5 modi per migliorare la gestione della spesa SaaS con il RevOps

Sia i CRO di oggi sia i leader aziendali comprendono quanto siano fondamentali le applicazioni SaaS per il successo della propria azienda. Con il software e le persone giusti, le aziende possono migliorare gradualmente la produttività della propria forza lavoro e creare un vantaggio competitivo nel proprio mercato. 

Con questo aumento della spesa SaaS, è più importante che mai che i team delle operations finanziarie e delle operations dei ricavi adottino processi strategici di approvvigionamento e gestione, che contribuiscano a massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) per la propria organizzazione. 

Mi chiamo Mohammed e guido la strategia tecnologica commerciale presso TELUS, una delle principali aziende canadesi nel settore delle telecomunicazioni e della tecnologia. Da quasi un decennio ho avuto un posto in prima fila per assistere al boom della spesa SaaS nelle funzioni di marketing, vendite e, più recentemente, assistenza clienti. 

Questo boom degli investimenti ha fatto aumentare notevolmente la capacità di alcune organizzazioni di crescere rapidamente ed efficientemente. Purtroppo, ha avuto anche un impatto negativo su altre, a causa di pratiche inadeguate di gestione della spesa e di investimenti sprecati.

In questo articolo analizzerò in dettaglio cosa comporta la gestione della spesa, esaminerò lo stato attuale della spesa SaaS e illustrerò cinque modi per migliorare la gestione della spesa SaaS della propria azienda attraverso la prospettiva delle Revenue Operations. 

Che cos’è la gestione della spesa SaaS?

La gestione della spesa SaaS è il processo strategico di ottimizzazione e controllo della spesa della propria organizzazione per le applicazioni SaaS. Comprende tutti gli aspetti dell’approvvigionamento, della gestione dei rapporti con i fornitori e della negoziazione. 

Pratiche efficaci di gestione della spesa vanno oltre il semplice concetto tradizionale di riduzione dei costi. Le pratiche efficaci si concentrano anche sui vantaggi. Ecco perché è fondamentale investire in risorse e persone che si occupino di abilitazione e operations.

L’abilitazione dei ricavi contribuirà a garantire che i dipendenti dispongano delle conoscenze e delle capacità necessarie per adottare nuove applicazioni software. Il team delle operations tecnologiche, invece, assicurerà che i sistemi funzionino in modo efficiente in ogni momento. Entrambe queste risorse svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che la spesa per le applicazioni SaaS contribuisca alla crescita, all’efficienza e alle vendite dell’organizzazione. 

Stato attuale della spesa SaaS

Oggi le organizzazioni sono sommerse da un’infinità di opzioni SaaS, ognuna delle quali promette vantaggi trasformativi. Come accade con tutte le cose positive, le aziende tendono inoltre ad accumulare queste applicazioni nel tempo. 

Secondo questo rapporto sullo stato delle SaaSOps, le aziende giovani (con uno o due anni di attività) iniziano generalmente con una media di 29 applicazioni SaaS. Questo numero sale a 103 quando raggiungono dai tre ai sei anni di attività.

Con la crescita della spesa per il SaaS, non sorprende che anche le vendite di software per la gestione della spesa siano aumentate. Secondo Business Research Insights, i ricavi del mercato delle vendite di software per la gestione della spesa SaaS raggiungeranno $624 milioni USD nel 2028, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 21,2% dal 2023 al 2028.

Spese SaaS nascoste 

Alla luce di questa crescita, è facile capire come emergano delle complessità quando queste applicazioni vengono utilizzate poco, diventano ridondanti o non vengono integrate efficacemente in una roadmap tecnologica più ampia. Il risultato sono spese nascoste che potrebbero non essere immediatamente evidenti. Ecco alcune delle spese SaaS più comuni da tenere presenti:

Ridondanza

Questo caso è fin troppo comune, soprattutto nei team delle vendite, del marketing e del successo dei clienti. Quando diverse unità aziendali adottano in modo indipendente strumenti simili, le organizzazioni finiscono per pagare funzionalità sovrapposte. 

Senza una supervisione centralizzata da parte delle Revenue Operations, i sistemi ridondanti faranno aumentare notevolmente i costi e potranno persino ridurre la produttività. 

Utilizzo 

L’utilizzo è molto spesso una spesa SaaS trascurata, che comporta uno spreco di risorse. Nella maggior parte dei casi, i team non ricevono la formazione e l’abilitazione necessarie per sfruttare appieno gli strumenti, con conseguente scarso utilizzo e una diminuzione del ritorno sull’investimento (ROI). 

Supporto strategico

La gestione del cambiamento è una funzione fondamentale per garantire la riduzione dei costi sprecati e la massimizzazione del ROI. Nell’ambito di qualsiasi buon piano di gestione del cambiamento, la sponsorizzazione e il supporto da parte dei dirigenti sono spesso gli elementi mancanti che possono ostacolare la capacità dell’organizzazione di adottare e utilizzare pienamente le nuove applicazioni.

Spesa dal basso verso l’alto

Poiché molte aziende stanno adottando un modello di crescita guidata dal prodotto (PLG), è sempre più comune che le unità aziendali e i singoli individui acquistino licenze individuali con carte di credito anziché attraverso un processo formale di approvvigionamento. 

Con l’evoluzione dei comportamenti d’acquisto, è fondamentale assicurarsi che la propria organizzazione disponga delle migliori pratiche per gestire questo nuovo modo di acquistare tecnologia.

5 modi per migliorare la gestione della spesa SaaS attraverso le RevOps

In quanto quadro di riferimento, le Operazioni sui ricavi possono contribuire a integrare la strategia di gestione della spesa SaaS nella strategia complessiva dei ricavi. Le RevOps si concentrano sull’allineamento delle vendite, del marketing e del successo dei clienti attraverso persone, processi, dati e tecnologia, garantendo al contempo che i prezzi SaaS rimangano competitivi.

Integrando questi principi fondamentali nella strategia di gestione della spesa, le organizzazioni possono garantire che i sistemi in cui investono abbiano un impatto diretto sulle iniziative aziendali su vasta scala. Le RevOps possono contribuire a semplificare processi e flussi di lavoro per garantire un utilizzo efficiente dello stack tecnologico. Rappresentano inoltre la funzione che può aiutare a valutare l’impatto (ROI) sulle metriche SaaS. 

Ecco i miei 5 modi principali in cui le Operazioni sui ricavi possono migliorare la gestione della spesa SaaS:

1. Definire la strategia di approvvigionamento

In quanto funzione aziendale, le RevOps possono contribuire a definire la strategia di approvvigionamento per le applicazioni SaaS. Nell’ambito di questa strategia, il team RevOps può aiutare a concentrarsi sugli obiettivi di riduzione dei costi. Ad esempio, può spiegare come usufruire degli sconti basati sui volumi o anche come negoziare al meglio i termini contrattuali. 

Anche la gestione del rischio dovrebbe rientrare nella strategia di approvvigionamento. Occorre concentrarsi su fattori quali la sicurezza dei dati, la conformità e la stabilità dei fornitori. 

Assicuratevi che i vostri accordi abbiano valore vincolante. Scoprite cosa può invalidare un contratto.

2. Centralizzare i contratti

In quanto team RevOps, dovreste cercare di centralizzare la gestione dei contratti per garantire la corretta validità e supervisione. Poiché i team GTM utilizzano decine di strumenti, sta diventando sempre più difficile farlo senza la piattaforma adeguata.

Una soluzione per la gestione dei contratti può contribuire a supportare questa strategia e aiutare l’organizzazione a semplificare il processo di rinnovo, comprendere i termini della negoziazione e rispettare gli standard di conformità. 

3. Controllare la spesa dal basso verso l’alto

Il vantaggio di consentire ai dipendenti di acquistare soluzioni più rapidamente può avere un impatto positivo sulla crescita. D’altro canto, una spesa non controllata può avere effetti negativi anche sulle prestazioni complessive dell’azienda.

Con i nuovi modi di acquistare tecnologia, come il PLG, assicuratevi che la vostra organizzazione disponga di una politica chiara da seguire. Assicuratevi che esistano flussi di approvazione che coinvolgano gli stakeholder pertinenti, così da prevenire spese software ad hoc.  

4. Investire nell’abilitazione dei ricavi

La formazione e l’abilitazione hanno sempre svolto un ruolo centrale nella massimizzazione dell’utilizzo del software. Tradizionalmente, non tutti i team che si occupano dei ricavi potevano contare sul supporto di professionisti della formazione.

Con l’attenzione rivolta all’abbattimento dei silos, l’abilitazione dei ricavi adotta una prospettiva più ampia e comprende tutti i team focalizzati sui ricavi. Questi team sono la vostra arma segreta per garantire che i dipendenti dispongano delle competenze, delle conoscenze e delle risorse necessarie per adottare efficacemente i nuovi software. 

Questo team vi aiuterà a implementare politiche di utilizzo, creare materiali per l’abilitazione come guide per gli utenti e integrare una formazione tecnologica regolare. L’abilitazione dei ricavi consentirà agli utenti di sfruttare appieno le capacità dei nuovi software e contribuirà ad aumentare il ROI. 

5. Consolidare dove possibile

Nell’ambito della strategia di gestione della spesa, il team delle operazioni sui ricavi può contribuire a garantire che gli audit tecnologici vengano completati frequentemente. Gli audit tecnologici rappresentano un’opportunità per la vostra organizzazione di fare un passo indietro, valutare l’attuale panorama software e identificare il debito tecnologico.

Nell’ambito di questo audit, dovrete assicurarvi di valutare lo stack tecnologico software per individuare sovrapposizioni e ridondanze. Dovrete cercare eventuali sovrapposizioni nelle funzionalità che potrebbe non essere necessario mantenere. In quanto funzione centralizzata con una visione d’insieme di tutta la tecnologia utilizzata dal marketing, dalle vendite e dall’assistenza clienti, le RevOps possono svolgere un ruolo fondamentale nel ridurre le spese superflue e massimizzare l’utilizzo della tecnologia esistente.

Abilitare il quadro di riferimento delle RevOps

Poiché le aziende continuano ad accelerare la loro dipendenza dai prodotti SaaS, la gestione della spesa SaaS diventa un imperativo strategico. Per garantire che gli investimenti effettuati nelle soluzioni SaaS abbiano un impatto diretto sui ricavi, le Operazioni sui ricavi devono essere integrate nella strategia più ampia di gestione finanziaria di queste piattaforme.

Definendo una strategia completa di gestione della spesa SaaS attraverso fasi strutturate di analisi della spesa, le organizzazioni potranno ottimizzare la propria spesa e favorire la crescita dei ricavi in modo olistico. Integrare la gestione della spesa nel quadro delle Operazioni sui ricavi garantirà il rispetto della responsabilità fiscale, consentendo al contempo di raggiungere gli obiettivi organizzativi.