Wat is contractbeheer? Complete gids met de basisbeginselen

Voor bedrijven die staan of vallen met hun contracten, is het belangrijk om deze goed op orde te hebben. Contractbeheer is een vaak over het hoofd gezien onderdeel van goed bedrijfsmanagement, ook al is het misschien wel een van de belangrijkste zaken waarin uw bedrijf goed moet zijn. Er is een reden waarom veel grote bedrijven enkele van Amerika's best betaalde advocaten inhuren om toezicht te houden op hun contracten. Het is echt een belangrijke aangelegenheid.

Dus, wat is contractbeheer? Het is een geheel aan werkwijzen die u toepast om ervoor te zorgen dat uw contracten allemaal duidelijk, specifiek en afdwingbaar zijn en waarschijnlijk door de rechtbank zullen worden gehandhaafd als er ooit een geschil ontstaat. Een systeem voor contractlevenscyclusbeheer kan ervoor zorgen dat dit werkt, met allerlei details waarin u goed moet zijn en tal van hulpmiddelen om u te helpen dit goed te doen.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer, soms ook contractadministratie genoemd, omvat het werk dat uw managementteam doet om deugdelijke contracten op te stellen, deze tijdens de fase vóór ondertekening verder te ontwikkelen zodat ze in goede staat zijn en vervolgens na ondertekening toezicht te houden op de naleving. Het moet niet worden verward met contractonderhandelingen, waarbij u en de andere partij onderhandelen over de voorwaarden en te leveren prestaties, of met nalevingsbeheer, waarbij uw medewerkers erop toezien dat uw bedrijf een contract of wettelijke vereiste naleeft.

Om het beter te begrijpen, stelt u zich voor dat u een loodgietersbedrijf bent dat zojuist een opdracht heeft binnengehaald van een hoofdaannemer om enkele huizen te bouwen. De hoofdaannemer wil alleen dat u PEX-buizen gebruikt in plaats van PVC of koper. Of dat aanvaardbaar is of niet, is aan de onderhandelaar en de inkoopteams, niet aan de contractmanager.

De taak van de manager is om in beeld te komen nadat er overeenstemming over de buizen is bereikt, om ervoor te zorgen dat dit onderdeel van de overeenkomst duidelijk is vastgelegd en afdwingbaar is. Daarna draagt een goede professional op het gebied van contractbeheer de contractnaleving over aan iemand anders, vaak de nalevingsmanager of de handhavingsfunctionaris voor voorschriften, of hoe deze functie binnen uw bedrijf ook wordt genoemd, om ervoor te zorgen dat de voorwaarden worden nageleefd.

De contractmanager is niet alleen een proeflezer. Deze persoon is over het algemeen verantwoordelijk voor het beheer van de contractlevenscyclus, van aanvang tot afsluiting. Hij of zij kan bijvoorbeeld degene zijn die de overeenkomst met de hoofdaannemer aanvankelijk heeft voorgesteld en kan verantwoordelijk zijn voor het verlengen van de overeenkomst wanneer deze afloopt. Het is zelfs mogelijk, vooral bij kleine bedrijven, dat uw contractmanager ook uw onderhandelaar en nalevingsfunctionaris is, hoewel dit strikt genomen verschillende rollen zijn.   

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Waarom moet er zoveel werk worden gemaakt van het tot stand brengen, ondertekenen en afdwingen van een contract? Kent u het gezegde: "De duivel zit in de details?" Dat geldt nergens sterker voor dan bij zakelijke contracten, vooral in een situatie waarin een sluw juridisch team miljoenen dollars kan besparen of opeisen vanwege een technische fout in één alinea van een juridisch contract van 14 pagina's.

Hele bedrijven zijn voor hun voortbestaan afhankelijk van succesvol contractbeheer, en het is de moeite waard om iemand die goed is hiervoor te betalen, zodat uw contracten niet op een dag tegen u werken en u onaangenaam verrassen.

Stel dat de hoofdaannemer u inschakelt voor de loodgietersinstallaties. In eerste instantie gaat het geweldig, maar na ongeveer 3 maanden ontstaat er een probleem in de toeleveringsketen en wordt uw PEX niet geleverd. Nu moet u een moeilijke keuze maken.

U kunt vertraging oplopen, wat volgens de contractvoorwaarden kan leiden tot een financiële boete, of u kunt de PVC- of koperen buizen die u op voorraad hebt gebruiken om alles volgens schema te laten verlopen, wat ook een schending van het contract zou zijn. Hoe dan ook zit u in de problemen omdat een vrachtwagen niet op tijd bij uw magazijn is aangekomen. Wat moet u doen?

Hier redt effectief contractbeheer u uit de problemen. Tijdens de onderhandelingsfase had uw contractmanager moeten vragen wat er zou gebeuren als dit probleem zich voordeed. Idealiter zou er een soort terugvaloptie moeten zijn voor het geval van oncontroleerbare schendingen van de overeenkomst, of op zijn minst een optie voor geschillenbeslechting. Het is de taak van uw contractmanager om bij het opstellen van het contract iets dergelijks op te nemen, zodat iedereen vooraf duidelijke verwachtingen heeft.

Waar het uiteindelijk om gaat: bescherm uw bedrijf! Begrijp de factoren die een contract ongeldig kunnen maken.

Wie is verantwoordelijk voor contractbeheer?

Het volledige proces van contractbeheer is ingewikkeld en u hebt echt een specialist nodig die dit doet en bijna niets anders. Uw contractmanager kan een advocaat zijn, maar dat hoeft niet. U kunt ook gewoon de meest ervaren manager binnen het bedrijf inschakelen om dit te regelen, ervan uitgaande dat die persoon eerdere ervaring heeft met juridisch afdwingbare contracten. In bredere zin zou u echter kunnen zeggen dat iedereen deel uitmaakt van het contractbeheerteam.

De details van het proces van contractbeheer verschillen per bedrijf en zelfs van de ene overeenkomst tot de andere, maar blijf niet hangen in formaliteiten. Iedereen die op een zinvolle manier kan bijdragen, moet zich welkom voelen om mee te helpen ervoor te zorgen dat u goede contracten hebt.

Ga terug naar dat loodgietersbedrijf. In het uiterste geval kunnen verschillende medewerkers netwerken voor de opdracht en de zakelijke relaties aangaan (verkoop), de voorwaarden van de overeenkomst bespreken (contractonderhandelaar), het papierwerk vóór ondertekening controleren (contractadministratie) en de bepalingen ervan zowel intern (naleving) als extern (juridische afdeling) handhaven. 

Natuurlijk kan dit allemaal gewoon één persoon zijn. Misschien ben je een loodgietersbedrijf met één persoon, in welk geval dit allemaal op jou neerkomt. Je bedrijf heeft misschien een half dozijn gediplomeerde loodgieters, hun assistenten en één receptionist, wat betekent dat je het contractbeheerproces samen deelt of uitbesteedt aan een professioneel bedrijf. Wanneer je echter met zeer complexe contracten gaat werken, kan het de moeite waard zijn om een volledig team voor contractlevenscyclusbeheer in huis te hebben. 

Het contractbeheerproces begrijpen

Hoe je de goedkeuring van contracten ook beheert, je moet ervoor zorgen dat bepaalde werkprocessen deel uitmaken van het proces. Het basisproces voor contractlevenscyclusbeheer bestaat uit zes fasen, die handig zijn verdeeld over drie fasen vóór ondertekening en drie fasen na ondertekening. In elke fase moet je proberen alle relevante belanghebbenden erbij te betrekken, al is het maar om mee te luisteren en op de hoogte te blijven, zodat hun eigen werk in een later stadium beter geïnformeerd is. 

Fasen vóór ondertekening

Contract opstellen

Het opstellen van het contract is waar alles begint. Dit kan een formeel proces zijn, bijvoorbeeld wanneer je meedingt naar een overheidscontract of je aanmeldt als leverancier voor een groot bedrijf. Het kan ook heel informeel zijn, zoals wanneer een vriend ontwikkelingswerk aan zijn website nodig heeft. Voor de meeste bedrijven zit het opstellen van contracten ergens daartussenin: een verkoopteam ontwikkelt leads en bereikt een voorlopig akkoord over overeenkomsten, waarna het dossier wordt doorgegeven aan het ‌contractbeheersysteem voor de volgende stappen.

In het voorbeeld van het contract dat we hebben gebruikt, zou je de hoofdaannemer waarschijnlijk ontmoeten op een congres of een ander netwerkevenement en een gesprek aanknopen (informeel). Je zou hem ook ongevraagd kunnen bellen en vragen of hij werk voor je heeft (semi-formeel). Je zou ook kunnen solliciteren naar werk voor het installeren van leidingen in openbare scholen. In dat geval moet je waarschijnlijk eerst een aanbestedingsprocedure doorlopen voordat de contractfase kan beginnen (formeel). 

Onderhandelen over het contract

Hoe de lead ook tot stand komt, uiteindelijk ga je onderhandelen. Ook hier is veel variatie mogelijk. Technisch gezien sluit je een contract wanneer je brood koopt in de supermarkt, omdat jij (de klant) een aanbod doet om brood te kopen tegen de vermelde prijs, waarna de winkel dat aanbod aanvaardt en jij betaalt. Zakelijke contracten zijn doorgaans formeler dan dit, en voor alles wat langer dan een jaar duurt of meer dan $1,000 kost, wil je het zeker schriftelijk vastleggen met essentiële contractvereisten.

Sommige overeenkomsten worden geleverd met standaardcontracten. Als je in een ambulance rijdt, betaalt Medicaid wat het per mijl betaalt en valt daar niet over te onderhandelen. Andere overeenkomsten bieden enige speelruimte, maar niet veel. Het leveren van siliciumproducten aan Intel voor zijn microchips is niet bepaald werk dat je flexibel zou noemen, dus waarschijnlijk gaan de enige onderhandelingen over volume, prijzen en handhavingsvoorwaarden. 

​​Kleinere bedrijven kunnen zich meer vrij opgestelde contracten veroorloven. Misschien sluit je met de hoofdaannemer een overeenkomst om loodgieterswerk te leveren, maar kan jij of de aannemer verantwoordelijk zijn voor het inkopen van de benodigdheden, het betalen van de verzekering, het contact met klanten en dergelijke. Meestal staat het je vrij om te onderhandelen over wat je maar kunt op het gebied van prijzen, betalingsdetails, arbitrage tegenover mediation enzovoort. Dit is waar je onderhandelingsteam voor contracten echt kan uitblinken.

Een eervolle vermelding hier moet gaan naar een soort tussenfase in de levenscyclus van contractbeheer: redigeren. Geen enkel document is in de eerste versie perfect, en een juridisch bindend formulier dat iemand een fortuin kan kosten, moet echt perfect zijn voordat het wordt ondertekend. Goede contractbeheersoftware kan een groot verschil maken, met standaardsjablonen die niet veel revisies nodig hebben om perfect te worden. Zorg er wel voor dat iemand de alinea's bewerkt en het volledige contract controleert. Dat kan ooit echt belangrijk worden. 

Contractgoedkeuring

Nu het contract is gestart, erover is onderhandeld en het is bewerkt, is het tijd voor goedkeuring. Je contractmanager en andere belanghebbenden hebben tijd nodig om het volledige contract door te nemen voordat een nieuw contract kan worden ondertekend. Goedkeuring kan afkomstig zijn van een centrale afdeling, zoals de juridische afdeling, of kan breed worden verdeeld over de verschillende belanghebbenden. Als het slechts om één manager gaat, zorg er dan voor dat die de tijd neemt en met de relevante mensen binnen je bedrijf praat voordat hij of zij toestemming geeft om te ondertekenen.

Bij het loodgietersbedrijf kan de onderhandelaar het dienstencontract doorgeven aan het management voor de definitieve goedkeuring, gevolgd door een beoordelingsperiode van een week. Dit is een goed moment om met de inkoopmanager te praten en na te gaan of de PEX-leidingen die de aannemer wil, betaalbaar zijn tegen de voorgestelde prijzen, of om die details over vertragingen en problemen in de toeleveringsketen uit te werken. Zorg dat je vóór de goedkeuring antwoorden krijgt, want daarna wordt het meestal als te laat beschouwd. 

Fasen na ondertekening

Toezicht

Je CLM-werk gaat door, ook nadat de contracten zijn ondertekend, zowel persoonlijk als via elektronische ondertekening. Elk contract bevat voorwaarden, sommige eenvoudig en andere minder eenvoudig, en iemand moet verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat alles wordt nageleefd. Ook dit kan je contractmanager zijn, of als je een grotere werkgever bent, kun je je juridische en compliance-medewerkers dit voor je laten doen.

Stel dat je bevriende hoofdaannemer ermee heeft ingestemd om een bepaald bedrag per huis te betalen, eenmaal per maand en voorafgaand aan de uitvoering van het werk. Als augustus aanbreekt en er geen betaling is, moet je controleteam daar snel werk van maken. Een telefoontje naar het kantoor van de hoofdaannemer brengt aan het licht dat hij een probleem met zijn bank heeft en dat de betaling niet is verwerkt zoals de bedoeling was.

Je contract kan een clausule bevatten die de aannemer een boete oplegt of waarmee je je personeel uit het krediet van de aannemer kunt betalen totdat het probleem is opgelost. Een dergelijke tekortkoming kan je zelfs het recht geven om het contract zonder boete voor jezelf te beëindigen.  

Contractvernieuwing

De meeste contracten eindigen uiteindelijk. Misschien vind je dat prima, of misschien wil je iets dat goed werkt voortzetten. In sommige opzichten is vernieuwing eenvoudiger dan het opstellen van het oorspronkelijke contract, omdat je al samenwerkt en weet wat je kunt verwachten. In andere opzichten kan het juist ingewikkelder zijn, bijvoorbeeld wanneer je een andere prijs wilt onderhandelen of een clausule wilt toevoegen die niet in het oorspronkelijke contract stond.

Afronding

Het doel van het hele CLM-proces is om tot de afronding te komen. Idealiter is dit niet het einde van het proces, maar slechts een fase in de volledige cyclus van initiatie, onderhandeling, uitvoering, monitoring en vernieuwing. Het is aan jou hoe je de overeenkomst afrondt, bijvoorbeeld wie jouw bedrijf aan contractuele verplichtingen mag binden, maar het is een goed idee om de persoon die het proces heeft beheerd, de overeenkomst te laten goedkeuren. Als je online sjablonen gebruikt, kunnen die meestal op afstand een e-handtekening toepassen, bijvoorbeeld wanneer je een CLM-dienstverlener inschakelt die niet op jouw kantoor werkt.

Oplossingen voor contractbeheer kunnen helpen

Ongeacht hoe groot of klein je contracten zijn of met welk type contract je werkt, kun je het tijdrovende proces stroomlijnen met automatisering via geavanceerde software voor contractbeheer. De voordelen van software voor contractbeheer zijn namelijk talrijk. Denk aan slimme online sjablonen waarmee je de voorwaarden die je nastreeft kunt optimaliseren, revisies in minuten in plaats van dagen kunt bewerken, aangepaste aanvullingen kunt toevoegen en knelpunten kunt wegnemen die de hele contractcyclus dreigen te ontsporen. Deze sjablonen zetten standaardelementen van een contract in een gemakkelijk leesbaar formaat uiteen, waardoor ze in één oogopslag begrijpelijk zijn, en helpen bij de dagelijkse monitoring van contractprestaties met eenvoudige, begrijpelijke rapporten.

Elk goed contract bevat een aanbod- en een aanvaardingscomponent. Deze alinea biedt je bijvoorbeeld interne informatie en geavanceerde inzichten in de wereld van slimme online bedrijfsformulieren. Het enige wat je hoeft te doen om dit te accepteren, is je abonneren op onze nieuwsbrief. Het is leuk, informatief en gratis!