Wat is CPQ? Complete gids voor RevOps-teams
Niemand vertelt je wanneer je besluit om RevOps-consultant te worden dat een groot deel van het werk bestaat uit detective spelen namens klanten om te bepalen of app X of platform Y de beloofde optimalisatie zal leveren. Of, daarvoor al, of het integreert met wat ze al gebruiken. Dus toen mijn klanten me begonnen te vragen Wat is CPQ? en Moeten we het kopen? zette ik mijn gleufhoed op en pakte ik mijn vergrootglas.
Wat is CPQ?
CPQ staat voor Configureren, Prijs, Offerte: in wezen een verkorte benaming voor offertesoftware die geavanceerder is dan wat standaard bij je CRM wordt meegeleverd. Wat het onderscheidt van die ingebouwde offerteopties, is dat een CPQ-tool doorgaans veel verder gaat dan de mogelijkheid om enkele regelitems en een prijs toe te voegen aan een sjabloon dat je vervolgens via Outlook verstuurt.
Laten we dit opsplitsen door elk onderdeel van CPQ afzonderlijk te bekijken.
Create a free account to continue reading this article.
Want more from the CRO Club? Sign up to get free access and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
C staat voor Configureren
Een offerte configureren betekent beslissen welke diensten en componenten nodig zijn om aan de behoeften van de klant te voldoen. Vanuit mijn ervaring is dit eenvoudig voor een zelfstandige consultant, waarbij een offerte misschien uit één regel met een vaste prijs voor een workshop of trainingssessie bestaat. Voor iets als een fabrikant van maatfietsen die sterk aangepaste producten aanbiedt, kan dit echter een lijst zijn van honderden afzonderlijke componenten en opties, plus arbeidskosten, verzending en tal van andere variabelen die bij configureerbare producten komen kijken.
Zonder een CPQ-oplossing komt het configureren van producten op het bord van verkoopmedewerkers terecht, wat hun tijd opslokt en de deur openzet voor fouten en de bijbehorende kosten. Waarschijnlijk draai je uiteindelijk zelf voor deze kosten op, want er is geen snellere manier om een klant te ergeren dan door dingen toe te voegen aan een goedgekeurde offerte.
Een goede CPQ-oplossing maakt verbinding met je productcatalogus en stroomlijnt dat proces door producten en diensten te bundelen, aan te bevelen of automatisch toe te voegen om foutloze offertes te maken, terwijl verkoopmedewerkers de vrijheid behouden om aan te passen, weg te laten of toe te voegen aan wat het systeem heeft ingevoerd. De oplossing kan ook logica voor begeleide verkoop bevatten die mogelijkheden voor aanvullende verkoop en kruisverkoop stimuleert.
P staat voor Prijs
Meerdere valuta, seizoenskortingen, voorkeursleveranciers. Er zijn oneindig veel redenen waarom je een artikel niet voor een vaste prijs kunt verkopen. Helaas maken al die verschillende prijsmodellen het voor eenvoudige offertesystemen — en eerlijk gezegd ook voor je verkoopteam — moeilijk om bij te blijven.
Het prijscomponent van een CPQ-oplossing gebruikt prijsregels om deze complexiteit te beheren en nauwkeurige prijzen te garanderen, met functies zoals het beheren van volumekortingen, het toestaan van vaste procentuele kortingen, prijzen voor kanaalpartners en nog veel meer. Dit kan zich zelfs uitstrekken tot goedkeuringswerkstromen, zodat je enige controle hebt over de korting die je verkoopteam aanbiedt wanneer het einde van het kwartaal nadert en mensen hun cijfers willen opkrikken.
Q staat voor Offerte
Het laatste en eenvoudigste onderdeel van CPQ is het maken van offertes. Simpel gezegd kan het systeem die ingewikkelde wirwar van prijzen, producten en hoeveelheden omzetten in verkoopoffertes die een verkoper met een goed gevoel naar de klant kan sturen.
Dat kan een pdf zijn, of een link naar een cloudgebaseerde offerte. De klant kan de offerte mogelijk direct daarin accepteren en ondertekenen, maar misschien ook niet. Hoe dan ook, dit is wat je klant te zien krijgt, dus het is een cruciaal onderdeel van de CPQ-formule.
Heeft mijn bedrijf CPQ nodig?
De kans is groot dat die vraag de reden is waarom je aan dit konijnenhol bent begonnen.
Helaas bestaat er geen toets met een geslaagd- of gezaktresultaat die je vertelt of het tijd is voor CPQ. Er zijn echter enkele veelvoorkomende situaties die ik tegenkom en die erop wijzen dat een bedrijf er baat bij kan hebben om een CPQ-app aan zijn technologie-ecosysteem toe te voegen.
Scenario 1: Ze hebben kant-en-klare offertes geprobeerd en dat mislukte
De meeste CRM-systemen bevatten een of andere standaardfunctie voor het maken van offertes, ook al voldoen die tools zelden aan de behoeften van bedrijven, om twee belangrijke redenen:
- Ze elimineren niet genoeg handmatige processen om op te wegen tegen het extra administratieve werk dat nodig is om ze te gebruiken.
- Ze kunnen het complexe bestelproces dat bij ingewikkeldere offertes komt kijken niet aan.
Natuurlijk maakt het feit dat deze functie in je abonnement is inbegrepen het de logische plek om te beginnen met het stroomlijnen van het offerteproces. Daarom zie ik zoveel CRM-systemen met meerdere openstaande offertes uit maart van twee jaar geleden, en daarna niets meer.
Als je hebt geprobeerd de ingebouwde offertefuncties van je CRM-platform te benutten, maar alleen te maken kreeg met weerstand, frustratie en mislukking, dan komt dat het dichtst in de buurt van een alarmsignaal dat het tijd is voor CPQ-software.
Scenario 2: Elke verkoper heeft zijn eigen offerteproces
Dit is moeilijker te diagnosticeren dan scenario 1, maar het komt veel vaker voor. Het is de plaag van verkoopmanagers en teams voor omzetbeheer en kan tot uiting komen in verschillende offertesjablonen, te veel spreadsheets, offertes die uit verschillende apps komen of een van de honderd andere symptomen.
Ongeacht hoe het eruitziet, heeft het vrijwel zeker een negatieve invloed op je klantervaring en is het bijna onmogelijk om consistent aan de behoeften van je klanten te voldoen zonder een gestandaardiseerd verkoopproces. Het implementeren van CPQ-software lost dat probleem niet eigenhandig op. Toch dwingt het wel een zekere mate van consistentie af in het offerteproces die het rondsturen van Excel-sjablonen en pdf-prijslijsten via e-mail nooit kan bieden.
Scenario 3: Je offertesysteem is je CRM
De realiteit is dat offertes bij klanten krijgen belangrijker is dan het volgen van de voortgang van deals op weg naar een offerte. Je kunt zaken doen zonder een nauwkeurige pijplijnprognose, maar je overleeft het niet als je nooit een offerte aan je klant voorlegt.
Die waarheid is de reden waarom ik vooral in traditionele sectoren zoals productie of landbouw vaak zie dat CPQ de facto het CRM wordt. De offertes staan er al in, er is waarschijnlijk een plek om contact- en bedrijfsgegevens op te slaan en het team handelt de rest af vanuit Outlook.
Als je vastzit aan het provisorisch in elkaar zetten van een CRM op basis van een platform dat nooit bedoeld was om het volledige verkoop- en marketingtraject te beheren, is de kans groot dat je CPQ nodig hebt.
Is mijn bedrijf klaar voor CPQ?
Iets waar in gesprekken over software niet genoeg over wordt gesproken, is de vraag of het bedrijf klaar is voor het product. Dat is niet verrassend, aangezien het niet in het belang van een softwareverkoper is om een klant weg te sturen, maar het is ook een van de redenen waarom sommige schattingen het percentage mislukte bedrijfsprojecten op een verbazingwekkende 70%. schatten.
Een goed geïmplementeerd CPQ-proces kan het werk voor verkoop, dienstverlening, marketing en meer verbeteren, maar het is ook nauw verbonden met financiën, voorraad en orderafhandeling. Dat betekent veel samenwerking tussen afdelingen die historisch gezien niet altijd goed zijn geweest in het delen van een testomgeving. Het kan ook betekenen dat je moet investeren in CPQ-training en -cursussen voor je medewerkers. Stel jezelf daarom de volgende vragen voordat je begint.
Vertrouw ik op mijn ERP-inrichting?
Om succesvol te zijn, moet je vertrouwen hebben in je voorraadbeheersysteem. Een CPQ-systeem haalt waarschijnlijk aantallen, SKU's en allerlei andere belangrijke informatie rechtstreeks uit je ERP-systeem. Als je team niet het gevoel heeft dat die informatie in realtime accuraat of eenvoudig te gebruiken is, zullen ze geen verkooptool omarmen die daarop is gebouwd.
Kunnen mijn systemen integreren?
Zoals ik hierboven al aangaf, is integratie essentieel voor het succes van CPQ-software. Daarom is het zo belangrijk dat je de compatibiliteit van alle platforms in je technologieomgeving dubbel controleert. Als je iets als Salesforce of HubSpot gebruikt als je CRM-software, is dat waarschijnlijk geen probleem, maar het is nog steeds de moeite waard om te bevestigen dat het mogelijk is (of extra gaat kosten).
Ben ik klaar voor weerstand?
Dit is de belangrijkste vraag, want zelfs als je technisch alles op orde hebt, zal er nog steeds weerstand zijn. Je vraagt je team om hun werkwijze te veranderen voor iets wat in hun ogen waarschijnlijk een van de belangrijkste dingen is die ze doen. Dat is nooit eenvoudig. Je kunt de voordelen van CPQ-hulpmiddelen zoveel benadrukken als je wilt, maar je zult je team in ieder geval een tijdje moeten controleren.
Wat zijn de voordelen van CPQ?
1. Nauwkeurigere offertes
Zoals ik eerder al zei, ergert niets een klant meer dan wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een offerte die al is goedgekeurd. Vaak is dat de reden waarom bedrijven de kosten van die fouten gewoon voor hun rekening nemen. CPQ-software verkleint de kans op dergelijke situaties door alle elementen (zoals prijzen, voorraad en afhankelijkheden) die deze fouten in eerste instantie veroorzaken, te standaardiseren.
2. Kortere responstijden
Offertes opstellen kost tijd. Dat komt deels doordat men fouten koste wat kost wil voorkomen, maar vooral doordat producten en klantbehoeften ingewikkeld zijn. Tegelijkertijd moeten we offertes zo snel mogelijk bij klanten krijgen. CPQ-software maakt complexe configuraties en unieke oplossingen veel eenvoudiger te beheren dankzij bundeling en automatisering.
3. Eenvoudiger inwerken
Ingewikkelde, onsamenhangende en inconsistente offerteprocessen houden zichzelf in stand. Je systeem is slecht en daardoor moeilijk te leren. Het is moeilijk te leren, dus ontwikkelen mensen hun eigen manieren om dingen te doen. Dit maakt het op zijn beurt moeilijker voor de volgende persoon om het systeem te leren.
Omdat CPQ-software een consistent proces vereist, vermindert deze de hoeveelheid bijkomende kennis die een nieuw teamlid nodig heeft om effectief offertes te maken.
4. Verbeterde merkuitstraling
Sjablonen zijn geweldig, maar zelfs de beste sjablonen zijn niet bestand tegen het leven in de verkooppraktijk. Of het nu gaat om verouderde logo's, merkvreemde kleuren of simpelweg een presentatie in Excel: als je team geen CPQ-software gebruikt, bevindt zich op dit moment ergens in de inbox van een potentiële klant een lelijke offerte.
Een offerte is het ultieme document onder in de verkooptrechter, dus het presenteren van een gepolijst merkimago is essentieel.
5. Snelle ROI
Goed geïmplementeerde CPQ-software kan snel ROI opleveren. Dat is het voordeel van procesverbeteringen die zo dicht bij de onderkant van de verkooptrechter plaatsvinden. Hogere conversiepercentages, een groter offertevolume, een kortere verkoopcyclus en minder fouten: deze combinatie van voordelen vertaalt zich sneller naar ROI dan vrijwel elk ander softwareonderdeel in je technologiestack.
Wat is het beste CPQ-platform?
Er zijn honderden CPQ-apps op de markt, van bekende namen tot nicheplatforms. Om een definitieve winnaar voor je bedrijf te kiezen, moet je je behoeften grondig analyseren en enkele gerichte vragen stellen aan de persoon die je het platform probeert te verkopen. Er zijn echter enkele duidelijke marktleiders, dus laten we daar beginnen.
1. Salesforce Revenue Cloud
Zoals te verwachten is Salesforce CPQ een marktleider met een uitstekende reputatie en een sterke gebruikersgemeenschap. Als je Salesforce al gebruikt, is het vrijwel zeker een sterke kandidaat voor je bedrijf.
In beoordelingen worden regelmatig de kracht, flexibiliteit en positieve impact van Salesforce CPQ op de efficiëntie van verkopers benadrukt. De grote kanttekening is echter dat dit ervan afhangt of je al volledig op Salesforce vertrouwt. Als je een ander CRM gebruikt of simpelweg nog niet klaar bent om je vast te bijten in de kolos die Salesforce is, is dit waarschijnlijk niet de optie voor jou.
2. HubSpot Sales Hub
HubSpot is een andere belangrijke kandidaat op het gebied van CPQ. Net als Salesforce geniet het naamsbekendheid, heeft het een sterke gebruikersgemeenschap en veel geloofwaardigheid. Het heeft ook hetzelfde probleem: je zult HubSpot waarschijnlijk niet alleen voor de CPQ-functies aanschaffen. Aan de andere kant kunnen veel CPQ-functies inbegrepen zijn in dezelfde licentie waarvoor je al betaalt als HubSpot al de kern van je bedrijfsprocessen vormt.
Gebruiksgemak is de grote winnaar in beoordelingen van het platform, waarbij de native integratie tussen Sales, Service en Marketing een ander groot voordeel vormt. Veelgenoemde nadelen zijn het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden en een prijsstructuur die op lagere niveaus karig lijkt om te gaan met functies.
3. DealHub.io
DealHub is een veel kleiner bedrijf dan HubSpot of Salesforce, maar ondanks de kleinere gebruikersgemeenschap krijgt het CPQ-productaanbod veel lof. In tegenstelling tot de twee grote spelers is dit bovendien het eerste platform dat we bekijken en dat zich niet vastlegt in één ecosysteem. DealHub integreert met HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic en vele andere platforms.
Die gemeenschap vermeldt ook consequent hoe eenvoudig het platform in te stellen was en hoe bereid het team van DealHub is om met klanten samen te werken om aan hun aangepaste vereisten te voldoen.
4. PandaDoc
In tegenstelling tot andere platforms op deze lijst komt PandaDoc uit de wereld van documentbeheer in plaats van verkoopautomatisering. Het is een platform dat uitblinkt in het offertegedeelte van CPQ en een groot aantal integraties biedt—waaronder Canva—dus de kans is groot dat het goed samenwerkt met welk CRM-platform je ook besluit te gebruiken.
Door de focus op één element van het CPQ-drieluik is het minder rijk aan functies dan zijn concurrenten als het gaat om functies voor bundeling, automatisering en prijsstelling.
Hoe begin ik met CPQ?
Je zou inmiddels een basisbegrip moeten hebben van wat CPQ biedt, hoe het werkt, of het geschikt voor je is en welke van de meest voorkomende platforms op de markt beschikbaar zijn. Dat is veel om te verwerken en het is begrijpelijk als je niet zeker weet waar je moet beginnen.
Mijn ervaring is dat je het beste kunt beginnen met het platform dat je al gebruikt en dat over offertefunctionaliteit beschikt. Ik heb eerder genoemd dat die functies vaak niet voldoen aan de behoeften van klanten, maar dat betekent niet dat ze het niet waard zijn om nader te bekijken. Je krijgt op zijn minst inzicht in de behoeften waaraan ze niet voldoen, en dat helpt je bij het bekijken van andere opties.
Als de ingebouwde offertefunctionaliteit van je CRM in het verleden ontoereikend is gebleken, begin dan met een analyse van de redenen daarvoor. De informatie is misschien niet meer helemaal actueel, maar je moet zoveel mogelijk leren van die mislukkingen.
Als je systeem geen ingebouwde functies heeft, kun je het beste eerst de mogelijkheden verkennen met een pilotproject. Zoek een platform dat veelbelovend lijkt en vraag een enthousiaste verkoper om het te gaan gebruiken voor het opstellen van eenvoudige offertes. Je krijgt daarmee veel meer informatie dan met een paar demonstraties en ontvangt echte feedback voordat je het eventueel uitrolt naar andere teamleden.
Als je daarentegen niet de volledige functionaliteit van CPQ nodig hebt, kun je misschien profiteren van prijssoftware of van afzonderlijk geïmplementeerde offertesoftware.
