10 kroków do skutecznej strategii analityki biznesowej

Jeśli znasz już analitykę biznesową, wiesz, że wykorzystuje ona zaawansowaną analizę danych, aby zrozumieć, co dzieje się w Twojej firmie i jak przedstawiają się jej wyniki. Tworzenie dobrej strategii analityki biznesowej przypomina przeprowadzanie niewielkiej operacji rozpoznawczej na własną rękę z wykorzystaniem dużej ilości danych, do których prawdopodobnie już masz dostęp. Celem jest zrozumienie informacji pochodzących z dużych zbiorów danych, znajdujących się w różnych miejscach, oraz przekształcenie ich w analizy, które można zrozumieć i wykorzystać. 

Oczywiście zanim zaczniesz korzystać ze strategii BI, aby podejmować trafne decyzje, oszczędzać czas i pieniądze, ograniczać ryzyko oraz zyskać przewagę nad konkurencją, warto najpierw stworzyć odpowiednie podstawy. Właśnie temu poświęcony jest ten artykuł — to Twoja mapa drogowa do stworzenia skutecznej strategii BI.

Czym jest strategia analityki biznesowej?

Strategia analityki biznesowej to plan określający, w jaki sposób zamierzasz zrozumieć zbiory danych dostępne w Twojej firmie. Twoja firma prawdopodobnie gromadzi wiele informacji, a dobra strategia BI to systematyczna metoda ich organizowania, analizowania, wyciągania przydatnych wniosków, a następnie podejmowania na ich podstawie decyzji opartych na danych. Przykłady nieuporządkowanych danych, które prawdopodobnie napływają do Twojej firmy, to:

• Wyniki sprzedaży
• Opinie w mediach społecznościowych
• Odpowiedzi klientów dotyczące zgłoszeń serwisowych i pomocy technicznej
• Wewnętrzne dane finansowe
• Listy płac pracowników, ewidencja czasu pracy oraz wszelkie inne dane z działu HR, takie jak zwolnienia chorobowe i PTO
• Dane dotyczące zapasów
• Podobne informacje zebrane od konkurencji, takie jak publicznie dostępne dane dotyczące sprzedaży lub wydatków na reklamę

Gdy masz zbiór danych, który Twoim zdaniem zawiera przydatne informacje, strategia BI jest formalną metodą wykorzystywaną do ich analizy i stworzenia zrozumiałej wizualizacji danych, która uwidacznia najważniejsze wnioski. Zwykle wiąże się to z utworzeniem zespołu BI złożonego z kluczowych interesariuszy — od dyrektora finansowego lub dyrektora ds. informatyki, przez dostawców, kierowników działów zasobów ludzkich i ekspertów ds. analizy danych, aż po użytkowników końcowych — którzy uczestniczą w ustrukturyzowanych spotkaniach, podczas których informacje są analizowane w merytoryczny sposób.

Celem jest opracowanie modelu predykcyjnego, który wyjaśnia, co dzieje się w Twojej organizacji, i — miejmy nadzieję — zapewnia lepsze prognozowanie niż podejście oparte na losowym zgadywaniu.

Dlaczego warto mieć strategię analityki biznesowej?

Wykorzystanie narzędzi do analizy ustrukturyzowanych danych w celu wyodrębnienia kluczowych wskaźników efektywności jest warte włożonego wysiłku. Gdy Twoje zespoły zaczną sprawnie działać, pojawi się wiele naprawdę zaskakujących wniosków, które mogą pomóc w podejmowaniu znacznie lepszych decyzji biznesowych. W miarę przyzwyczajania się do takiego sposobu pracy zauważysz kilka korzyści płynących z BI. Twoja mapa drogowa analityki biznesowej może pomóc Ci w następujący sposób.

Podejmuj świadome decyzje

Podejmowanie decyzji to główne zadanie szefa, a jeśli działasz po omacku, masz wrażenie, jakbyś rzucał lotkami w tarczę, do której przypięto odpowiedzi TAK i NIE. Zaawansowana analityka biznesowa dostarcza informacji wspierających podejmowanie decyzji i pozwala opierać się na faktach w sposób, który w rozwijających się organizacjach nie byłby możliwy bez niej. W ciągu jednego dnia możesz musieć podejmować decyzje dotyczące polityki HR, komunikacji w mediach społecznościowych, działań związanych ze zgodnością z przepisami, raportowania organom regulacyjnym oraz tego, czy w pokoju socjalnym powinno znajdować się zwykłe mleko czy mleko sojowe.

Załóżmy na przykład, że musisz zdecydować, czy przejść na harmonogram pracy 4/10 zamiast pozostać przy obecnym systemie 5/8. Bez strategii BI umożliwiającej analizę danych z ewidencji czasu pracy i kluczowych wskaźników efektywności zasadniczo zgadujesz na podstawie tego, co wydaje Ci się właściwe. Ale co, jeśli przepuścisz dane przez wdrożone przez siebie etapy automatyzacji analityki biznesowej i okaże się, że pracownicy obsługi klienta radzą sobie znacznie lepiej pod koniec zmiany niż na jej początku, ale częściej zgłaszają nieobecność z powodu choroby niż osoby z działu sprzedaży?

W takim przypadku możesz rozważyć harmonogram 12 godzin pracy na 24 godziny wolnego, ponieważ maksymalizuje on zarówno produktywny czas pracy pracowników obsługi klienta, jak i ich czas wolny. W rezultacie czas obsługi połączeń ulega skróceniu, a absencja spada. To dobra decyzja biznesowa, na którą nigdy byś nie wpadł, gdyby zespół BI nie przeanalizował dokładnie danych.

Oszczędzaj czas i pieniądze

Korzystając z powyższego przykładu, zdecydowałeś się przejść na harmonogram 12/24 w dziale obsługi klienta. Teraz musisz wdrożyć tę decyzję. Oczywiście istnieją dobre i złe sposoby, aby to zrobić, ale czy istnieje jeden najlepszy sposób?

Firmy chcące wprowadzić tak dużą zmianę czasami zatrudniają zewnętrznych konsultantów do zaplanowania i zarządzania swoją strategią transformacji cyfrowej. Nie trzeba dodawać, że jest to niezwykle kosztowne i przez wiele miesięcy będzie wymagać Twojej uwagi. Z drugiej strony powierzenie tego zadania komuś z wewnątrz firmy może zająć równie dużo czasu, a taki menedżer nie będzie mógł wykonywać swojej pozostałej pracy, zajmując się układaniem grafików.

Wtedy z pomocą przychodzi Twój zespół BI, analizując dane i znajdując życiorys (za pomocą wyszukiwalnych słów kluczowych) jednej z analityczek finansowych, która wcześniej pracowała jako kierowniczka projektu. Właśnie wróciła z urlopu macierzyńskiego (informacja uzyskana od działu HR) i nie zaczęła jeszcze tegorocznego rozliczenia podatków. Śledzenie połączeń przychodzących pokazuje, że marzec jest spokojnym miesiącem pod względem zapytań do obsługi klienta oraz że najmniej połączeń odbierasz w nocy. 

Mając te informacje, prosisz byłą kierowniczkę projektu o przejęcie zmiany grafiku, zanim sezon podatkowy rozpocznie się na dobre. Zaplanuj pierwszą nową zmianę na początek marca i rozpocznij transformację od zespołów pracujących w nocy, aby utrzymać ich obciążenie na niskim poziomie do czasu, aż wszyscy się dostosują. Następnie użyj swoich finansowych pulpitów nawigacyjnych, aby porównać koszty z kwotą, którą trzeba byłoby zapłacić konsultantom biznesowym za wykonanie tego zadania.

Ograniczanie ryzyka

Inteligentne ograniczanie ryzyka to kolejna zaleta posiadania strategii analityki biznesowej. Wyznaczając cele biznesowe na najbliższą przyszłość, nieuchronnie podejmiesz pewne ryzyko. W końcu przyszłe inicjatywy stają się o wiele bardziej przewidywalne, jeśli potrafisz zobaczyć przyszłość. Strategia analityki biznesowej nie jest w stanie dokładnie nią zarządzać, ale może pomóc w planowaniu.

Załóżmy, że postanowiłeś wdrożyć nowy grafik i jesteś w połowie procesu transformacji. Pomimo najlepszego planowania nie przebiega on dobrze, a większa niż oczekiwano liczba pracowników obsługi klienta odchodzi lub narzeka na zmianę. Twoi kluczowi interesariusze obserwują wskaźniki i tworzą zestaw łatwych do przedstawienia na wykresach kamieni milowych, które pomagają monitorować projekt. Jeśli rotacja wzrośnie do określonych poziomów, będzie to sygnał, aby spowolnić zmianę lub wcześnie ograniczyć straty. Jeśli liczby pozostaną blisko akceptowalnego poziomu, możesz śmiało kontynuować, ponieważ źródła danych przewidują powrót do normy po zakończeniu transformacji. W obu przypadkach podejmujesz jasno określone ryzyko, mając pełną świadomość sytuacji, i zachowujesz kontrolę przez cały proces.  

Uzyskaj przewagę konkurencyjną

Na zatłoczonym i konkurencyjnym rynku nawet niewielka przewaga może dać Ci mały atut, który stopniowo pozwoli Ci wysunąć się do przodu. Jeśli Twoja konkurencja nie korzysta z zaawansowanych narzędzi BI do zarządzania procesem podejmowania decyzji, prawdopodobnie będziesz popełniać mniej i mniej poważnych błędów, a być może odkryjesz nawet nowe możliwości, które inni przeoczą.

Kroki do zbudowania skutecznej strategii analityki biznesowej

Zalety skutecznego BI brzmią dobrze, ale jak sprawić, aby zadziałało ono w prawdziwym świecie? Oto 10 kroków, które może wykonać niemal każda firma, aby opracować skuteczne systemy BI i uczynić je stałym elementem prowadzenia działalności.

Krok 1. Oceń swoją obecną sytuację

Nie możesz nic zrobić, dopóki nie wiesz, z czym masz do czynienia. Wykorzystaj swoją wewnętrzną wiedzę na temat kondycji firmy oraz przyszłych celów biznesowych, aby ocenić, w jakim miejscu się znajdujesz i jakich informacji potrzebujesz, aby wyznaczać dalszy kierunek. Wpłynie to na wiele decyzji podejmowanych podczas tworzenia zespołów i planowania nowych przepływów pracy. Zrób obchód swoich obiektów, przejrzyj arkusze programu Excel i porozmawiaj z kierownikami działów, aby określić wartościowe cele oraz znaleźć obszary, w których brakuje informacji.

Krok 2. Wybierz sponsora i interesariuszy

Osoby wybrane do zespołów BI muszą być inteligentne, zmotywowane i wystarczająco zdyscyplinowane, aby podchodzić do analizy danych w sposób systematyczny. Wybierz osobę, której ufasz, aby kierowała zespołem. Zwykle jest to członek kadry kierowniczej najwyższego szczebla, mający duże doświadczenie we współpracy grupowej i kierowaniu zespołem. Pozostaw temu sponsorowi dużą swobodę w kompletowaniu reszty zespołu, ale upewnij się, że grupa obejmuje przedstawicieli każdego zespołu, którego dotyczy projekt. Ci interesariusze będą ściśle ze sobą współpracować.

Krok 3. Zbierz zespół BI

Zbierz wszystkich, zamów pizzę i rozpocznij. Jeśli zmieniasz grafiki, tak jak w naszym przykładzie, do kluczowych osób, które należy uwzględnić, należą sponsor — załóżmy, że jest nim dyrektor operacyjny — który będzie składać raporty bezpośrednio Tobie. W skład zespołu interesariuszy wejdą kierownik obsługi klienta, osoba z działu HR, pracownik odpowiedzialny za grafiki z działu operacyjnego, przedstawiciel związku zawodowego, jeśli taki związek istnieje, a być może także osoba z działu prawnego, mająca doświadczenie w prawie pracy i zgodności z przepisami dotyczącymi pracowników nieobjętych zwolnieniem z przepisów o nadgodzinach.

Uwaga: W zależności od wybranej platformy (następny krok) możesz również zainwestować w szkolenia, takie jak kurs Power BI lub kurs Tableau dla swojego zespołu.

Krok 4. Wybierz platformę BI

Trwa obecny rok, a wszystko jest cyfrowe. Niezależnie od tego, czym zajmuje się Twój zespół — nawet jeśli cele biznesowe dotyczące wyników firmy ograniczają się wyłącznie do przejścia na mleko sojowe w firmowym kąciku kawowym — potrzebujesz oprogramowania analityki biznesowej oferującego samoobsługowe szablony i doskonałą użyteczność dla osób niebędących ekspertami. Jeśli potrzebujesz sprawdzonych propozycji, przygotowaliśmy nasze rekomendacje dotyczące najlepszych platform analityki przychodów.

Krok 5. Uwzględnij bezpieczeństwo, prywatność i zgodność 

W tej chwili gdzieś na świecie zadziorna grupa hakerów próbuje zdobyć Twoje dane. Plany Twojej firmy na przyszłość nie są czymś, czym chcesz się dzielić, dlatego potrzebujesz szyfrowania i odpowiednich zabezpieczeń IT. Jeśli pracujesz z danymi finansowymi klientów, upewnij się, że korzystasz wyłącznie z oprogramowania posiadającego certyfikat SSAE 18, ponieważ może to być wymóg prawny.

Krok 6. Zbierz, oczyść i przeanalizuj dane

Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu. Słyszałeś to już wcześniej, ale tutaj ma to większe znaczenie niż kiedykolwiek. Oczyść dane, zanim trafią do narzędzia BI, bo wyniki nie będą miały sensu. Nie musisz na przykład znać numeru domowego każdego pracownika, aby zmienić harmonogram, więc usuń tę informację oraz wszelkie inne zbędne dane. Naturalne uzależnienie od jakości danych jest jedną z wad BI.

Krok 7. Korzystaj z wizualizacji danych

Częścią planu BI jest sposób prezentowania informacji, które zespół opracowuje. Utwórz panel analityki biznesowej przy użyciu szablonów wizualizacji danych, ponieważ są one proste, intuicyjne i pozwalają jednym spojrzeniem przeanalizować ogromne ilości danych. Ułatwia to również wszystkim interesariuszom i członkom zespołu BI dokładne zrozumienie tego, na co patrzą.

Krok 8. Zidentyfikuj swoje KPI

Wybierz kluczowe wskaźniki efektywności (KPIs) i kamienie milowe już na początku, a następnie trzymaj się ich. Kiedy powinieneś wiedzieć, jak zmiana harmonogramu wpłynie na morale? Kiedy powinieneś wiedzieć, ile będzie kosztować? Jaki jest ROI całego przedsięwzięcia? Monitoruj to, ponieważ są to informacje zwrotne potrzebne do upewnienia się, że podążasz właściwą drogą.

Krok 9. Przewiduj przeszkody i znajdź rozwiązania

Jak powiedział kiedyś pewien słynny bokser: „Każdy ma plan, dopóki nie dostanie ciosu w głowę”. Wiemy, że analityka biznesowa i dane znacznie różnią się od sportu, ale ten cytat odnosi się właściwie do każdego planu, który realizujesz. Z wyprzedzeniem zaplanuj działania na wypadek przeszkód, błędów i znanych wad BI, a także przygotuj plan pozwalający poradzić sobie z nieuniknionymi awariami komputerów, utratą danych i brakami w szkoleniach.

Krok 10. Przeprowadzaj coroczne przeglądy

Jeśli nie uwzględnisz informacji zwrotnych i ocen w strukturze BI, nigdy nie dowiesz się, czy wszystko działa. Co roku — lub częściej, na przykład co kwartał — przeglądaj dane, zespół, a nawet sam proces, aby upewnić się, że podążasz właściwą drogą. Ponownie przeanalizuj uzyskiwany ROI i stale udoskonalaj proces, aby coraz lepiej podejmować decyzje oparte na danych.

Chcesz wiedzieć więcej?

Czy wiesz, że strategia analityki biznesowej obejmuje znacznie więcej, niż można zawrzeć w jednym artykule? Zapisz się do naszego newslettera, aby nadal poszerzać wiedzę na ten temat oraz poznawać wszystkie wskazówki, techniki i narzędzia z zakresu operacji przychodowych, których potrzebujesz, aby odnieść sukces.