5 Modi Per Migliorare La Gestione Delle Spese SaaS Con RevOps
Oggi sia i CRO che i leader aziendali comprendono quanto siano fondamentali le applicazioni SaaS per il successo della propria impresa. Con il giusto software e le persone adatte, le aziende possono migliorare progressivamente la produttività di tutta la forza lavoro e creare un vantaggio competitivo nel loro mercato.
Con questo aumento della spesa in SaaS, è più importante che mai che i team di finanza e revenue operations adottino processi strategici di acquisto e gestione che aiutino a massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI) per la tua organizzazione.
Mi chiamo Mohammed e sono responsabile della strategia delle tecnologie di vendita in TELUS, una delle principali aziende canadesi di telecomunicazioni e tecnologia. Da quasi un decennio ho un punto d’osservazione privilegiato assistendo all’esplosione della spesa SaaS all'interno delle aree marketing, vendite e ora anche customer support.
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Questo boom di investimenti ha accelerato in modo esponenziale la capacità di alcune organizzazioni di crescere rapidamente ed efficientemente. Purtroppo, però, ha avuto anche effetti negativi su altre aziende a causa di pratiche di gestione della spesa poco attente e investimenti inutili.
In questo articolo analizzerò cos'è la gestione della spesa, esaminerò lo stato attuale della spesa SaaS e illustrerò cinque modi in cui puoi migliorare la gestione della spesa SaaS della tua azienda dal punto di vista delle Revenue Operations.
Che cos’è la gestione della spesa SaaS?
La gestione della spesa SaaS è il processo strategico volto a ottimizzare e controllare i costi che la tua organizzazione sostiene sulle applicazioni SaaS. Questo include tutti gli aspetti di acquisto, rapporto con i fornitori e negoziazione.
Le pratiche efficaci di gestione della spesa vanno oltre il concetto tradizionale di "taglio dei costi". Un approccio corretto si concentra anche sulle opportunità di crescita. Per questa ragione, è fondamentale investire in risorse e persone dedicate all’enablement e alle operations.
Il revenue enablement aiuterà a garantire che i tuoi dipendenti abbiano le conoscenze e le competenze necessarie per adottare nuove applicazioni software. Mentre il team di operations tecnologiche si assicurerà che i sistemi funzionino sempre in modo efficiente. Entrambe queste risorse svolgono un ruolo fondamentale nell’assicurare che la spesa in applicazioni SaaS contribuisca a crescita, efficienza e vendite dell’organizzazione.
Stato Attuale della Spesa SaaS
Oggi le organizzazioni sono sommerse da un numero infinito di opzioni SaaS, ciascuna delle quali promette benefici trasformativi. Come spesso accade, le aziende tendono ad accumulare queste applicazioni nel tempo.
Come mostra questo State of SaaSOps, le aziende giovani (da uno a due anni) in media partono già con 29 applicazioni SaaS. Questo numero sale a 103 quando raggiungono i tre-sei anni di età.
Con la crescita della spesa per il SaaS, non sorprende che anche la vendita di software di gestione della spesa sia aumentata. Secondo Business Research Insights, nel 2028 il mercato del software di gestione della spesa SaaS raggiungerà 624 milioni di dollari USA, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 21,2% dal 2023 al 2028.
Spese SaaS Nascoste
Considerando questa crescita, è facile capire come si creino complessità quando queste applicazioni vengono sottoutilizzate, diventano ridondanti o non sono integrate efficacemente in una roadmap tecnologica più ampia. Il risultato sono costi nascosti che possono non essere subito evidenti. Ecco alcune delle spese SaaS più comuni da tenere a mente:
Ridondanza
Questa è una situazione molto frequente, soprattutto tra i team di vendita, marketing e customer success. Se diverse unità aziendali adottano strumenti simili in modo indipendente, alla fine l'organizzazione si ritrova a pagare per funzionalità sovrapposte.
Senza una supervisione centralizzata da parte delle revenue operations, i sistemi ridondanti faranno salire notevolmente i costi e possono persino ridurre la produttività.
Utilizzo
L’utilizzo rappresenta spesso una spesa SaaS sottovalutata, che porta a uno spreco di risorse. Molto spesso i team non dispongono della formazione o dell'enablement necessari per sfruttare appieno gli strumenti, con conseguente scarso utilizzo e un ritorno sull'investimento (ROI) che diminuisce.
Supporto Strategico
Il change management è una funzione fondamentale per ridurre sprechi e massimizzare il ROI. In ogni buon piano di change management, la sponsorship e il supporto della leadership sono spesso gli elementi mancanti che possono ostacolare la capacità dell'organizzazione di adottare e utilizzare pienamente le nuove applicazioni.
Spesa Bottom Up
Con sempre più aziende che adottano un modello di crescita guidato dal prodotto (PLG), sta diventando sempre più comune che le unità aziendali e i singoli acquistino licenze individuali con carta di credito invece che seguendo un processo di acquisto formale.
Poiché le abitudini di acquisto stanno cambiando, è fondamentale che la tua organizzazione adotti best practice per gestire questo nuovo modo di acquistare tecnologia.
5 Modi per Migliorare la Gestione delle Spese SaaS tramite RevOps
Come framework, Revenue Operations può aiutare a integrare la tua strategia di gestione delle spese SaaS nella strategia di ricavo generale. RevOps si concentra sull’allineamento di vendite, marketing e customer success attraverso persone, processi, dati e tecnologia, assicurando che la tariffazione SaaS rimanga competitiva.
Infondendo questi principi fondamentali nella tua strategia di gestione delle spese, le organizzazioni possono assicurarsi che i sistemi in cui investono abbiano un impatto diretto sulle iniziative aziendali su larga scala. RevOps può aiutare a ottimizzare i processi e i flussi di lavoro per garantire un utilizzo efficiente del tech stack. È anche la forza che può valutare l’impatto (ROI) sulle metriche SaaS.
Ecco i miei 5 principali modi in cui Revenue Operations può migliorare la gestione delle spese SaaS:
1. Definire la Strategia di Approvvigionamento
Come funzione aziendale, RevOps può contribuire a definire la strategia di approvvigionamento per le applicazioni SaaS. All’interno di questa strategia, il tuo team RevOps può concentrarsi su obiettivi di riduzione dei costi. Ad esempio, come sfruttare i vantaggi degli sconti per volume o come negoziare al meglio i termini contrattuali.
La gestione dei rischi dovrebbe inoltre far parte della tua strategia di approvvigionamento. Concentrati su fattori come la sicurezza dei dati, la conformità e la stabilità dei fornitori.
Assicurati che i tuoi accordi siano solidi. Consulta cosa può invalidare un contratto.
2. Centralizza i Tuoi Contratti
Come team RevOps, dovresti puntare a centralizzare la gestione dei contratti per garantire la giusta visibilità e controllo. Con i team GTM che utilizzano decine di strumenti, sta diventando sempre più difficile farlo senza la piattaforma giusta.
Una soluzione per la gestione dei contratti può supportare questa strategia e aiutare la tua organizzazione a semplificare il processo di rinnovo, comprendere i termini di negoziazione e rispettare gli standard di conformità.
3. Controlla le Spese dall’Alto Verso il Basso
Il vantaggio di consentire ai tuoi dipendenti di acquistare soluzioni più rapidamente può avere un impatto positivo sulla crescita. D’altro canto, una spesa non controllata può anche avere effetti negativi sulle prestazioni complessive della tua azienda.
Con i nuovi modi di acquistare tecnologia, come PLG, assicurati che la tua organizzazione abbia una politica chiara da seguire. Garantire che esistano dei workflow di approvazione che coinvolgano gli stakeholder rilevanti è fondamentale per prevenire spese software non pianificate.
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4. Investi nel Revenue Enablement
Formazione e abilitazione hanno sempre giocato un ruolo centrale nella massimizzazione dell’utilizzo dei software. Tradizionalmente, non tutti i team dedicati ai ricavi avevano il vantaggio di avere dei professionisti nella formazione al loro fianco.
Con l’attenzione rivolta all’abbattimento dei silos, il revenue enablement assume una prospettiva più ampia che include tutti i team focalizzati sui ricavi. Questi team sono la tua arma segreta per garantire che i dipendenti abbiano le competenze, la conoscenza e le risorse per adottare efficacemente nuovi software.
Questo team ti aiuterà a implementare policy di utilizzo, creare materiali di abilitazione come guide utente e integrare una formazione tecnologica regolare. Il revenue enablement permetterà agli utenti di sfruttare appieno le potenzialità del nuovo software e contribuirà ad aumentare il ROI.
5. Consolida Dove Puoi
Come parte della tua strategia di gestione delle spese, il team di revenue operations può aiutare ad assicurare che vengano svolti frequentemente audit tecnologici. Gli audit tecnologici sono un’opportunità per la tua organizzazione di fare un passo indietro e valutare lo scenario software attuale e individuare il tech debt.
Durante questi audit, dovrai assicurarti di valutare il tech stack per sovrapposizioni e ridondanze. Dovrai identificare funzionalità sovrapposte che non è necessario mantenere. Come funzione centralizzata che ha una panoramica di tutte le tecnologie utilizzate da marketing, vendite e supporto clienti, RevOps può svolgere un ruolo cruciale nella riduzione di spese inutili e nella massimizzazione dell’uso delle tecnologie esistenti.
Attiva il Framework RevOps
Con le aziende che aumentano la dipendenza dai prodotti SaaS, la gestione delle spese SaaS diventa una priorità strategica. Per assicurare che gli investimenti nelle soluzioni SaaS abbiano un impatto diretto sui ricavi, Revenue Operations deve essere integrata nella strategia più ampia di gestione finanziaria di queste piattaforme.
Definendo una strategia completa di gestione delle spese SaaS attraverso fasi strutturate di analisi delle spese, le organizzazioni potranno ottimizzare le proprie spese e guidare la crescita dei ricavi in modo olistico. L’integrazione della gestione delle spese nel framework di Revenue Operations garantirà il rispetto della responsabilità fiscale e il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.