CRM vs CMS: scegliere il software giusto per il tuo team

Key Takeaways

Funzioni distintive: Il software CRM si concentra sulle relazioni con i clienti e sulle vendite, mentre il CMS organizza e pubblica i contenuti digitali.

Casi d'uso per i team: I team di vendita, marketing e assistenza utilizzano i CRM, mentre i creatori di contenuti e gli amministratori web preferiscono i CMS per pubblicare siti web.

Confronto tra CRM e CMS: La scelta tra CRM e CMS dipende dal fatto che la tua priorità sia la gestione delle vendite e della pipeline oppure la pubblicazione semplice di contenuti web.

Differenze di implementazione: I CRM richiedono in genere più tempo per la configurazione e la formazione degli utenti, mentre le piattaforme CMS possono essere implementate rapidamente, ma variano in termini di complessità.

Quando utilizzarli entrambi: Per i team che gestiscono campagne di generazione di lead, l'integrazione degli strumenti CRM e CMS garantisce un passaggio fluido dai contenuti alla pipeline di vendita.

Il software CRM gestisce le relazioni con i clienti, le pipeline di vendita e le interazioni con il servizio clienti, mentre il CMS controlla il modo in cui si creano, organizzano e pubblicano i contenuti digitali. Sono progettati per attività diverse, ma se il tuo team gestisce campagne, lead, e pubblica contenuti web, il confine tra loro si fa rapidamente indistinto.

È proprio questa sovrapposizione a far deragliare la maggior parte delle decisioni di acquisto. Scegliere lo strumento sbagliato significa pagare per funzionalità che non si adattano ai tuoi flussi di lavoro oppure non disporre di quelle che servono davvero. Questo articolo confronta entrambe le categorie direttamente, così puoi individuare la soluzione più adatta alle attività che il tuo team deve effettivamente svolgere.

Che cos'è il software CRM?

Il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è uno strumento che centralizza i dati dei clienti, gestisce le pipeline di vendita e supporta le interazioni tra i team di vendita, marketing e assistenza. Aiuta il tuo team a monitorare ogni punto di contatto con i clienti, automatizzare le attività di routine e mantenere organizzate le attività di costruzione delle relazioni, dal primo contatto fino all'assistenza post-vendita.

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Che cos'è un CMS?

Il sistema di gestione dei contenuti (CMS) è il nome comunemente utilizzato per indicare il software che aiuta i team a creare, organizzare, gestire e pubblicare contenuti digitali. In pratica, un CMS è una piattaforma software che consente ai team di controllare testi, immagini, file, autorizzazioni e flussi di pubblicazione del sito web senza richiedere l'intervento degli sviluppatori per ogni aggiornamento.

CRM e CMS: confronto diretto

Il software CRM monitora e gestisce le relazioni con i clienti nell'ambito delle vendite, del marketing e dell'assistenza, mentre il CMS offre al tuo team il controllo sulla creazione, modifica e pubblicazione dei contenuti digitali per il sito web e i vari canali.

La differenza fondamentale riguarda l'obiettivo: i CRM organizzano persone e interazioni, mentre i CMS organizzano risorse digitali e flussi di lavoro.

Dimensione del confronto	CRM	CMS
Dimensione del confrontoScopo principale	CRMCentralizza i dati dei clienti, gestisce le pipeline di vendita e supporta le interazioni tra i team di vendita, marketing e assistenza.	CMSConsente ai team di creare, organizzare e pubblicare contenuti digitali su siti web e canali senza dipendere dagli sviluppatori.
Dimensione del confrontoChi lo utilizza	CRMTeam di vendita, marketing, assistenza clienti, commercio e IT di aziende di ogni dimensione; gli utenti principali sono i team di vendita.	CMSTeam di marketing, creatori di contenuti, autori di blog, sviluppatori e team interfunzionali, dalle piccole imprese alle grandi aziende.
Dimensione del confrontoFunzionalità principali	CRMGestione dei contatti, monitoraggio della pipeline di vendita, automazione dei flussi di lavoro, automazione delle campagne di marketing, report e analisi, vista unificata del cliente e strumenti basati sull'intelligenza artificiale.	CMSModifica dei contenuti (WYSIWYG o basata su blocchi), controlli di pubblicazione, controllo delle versioni, gestione delle risorse digitali, controlli degli accessi basati sui ruoli, strumenti SEO e integrazioni e API.
Dimensione del confrontoPrezzi	CRMIl software CRM varia dai piani gratuiti a diverse centinaia di dollari per utente al mese per i livelli aziendali avanzati. I costi totali possono includere anche implementazione, formazione, integrazioni e migrazione dei dati.	CMSIl prezzo dei CMS varia notevolmente in base al tipo di piattaforma. Le opzioni a codice aperto come WordPress e Drupal sono gratuite, ma le aziende devono comunque prevedere un budget per hosting, sviluppo, manutenzione ed estensioni. Le piattaforme CMS basate sul cloud utilizzano generalmente prezzi in abbonamento, mentre i fornitori di CMS aziendali applicano spesso prezzi personalizzati in base a dimensioni e requisiti.
Dimensione del confrontoTempo di implementazione	CRMLe piattaforme CRM di base possono essere configurate rapidamente, mentre le implementazioni più estese possono richiedere molto più tempo quando includono migrazione dei dati, integrazioni, configurazione dei flussi di lavoro, test e formazione degli utenti.	CMSLe piattaforme CMS ospitate semplici possono essere lanciate in tempi relativamente brevi, mentre le implementazioni personalizzate, senza interfaccia o aziendali richiedono solitamente più tempo per sviluppo, integrazioni, migrazione, test e configurazione della governance.
Dimensione del confrontoCurva di apprendimento	CRMGli strumenti CRM semplici sono generalmente più facili da adottare, mentre i sistemi più avanzati richiedono maggiore configurazione, conoscenza dei processi e formazione degli amministratori.	CMSVaria da relativamente bassa per le piattaforme ospitate intuitive a molto più elevata per gli ambienti CMS personalizzati, senza interfaccia o aziendali che richiedono competenze tecniche per configurazione, sviluppo e gestione continuativa.
Dimensione del confrontoRuolo dei dati / del sistema	CRMArchivia e organizza i dati dei clienti e dei potenziali clienti, inclusi contatti, account, interazioni, opportunità di vendita e attività della pipeline.	CMSArchivia e gestisce i contenuti digitali, incluse pagine web, articoli del blog, file multimediali, flussi di pubblicazione e autorizzazioni dei contenuti.

Differenze tra CRM e CMS

Utilizza queste differenze fondamentali per capire quale strumento si adatta davvero alle esigenze del tuo team:

Focus principale: Il software CRM gestisce le relazioni con i clienti, le pipeline di vendita e le interazioni di assistenza, mentre il CMS organizza e pubblica i contenuti digitali sui tuoi siti web e canali.
Utenti principali: I principali utenti del software CRM sono i team di vendita, marketing, assistenza clienti e commercio. Il CMS viene utilizzato soprattutto dai team di marketing, dai creatori di contenuti, dagli amministratori web e dagli sviluppatori.
Funzionalità principali: I CRM si concentrano sulla gestione dei contatti, sul monitoraggio della pipeline di vendita, sull'automazione dei flussi di lavoro, sulle visualizzazioni unificate dei clienti e sulla reportistica. Le piattaforme CMS offrono controlli di pubblicazione, modifica WYSIWYG o basata su blocchi, versioning dei contenuti, gestione delle risorse digitali e strumenti SEO integrati.
Implementazione e configurazione: I tempi di implementazione di CRM e CMS variano in base alla complessità. Le piattaforme di base possono essere configurate relativamente rapidamente, mentre le implementazioni più grandi richiedono solitamente più tempo quando prevedono migrazione dei dati, integrazioni, flussi di lavoro personalizzati, test, formazione o requisiti di governance.
Curva di apprendimento: Le piattaforme CRM e CMS spaziano da strumenti semplici e intuitivi a sistemi più avanzati. Le piattaforme più complesse richiedono in genere configurazioni aggiuntive, conoscenze dei processi, competenze tecniche o formazione per gli amministratori.
Modelli di prezzo: I sistemi CRM hanno un prezzo per utente al mese, con costi che aumentano per le funzionalità avanzate o aziendali. Il prezzo dei CMS dipende dal fatto che la piattaforma sia open source, cloud o aziendale, con costi legati all'hosting, alle licenze utente e alle esigenze di personalizzazione.

Somiglianze tra CRM e CMS

Utilizza questi punti chiave per capire in quali aree il software CRM e il CMS si sovrappongono:

Gestione centralizzata dei dati: Entrambi i sistemi riuniscono le informazioni aziendali importanti in un unico luogo, consentendo ai team di organizzare, accedere e aggiornare i dati senza dover passare da uno strumento all'altro.
Collaborazione tra più utenti: Ogni piattaforma supporta numerosi utenti con ruoli e autorizzazioni distinti, permettendo ai team interfunzionali di lavorare insieme senza interferire con le attività degli altri.
Automazione dei flussi di lavoro: Entrambe le categorie offrono funzionalità per automatizzare le attività ripetitive o di routine, dai follow-up commerciali alle fasi di approvazione dei contenuti.
Integrazione con altri strumenti: Puoi collegare ogni sistema ad altri software aziendali, come provider di posta elettronica, calendari, strumenti di analisi o piattaforme di marketing.
Accesso basato sul cloud: La maggior parte delle opzioni moderne viene fornita tramite il cloud, garantendo ai team l'accesso da qualsiasi luogo e supportando modalità di lavoro da remoto o distribuite.

Come lavorano insieme CRM e CMS

Un CRM e un CMS spesso funzionano al meglio come componenti collegati dello stesso insieme di strumenti per marketing e vendite. Il CMS gestisce i contenuti e le esperienze del sito web, mentre il CRM gestisce i dati dei clienti, l'attività dei lead e i processi di vendita.

Un flusso di lavoro tipico è il seguente:

Creare e pubblicare contenuti nel CMS: I team di marketing utilizzano il CMS per articoli del blog, pagine di destinazione, pagine dei prodotti e altri contenuti del sito web.
Acquisire lead dal sito web: I moduli e altri strumenti di acquisizione dei lead raccolgono le informazioni dei visitatori e le trasferiscono nel CRM.
Gestire e coltivare i lead nel CRM: I team possono utilizzare la gestione dei lead, l'email marketing, l'automazione del marketing, il monitoraggio dei lead e l'automazione delle vendite per far avanzare i potenziali clienti lungo il funnel di vendita.
Collegare l'attività di marketing ai risultati di vendita: L'integrazione dei due sistemi aiuta i team a collegare il traffico del sito web e l'attività di content marketing al coinvolgimento dei clienti, all'attività della pipeline e ai tassi di conversione.
Condividere i dati tra i sistemi: Le piattaforme CRM e CMS possono collegarsi tramite integrazioni native, plugin, middleware o API, a seconda degli strumenti coinvolti.
Personalizzare le esperienze dei clienti: I dati del CRM possono aiutare i team di marketing ad adattare i contenuti del sito web e le esperienze di follow-up ai lead o ai clienti conosciuti.

Insieme, i due sistemi offrono ai team di marketing e vendite una visione più chiara di ciò che accade dalla prima visita al sito web fino all'acquisizione, alla coltivazione e alla successiva conversione del lead.

Come scegliere tra CRM e CMS

Utilizza questa tabella per individuare lo strumento più adatto alla situazione del tuo team in base all'esigenza operativa più urgente:

Se…	Allora…
Se…Il tuo team deve monitorare i lead, gestire una pipeline di vendita o registrare le interazioni con i clienti	Allora…Scegli un software CRM. È progettato specificamente per gestire i record dei contatti, le fasi delle trattative e i punti di contatto lungo il ciclo di vita del cliente.
Se…Il tuo team deve pubblicare, aggiornare o gestire i contenuti del sito web senza dipendere dagli sviluppatori	Allora…Scegli un CMS. Offre agli utenti non tecnici il controllo diretto sui contenuti digitali e sui flussi di pubblicazione.
Se…Stai gestendo campagne di generazione della domanda che devono trasferire i lead dai contenuti web a una pipeline di vendita	Allora…Usali entrambi. Il tuo CMS gestisce le landing page e la distribuzione dei contenuti, mentre il CRM acquisisce e indirizza i lead generati da tali pagine. La maggior parte delle piattaforme offre integrazioni native o di terze parti per collegare i due sistemi.
Se…Il tuo obiettivo principale è migliorare l'accuratezza delle previsioni, la visibilità della pipeline o il monitoraggio delle attività dei rappresentanti di vendita	Allora…Scegli un software CRM. Queste sono funzioni fondamentali del CRM, mentre un CMS non ti fornirà i dati sulla pipeline o i report di cui il team che gestisce le operazioni sui ricavi ha bisogno.
Se…Devi gestire una knowledge base, un centro assistenza o un flusso editoriale per contenuti destinati ai clienti	Allora…Scegli un CMS. Supporta la pubblicazione strutturata dei contenuti, il controllo delle versioni e la modifica basata sui ruoli.
Se…Il tuo team marketing gestisce sia programmi di contenuti sia attività di nurturing dei lead e ha bisogno di dati di attribuzione per entrambi	Allora…Usali entrambi. Il CMS e le analisi del sito web mostrano le prestazioni dei contenuti, mentre un CRM monitora ciò che accade dopo la conversione di un lead. Insieme, offrono una visione completa, dal primo clic alla chiusura della trattativa.
Se…Sei un piccolo team con un budget limitato e al momento puoi investire in una sola piattaforma	Allora…Scegli un software CRM se la generazione di ricavi è la tua priorità principale. Scegli un CMS se la tua esigenza principale è un sito web funzionale e facile da gestire. Individua quale lacuna ti costa di più in assenza di una soluzione.

Vuoi approfondire la scelta tra CRM e CMS?

Se il software CRM è la direzione giusta per il tuo team, comprendere i vantaggi del software CRM nelle vendite, nel marketing e nel successo dei clienti può aiutarti a costruire un caso più solido internamente e ad assicurarti di valutare le funzionalità giuste per il tuo motore di ricavi.

Tuttavia, se il software per la gestione dei contenuti è più adatto al tuo team, scopri i vantaggi del software per la gestione dei contenuti per capire come un CMS possa migliorare i flussi di pubblicazione, la collaborazione, la coerenza del brand e le operazioni sui contenuti.