Slik velger du programvare for kontraktsstyring

Programvare for kontraktsadministrasjon er et verktøy som hjelper organisasjoner med å opprette, lagre, spore og administrere kontrakter gjennom hele livssyklusen – og effektiviserer alt fra godkjenninger til fornyelser.

For CRO-er er dette avgjørende fordi det reduserer flaskehalser i salgsprosessen, sikrer etterlevelse og gir sanntidsinnsikt i avtalevilkår og forpliktelser.

Å velge riktig løsning innebærer å prioritere automatisering, integrasjon med CRM- og CPQ-verktøy samt skalerbarhet, slik at teamet kan lukke avtaler raskere, redusere risiko og forbedre lønnsomheten.

Denne veiledningen er for team som ønsker å forenkle kontraktsprosessene sine. Enten dere nettopp har begynt eller skal oppgradere, vil den hjelpe dere med å ta et informert valg.

9 ting du bør se etter når du velger programvare for kontraktsadministrasjon

Evaluering av programvare for kontraktsadministrasjon innebærer å undersøke viktige faktorer som samsvarer med teamets behov og mål.

Her er det du bør vurdere:

1. Fleksible abonnementer

Fleksible abonnementer lar deg oppgradere eller nedgradere etter hvert som behovene dine endrer seg. Se etter en løsning for kontraktsadministrasjon med fleksible prisplaner. Spør leverandørene om prismodellene deres og hvordan de legger til rette for team i vekst.

2. Datatilgang og rapportering

Du trenger oversikter, tilpasset rapportering og sanntidsanalyse for å spore kontraktsdata. Bekreft at løsningen har revisjonsspor og eksport til Google Drive, Microsoft Excel eller CRM-systemet ditt.

3. Integrasjon med teknologistakken din

Gode integrasjoner er avgjørende: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign og mer. Et godt system for kontraktsadministrasjon eliminerer siloer og støtter automatiserte arbeidsflyter.

4. Innføring og brukerstøtte

Se etter rask kundestøtte, opplæring og tydelige varsler under innføringsprosessen. Test støttekanaler og ressurser.

5. Rollebaserte tillatelser

Detaljerte tillatelser og brukerroller bidrar til å sikre sensitive data og sørge for overholdelse av GDPR. Dette er spesielt viktig for juridiske team.

6. Bransjespesifikk overholdelse av regelverk

Hvis du arbeider innen helsevesen, finansielle tjenester eller forsyningskjedestyring, bør du bekrefte sertifiseringer og oppdateringer av regelverket, samt revisjonsspor for å sikre overholdelse. Mange verktøy kan håndtere dette automatisk (dette er også en viktig fordel med CRM-programvare for helsevesenet og andre bransjespesifikke CRM-verktøy).

7. Tilpasningsmuligheter

Tilpass plattformen med maler, egendefinerte felt og brukervennlige konfigurasjoner. Fokuser på å forbedre brukeropplevelsen og fleksibiliteten.

8. Automatiseringsfunksjoner

Se etter AI-drevne løsninger for kontraktsadministrasjon som inkluderer OCR, kontraktsintelligens og funksjoner for automatisert kontraktsgjennomgang. Sørg for integrasjoner med e-signatur/elektronisk signatur.

9. Støtte for mobile enheter eller flere lokasjoner

Sørg for sikker tilgang til digitale kontraktsdata, varsler og revisjonsspor på mobile enheter – test at brukergrensesnittet fungerer sømløst.

Slik velger du programvare for kontraktsadministrasjon: En femtrinnsmodell

For å finne riktig programvare og få mest mulig ut av fordelene med programvare for kontraktsadministrasjon bør du tilpasse verktøyet til teamets arbeidsflyter og prosesser. Her er en trinnvis veiledning:

Trinn 1: Identifiser behovene dine

• Innhent innspill fra interessenter: Inkluder IT, økonomi, salg og juridisk avdeling for å kartlegge behov knyttet til kontraktsopprettelse og kontraktsutforming.
• List opp og prioriter utfordringer: Identifiser flaskehalser, manglende varsler og avgrenset tilgang til kontraktsarkiver.
• Tilpass til interne retningslinjer: Valider tillatelser og sikkerhetsstandarder.
• Skill ut nødvendige funksjoner: Eksempler: dashbord, e-signatur og integrasjoner med CRM/ERP.

Trinn 2: Undersøk leverandører av programvare for kontraktsadministrasjon

• Bruk nettsteder med anmeldelser og Gartner-rapporter for å lage en kortliste over leverandører som Ironclad, Conga og DocuSign CLM.
• Sammenlign SaaS med lokale installasjoner, alt-i-ett-pakker og ende-til-ende-arbeidsflyter.
• Dokumenter funnene: priser, funksjoner, kontraktsarkiv og revisjonsspor.
• Se listen vår over de beste programvarene for kontraktsadministrasjon nedenfor.

Trinn 3: Lag en kortliste over programvare for kontraktsadministrasjon og ta kontakt

• Send forespørsler om tilbud med fokus på funksjoner for administrasjon av kontrakters livssyklus.
• Test ende-til-ende-arbeidsflyter, endringsmarkering, e-signatur og opprettelse av nye kontrakter fra Salesforce.
• Vurder brukervennlig design og kvaliteten på kundestøtten.

Trinn 4: Utarbeid en forretningsbegrunnelse

• Knytt flaskehalser i syklustiden og inntektsrisiko til manglende kontraktsinngåelse.
• Presenter prisplaner og ROI-prognoser.
• Fremhev fordelene ved kontraktsinnsikt og automatisering.

Trinn 5: Implementer kontraktsstyringsprogramvaren din og lær opp brukerne dine

• Kommuniser tidsplaner for utrullingen til salgsteam, innkjøpsavdelinger og juridiske team.
• Tildel ansvarlige for maler, tillatelser og konfigurering av arbeidsområdet.
• Spor brukeradopsjon via sanntidsmålinger i dashbord.

Hva skjer videre

Hvis du undersøker kontraktsstyringsprogramvare, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger. Du får:

• Et kuratert utvalg av CLM-programvare.
• Støtte gjennom kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.
• Veiledning for å kartlegge integrasjoner med CRM-, ERP- og e-signaturplattformer.