Key Takeaways
Definizione del software CLM: Che cos'è il software CLM? Centralizza la redazione, la negoziazione, le approvazioni e i rinnovi tra i team di vendita, legale e finanza.
Vantaggi principali: Le piattaforme CLM riducono i ritardi, migliorano la conformità e aiutano i team a gestire gli obblighi contrattuali, gli avvisi di rinnovo e i ricavi ricorrenti.
Considerazioni sull'implementazione: L'implementazione del software CLM può introdurre rischi se la migrazione dei dati, le integrazioni o i flussi di lavoro non vengono gestiti correttamente.
Risultati concreti: I casi di studio dimostrano che il software CLM riduce drasticamente i tempi di gestione dei contratti e migliora la visibilità tra le funzioni per le attività legate ai ricavi.
Chi ha bisogno del CLM: I team che gestiscono accordi ricorrenti, complessi o in grandi volumi, come quelli delle vendite, del legale e degli approvvigionamenti, traggono i maggiori vantaggi dal software CLM.
Software per la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) offre ai team responsabili dei ricavi un processo unico e controllato per ogni contratto, dalla prima bozza al rinnovo. Senza questo strumento, le trattative si bloccano nelle conversazioni via e-mail, le date di rinnovo vengono dimenticate e i rischi di conformità passano inosservati finché non diventano problemi.
Ho visto queste lacune costare ai team ricavi concreti. Questa guida illustra i principali vantaggi, le funzionalità indispensabili e alcuni esempi concreti per aiutarti a valutare le diverse opzioni. Che tu stia acquistando il tuo primo strumento CLM o sostituendo un processo inefficiente, alla fine avrai un'idea chiara di cosa cercare e del motivo per cui è importante.
Che cos'è il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti?
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) è una piattaforma che gestisce i contratti dalla redazione e negoziazione fino all'approvazione, alla firma, al rinnovo e alla scadenza. Offre ai team responsabili dei ricavi uno spazio condiviso per creare modelli, indirizzare le revisioni, monitorare gli obblighi, archiviare gli accordi firmati e controllare le date importanti.
Collegando i dati dei contratti ai flussi di lavoro delle vendite, dell'ufficio legale, della finanza e del successo dei clienti, il software CLM aiuta i team a mantenere visibilità e controllo durante l'intero ciclo di vita di ogni accordo.
Esempi di software per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Questi esempi di interfaccia mostrano come il software CLM organizza la redazione dei contratti, le approvazioni, gli accordi firmati e le date di rinnovo:
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Principali software per la gestione del ciclo di vita dei contratti da valutare
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Chi utilizza il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti?
Il software CLM è adatto ai team che gestiscono accordi ricorrenti, più revisori o scadenze che incidono sui ricavi:
- Team delle operazioni sui ricavi: utilizzano il CLM per collegare i dati dei contratti ai record del CRM, ai flussi di approvazione, alle previsioni e ai report sui rinnovi.
- Organizzazioni commerciali: utilizzano modelli, librerie di clausole, instradamento delle approvazioni e firme elettroniche per gestire trattative complesse senza perdere visibilità sullo stato.
- Ufficio legale e operazioni sui contratti: utilizzano archivi centralizzati, controllo delle versioni, procedure operative e monitoraggio degli obblighi per esaminare gli accordi e controllare la conformità alle policy.
- Team finanziari: utilizzano i dati dei contratti firmati, i termini di fatturazione, le date di rinnovo e i registri degli obblighi per supportare la fatturazione, le previsioni e la rendicontazione dei ricavi.
- Team del successo dei clienti: utilizzano accordi ricercabili e avvisi di rinnovo per verificare diritti, impegni, prezzi e prossime conversazioni con i clienti.
- Aziende B2B ad alto volume: utilizzano il CLM quando i contratti prevedono modifiche frequenti, più fasi di approvazione, ricavi ricorrenti o numerosi clienti e fornitori attivi.
Principali vantaggi del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti e impatti aziendali
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti centralizza la redazione, le approvazioni, gli obblighi e gli avvisi di rinnovo per ridurre i ritardi, limitare i rischi di conformità e proteggere i ricavi ricorrenti.
Tuttavia, queste piattaforme possono costare più delle unità condivise o dei flussi di lavoro manuali, e un'implementazione inadeguata, lacune nelle integrazioni o dati contrattuali inesatti possono creare nuovi rischi operativi.
Utilizza questa tabella per confrontare i vantaggi operativi e i rischi di implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti:
| Vantaggi | Rischi |
|---|---|
| VantaggiUn archivio centralizzato dei contratti migliora la visibilità sugli accordi tra i team vendite, legale, finanza e assistenza clienti. | RischiUna migrazione dei dati inadeguata può creare record contrattuali mancanti, duplicati o inesatti. |
| VantaggiI flussi di lavoro per le approvazioni indirizzano gli accordi ai revisori corretti e riducono i ritardi causati dai passaggi tramite e-mail. | RischiRegole di approvazione complicate possono rallentare le trattative quando i flussi di lavoro non corrispondono agli effettivi processi di vendita. |
| VantaggiLe integrazioni CRM collegano lo stato dei contratti, i termini e le date di rinnovo ai report sulla pipeline e sui ricavi. | RischiLe lacune nelle integrazioni possono creare dati incoerenti tra la piattaforma CLM, il CRM, i sistemi di fatturazione e quelli finanziari. |
| VantaggiLe librerie di modelli e clausole favoriscono la creazione coerente degli accordi e riducono il lavoro manuale di redazione. | RischiModelli o clausole obsoleti possono diffondere termini errati nei nuovi accordi. |
| VantaggiIl monitoraggio degli obblighi aiuta i team a controllare prezzi, impegni relativi ai servizi, risultati da consegnare e condizioni di rinnovo. | RischiDati incompleti sugli obblighi possono causare impegni non rispettati, controversie o perdite di ricavi impreviste. |
| VantaggiGli avvisi di rinnovo offrono ai team che gestiscono i ricavi una visibilità anticipata sulle decisioni imminenti di clienti e fornitori. | RischiAvvisi configurati in modo inadeguato possono creare un sovraccarico di notifiche o indurre i team a non rispettare scadenze importanti. |
| VantaggiI registri di controllo, le autorizzazioni e il controllo delle versioni supportano la governance e la revisione dei contratti. | RischiAutorizzazioni troppo ampie, controlli degli accessi insufficienti o una scarsa adozione possono esporre informazioni commerciali sensibili. |
Casi di studio sul software per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Questi casi di studio mostrano come i team gestivano il lavoro sui contratti prima e dopo l'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti. Vedrai come i record centralizzati, i flussi di lavoro per le approvazioni e il monitoraggio dei rinnovi abbiano modificato le attività quotidiane di gestione dei ricavi.
Caso di studio: implementazione di Ironclad da parte di Hormel
Hormel Foods gestiva i flussi di lavoro dei contratti commerciali in Excel e conduceva le negoziazioni tramite e-mail prima di adottare Ironclad come piattaforma CLM. Nel giro di pochi mesi dall'implementazione, il team legale ha creato 47 flussi di lavoro automatizzati per i contratti, consolidando tutte le attività contrattuali in un unico sistema accessibile ai team approvvigionamenti, vendite e IT.
Ecco i risultati dell'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti da parte di Hormel:
- Riduzione del 75% dei tempi di gestione dei contratti: La sostituzione dei processi manuali e delle negoziazioni tramite e-mail con flussi di lavoro automatizzati ha determinato una significativa riduzione del tempo complessivo dedicato a ciascun contratto.
- Riduzione dei tempi di completamento dei contratti da 12 settimane a 3 settimane: L'instradamento automatizzato delle approvazioni e un'unica fonte attendibile per lo stato dei contratti hanno ridotto i colli di bottiglia tra i team incaricati della revisione.
- Implementazione di 47 flussi di lavoro automatizzati: I tipi di contratto ad alto volume, come gli NDA e gli accordi complessi con molteplici varianti, sono stati i primi a essere automatizzati, offrendo al team un modello di sviluppo ripetibile per i flussi di lavoro futuri.
- Migliore visibilità tra le funzioni: I team approvvigionamenti, vendite e IT potevano collaborare direttamente all'interno di Ironclad, riducendo i ritardi nei passaggi e rendendo visibile lo stato dei contratti senza dover richiedere aggiornamenti tramite e-mail.
Caso di studio: implementazione di Gatekeeper da parte di Redwood Logistics
Redwood Logistics, un fornitore 4PL con sede a Chicago che gestisce circa 1.200 fornitori e contratti per un valore superiore a 90 milioni di dollari, dedicava fino a un'ora per ogni rinnovo alla raccolta manuale dei dati su prezzi, termini, prestazioni dei fornitori e spesa prima di ciascuna revisione.
Il team ha implementato Contract Renewal Agent di Gatekeeper per automatizzare la preparazione di riepiloghi strutturati dei rinnovi prima che qualsiasi contratto arrivasse alla scrivania del team approvvigionamenti per la revisione.
Ecco i risultati dell'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti da parte di Redwood Logistics:
- Raccolta del contesto per i rinnovi più rapida del 95%: l'Agente per i rinnovi legge i dati contrattuali e produce automaticamente briefing strutturati, sostituendo la ricerca manuale che in precedenza richiedeva la consultazione di più fonti.
- 300 ore annuali dei responsabili senior degli acquisti restituite: sui circa 300 rinnovi contrattuali all'anno, l'automazione della fase di preparazione ha liberato questo tempo, destinandolo ad attività di approvvigionamento e negoziazione a maggior valore.
- Primo rinnovo operativo elaborato lo stesso giorno: l'agente è stato configurato e ha prodotto la sua prima analisi completa di rinnovo, con una raccomandazione di rinnovare, rinegoziare o terminare, il giorno stesso della sua attivazione.
- Tracciabilità completa per le decisioni sui rinnovi: ogni raccomandazione dell'agente e i dati sottostanti utilizzati per generarla vengono registrati, a supporto della governance e della responsabilità nell'intera funzione acquisti.
- Negoziazioni consapevoli fin dall'inizio: il reparto acquisti entra ora nelle conversazioni sui rinnovi con un'analisi preparata in anticipo, anziché con revisioni contrattuali reattive e dell'ultimo minuto.
Funzionalità e capacità principali del software di gestione del ciclo di vita dei contratti
I team delle operazioni sui ricavi dovrebbero aspettarsi che queste funzionalità colleghino il lavoro sui contratti alla pipeline, alle previsioni, alla fatturazione e ai rinnovi:
- Archivio centralizzato: archiviare gli accordi sottoscritti e attivi in un'unica posizione ricercabile, con metadati relativi ad account, responsabile, valore del contratto, durata e stato.
- Modelli e librerie di clausole: fornire ai team punti di partenza approvati e formulazioni alternative per gli accordi ricorrenti, limitando al contempo le modifiche che richiedono una revisione legale.
- Flussi di approvazione: indirizzare i contratti ai revisori delle vendite, legali, finanziari e della sicurezza in base al valore dell'accordo, ai termini, alla regione o al livello di rischio.
- Integrazioni con CRM e sistemi aziendali: sincronizzare lo stato del contratto, i termini principali, le date di rinnovo e i dati dei clienti o dei fornitori con sistemi come Salesforce, HubSpot, piattaforme ERP, strumenti di fatturazione e software finanziari.
- Firma elettronica: inviare gli accordi approvati per la firma, monitorare l'attività dei firmatari e restituire i documenti completati al registro del contratto.
- Monitoraggio dei rinnovi e degli obblighi: monitorare periodi di preavviso, variazioni dei prezzi, impegni relativi ai servizi, limiti di utilizzo e altri termini che influenzano la fidelizzazione e le previsioni dei ricavi.
- Controllo delle versioni e tracciabilità: conservare la cronologia dei documenti, i commenti, le approvazioni e le versioni sottoscritte, affinché i team possano verificare come è cambiato un accordo.
- Intelligenza artificiale e analisi dei contratti: utilizzare l'intelligenza artificiale per estrarre i dati contrattuali, riepilogare gli accordi, identificare clausole e obblighi principali, segnalare formulazioni rischiose e mettere in evidenza informazioni utili nell'intero archivio dei contratti. Queste funzionalità possono aiutare i team a esaminare gli accordi più rapidamente e a trovare informazioni importanti senza dover leggere manualmente ogni documento.
- Report e analisi: fornire ai team RevOps cruscotti per il volume dei contratti, i tempi di ciclo, i colli di bottiglia nelle approvazioni, i rinnovi imminenti e i termini relativi ai ricavi.
Come funziona il software di gestione del ciclo di vita dei contratti
Il software CLM collega ogni fase del ciclo di vita dei contratti in un unico flusso di lavoro, dalla richiesta e dalla stesura fino alla negoziazione, all'approvazione, alla firma, all'archiviazione e al rinnovo. Invece di gestire queste fasi tramite e-mail, documenti e sistemi disconnessi, i team possono monitorare in un unico luogo lo stato del contratto, la responsabilità, i termini e le scadenze.
Utilizza questa tabella per confrontare i processi delle operazioni sui ricavi con le funzionalità di gestione del ciclo di vita dei contratti che li supportano:
| Processo | Descrizione | Come aiuta il software |
|---|---|---|
| ProcessoAcquisizione e redazione dei contratti | DescrizioneAcquisire le richieste per nuovi accordi, modifiche e rinnovi. Creare documenti conformi ai requisiti aziendali e legali approvati. | Come aiuta il softwareI moduli di acquisizione raccolgono i dettagli dell'accordo prima dell'inizio della redazione. I modelli e le librerie di clausole producono accordi coerenti riducendo al contempo la preparazione manuale dei documenti. |
| ProcessoNegoziazione e revisione dei contratti | DescrizioneEsaminare i termini proposti, confrontare le modifiche, risolvere i commenti e portare la versione concordata verso l'approvazione. | Come aiuta il softwareGli strumenti di revisione, le librerie di clausole e il controllo delle versioni aiutano i team a confrontare le modifiche, collaborare sui termini e indirizzare le eccezioni alla revisione, mantenendo una cronologia chiara delle modifiche. |
| ProcessoInstradamento delle approvazioni | DescrizioneInviare i contratti alle vendite, al legale, alla finanza, alla sicurezza o alla dirigenza per la revisione. Applicare regole di approvazione basate sul valore del contratto, sulla regione, sui termini o sul rischio. | Come aiuta il softwareL'automazione dei flussi di lavoro indirizza ogni accordo ai revisori corretti. Il monitoraggio dello stato mostra dove le approvazioni subiscono ritardi e registra ogni decisione. |
| ProcessoFinalizzazione dei contratti | DescrizioneCoordinare le modifiche finali, il completamento delle approvazioni, le firme elettroniche e l'archiviazione dei documenti finalizzati. Mantenere l'accordo associato al record corretto del cliente o del fornitore. | Come aiuta il softwareGli strumenti per la firma elettronica monitorano l'attività dei firmatari e il completamento. Il documento firmato viene restituito a un record del contratto ricercabile, con i termini finali e la cronologia di audit. |
| ProcessoSincronizzazione dei dati sui ricavi | DescrizioneMantenere coerenti lo stato del contratto, i valori, i termini di fatturazione, le date di rinnovo e i dettagli dell'account nei sistemi dei ricavi. Utilizzare dati contrattuali accurati per le previsioni e la reportistica. | Come aiuta il softwareLe integrazioni con CRM e sistemi aziendali sincronizzano i campi chiave dei contratti con piattaforme come Salesforce, HubSpot, strumenti di fatturazione e sistemi finanziari. Le mappature dei campi e gli aggiornamenti dello stato riducono l'inserimento duplicato dei dati. |
| ProcessoGestione dei rinnovi e degli obblighi | DescrizioneMonitorare le finestre di rinnovo, i periodi di preavviso, le variazioni di prezzo, gli impegni di servizio e i limiti di utilizzo. Dare ai team responsabili degli account tempo sufficiente per preparare le decisioni relative a clienti o fornitori. | Come aiuta il softwareGli avvisi di rinnovo notificano i responsabili prima delle scadenze importanti. I record degli obblighi collegano i termini contrattuali alla responsabilità dell'account, all'assegnazione delle attività e alla reportistica sui rinnovi. |
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Tipi di software per la gestione del ciclo di vita dei contratti e strumenti simili
Il software per la gestione dei contratti e il software CLM sono spesso utilizzati come sinonimi, ma CLM si riferisce solitamente a un processo più ampio e completo.
Uno strumento di base per la gestione dei contratti può concentrarsi sulla conservazione degli accordi e sul monitoraggio delle date importanti, mentre una piattaforma CLM può supportare le richieste di contratto, i modelli contrattuali, la negoziazione dei contratti, le approvazioni, la firma elettronica, la finalizzazione dei contratti, il monitoraggio degli obblighi e i rinnovi per gli accordi con clienti e fornitori.
Il software CLM si sovrappone inoltre a diversi strumenti adiacenti e la categoria stessa include approcci diversi per i team delle vendite, degli acquisti e legali.
Utilizza questa tabella per vedere in che modo ciascuna opzione differisce da una piattaforma CLM completa:
| Tipo | Elemento distintivo |
|---|---|
| TipoCLM per le vendite | Elemento distintivoBasato sui flussi di lavoro del CRM; dà priorità alla creazione dei contratti di vendita, all'instradamento delle approvazioni e all'integrazione con le fasi dell'accordo, rispetto alla revisione legale o ai casi d'uso degli acquisti |
| TipoCLM per gli acquisti | Elemento distintivoIncentrato sugli accordi con venditori e fornitori; enfatizza la visibilità della spesa, il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e i flussi di lavoro di approvvigionamento, anziché i contratti relativi ai ricavi |
| TipoCLM legale | Elemento distintivoProgettato per i team legali; si concentra sulla revisione delle modifiche, sull'applicazione dei manuali operativi, sulla revisione a livello di clausola e sul monitoraggio della conformità, anziché sui flussi di lavoro delle vendite o degli acquisti |
| TipoSoftware per la firma elettronica | Elemento distintivoGestisce esclusivamente la firma dei documenti e il monitoraggio dei firmatari; non gestisce la redazione, le approvazioni, il monitoraggio degli obblighi o gli avvisi di rinnovo |
| TipoSoftware CPQ | Elemento distintivoGenera preventivi, prezzi e configurazioni dei prodotti; si ferma alla fase della proposta senza gestire gli obblighi successivi alla firma o i termini contrattuali |
| TipoSoftware per la gestione dei documenti | Elemento distintivoArchivia e organizza i file senza metadati specifici dei contratti, flussi di lavoro di approvazione, record degli obblighi o monitoraggio dei rinnovi |
Il punto essenziale sul software CLM
Se vuoi approfondire ciò che il CLM può fare per le tue operazioni quotidiane, i vantaggi del software per la gestione dei contratti vanno ben oltre tempi di elaborazione più rapidi: dalla riduzione del rischio di non conformità a miglioramenti misurabili nella produttività del team.
