Als je al bekend bent met business intelligence, weet je dat hierbij geavanceerde data-analyses worden gebruikt om inzicht te krijgen in wat er binnen je bedrijf gebeurt en hoe het presteert. Het opstellen van een goede business-intelligencestrategie lijkt veel op het uitvoeren van een kleine verkenningsoperatie binnen je eigen organisatie, waarbij je gebruikmaakt van een heleboel gegevens waartoe je waarschijnlijk al toegang hebt. Het doel is om inzicht te krijgen in de big data-informatie die op verschillende plaatsen verspreid staat en die om te zetten in analyses die je kunt begrijpen en toepassen.
Natuurlijk is het verstandig om eerst de basis te leggen voordat je een BI-strategie gaat gebruiken om slimme beslissingen te nemen, geld en moeite te besparen, risico's te beperken en een voorsprong op je concurrentie te krijgen. Dit artikel helpt daarbij: het is je routekaart voor het opbouwen van een succesvolle BI-strategie.
Wat is een business-intelligencestrategie?
Een business-intelligencestrategie is je plan voor de manier waarop je de gegevenssets die beschikbaar zijn binnen je bedrijf gaat begrijpen. Je bedrijf verzamelt waarschijnlijk veel informatie, en een goede BI-strategie is een systematische methode om die informatie te organiseren, te doorgronden, er bruikbare inzichten uit te halen en vervolgens op basis daarvan datagestuurde beslissingen te nemen. Voorbeelden van ongestructureerde gegevens die je bedrijf waarschijnlijk binnenkrijgt, zijn:
- Verkoopcijfers
- Feedback op sociale media
- Reacties van klanten op servicegesprekken en technische ondersteuning
- Interne financiële gegevens
- Salarisadministratie, urenstaten en alle overige HR-gegevens, zoals ziekteverlof en PTO
- Voorraadcijfers
- Vergelijkbare informatie die je over concurrenten hebt verzameld, zoals hun openbaar beschikbare verkoopcijfers of advertentie-uitgaven
Wanneer je een gegevensset hebt waarvan je denkt dat die nuttige informatie bevat, is je BI-strategie de formele methode die je gebruikt om deze te analyseren en tot een zinvolle datavisualisatie te komen waarin belangrijke inzichten duidelijk naar voren komen. Hierbij wordt meestal een BI-team samengesteld met belangrijke belanghebbenden, van je CFO of CIO tot leveranciers, HR-managers, experts in data-analyse en zelfs eindgebruikers. Zij houden gestructureerde bijeenkomsten waarin de informatie op een betekenisvolle manier wordt geanalyseerd.
Het doel is om een voorspellend model te ontwikkelen dat uitlegt waar je organisatie mee bezig is en, hopelijk, betere prognoses op te leveren dan de aanpak waarbij je zomaar wat gokt.
Waarom zou ik een business-intelligencestrategie hebben?
Het is de moeite waard om gestructureerde data-analysetools te gebruiken om belangrijke prestatie-indicatoren naar voren te brengen. Zodra je teams aan de slag zijn, komen er allerlei verrassende inzichten naar boven die kunnen leiden tot veel betere zakelijke beslissingen. Naarmate je gewend raakt aan deze manier van werken, zul je verschillende voordelen van BI opmerken. Je business-intelligence-routekaart kan je op de volgende manieren helpen.
Neem weloverwogen beslissingen
Beslissingen nemen is de belangrijkste taak van de baas, en als je in het duister tast, voelt het alsof je dartpijlen gooit naar een bord waarop JA en NEE zijn vastgepind. Geavanceerde bedrijfsanalyses ondersteunen je besluitvorming en houden je verbonden met de feiten op een manier die anders niet mogelijk is in groeiende organisaties. Op één dag moet je misschien beslissingen nemen over HR-beleid, berichten op sociale media, compliance-inspanningen, rapportages aan overheidsinstanties en de vraag of er in de kantine gewone melk of sojamelk moet staan.
Stel bijvoorbeeld dat je moet beslissen of je wilt overstappen op een 4/10-rooster in plaats van je huidige 5/8-roosters te behouden. Zonder een BI-strategie om gegevens uit urenstaten en belangrijke prestatie-indicatoren te analyseren, gok je in feite op basis van wat goed voelt. Maar wat als je je gegevens door de automatiseringsfasen van business intelligence haalt die je hebt geïmplementeerd, en daaruit blijkt dat medewerkers van de klantenservice aan het einde van hun dienst veel beter presteren dan aan het begin, maar zich vaker ziek melden dan medewerkers van de verkoopafdeling?
In dit geval zou je kunnen overwegen om een rooster van 12 uur werken en 24 uur vrij in te voeren, omdat dit zowel de productieve tijd als de vrije tijd van je klantenservicemedewerkers maximaliseert. Als gevolg daarvan zie je betere afhandeltijden van gesprekken en een daling van het ziekteverzuim. Dat is een goede zakelijke beslissing, en je zou er nooit op zijn gekomen als het BI-team niet diep in de gegevens was gedoken.
Bespaar tijd en geld
Op basis van het bovenstaande voorbeeld heb je besloten om voor de klantenservice over te stappen op een 12/24-rooster. Nu moet je je beslissing uitvoeren. Er zijn natuurlijk goede en slechte manieren om dit te doen, maar is er één beste manier?
Bedrijven die zo'n grote verandering willen doorvoeren, huren soms externe consultants in om hun strategie voor digitale transformatie te plannen en te beheren. Het spreekt voor zich dat dit enorm duur is en maandenlang uw aandacht in beslag zal nemen. Aan de andere kant kan het aanwijzen van iemand binnen het bedrijf net zo lang duren, en die manager kan zijn of haar andere werk niet doen terwijl diegene planningen aanpast.
Dat is het moment waarop uw BI-team te hulp schiet door de gegevens te onderzoeken en het cv (via doorzoekbare trefwoorden) te vinden van een van uw financieel analisten, die vroeger projectmanager was. Ze is net terug van zwangerschapsverlof (informatie afkomstig van HR) en is nog niet begonnen aan de belastingen van dit jaar. Uit de registratie van inkomende gesprekken blijkt dat maart een rustige maand is voor vragen aan de klantenservice en dat u 's nachts de minste telefoontjes krijgt.
Met deze inzichten vraagt u uw voormalige projectmanager om de roosterwijziging over te nemen voordat het belastingseizoen echt begint. Plan de eerste nieuwe dienst begin maart en begin de overgang met nachtploegen om hun werkdruk laag te houden totdat iedereen zich kan aanpassen. Vervolgens gebruikt u uw financiële dashboards om de kosten te vergelijken met wat u aan bedrijfsconsultants zou hebben betaald om dit te doen.
Have an account? Log In
Risico's beperken
Doordachte risicobeperking is een ander voordeel van een business-intelligencestrategie. Wanneer u bedrijfsdoelen voor de nabije toekomst vaststelt, zult u onvermijdelijk bepaalde risico's nemen. Toekomstige initiatieven worden immers veel voorspelbaarder als u de toekomst kunt zien. Een business-intelligencestrategie kan dat niet helemaal beheren, maar kan wel richting geven aan uw planning.
Stel dat u hebt besloten het nieuwe rooster in te voeren en halverwege de overgang bent. Ondanks uw beste planning verloopt het niet goed en vertrekt een groter dan verwacht aantal medewerkers van uw klantenservice of klaagt over de verandering. Uw belangrijkste belanghebbenden houden de statistieken in de gaten en stellen een reeks eenvoudig in grafieken weer te geven mijlpalen op om u te helpen het project te volgen. Als uw personeelsverloop bepaalde niveaus bereikt, is dat een signaal om de overgang te vertragen of uw verlies vroegtijdig te beperken. Als de cijfers dicht bij een aanvaardbaar niveau blijven, kunt u vol vertrouwen doorgaan, omdat de gegevensbronnen voorspellen dat de situatie na de overgang weer normaal wordt. In beide gevallen neemt u duidelijk afgebakende risico's met open ogen en houdt u gedurende het hele proces de controle.
Een concurrentievoordeel hebben
In een drukbezet en concurrerend speelveld kan zelfs een klein voordeel u een voorsprong geven waarmee u geleidelijk voorop kunt komen te lopen. Als uw concurrentie geen geavanceerde BI-tools gebruikt om hun besluitvormingsproces te beheren, zult u waarschijnlijk minder en minder ernstige fouten maken en ontdekt u misschien zelfs nieuwe kansen die anderen over het hoofd zien.
Stappen voor het opbouwen van een succesvolle business-intelligencestrategie
De voordelen van succesvolle BI klinken goed, maar hoe zorgt u ervoor dat dit in de praktijk gebeurt? Hier zijn 10 stappen die vrijwel elk bedrijf kan volgen om succesvolle BI-systemen op te bouwen en ze een vast onderdeel van de bedrijfsvoering te maken.
Stap 1. Beoordeel uw huidige situatie
U kunt niets doen voordat u weet waar u mee te maken hebt. Gebruik uw kennis van binnenuit over de toestand van uw bedrijf en uw toekomstige bedrijfsdoelen om te beoordelen waar u staat en welk soort informatie u nodig hebt om u verder te helpen. Dit vormt de basis voor veel van de beslissingen die u neemt bij het structureren van uw teams en het plannen van uw nieuwe werkprocessen. Maak een rondgang door uw bedrijfslocaties, bekijk uw Excel-bestanden en spreek met uw afdelingshoofden om waardevolle doelen vast te stellen en plekken te vinden waar informatie ontbreekt.
Stap 2. Kies een sponsor en belanghebbenden
De mensen die u voor uw BI-teams kiest, moeten slim, gedreven en gedisciplineerd genoeg zijn om gegevensanalyse systematisch aan te pakken. Kies iemand die u vertrouwt om het team te leiden. Dit is doorgaans een leidinggevende op C-suite-niveau met veel ervaring in groepsinteractie en het leiden van teams. Geef deze sponsor veel vrijheid bij het samenstellen van de rest van het team, maar zorg ervoor dat de groep vertegenwoordigers bevat van elk team dat door het project wordt beïnvloed. Deze belanghebbenden zullen nauw samenwerken.
Stap 3. Stel uw BI-team samen
Breng iedereen bij elkaar, bestel pizza en begin met de kennismaking. Als u roosters wijzigt, zoals in ons lopende voorbeeld, zijn de belangrijkste personen die u moet betrekken uw sponsor—waarvan we aannemen dat dit uw operationeel directeur is—die rechtstreeks aan u rapporteert. De belanghebbenden in het team zijn onder meer het hoofd van de klantenservice, iemand van HR, een roostermedewerker van de operationele afdeling, iemand van de vakbond als u die hebt en misschien iemand van de juridische afdeling die specifiek ervaring heeft met arbeidsrecht en naleving voor werknemers die niet van vrijstelling zijn uitgesloten.
Opmerking: Afhankelijk van het platform dat u kiest (volgende stap), wilt u mogelijk ook investeren in training, zoals een Power BI-cursus of Tableau-cursus voor uw team.
Stap 4. Kies je BI-platform
Het is het huidige jaar en alles is digitaal. Wat je team ook doet, zelfs als je bedrijfsdoelen alleen maar bestaan uit overstappen op sojamelk bij het koffiepunt, je hebt business-intelligencesoftware nodig die zelfbedieningssjablonen en uitstekende gebruiksvriendelijkheid voor niet-experts biedt. Als je enkele getoetste suggesties nodig hebt, hebben we onze aanbevelingen voor de beste platforms voor omzetintelligentie op een rij gezet.
Stap 5. Houd rekening met beveiliging, privacy en naleving
Op dit moment probeert ergens ter wereld een dapper groepje hackers je gegevens te bemachtigen. De plannen van je bedrijf voor de toekomst zijn niet iets wat je wilt delen, dus je hebt versleuteling en goede IT-beveiliging nodig. Als je met financiële klantgegevens werkt, zorg er dan voor dat je alleen software gebruikt die SSAE 18-gecertificeerd is, aangezien dit een wettelijke vereiste kan zijn.
Stap 6. Verzamel, reinig en analyseer je gegevens
Rommel erin, rommel eruit. Dat heb je vast eerder gehoord, maar hier is het belangrijker dan ooit. Reinig je gegevens voordat ze door de BI-vermaler gaan, anders zullen je resultaten nergens op slaan. Je hoeft bijvoorbeeld niet het privénummer van elke medewerker te kennen om een wijziging in de planning door te voeren, dus verwijder dat en alle andere overbodige informatie. Een aangeboren afhankelijkheid van gegevenskwaliteit is een van de nadelen van BI.
Stap 7. Gebruik gegevensvisualisaties
Een onderdeel van het BI-plan is hoe je de inzichten die het team ontwikkelt, uitvoert. Maak een dashboard voor business intelligence met behulp van sjablonen voor gegevensvisualisatie. Deze zijn namelijk eenvoudig en intuïtief en laten je in één oogopslag grote hoeveelheden gegevens bekijken. Het maakt het ook veel gemakkelijker voor alle belanghebbenden en iedereen in je BI-team om precies te begrijpen waar ze naar kijken.
Stap 8. Bepaal je KPI's
Kies je belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) en mijlpalen vroeg in het proces en houd je eraan. Wanneer moet je weten welke invloed de wijziging in de planning op het moreel heeft? Wanneer moet je weten wat het gaat kosten? Wat is de ROI van dit hele project? Blijf dit volgen, want het is de feedback die je nodig hebt om er zeker van te zijn dat je op de goede weg bent.
More Articles
Stap 9. Anticipeer op obstakels en vind oplossingen
Zoals een beroemde bokser ooit zei: "Iedereen heeft een plan totdat hij een klap op zijn hoofd krijgt." We weten dat business intelligence en gegevens behoorlijk ver afstaan van de sport, maar het citaat is eigenlijk van toepassing op elk plan dat je uitvoert. Plan vooruit voor obstakels, misstappen en bekende nadelen van BI, en zorg voor een plan om de onvermijdelijke computercrashes, gegevensverliezen en tekortkomingen in de training het hoofd te bieden.
Stap 10. Voer jaarlijkse evaluaties uit
Als je geen feedback en evaluatie in je BI-structuur opneemt, zul je nooit weten of deze werkt. Voer jaarlijks (of vaker, bijvoorbeeld per kwartaal) evaluaties uit van de gegevens, het team en zelfs het proces zelf om ervoor te zorgen dat je op koers blijft. Kijk opnieuw naar de ROI die je behaalt en blijf het proces verfijnen, zodat je steeds beter wordt in het nemen van datagestuurde beslissingen.
Wil je meer weten?
Wist je dat er meer komt kijken bij een business-intelligencestrategie dan in één artikel kan worden behandeld? Abonneer je op onze nieuwsbrief om meer over dit onderwerp te leren, samen met alle tips, technieken en hulpmiddelen voor omzetactiviteiten die je nodig hebt om succesvol te zijn.
