5 belangrijke voordelen van contractbeheersoftware
De meeste bedrijven zijn afhankelijk van contracten, van dienstverleningsovereenkomsten met klanten tot arbeidsovereenkomsten met medewerkers. Deze zakelijke contracten vereisen veel tijd en moeite om op te stellen, te onderhandelen, te ondertekenen en veilig te bewaren, en een softwaretool kan je team ondersteunen tijdens het contractlevenscyclusproces. Als je de voordelen van software voor contractbeheer begrijpt, kun je bepalen naar welk soort tool je op zoek bent en hoe je team er optimaal gebruik van kan maken.
Of je nu een kleine start-up runt of een wereldwijd bedrijf leidt, je contracten moeten zorgvuldig worden beheerd in overeenstemming met relevante wetten en regelgeving. Je beschikt misschien niet over een volledig juridisch team, dus software voor contractlevenscyclusbeheer (CLM) kan helpen ervoor te zorgen dat elke fase van het proces aan de hoogste normen voldoet. Zelfs als je wel een groot team hebt dat je contracten beheert, kan een softwareoplossing hun handmatige werklast verminderen en hun proces voor contractbeheer stroomlijnen.
Lees verder voor een overzicht van de vijf belangrijkste voordelen van CLM-software en waarom elk voordeel belangrijk is en een impact heeft op je organisatie.
Create a free account to continue reading this article.
Want more from the CRO Club? Sign up to get free access and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
5 belangrijkste voordelen van software voor contractbeheer
Voordat je je in de voordelen verdiept, vraag je je misschien ook af: wat kost software voor contractbeheer? Inzicht in de prijs is cruciaal, omdat het je helpt de verwachte functies af te stemmen op budgetbeperkingen.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste voordelen die software voor contractbeheer je bedrijf kan bieden.
1. Sneller contracten opstellen
Veel oplossingen voor contractbeheer beschikken over hulpmiddelen zoals aanpasbare contractsjablonen, clausulebibliotheken en automatisch ingevulde velden. Deze functies helpen het opstellen te versnellen en bestaande documenten opnieuw te gebruiken om nieuwe en herziene versies te maken. Samenwerking in realtime en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen ondersteunen ook een snellere contractopstelling.
Een nieuw contract snel laten opstellen komt niet alleen de productiviteit van je team ten goede, maar ook die van je contractuele wederpartij. Hoe sneller je een contract naar een nieuwe klant of nieuwe medewerker stuurt, hoe sneller diegene het kan beoordelen en ondertekenen of bij je kan terugkomen met wijzigingen. Een contract snel opleveren laat de andere partij zien dat die een prioriteit is voor je team en bedrijf.
2. Minder handmatig werk
Oplossingen voor contractautomatisering bieden over het algemeen automatiseringsfuncties die de handmatige processen van je team helpen verminderen. Met software voor contractbeheer kunnen je teamleden geautomatiseerde workflows opzetten met ondertekeningsvolgordes en meldingen over contractactiviteiten. Deze functies zorgen voor een soepeler contractlevenscyclusproces met minder heen-en-weercommunicatie en minder administratief werk.
Het automatiseren van gegevensinvoer bij het ontwikkelen van contracten bespaart veel tijd. Deze softwareoplossingen kunnen contact- en bedrijfsgegevens, verlengingsdatums en andere belangrijke gegevenspunten in contracten automatisch invullen via integraties met je CRM en andere databases. Het klinkt misschien als een kleine taak, maar het loopt snel op: in een recent onderzoek van Zapier onder 1000 kenniswerkers zei 76% van de respondenten dat ze dagelijks 1 tot 3 uur besteden aan het simpelweg verplaatsen van gegevens van de ene naar de andere plek.
3. Minder risico en gegarandeerde naleving
We mogen niet vergeten dat contracten juridische documenten zijn en daarom onderworpen zijn aan normen voor naleving van regelgeving. Of het nu gaat om een NDA of een inkoopcontract, je moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de wettelijke vereisten in jouw regio. Naleving van contracten is geen grap, en je bedrijf kan te maken krijgen met boetes wegens niet-naleving als je niet aan de noodzakelijke normen voldoet.
Zorg ervoor dat je overeenkomsten rechtsgeldig zijn. Bekijk waardoor een contract ongeldig kan worden.
Veel CLM-software beschikt over functies voor compliancebeheer, zoals toegangsrechten, auditlogboeken en end-to-endversleuteling. Ook de mogelijkheden voor elektronische ondertekening van deze tools voldoen aan wettelijke normen, zodat elk contract dat via de software wordt opgesteld en beheerd aan de voorschriften voldoet. Dit helpt het algehele risico voor je bedrijf te verminderen en kan zelfs de behoefte aan een intern juridisch team wegnemen.
4. Georganiseerde documentopslag
Zonder een cloudgebaseerde oplossing kan je documentbeheersysteem er al snel uit gaan zien als de dossierkamer in een misdaadserie op televisie. Oké, misschien is het niet zo erg — maar een archiefkast is niet alleen ouderwets qua uiterlijk, hij is meestal ook behoorlijk disfunctioneel. Een goede opslag bespaart je team veel kopzorgen en tijd. Volgens hetzelfde onderzoek van Zapier gaf 73% van de werknemers aan dagelijks 1 tot 3 uur te besteden aan het zoeken naar informatie of een bepaald document.
De meeste CLM-software beschikt over een doorzoekbare contractenopslag waarin documenten georganiseerd, gecentraliseerd en beveiligd worden bewaard. Gebruikers kunnen contracten in de centrale opslag doorzoeken en filteren op basis van de inhoud in plaats van alleen op bestandsnamen. Sommige softwaretools voor contractanalyse beschikken zelfs over ingebouwde naamgevingsconventies en versiegeschiedenissen om dubbele bestanden te beperken en het gemakkelijker te maken het exacte contract te vinden waarnaar je op zoek bent.
5. Inzichten in het contractbeheersysteem
Je CLM-software is slechts één onderdeel van het bredere contractbeheersysteem van je bedrijf. Dit grotere systeem omvat de bedrijfsprocessen en andere factoren die betrokken zijn bij de manier waarop je contracten beheert, zoals je contractbeoordelingsproces, goedkeuringsstromen voor contracten, facturering en belangrijke belanghebbenden. Net als bij andere onderdelen van je bedrijf is het belangrijk om de prestatie-indicatoren van je contractsysteem te monitoren.
Deze softwareoplossingen beschikken over dashboards, rapportage- en analysemogelijkheden waarmee je de efficiëntie van je contractproces kunt volgen en mogelijkheden voor verbetering kunt signaleren. Je kunt inzicht krijgen in factoren zoals de gemiddelde goedkeuringstijd, contractverlengingscycli en knelpunten in werkstromen. Al deze gegevens kunnen je contractstrategie ondersteunen en je helpen om je teamleden te ondersteunen en hun harde werk te erkennen.
6. Bonus: meer werkplezier en beter personeelsbehoud
Het gebruik van contractbeheersoftware biedt veel praktische voordelen, maar hoe zit het met de minder tastbare effecten? Het implementeren van automatisering verbetert niet alleen de efficiëntie en productiviteit — het kan ook een echte invloed hebben op het werkplezier en de betrokkenheid van werknemers. Automatisering kan er zelfs voor zorgen dat mensen ervoor kiezen om bij je bedrijf te blijven in plaats van op zoek te gaan naar betere mogelijkheden.
In een ander rapport van Zapier gaf 14% van de respondenten die automatisering op het werk gebruiken aan dat ze hadden overwogen hun baan op te zeggen, tegenover maar liefst 42% van degenen die geen automatisering gebruiken.
Personeelsverloop kan ongelooflijk kostbaar zijn en in de nasleep van de Grote Ontslaggolf moeten werkgevers er alles aan doen om hun teamleden betrokken en gemotiveerd te houden op het werk. Elke dag opnieuw worstelen met disfunctionele bedrijfsprocessen kan ongelooflijk belastend worden. En hoewel software zijn eigen leercurve met zich mee kan brengen, is de opbrengst het waard — zowel voor je bedrijfsresultaat als voor je mensen.
De beste contractbeheersoftware vinden
Nu je goed begrijpt hoe CLM-software je bedrijf kan helpen, vraag je je misschien af hoe je de beste contractbeheersoftware voor je bedrijf kiest. Factoren zoals prijs, functies en integraties spelen allemaal een rol. Voor meer tips over het kiezen van de beste tool kun je mijn artikel lezen over waar je op moet letten bij contractbeheersoftware.
Als je op de hoogte wilt blijven van de inhoud van The CRO Club, kun je overwegen je te abonneren op onze nieuwsbrief.
