rur w szkołach publicznych, a wtedy prawdopodobnie musisz przejść procedurę przetargową, zanim będzie można rozpocząć etap zawierania umowy (formalnie).
Negocjowanie umowy
Niezależnie od tego, w jaki sposób pozyskano potencjalnego klienta, w końcu przechodzisz do negocjacji. Tu również występuje wiele różnic. Z technicznego punktu widzenia zawierasz umowę, gdy kupujesz chleb w sklepie spożywczym, ponieważ Ty, czyli klient, składasz ofertę zakupu chleba po podanej cenie, sklep ją przyjmuje, a Ty dokonujesz płatności. Umowy biznesowe są zwykle bardziej formalne, a w przypadku wszystkiego, co trwa dłużej niż rok lub kosztuje więcej niż 1 000 USD, zdecydowanie chcesz mieć umowę na piśmie, zawierającą niezbędne elementy umowy.
Niektóre transakcje wiążą się ze standardowymi umowami. Jeśli prowadzisz karetkę, Medicaid płaci określoną stawkę za milę i nie ma tu czego negocjować. Inne transakcje pozostawiają pewien margines swobody, ale niewielki. Dostarczanie krzemowych komponentów firmie Intel do jej mikrochipów nie jest tym, co można nazwać elastyczną pracą, więc prawdopodobnie jedyne negocjacje dotyczą ilości, cen i warunków egzekwowania umowy.
Mniejsze firmy mogą pozwolić sobie na bardziej otwarte umowy. Możesz podpisać z generalnym wykonawcą umowę na świadczenie usług hydraulicznych, ale Ty lub on możecie odpowiadać za zakup materiałów, opłacenie ubezpieczenia, kontakt z klientami i tak dalej. Zwykle możesz swobodnie negocjować ceny, szczegóły płatności, arbitraż zamiast mediacji i tym podobne kwestie. To właśnie tutaj Twój zespół negocjujący umowy może naprawdę zabłysnąć.
Warto tu wspomnieć o swego rodzaju etapie pośrednim w cyklu życia umowy: edytowaniu. Żaden dokument nie jest idealny za pierwszym razem, a prawnie wiążący formularz, który może kosztować kogoś fortunę, musi być perfekcyjny przed podpisaniem. Dobre oprogramowanie do zarządzania umowami może bardzo pomóc dzięki standardowym szablonom, które nie wymagają wielu poprawek, aby osiągnąć doskonałość, ale upewnij się, że ktoś edytuje poszczególne akapity i przegląda całą umowę. Pewnego dnia może to mieć naprawdę duże znaczenie.
Zatwierdzanie umowy
Po zainicjowaniu, wynegocjowaniu i zredagowaniu umowy nadchodzi czas na jej zatwierdzenie. Menedżer ds. umów i inni interesariusze potrzebują czasu na przejrzenie całej umowy, zanim będzie można podpisać nową umowę. Zatwierdzenie może pochodzić z centralnego repozytorium, takiego jak dział prawny, albo może być szeroko rozproszone wśród różnych interesariuszy. Jeśli zatwierdzenia dokonuje tylko jeden menedżer, upewnij się, że poświęci on wystarczająco dużo czasu i porozmawia z właściwymi osobami w firmie przed wyrażeniem zgody na podpisanie umowy.
W firmie hydraulicznej osoba negocjująca może przekazać umowę o świadczenie usług kierownictwu do ostatecznego zatwierdzenia, po czym następuje tygodniowy okres przeglądu. To dobry moment, aby porozmawiać z menedżerem ds. zaopatrzenia i dowiedzieć się, czy rury PEX, których potrzebuje wykonawca, są dostępne w proponowanych cenach, albo dopracować szczegóły dotyczące opóźnień i kwestii związanych z łańcuchem dostaw. Uzyskaj odpowiedzi przed zatwierdzeniem, ponieważ później zazwyczaj uznaje się, że jest już za późno.
Etapy po podpisaniu
Monitorowanie
Proces CLM trwa nadal po podpisaniu umów, niezależnie od tego, czy odbyło się to osobiście, czy za pomocą podpisu elektronicznego. Każda umowa zawiera warunki — niektóre proste, a inne wcale nie takie proste — i ktoś musi odpowiadać za dopilnowanie, aby wszystko zostało zrealizowane. Ponownie może to być menedżer ds. umów, a jeśli jesteś większym pracodawcą, możesz zlecić to swoim pracownikom działu prawnego i ds. zgodności.
Załóżmy, że Twój znajomy, będący generalnym wykonawcą, zgodził się płacić określoną kwotę za każdy dom z góry, raz w miesiącu, przed rozpoczęciem prac. Jeśli nadejdzie sierpień, a płatności nadal nie będzie, Twój zespół monitorujący musi szybko się tym zająć. Rozmowa telefoniczna z biurem generalnego wykonawcy ujawnia, że wystąpił u niego problem z bankiem i płatność nie została zrealizowana tak, jak powinna.
Twoja umowa może zawierać klauzulę nakładającą karę na wykonawcę lub pozwalającą Ci opłacać swoich pracowników z kredytu wykonawcy do czasu rozwiązania problemu. Takie naruszenie może nawet umożliwić Ci rozwiązanie umowy bez ponoszenia przez Ciebie kar.
More Articles
Odnowienie umowy
Większość umów w końcu dobiega końca. Możesz się z tym pogodzić albo chcieć kontynuować dobrą współpracę. Pod pewnymi względami odnowienie umowy jest łatwiejsze niż jej początkowe utworzenie, ponieważ już ze sobą współpracujecie i wiecie, czego się spodziewać. Z innych względów może być nawet bardziej skomplikowane, na przykład gdy chcesz wynegocjować inną cenę lub dodać klauzulę, której nie było w pierwotnej umowie.
Zamknięcie
Celem całego procesu CLM jest doprowadzenie do zamknięcia umowy. W idealnym przypadku nie powinien to być koniec procesu, lecz jedynie etap pełnego cyklu obejmującego rozpoczęcie, negocjacje, wdrożenie, monitorowanie i odnowienie. To od Ciebie zależy, jak zamkniesz transakcję, na przykład kto może zobowiązać Twoją firmę do wykonania zobowiązań umownych, ale dobrym pomysłem jest, aby zatwierdziła ją osoba zarządzająca całym procesem. Jeśli korzystasz z szablonów online, zwykle można zastosować podpis elektroniczny zdalnie, gdy zlecasz obsługę CLM osobie, która nie pracuje w Twoim biurze.
Pomocne rozwiązania do zarządzania umowami
Niezależnie od tego, jak duże lub małe są Twoje umowy i jakim rodzajem umów się zajmujesz, możesz usprawnić czasochłonny proces dzięki automatyzacji za pomocą zaawansowanego oprogramowania do zarządzania umowami. W rzeczywistości korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania umowami jest wiele. Pomyśl o inteligentnych szablonach online, które mogą pomóc Ci zoptymalizować poszukiwane warunki, edytować poprawki w ciągu kilku minut zamiast dni, dodawać niestandardowe aneksy oraz usuwać wąskie gardła, które mogą zagrozić całemu cyklowi umowy. Szablony te przedstawiają standardowe elementy umowy w łatwym do odczytania formacie, który można zrozumieć na pierwszy rzut oka, a także pomagają w codziennym monitorowaniu realizacji umów dzięki prostym i zrozumiałym raportom.
Każda dobra umowa zawiera element oferty i jej przyjęcia. Ten akapit na przykład oferuje Ci poufne informacje i zaawansowane spostrzeżenia dotyczące świata inteligentnych internetowych formularzy biznesowych. Aby go zaakceptować, wystarczy zapisać się do naszego newslettera. To świetna, pouczająca i bezpłatna lektura!
