Che cos’è la gestione dei contratti? Guida completa ai fondamenti

Per le aziende che vivono e muoiono in base ai loro contratti, è importante redigerli correttamente. La gestione dei contratti è una parte spesso trascurata di una buona gestione aziendale, sebbene sia probabilmente una delle attività più importanti che la tua azienda debba svolgere bene. C'è un motivo per cui molte grandi aziende assumono alcuni degli avvocati più pagati d'America per supervisionare i loro contratti. È una questione davvero importante.

Quindi, che cos'è la gestione dei contratti? È un insieme di pratiche che adotti per assicurarti che tutti i tuoi contratti siano chiari, specifici, applicabili e suscettibili di essere confermati dal tribunale in caso di controversia. Un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti può garantire che ciò avvenga, con ogni tipo di dettaglio che devi conoscere e numerosi strumenti per aiutarti a fare tutto nel modo giusto.

Che cos'è la gestione dei contratti?

La gestione dei contratti, talvolta nota come amministrazione dei contratti, è il lavoro che il tuo team dirigenziale svolge per redigere contratti solidi, svilupparli durante la fase precedente alla firma per portarli a un buon livello, e poi monitorare la conformità dopo la firma. Non deve essere confusa con la negoziazione dei contratti, durante la quale tu e l'altra parte contrattate sui termini e sulle prestazioni da fornire, né con la gestione della conformità, in cui il tuo personale controlla che la tua azienda rispetti un contratto o un requisito legale.

Per comprenderla meglio, immagina di essere un'azienda idraulica che ha appena ottenuto un incarico da un appaltatore generale per costruire alcune case. L'appaltatore generale vuole che tu utilizzi esclusivamente tubi in PEX invece di tubi in PVC o rame. Stabilire se ciò sia accettabile o meno spetta al negoziatore e ai team di approvvigionamento, non al responsabile dei contratti.

Il compito del responsabile è intervenire dopo che è stato raggiunto l'accordo sui tubi, per assicurarsi che quella parte dell'intesa sia espressa chiaramente e sia applicabile. Dopodiché, un buon professionista della gestione dei contratti affida la conformità contrattuale a qualcun altro, spesso al responsabile della conformità, al responsabile dell'applicazione dei regolamenti o a chiunque ricopra questo ruolo nella tua azienda, per assicurarsi che i termini vengano rispettati.

Il responsabile dei contratti non è soltanto un correttore di bozze. Questa persona è generalmente responsabile della gestione del ciclo di vita del contratto, dall'avvio alla chiusura. Potrebbe, per esempio, essere colui che ha inizialmente proposto l'accordo con l'appaltatore generale e potrebbe essere responsabile del rinnovo dell'accordo alla sua scadenza. È persino possibile, soprattutto nelle piccole aziende, che il responsabile dei contratti sia anche il negoziatore e il responsabile della conformità, sebbene, a rigor di termini, si tratti di ruoli diversi.   

Perché la gestione dei contratti è importante?

Perché deve essere necessario tutto questo lavoro per avviare, firmare e far rispettare un contratto? Conosci il detto: "Il diavolo si nasconde nei dettagli?" Questo non è mai più vero che nei contratti commerciali, soprattutto in una situazione in cui un abile team legale può far risparmiare o recuperare milioni di dollari grazie a un cavillo tecnico contenuto in un paragrafo di un contratto legale di 14 pagine.

Intere aziende dipendono da una gestione efficace dei contratti per la loro sopravvivenza, e vale la pena pagare qualcuno di competente per assicurarsi che un giorno i tuoi contratti non si ritorcano contro di te cogliendoti di sorpresa.

Supponiamo che quell'appaltatore generale ti coinvolga per realizzare gli impianti idraulici per suo conto. All'inizio va tutto bene, ma dopo circa 3 mesi si verifica un problema nella catena di approvvigionamento e il tuo PEX non viene consegnato. Ora devi prendere una decisione difficile.

Puoi rimandare il lavoro, incorrendo forse in una penale prevista dai termini del contratto, oppure puoi sostituire i tubi in PVC o rame che hai in magazzino per mantenere tutto nei tempi previsti, violando però anche in questo caso il contratto. In entrambi i casi sei nei guai, perché un camion non è arrivato in tempo al tuo magazzino. Che cosa dovresti fare?

È qui che una gestione efficace dei contratti ti salva la situazione. Durante la fase di negoziazione, il responsabile dei contratti avrebbe dovuto chiedere cosa sarebbe successo se si fosse verificato proprio questo problema. Idealmente, dovrebbe esserci una sorta di opzione alternativa in caso di violazioni dell'accordo non controllabili, o almeno un'opzione per la risoluzione delle controversie. È compito del responsabile dei contratti includere qualcosa di simile al momento della creazione del contratto, per assicurarsi che tutti abbiano aspettative chiare in anticipo.

In definitiva: proteggi la tua azienda! Comprendi i fattori che possono rendere nullo un contratto.

Chi è responsabile della gestione dei contratti?

L'intero processo di gestione dei contratti è complesso e hai davvero bisogno di uno specialista che si occupi di questo e di poco altro. Il tuo responsabile dei contratti potrebbe essere un avvocato, ma non è obbligatorio. Potresti semplicemente affidarti al responsabile più esperto dell'azienda, supponendo che abbia già esperienza con contratti legalmente applicabili. In senso più ampio, tuttavia, si potrebbe dire che tutti fanno parte del team di gestione dei contratti.

I dettagli del processo di gestione dei contratti variano da un'azienda all'altra e persino da un accordo all'altro, ma non lasciarti bloccare dalle formalità. Chiunque possa contribuire in modo utile dovrebbe sentirsi libero di partecipare, per assicurarsi di avere contratti solidi.

Torniamo all'azienda idraulica. In casi estremi, potresti avere dipendenti diversi che fanno rete per ottenere l'incarico e avviano i rapporti commerciali (vendite), discutono i termini dell'accordo (negoziatore dei contratti), esaminano i documenti prima della firma (amministrazione dei contratti) e fanno rispettare le relative disposizioni sia internamente (conformità) sia esternamente (ufficio legale). 

Naturalmente, tutto questo potrebbe essere svolto da una sola persona. Potresti essere un'azienda idraulica composta da una sola persona, nel qual caso tutto ricadrebbe su di te. La tua azienda potrebbe avere una mezza dozzina di idraulici abilitati, i loro assistenti e un receptionist, il che significa che dovresti condividere il processo di gestione dei contratti o affidarlo a uno studio professionale. Quando inizi a lavorare con contratti molto complessi, tuttavia, potrebbe valere la pena avere internamente un intero team per la gestione del ciclo di vita dei contratti. 

Comprendere il processo di gestione dei contratti

Indipendentemente da come gestisci l'approvazione dei contratti, dovresti assicurarti che determinati flussi di lavoro facciano parte del processo. Il processo di gestione del ciclo di vita dei contratti di base si articola in sei fasi, opportunamente suddivise tra tre fasi precedenti alla firma e tre fasi successive alla firma. In ogni fase, dovresti cercare di coinvolgere tutti gli stakeholder pertinenti, anche solo per ascoltare e rimanere aggiornati, così che il loro lavoro sia meglio informato in una fase successiva. 

Fasi precedenti alla firma

Creazione del contratto

La redazione del contratto è il punto di partenza. Può trattarsi di un processo formale, ad esempio quando partecipi a una gara per un contratto governativo o presenti la tua candidatura come fornitore per una grande azienda. Oppure può essere molto informale, come quando un tuo amico ha bisogno di un lavoro di sviluppo per il suo sito web. Per la maggior parte delle aziende, la redazione dei contratti si colloca a metà strada: un team commerciale sviluppa i contatti e raggiunge un accordo preliminare sugli affari, quindi passa il fascicolo al ‌sistema di gestione dei contratti per le fasi successive.

Nell'esempio del contratto che abbiamo utilizzato, probabilmente incontreresti l'appaltatore generale a una convention o ad altro evento di networking e inizieresti una conversazione (informale). Potresti chiamarlo a freddo e chiedergli se ha del lavoro che puoi svolgere (semiformale). Potresti anche candidarti per un lavoro di installazione di tubature nelle scuole pubbliche; in tal caso, probabilmente dovresti completare una procedura di gara prima che possa iniziare la fase contrattuale (formale). 

Negoziazione del contratto

Qualunque sia il modo in cui viene generato il contatto, alla fine entrerai nella fase di negoziazione. Anche in questo caso, le possibilità sono molto varie. Tecnicamente, perfezioni un contratto quando acquisti del pane al supermercato, perché tu (il cliente) fai un'offerta per acquistare il pane al prezzo indicato, seguita dall'accettazione di tale offerta da parte del negozio e dal tuo pagamento. I contratti commerciali tendono a essere più formali, e per qualsiasi cosa che duri più di un anno o costi più di $1,000, è assolutamente consigliabile averla per iscritto, con i requisiti essenziali del contratto.

Alcuni accordi prevedono contratti standard. Se guidi un'ambulanza, Medicaid paga una tariffa fissa per miglio e non c'è nulla da negoziare. Altri accordi lasciano un certo margine di manovra, ma non molto. Fornire componenti in silicio a Intel per i suoi microchip non è esattamente un lavoro flessibile, quindi probabilmente le uniche negoziazioni riguardano i volumi, i prezzi e i termini di applicazione. 

Le aziende più piccole possono permettersi contratti più aperti. Potresti firmare un accordo per fornire servizi idraulici all'appaltatore generale, ma tu o lui potreste essere responsabili dell'acquisto dei materiali, del pagamento dell'assicurazione, dei rapporti con i clienti e così via. Di solito sei libero di negoziare tutto ciò che riesci in merito a prezzi, dettagli dei pagamenti, arbitrato anziché mediazione e così via. È qui che il tuo team addetto alla negoziazione dei contratti può davvero dare il meglio.

Qui merita una menzione speciale una sorta di fase intermedia nel ciclo di vita della gestione dei contratti: la revisione. Nessun documento è perfetto al primo tentativo, e un modulo giuridicamente vincolante che può costare una fortuna a qualcuno deve essere davvero perfetto prima di essere firmato. Un buon software per la gestione dei contratti può essere di grande aiuto, grazie a modelli standard che non richiedono molte revisioni per essere perfezionati; assicurati però che qualcuno modifichi i paragrafi e riveda l'intero contratto. Un giorno potrebbe essere davvero importante. 

Approvazione del contratto

Una volta avviato, negoziato e modificato il contratto, è il momento dell'approvazione. Il responsabile dei contratti e gli altri stakeholder hanno bisogno di tempo per esaminare l'intero contratto prima che possa essere firmato. L'approvazione può provenire da un'unità centrale, come il dipartimento legale, oppure può essere ampiamente distribuita tra i vari stakeholder. Se c'è un solo responsabile, assicurati che si prenda il tempo necessario e parli con le persone pertinenti della tua azienda prima di concedere l'approvazione alla firma.

Nell'azienda idraulica, il negoziatore potrebbe passare il contratto per i servizi alla direzione per l'approvazione finale, seguito da un periodo di revisione di una settimana. È un buon momento per parlare con il responsabile degli approvvigionamenti e scoprire se i tubi in PEX richiesti dall'appaltatore sono economicamente sostenibili ai prezzi proposti, oppure per definire i dettagli relativi ai ritardi e alla catena di approvvigionamento. Ottieni le risposte prima dell'approvazione, perché dopo è generalmente considerato troppo tardi. 

Fasi successive alla firma

Monitoraggio

Il lavoro di CLM continua anche dopo la firma dei contratti, sia di persona sia tramite firma elettronica. Ogni contratto contiene delle condizioni, alcune semplici e altre non altrettanto semplici, e qualcuno deve essere incaricato di assicurarsi che tutto venga rispettato. Anche in questo caso, potrebbe trattarsi del responsabile dei contratti oppure, se siete un'azienda più grande, potete affidarvi al personale legale e addetto alla conformità.

Supponiamo che il vostro amico appaltatore generale abbia accettato di pagare una determinata somma per ogni casa e una volta al mese, in anticipo rispetto all'esecuzione dei lavori. Se arriva agosto e non è stato effettuato alcun pagamento, il vostro team di monitoraggio deve intervenire rapidamente. Una telefonata all'ufficio dell'appaltatore generale rivela che ha avuto un problema bancario e il pagamento non è andato a buon fine come avrebbe dovuto.

Il vostro contratto potrebbe contenere una clausola che applica una penale all'appaltatore o vi consente di pagare il vostro personale utilizzando il credito dell'appaltatore fino alla risoluzione del problema. Una violazione di questo tipo potrebbe persino consentirvi di risolvere il contratto senza incorrere in penalità.  

Rinnovo del contratto

La maggior parte dei contratti prima o poi giunge al termine. Potreste essere d'accordo, oppure potreste voler continuare qualcosa che funziona bene. Per certi aspetti, il rinnovo è più semplice della creazione iniziale del contratto, perché collaborate già e sapete cosa aspettarvi. Per altri aspetti, può essere ancora più complicato, ad esempio quando volete negoziare un prezzo diverso o inserire una clausola che non era presente nell'originale.

Conclusione

L'obiettivo dell'intero processo di CLM è arrivare alla conclusione. Idealmente, questa non dovrebbe rappresentare la fine del processo, ma soltanto una fase del ciclo completo di avvio, negoziazione, attuazione, monitoraggio e rinnovo. Spetta a voi decidere come concludere l'accordo, ad esempio chi può impegnare la vostra azienda in obblighi contrattuali, ma è una buona idea farlo approvare dalla persona che ha gestito il processo. Se utilizzate modelli online, di solito è possibile applicare una firma elettronica da remoto, nel caso in cui vi avvaliate di un servizio di CLM che non si trova presso il vostro ufficio.

Le soluzioni per la gestione dei contratti possono aiutare

Indipendentemente dalle dimensioni dei vostri contratti o dal tipo di contratto che gestite, potete semplificare questo processo dispendioso in termini di tempo grazie all'automazione offerta da un software avanzato per la gestione dei contratti. In effetti, i vantaggi del software per la gestione dei contratti sono numerosi. Pensate a modelli online intelligenti che possono aiutarvi a ottimizzare le condizioni che state cercando, modificare le revisioni in pochi minuti anziché in giorni, aggiungere emendamenti personalizzati ed eliminare i colli di bottiglia che rischiano di compromettere l'intero ciclo contrattuale. Questi modelli presentano i componenti standard di un contratto in un formato facilmente leggibile, comprensibile a colpo d'occhio, e facilitano il monitoraggio quotidiano dell'andamento del contratto tramite report semplici e chiari.

Ogni buon contratto contiene un elemento di offerta e uno di accettazione. Questo paragrafo, ad esempio, vi offre informazioni esclusive e approfondimenti avanzati sul mondo dei moduli aziendali online intelligenti. Tutto ciò che dovete fare per accettare è iscrivervi alla nostra newsletter. È divertente, informativa e gratuita!