Comment choisir un logiciel de gestion des contrats

Un logiciel de gestion des contrats est un outil qui aide les organisations à créer, stocker, suivre et gérer les contrats tout au long de leur cycle de vie, en simplifiant toutes les étapes, des approbations aux renouvellements.

Pour les CRO, il est essentiel, car il réduit les blocages dans le processus commercial, garantit la conformité et offre une visibilité en temps réel sur les conditions et les obligations liées aux contrats.

Choisir la bonne solution signifie donner la priorité à l’automatisation, à l’intégration avec les outils CRM et CPQ et à l’évolutivité, afin que votre équipe puisse conclure des affaires plus rapidement, réduire les risques et améliorer sa rentabilité.

Ce guide s’adresse aux équipes qui souhaitent simplifier leurs processus contractuels. Que vous débutiez ou que vous cherchiez à moderniser vos outils, il vous aidera à faire un choix éclairé.

9 critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion des contrats

Évaluer un logiciel de gestion des contrats consiste à examiner les facteurs clés qui correspondent aux besoins et aux objectifs de votre équipe.

Voici les éléments à prendre en compte :

1. Flexibilité des forfaits

La flexibilité des forfaits vous permet de passer à une offre supérieure ou inférieure lorsque vos besoins évoluent. Recherchez une solution de gestion des contrats proposant des forfaits tarifaires flexibles. Demandez aux fournisseurs quels sont leurs modèles et comment ils s’adaptent aux équipes en croissance.

2. Accès aux données et rapports

Vous aurez besoin de tableaux de bord, de rapports personnalisés et d’analyses en temps réel pour suivre les données contractuelles. Vérifiez la disponibilité des pistes d’audit et des exportations vers Google Drive, Microsoft Excel ou votre CRM.

3. Intégration à votre environnement technologique

Des intégrations performantes sont essentielles : Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign, etc. Un système de gestion des contrats efficace élimine les silos et prend en charge les flux de travail automatisés.

4. Intégration et assistance

Recherchez un service client réactif, des formations et des notifications claires pendant le processus d’intégration. Testez les canaux d’assistance et les ressources disponibles.

5. Autorisations basées sur les rôles

Les autorisations détaillées et les rôles des utilisateurs contribuent à protéger les données sensibles et à garantir la conformité au RGPD. Cela est particulièrement important pour les équipes juridiques.

6. Conformité propre au secteur

Si vous travaillez dans le secteur de la santé, des services financiers ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, vérifiez les certifications et les mises à jour réglementaires, ainsi que les pistes d’audit nécessaires à la conformité. De nombreux outils peuvent s’en charger automatiquement (il s’agit également d’un avantage des logiciels CRM pour le secteur de la santé et d’autres outils CRM propres à certains secteurs).

7. Options de personnalisation

Adaptez la plateforme à l’aide de modèles, de champs personnalisés et de configurations faciles à utiliser. Concentrez-vous sur l’amélioration de l’expérience utilisateur et de la flexibilité.

8. Fonctionnalités d’automatisation

Recherchez des solutions de gestion des contrats optimisées par l’IA qui intègrent la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’intelligence contractuelle et des fonctionnalités automatisées d’examen des contrats. Vérifiez qu’elles proposent des intégrations avec les signatures électroniques.

9. Prise en charge des appareils mobiles ou de plusieurs sites

Assurez-vous de pouvoir accéder de manière sécurisée aux données numériques des contrats, aux notifications et aux pistes d’audit depuis des appareils mobiles — testez la fluidité de l’interface utilisateur.

Comment choisir un logiciel de gestion des contrats : une méthode en 5 étapes

Pour trouver le logiciel adapté et tirer le meilleur parti des avantages d’un logiciel de gestion des contrats, alignez votre outil sur les flux de travail et les processus de votre équipe. Voici un guide étape par étape :

Étape 1 : Identifiez vos besoins

• Recueillez l’avis des parties prenantes : incluez les services informatiques, financiers et commerciaux, ainsi que le service juridique, pour répondre aux besoins liés à la création et à la rédaction des contrats.
• Répertoriez et hiérarchisez les difficultés : identifiez les goulots d’étranglement, les notifications manquantes et l’accès cloisonné aux référentiels de contrats.
• Alignez-vous sur les politiques internes : validez les autorisations et les normes de sécurité.
• Différenciez les fonctionnalités indispensables : exemples : tableaux de bord, signature électronique et intégrations avec les CRM/ERP.

Étape 2 : Recherchez des fournisseurs de logiciels de gestion des contrats

• Utilisez les sites d’avis et les rapports Gartner pour présélectionner des fournisseurs tels qu’Ironclad, Conga et DocuSign CLM.
• Comparez les solutions SaaS et sur site, les suites tout-en-un et les flux de travail de bout en bout.
• Consignez vos conclusions : tarifs, fonctionnalités, référentiel de contrats et pistes d’audit.
• Consultez ci-dessous notre liste des meilleurs logiciels de gestion des contrats.

Étape 3 : Présélectionnez des logiciels de gestion des contrats et contactez les fournisseurs

• Envoyez des demandes de propositions axées sur les fonctionnalités de gestion du cycle de vie des contrats.
• Testez les flux de travail de bout en bout, le suivi des modifications, la signature électronique et la création de nouveaux contrats depuis Salesforce.
• Évaluez la convivialité de la conception et la qualité du service client.

Étape 4 : Élaborez l’argumentaire commercial

• Reliez les goulots d’étranglement du cycle de production et le risque de revenus à la non-exécution des contrats.
• Présentez les formules tarifaires et les projections de retour sur investissement.
• Mettez en évidence les avantages de la veille contractuelle et de l’automatisation.

Étape 5 : Mettez en œuvre votre logiciel de gestion des contrats et intégrez vos utilisateurs

• Communiquez le calendrier du déploiement aux équipes commerciales, aux équipes chargées des achats et aux équipes juridiques.
• Désignez les responsables des modèles, des autorisations et de la configuration de l’espace de travail.
• Suivez l’adoption au moyen de métriques en temps réel dans les tableaux de bord.

Et ensuite

Si vous êtes en train de rechercher un logiciel de gestion des contrats, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations. Vous bénéficierez de :

• Une sélection personnalisée de logiciels CLM.
• Un accompagnement tout au long du processus d’achat, notamment pour les négociations tarifaires.
• Des conseils pour définir les intégrations avec les plateformes de CRM, d’ERP et de signature électronique.