Een spreadsheet voor het volgen van potentiële klanten maken
Of je nu een ervaren salesleider bent, net aan een nieuwe functie begint of zelfs de verkoop voor een oprichter op je neemt, een spreadsheet voor het bijhouden van verkoopprospects is een hulpmiddel dat je snel kunt opbouwen om de resultaten van je verkoopinspanningen direct te verbeteren.
Ik werk al meer dan 10 jaar in de verkoop. Ik heb uit eerste hand gezien hoe een superster onder de verkoopmedewerkers zonder methode voor het bijhouden van gegevens wordt verslagen door een gemiddelde verkoper die een proces voor het bijhouden van prospects gebruikt.
In deze gids wordt uitgelegd hoe je aan de slag gaat met een spreadsheet voor het bijhouden van gegevens, hoe je een klein proces rond dat werkblad opbouwt en hoe je het effectief gebruikt om je bedrijf te laten groeien.
Wat is een spreadsheet voor het bijhouden van prospects?
Een spreadsheet voor het bijhouden van prospects is een hulpmiddel dat voornamelijk wordt gebruikt door mensen en teams in verkoop, marketing en bedrijfsontwikkeling om potentiële klanten te volgen en te beheren. Zie het als een kleine tool voor klantrelatiebeheer (CRM).
Create a free account to continue reading this article.
Want more from the CRO Club? Sign up to get free access and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
Voor bedrijven die net beginnen, personen die hun diensten verkopen of verkopers van producten of diensten met een hoge waarde die niet veel prospects hebben, kan een spreadsheet voor het bijhouden van gegevens een geweldig hulpmiddel zijn dat in feite gratis is en niet de steile leercurves heeft van de meeste CRM-systemen.
Wie moet een spreadsheet voor het bijhouden van gegevens gebruiken?
Het is vooral nuttig voor kleine bedrijven die verkoopgegevens willen gaan verzamelen, maar niet de kosten of het gedoe willen van het instellen van complexe software voor het bijhouden van verkoopgegevens, een CRM-systeem of een systeem voor leadbeheer.
Meestal wordt deze spreadsheet opgebouwd in Excel of Google Sheets. Cloudsoftware voor projectbeheer, zoals ClickUp en Monday.com, zijn ook goede keuzes voor het opbouwen van prospectingspreadsheets.
Zelfs als een team over een volledig CRM-systeem beschikt, zijn spreadsheets voor het bijhouden van gegevens nog steeds nuttig voor afspraakplanners om hun verkoopstatistieken bij te houden en hun doelen te behalen. Verkoopmanagers kunnen ervoor zorgen dat hun eerstelijns verkoopmedewerkers dagelijks of wekelijks voldoende zinvolle activiteiten uitvoeren zonder tijd te hoeven besteden aan micromanagement of het controleren van agenda's.
Hierboven staat een voorbeeld van een zeer effectieve spreadsheet voor het bijhouden van gesprekken, die wordt gebruikt in een semi-geautomatiseerde outreachcampagne voor mijn afspraakplanners. Hier houden ze dagelijks hun nieuwe en voortgaande verkoopcontactmomenten bij. Dat kunnen rechtstreekse berichten, sms-berichten, e-mails en telefoongesprekken zijn.
Met dit hulpmiddel kan de afspraakplanner georganiseerd blijven en, nog belangrijker, kan mijn verkoopmanager de voortgang van ons volledige team van afspraakplanners elke ochtend in ongeveer 20 minuten controleren.
Welke gegevens moet je verzamelen?
Belangrijke kolommen en informatie
Kolommen kunnen zaken bevatten zoals lead-ID, bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres van de contactpersoon, telefoonnummer van de contactpersoon, sector, leadbron, datum van het eerste contact, datum van het laatste contact, status, prioriteit en notities. Verzamel op zijn minst:
- Contactgegevens
- Voornaam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- Bedrijfsgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Adres
- LinkedIn-profiel
- Andere socialemediaprofielen
- Contactgeschiedenis
- Interesseniveau
- Status van gesprek/prospect
- Fase van de deal
- Volgende stappen
- Geïnteresseerd
- Gesprek
- Voorstel
- Niet benaderen
De kwaliteit van bijgehouden gegevens verbeteren
Consistentie is essentieel
Wanneer u voor elke lead gegevens in het werkblad invoert, zorg dan voor nauwkeurigheid en volledigheid om de bruikbaarheid van het volgsysteem te behouden. Als u salesmanager bent, zorg er dan voor dat uw salesteam is getraind in consistente gegevensstandaarden, zodat alle gegevens eenvoudig kunnen worden samengevoegd voor toekomstig onderzoek.
Gebruik functies in uw voordeel
Gebruik functies voor gegevensvalidatie in uw spreadsheetsoftware om de gegevensintegriteit te behouden (bijvoorbeeld vervolgkeuzemenu's voor Status en Prioriteit).
Google Spreadsheets beschikt nu over snelle sjabloonfuncties met behulp van ‘@dropdown’ om snel voorwaardelijke opmaak voor uw spreadsheet te maken.
Het is een goed idee om deze functies (zoveel mogelijk) te gebruiken in plaats van platte tekst. Invoer als platte tekst bevat doorgaans veel spel- en syntaxisfouten, waardoor het samenvoegen van gegevens moeilijker kan worden.
Voorbeeld:
- Maak voor Status een vervolgkeuzelijst met opties zoals Nieuw, Benaderd, Geïnteresseerd, Niet geïnteresseerd en Geconverteerd.
- Voor Prioriteit kunnen de opties Hoog, Gemiddeld en Laag zijn.
Een spreadsheet voor prospecttracking maken
1. Bepaal uw doelstellingen en KPI's
Begin met duidelijk te bepalen wat u met deze spreadsheet wilt bereiken. Houdt u leadgeneratie, conversiepercentages van verkopen of opvolging met klanten bij? Uw doelstellingen bepalen welke gegevens u moet opnemen.
2. Stel de structuur van de spreadsheet in
Gebruik het bovenstaande gedeelte als leidraad en maak uw tabel met kolommen waarmee u de benodigde informatie over elke prospect kunt bijhouden. Volg de kernprincipes van leadmanagement om de basis te leggen die u nodig hebt om succesvol te zijn.
3. Vul de spreadsheet in
Begin de spreadsheet in te vullen met gegevens over uw huidige prospects. Dit kan handmatig worden gedaan of door gegevens uit andere systemen te importeren als u overstapt van een andere volgmethode.
4. Stel voorwaardelijke opmaak in
Gebruik voorwaardelijke opmaak om de status en prioriteit van leads visueel eenvoudiger te kunnen beoordelen. Stel bijvoorbeeld in dat leads met een hoge prioriteit een rode achtergrond krijgen en leads met een lage prioriteit een groene achtergrond, of sorteer op "Datum laatste contact" om de oudste vermeldingen eerst te zien.
Een opmerking over de kolom ‘Laatst gecontacteerd’—leer van mijn fouten.
Dit lijkt misschien een klein detail, maar als je hebt besloten nog geen CRM te gebruiken, beloof ik je dat dit kleine detail je UREN frustratie zal besparen. De kolom ‘Laatst gecontacteerd’ is een geautomatiseerde manier om te zien wie je verkoopteam onlangs heeft gecontacteerd. Dit is de situatie: ik garandeer je dat je verkoopteam deze kolom niet na elk gesprek of bericht zal invullen. Dat doen ze gewoon niet, dus probeer het niet.
In plaats daarvan heb ik een handig script voor Google Spreadsheets toegevoegd dat de kolom ‘laatst bijgewerkt’ automatisch bijwerkt als een van de andere kolommen in dezelfde rij wordt gewijzigd. Ik heb gemerkt dat dit kleine stukje code bijzonder nuttig is, omdat het voorkomt dat verkoopmedewerkers eraan moeten denken hun laatst bijgewerkte cel in te vullen.
Stapsgewijze handleiding voor het installeren van het script in Google Spreadsheets
Open je Google-spreadsheet.
- Ga naar Extensies → Apps Script.
- Verwijder alle code in de scripteditor en vervang deze door het volgende script:
- Pas de array watchColumns aan zodat deze de indexnummers vanaf 1 bevat van de kolommen die je op wijzigingen wilt controleren.
- Wijzig dateColumn naar het kolomnummer waarin je de datum wilt laten verschijnen wanneer er wijzigingen worden aangebracht.
- Sla het script op met het pictogram Opslaan of via Bestand → Opslaan en geef je project een naam.
- Sluit het tabblad Apps Script en ga terug naar je spreadsheet.
Gebruik dit codeblok in het tabblad Apps Script om te controleren of het werkt. Je hoeft alleen de kolommen bij te werken en de geannoteerde opmerkingen achter de // te verwijderen.
function onEdit(e) {
// Stel de kolommen in die je op wijzigingen wilt controleren
const watchColumns = [2, 3]; // Voorbeeld: controleer kolom B en C (dit zijn 2 en 3 in een index vanaf 1)
const dateColumn = 4; // De kolom waarin de datum moet worden geplaatst (D in dit geval, dus 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Plaats de datum in de aangewezen "dateColumn" wanneer een gecontroleerde kolom wordt bewerkt
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Filters en sorteeropties maken
Schakel filters in voor elke kolom, zodat gebruikers eenvoudig door de gegevens kunnen sorteren, bijvoorbeeld om alle prospects te bekijken die zich in een bepaalde fase van het verkoopproces bevinden of die aan een specifieke verkoopmedewerker zijn toegewezen.
Wat is een segment?
Een segment is een interactieve werkbalk waarmee je je spreadsheet kunt sorteren op basis van specifieke waarden en gegevens. Je kunt segmenten gebruiken om de zichtbare informatie in je spreadsheet te wijzigen via een eenvoudig toegankelijk bedieningselement.
Ik ben erg enthousiast over segmenten; ze maken het mogelijk om gegevens rechtstreeks op de pagina te bewerken.
6. Een trainingsmodule voor je team opbouwen
Het trainen van een nieuw verkoopteam in het effectief gebruiken van een spreadsheet voor prospecttracking kan worden opgebouwd uit een reeks educatieve modules. Hieronder vind je voorgestelde titels en een kort overzicht van elke module om het trainingsproces te begeleiden:
Inleiding tot het volgen van prospects
- Het spreadsheet voor het volgen van prospects begrijpen
- Beste werkwijzen voor gegevensinvoer
- Leads beheren en bijwerken
- Filters en sortering gebruiken voor analyse
- Rapportage en inzichten
- Toepassing in de praktijk en rollenspellen
- Vraag-en-antwoordsessie en feedback
7. Beoordelen & analyseren
Een van de grote voordelen van het gebruik van Google Spreadsheets is de eenvoudige synchronisatie met Google Lookerstudio. Met deze tool kan een verkoopmanager duidelijkere gesprekken voeren over verkoopprestaties en visualisaties gebruiken om trends eenvoudiger en effectiever te volgen.
Wie zijn erbij betrokken?
Nu je je spreadsheet in Excel of Spreadsheets hebt gebouwd, heb je mensen nodig om je verkoopproces uit te voeren. Hieronder staan de gebruikelijke mensen, rollen en functies voor zover die betrekking hebben op het spreadsheet.
Verkoopvertegenwoordiger
In elk bedrijfsproces waarbij verkoop betrokken is, fungeert de verkoopvertegenwoordiger als verbindende schakel tussen het aanbod van het bedrijf en de behoeften van de klant. Deze persoon speelt een essentiële rol, niet alleen bij het uitvoeren van verkoopstrategieën, maar ook bij het vormgeven ervan op basis van directe feedback uit de markt. Hun draagvlak zorgt ervoor dat ze gemotiveerd en proactief zijn, eigenschappen die essentieel zijn voor het behalen van de beste verkoopresultaten.
Verkoopvertegenwoordigers zijn verantwoordelijk voor het dagelijks invullen van hun deel van het spreadsheet. Hoe minder en eenvoudiger de KPI's, hoe beter.
Voor een typisch verkoopproces wil ik dat mijn team het volgende bijhoudt:
- Gesprekken per dag
- Gesprekken met gekwalificeerde leads per dag
- Totale gekwalificeerde verkooppijplijn
- Totale omzet
- Verhouding van gekwalificeerd naar gesloten verkoop
Die KPI's moeten worden opgenomen in een hoofddashboard in het spreadsheet, volledig toegankelijk zodat alle vertegenwoordigers kunnen zien hoe de anderen presteren.
Verkoopmanager
Eén ding kan ik niet vaak genoeg zeggen over een verkoopmanager: die zou bijna nooit de beste verkoper moeten zijn. Denk aan Michael Scott uit The Office. Geweldige verkoper; vreselijke baas.
Een verkoopteam managen betekent verantwoordelijk zijn voor het behalen van de KPI's door het hele team. Dat betekent voortdurend toezicht houden op voorlopende indicatoren, verkopers die moeite hebben coachen en nieuwe strategieën ontwikkelen om het aantal gesloten verkopen te verbeteren.
Het nauwgezet bijhouden van het spreadsheet is zeer belangrijk voor de verkoopmanager om het team op koers te houden voor het behalen van de verkoopdoelen. Door ervoor te zorgen dat de gegevens correct en tijdig worden ingevoerd, kunnen ze elk risico op micromanagement wegnemen; of zoals ik het noem: “De dood van het moreel.”
Wanneer verkoopgegevens aangeven dat een verkoper boven de KPI presteert, moet de verkoopmanager die persoon gewoon met rust laten. Pas wanneer die KPI's beginnen te dalen, moet de manager ingrijpen en rechtstreeks met de vertegenwoordiger samenwerken om de cijfers te verbeteren.
Verkoopleider
Waarschijnlijk ben je eigenaar van een klein bedrijf; in dat geval ben je waarschijnlijk ook de verkoopleider van je bedrijf. Bij verkoopteams die door de oprichter worden geleid, is het essentieel om een paar stappen te volgen:
- Bepaal de toon en zorg voor consistentie binnen je team met minstens één keer per week een aparte bijeenkomst die uitsluitend over verkoop gaat. Maak verkoopbijeenkomsten geen onderdeel van algemene vergaderingen.
- Houd verkoopbijeenkomsten beknopt en doelgericht. Marcus Chan heeft een goed boek met de titel Geheimen van verkoop met een zescijferige omzet, waarin je enkele echt toepasbare tips kunt leren voor het leiden van een effectieve verkoopbijeenkomst.
- Draag de gemakkelijke overwinningen over. Als je de oprichter bent, is het jouw taak om belangrijke accounts te beheren en die relaties in de loop van de tijd te ontwikkelen. Het is NIET jouw taak om de beste verkoper te zijn. Draag de beste leads en klanten over aan je verkoopteam om het moreel en de samenhang te versterken.
Als je eigenaar bent, bekijk dan ons artikel “Hoe je leads georganiseerd houdt (en je verkoopteam in 3 stappen voorbereidt op succes)” voor enkele nuttige tips om te beginnen met het organiseren van leads binnen je team.
Tips en fouten die je bij prospectopvolging moet vermijden
Tips
1. Integreer zo snel mogelijk met een e-mailmarketingsysteem (EMS)
E-mail is een van de krachtigste verkoopinstrumenten. Een hulpmiddel zoals ActiveCampaign of MailChimp moet onmiddellijk worden gebruikt. Met automatisering via Zapier kun je eenvoudig relevante contactgegevens naar het EMS halen, zonder dat je gegevens dubbel hoeft in te voeren.
2. Automatiseer waar mogelijk
Gebruik formules en functies om berekeningen te automatiseren, zoals het aantal dagen sinds het laatste contact, om tijd te besparen en handmatige fouten te beperken.
3. Maak voortdurend back-ups
Cloudgebaseerde spreadsheets zoals Google Sheets worden altijd geback-upt. Daarom geef ik voor mijn trackermodelsjablonen de voorkeur aan Spreadsheets boven Excel.
Fouten die je moet vermijden
1. Te veel complexiteit
Houd de spreadsheet eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Vermijd te veel velden, complexe formules en onoverzichtelijke indelingen.
2. Inconsistente gegevensinvoer
Standaardiseer de gegevensinvoer met duidelijke richtlijnen en gebruik vervolgkeuzelijsten om fouten tot een minimum te beperken. Zorg ervoor dat alle teamleden zijn getraind in het juiste gebruik van de spreadsheet.
3. Updates en onderhoud verwaarlozen
Werk de spreadsheet regelmatig bij en onderhoud deze om hem relevant en nuttig te houden. Implementeer een back-upstrategie om gegevensverlies te voorkomen.
Wanneer heb ik software voor leadbeheer nodig?
Tekenen dat je bedrijf het spreadsheetmodel is ontgroeid
- Toegenomen aantal leads: Het verwerken van een groot aantal leads via spreadsheets kan omslachtig en foutgevoelig worden. Als je merkt dat het moeilijk is om interacties of updates efficiënt bij te houden, is dat een teken dat je moet overstappen. Een van de voordelen van software voor verkooptracking is dat deze ook kan helpen bij het verwerken van grotere aantallen leads.
- Behoefte aan realtime toegang tot gegevens: Als meerdere teamleden tegelijkertijd toegang moeten hebben tot leadgegevens en deze moeten beheren, kunnen spreadsheets beperkend worden en mogelijk geen effectieve realtime-updates ondersteunen.
- Complexe verkoopprocessen: Naarmate verkoopprocessen complexer worden en meerdere contactmomenten en gepersonaliseerde vervolgcontacten omvatten, kunnen spreadsheets deze mogelijk niet effectief beheren.
- Beperkingen op het gebied van rapportage en analyses: Wanneer geavanceerde analyses en rapportages nodig zijn om weloverwogen beslissingen te nemen en spreadsheets te eenvoudig zijn om deze inzichten te bieden, kan een CRM-systeem noodzakelijk zijn.
Hoe je overstapt van een spreadsheet naar een CRM- of leadbeheersysteem
- Beoordeel je behoeften: Begrijp wat je nodig hebt in een CRM door knelpunten in je huidige spreadsheetsysteem te identificeren en functies te specificeren die deze problemen oplossen.
- Kies het juiste CRM: Selecteer een CRM dat binnen je budget past, met je groei kan meegroeien, met je bestaande hulpmiddelen kan worden geïntegreerd en gebruiksvriendelijk is.
- Plan de gegevensmigratie: Bereid je gegevens voor op migratie door bestaande gegevens op te schonen (dubbele gegevens te verwijderen en fouten te corrigeren) en te bepalen welke gegevens moeten worden overgezet.
- Train je team: Zorg ervoor dat iedereen die het CRM gaat gebruiken, is getraind in het effectieve gebruik ervan. Dit kan meerdere trainingssessies of voortdurende ondersteuning omvatten.
De overstap van een eenvoudige spreadsheet naar een speciaal CRM- of leadbeheersysteem betekent een belangrijke vooruitgang in het beheren van klantrelaties en het verbeteren van de verkoopeffectiviteit, vooral wanneer een bedrijf groeit en zijn processen complexer worden.
Prospecttracking—de basis voor duurzame groei
Een spreadsheet voor prospecttracking draait niet alleen om bijhouden met wie je hebt gesproken; het gaat om het leggen van een basis voor duurzame groei. Dankzij functies zoals geautomatiseerde herinneringen voor opvolgacties, statusupdates en prioritering van veelbelovende potentiële klanten, wordt deze spreadsheet een mini-CRM dat specifiek is afgestemd op de unieke behoeften van startups.
Terwijl je de gegevens van elke lead invoert, zie je je bedrijfsinzichten groeien. Zo kun je je verkoopstrategieën direct verfijnen en je richten op wat echt werkt. Bovendien is het een uitstekende manier voor je hele team om op één lijn te blijven wat betreft verkoopdoelen, inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken en gezamenlijk naar doelstellingen toe te werken.
De latere overstap van een spreadsheet naar een volwaardig CRM verloopt aanzienlijk soepeler zodra je deze processen hebt ingericht. Het is meer dan alleen een hulpmiddel—het is je eerste gids op de uitgestrekte oceaan van ondernemerschap, die je naar systematischere, datagedreven verkoopsuccessen stuurt. Begin met deze eenvoudige stap en leg de basis voor geavanceerde verkoopactiviteiten die je bedrijf vooruithelpen. Laat de reis naar groei en efficiëntie beginnen!
Meld je aan voor meer RevOps-inzichten
Wil je je RevOps-aanpak naar een hoger niveau tillen? Abonneer je op de nieuwsbrief van The CRO Club voor deskundig advies, softwarebeoordelingen en andere hulpmiddelen waarmee je op schaal voorspelbare groei kunt realiseren.
