10 trinn til en vellykket strategi for forretningsintelligens

Hvis du allerede kjenner til forretningsanalyse, vet du at det bruker avansert dataanalyse for å forstå hva som skjer i virksomheten din og hvordan den presterer. Å utvikle en god strategi for forretningsanalyse minner mye om å gjennomføre en liten rekognoseringsoperasjon på egen hånd, ved å bruke en mengde data du sannsynligvis allerede har tilgang til. Målet er å forstå den store mengden informasjon som ligger rundt omkring på ulike steder, og gjøre den om til analyser du kan forstå og ta i bruk. 

Før du begynner å bruke en BI-strategi til å ta gode beslutninger, spare tid og penger, redusere risikoen og få et forsprang på konkurrentene, er det selvsagt lurt å legge grunnlaget først. Her kommer denne artikkelen inn – ditt veikart for å utvikle en vellykket BI-strategi.

Hva er en strategi for forretningsanalyse?

En strategi for forretningsanalyse er planen din for hvordan du skal forstå datasettene som er tilgjengelige for virksomheten din. Virksomheten din samler sannsynligvis inn mye informasjon, og en god BI-strategi er en systematisk metode for å organisere den, gå gjennom den, utvikle nyttig innsikt fra den og deretter ta datadrevne beslutninger basert på den. Eksempler på ustrukturerte data virksomheten din sannsynligvis samler inn, er:

• Salgstall
• Tilbakemeldinger i sosiale medier
• Kundereaksjoner på servicesamtaler og teknisk brukerstøtte
• Interne økonomiske data
• Ansattes lønnsdata, timelister og alt annet fra HR, som sykefravær og betalt fri
• Lagertall
• Lignende informasjon du har samlet inn om konkurrenter, for eksempel deres offentlig tilgjengelige salgstall eller annonseforbruk

Når du har et datasett som du mener inneholder nyttig informasjon, er BI-strategien din den formelle metoden du bruker for å analysere det og komme frem til en fornuftig datavisualisering som får viktige innsikter til å tre tydelig frem. Dette innebærer vanligvis å samle et BI-team bestående av sentrale interessenter, fra økonomidirektøren eller IT-direktøren din til leverandører, HR-ledere, eksperter på dataanalyse og til og med sluttbrukere, for å holde strukturerte møter der informasjonen tolkes på en meningsfull måte.

Målet er å utvikle en prediktiv modell som forklarer hva organisasjonen din holder på med, og forhåpentligvis oppnå bedre prognoser enn ved å gjette tilfeldig.

Hvorfor bør jeg ha en strategi for forretningsanalyse?

Det er verdt innsatsen å bruke strukturerte dataanalyseverktøy for å hente frem viktige resultatindikatorer. Når teamene dine er i gang, begynner mange virkelig overraskende innsikter å dukke opp, og disse kan danne grunnlag for langt bedre forretningsbeslutninger. Når du blir vant til å gjøre ting på denne måten, vil du legge merke til flere fordeler med BI. Veikartet for forretningsanalysen din kan hjelpe deg på følgende måter.

Ta informerte beslutninger

Å ta beslutninger er sjefens viktigste oppgave, og hvis du famler i blinde, føles det som om du bare kaster piler på en blink med JA og NEI festet på den. Avansert forretningsanalyse gir grunnlag for beslutningene dine og holder deg koblet til fakta på en måte som ellers ikke er mulig i organisasjoner i vekst. På én enkelt dag kan du måtte ta beslutninger om HR-retningslinjer, meldinger i sosiale medier, tiltak for etterlevelse, rapportering til offentlige tilsynsmyndigheter og om pauserommet skal ha vanlig melk eller soyamelk.

La oss for eksempel si at du må bestemme om du skal gå over til en arbeidsplan med 4/10-skift, i stedet for å fortsette med dagens 5/8-skift. Uten en BI-strategi for å analysere timelistedata og viktige resultatindikatorer gjetter du i praksis basert på hva som føles riktig. Men hva om du kjører dataene dine gjennom de automatiserte stadiene for forretningsanalyse du har etablert, og de viser at ansatte i kundeservice gjør det mye bedre mot slutten av skiftet enn i begynnelsen, men at de melder seg syke oftere enn de som jobber med salg?

I dette tilfellet kan du vurdere en arbeidsplan med 12 timer på og 24 timer av, siden den maksimerer både den produktive tiden og fritiden til kundeservicemedarbeiderne dine. Som et resultat får du bedre behandlingstider for samtaler og mindre fravær. Det er en god forretningsbeslutning, og du ville aldri ha gjettet deg frem til den hvis BI-teamet ikke hadde gått grundig gjennom dataene.

Spar tid og penger

Med eksempelet ovenfor har du bestemt deg for å gå over til en 12/24-arbeidsplan for kundeservice. Nå må du gjennomføre beslutningen. Det finnes selvsagt gode og dårlige måter å gjøre dette på, men finnes det én enkelt beste måte?

Selskaper som ønsker å gjennomføre en stor endring som denne, leier noen ganger inn eksterne konsulenter for å planlegge og administrere sin strategi for digital transformasjon. Det sier seg selv at dette er svært kostbart og vil kreve oppmerksomheten din i flere måneder. På den annen side kan det ta like lang tid å sette noen internt på oppgaven, og denne lederen kan ikke gjøre det øvrige arbeidet sitt mens vedkommende flytter rundt på arbeidsplaner.

Det er da BI-teamet ditt kommer til unnsetning ved å undersøke dataene og finne CV-en (via søkbare nøkkelord) til en av de økonomiske analytikerne dine, som tidligere var prosjektleder. Hun har nettopp kommet tilbake fra foreldrepermisjon (informasjon fra HR) og har ennå ikke begynt på årets skattearbeid. Sporing av innkommende samtaler viser at mars er en rolig måned for henvendelser til kundeservice, og at dere får færrest samtaler om natten. 

Med denne innsikten ber du den tidligere prosjektlederen om å ta over arbeidet med å endre arbeidsplanen før skattesesongen for alvor begynner. Planlegg det første nye skiftet tidlig i mars, og start overgangen med nattskiftene for å holde arbeidsbelastningen deres lav mens alle tilpasser seg. Deretter bruker du de økonomiske oversiktene dine til å sammenligne kostnadene med det du ville ha betalt bedriftskonsulenter for å gjøre jobben.

Reduser risiko

Smart risikoreduksjon er en annen fordel ved å ha en strategi for forretningsinnsikt. Når du setter deg forretningsmål for den nærmeste fremtiden, kommer du uunngåelig til å ta en viss risiko. Fremtidige tiltak blir tross alt langt mer forutsigbare hvis du kan se fremtiden. En strategi for forretningsinnsikt kan ikke helt håndtere dette, men den kan gi planleggingen din et bedre informasjonsgrunnlag.

La oss si at du har bestemt deg for å innføre den nye arbeidsplanen og er halvveis gjennom overgangen. Til tross for den grundige planleggingen går det ikke bra, og flere kundeservicemedarbeidere enn forventet slutter eller klager på endringen. De viktigste interessentene dine følger med på måltallene, og de utarbeider et sett med milepæler som enkelt kan vises i diagrammer, slik at du kan overvåke prosjektet. Hvis avgangen øker til bestemte nivåer, er det et signal om å bremse overgangen eller begrense tapene tidlig. Hvis tallene holder seg nær det akseptable nivået, kan du trygt fortsette, siden datakildene forutsier en tilbakevending til normalen etter overgangen. I begge tilfeller tar du veldefinerte risikoer med åpne øyne, og du har kontroll gjennom hele prosessen.  

Få et konkurransefortrinn

I et overfylt og konkurransepreget marked kan selv et lite forsprang gi deg en mindre fordel som gradvis lar deg trekke fra. Hvis konkurrentene dine ikke bruker avanserte BI-verktøy til å styre beslutningsprosessen sin, kommer du sannsynligvis til å gjøre færre og mindre alvorlige feil, og du kan til og med finne nye muligheter som andre overser.

Steg for å bygge en vellykket strategi for forretningsinnsikt

Fordelene ved vellykket BI høres bra ut, men hvordan får du det til i den virkelige verden? Her er 10 steg som nesten alle selskaper kan følge for å utvikle vellykkede BI-systemer og gjøre dem til en fast del av virksomheten.

Steg 1. Vurder dagens situasjon

Du kan ikke gjøre noe før du vet hva du står overfor. Bruk innsikten din i virksomhetens nåværende situasjon og fremtidige forretningsmål til å vurdere hvor du står, og hvilken type informasjon du trenger for å styre deg videre. Dette vil danne grunnlag for mange av de beslutningene du tar når du organiserer teamene dine og planlegger de nye arbeidsflytene. Ta en runde i lokalene, gå gjennom Excel-arkene dine og snakk med avdelingslederne for å identifisere verdifulle mål og finne områder der det mangler informasjon.

Steg 2. Velg en sponsor og interessenter

Personene du velger til BI-teamene dine, må være smarte, motiverte og disiplinerte nok til å ha en systematisk tilnærming til dataanalyse. Velg noen du stoler på til å lede teamet. Dette er vanligvis en leder på toppledernivå med mye erfaring innen samhandling i grupper og teamledelse. Gi denne sponsoren stort spillerom til å sette sammen resten av teamet, men sørg for at gruppen inkluderer representanter fra alle team som berøres av prosjektet. Disse interessentene skal samarbeide tett.

Steg 3. Sett sammen BI-teamet ditt

Samle alle, bestill pizza og sett i gang med presentasjonene. Hvis du endrer arbeidsplaner, slik som i eksempelet vårt, er det viktig å inkludere sponsoren din – som vi antar er driftsdirektøren din – og som rapporterer direkte til deg. Interessentene i teamet vil omfatte lederen for kundeservice, en person fra HR, en arbeidsplanlegger fra driftsavdelingen, en representant fra fagforeningen hvis dere har en, og kanskje en jurist med spesifikk erfaring innen arbeidsrett og regelverksetterlevelse for arbeidstakere som ikke er unntatt fra overtidsbestemmelsene.

Merk: Avhengig av hvilken plattform du velger (neste steg), kan det også være lurt å investere i opplæring, for eksempel et Power BI-kurs eller et Tableau-kurs for teamet ditt.

Trinn 4. Velg BI-plattformen din

Det er inneværende år, og alt er digitalt. Uansett hva teamet ditt holder på med, selv om målene for virksomhetens resultater bare er å bytte til soyamelk ved kaffestasjonen, trenger du programvare for forretningsanalyse som tilbyr selvbetjente maler og god brukervennlighet for ikke-eksperter. Hvis du trenger noen kvalitetssikrede forslag, har vi listet opp våre anbefalinger for de beste plattformene for inntektsanalyse.

Trinn 5. Vurder sikkerhet, personvern og overholdelse 

Akkurat nå prøver en driftig gjeng hackere et eller annet sted i verden å få tak i dataene dine. Planene til virksomheten din for fremtiden er ikke noe du ønsker å dele, så du trenger kryptering og god IT-sikkerhet. Hvis du arbeider med kunders økonomiske data, må du sørge for at du bare bruker programvare som er SSAE 18-sertifisert, siden dette kan være et lovkrav.

Trinn 6. Samle inn, rens og analyser dataene dine

Søppel inn, søppel ut. Du har hørt det før, men her er det viktigere enn noensinne. Rens dataene dine før de går gjennom BI-kvernen, ellers vil resultatene dine ikke gi noen mening. Du trenger for eksempel ikke å vite hjemme­telefonnummeret til alle ansatte for å endre en arbeidsplan, så fjern dette og all annen overflødig informasjon. En grunnleggende avhengighet av datakvalitet er en av ulempene ved BI.

Trinn 7. Bruk datavisualiseringer

En del av BI-planen handler om hvordan dere skal presentere innsikten teamet utvikler. Opprett et dashbord for forretningsanalyse ved hjelp av maler for datavisualisering, siden de er enkle og intuitive og lar deg få oversikt over store datamengder med et blikk. Det gjør det også mye enklere for alle interessentene og alle i BI-teamet ditt å forstå nøyaktig hva de ser på.

Trinn 8. Identifiser KPI-ene dine

Velg ut de viktigste resultatindikatorene (KPI-er) og milepælene dine tidlig, og hold deg til dem. Når bør du vite hvordan endringen i arbeidsplanen vil påvirke moralen? Når bør du vite hva den vil koste? Hva er avkastningen på investeringen (ROI) for hele dette tiltaket? Følg opp dette, siden det er tilbakemeldingen du trenger for å sikre at du er på rett spor.

Trinn 9. Forutse hindringer og finn løsninger

Som en berømt bokser en gang sa: "Alle har en plan helt til de blir slått i hodet." Vi vet at forretningsanalyse og data er ganske langt unna sporten, men sitatet gjelder faktisk for alle planer du setter i verk. Planlegg på forhånd for hindringer, feilgrep og kjente ulemper ved BI, og ha en plan for hvordan du skal komme deg forbi de uunngåelige datamaskinkrasjene, datatapene og manglene i opplæringen.

Trinn 10. Gjennomfør årlige evalueringer

Hvis du ikke bygger inn tilbakemeldinger og vurderinger i BI-strukturen din, vil du aldri vite om den fungerer. Gjennomfør årlige (eller hyppigere, for eksempel kvartalsvise) evalueringer av dataene, teamet og til og med selve prosessen for å sikre at du holder deg på rett spor. Se igjen på avkastningen på investeringen (ROI) du oppnår, og fortsett forbedringsprosessen slik at du stadig blir bedre til å ta datadrevne beslutninger.

Vil du vite mer?

Visste du at det finnes mer ved en strategi for forretningsanalyse enn det én enkelt artikkel kan romme? Abonner på nyhetsbrevet vårt for å fortsette å lære om dette emnet, sammen med alle tipsene, teknikkene og verktøyene innen inntektsdrift du trenger for å lykkes.