La plupart des entreprises s’appuient sur des contrats, qu’il s’agisse d’accords de prestation avec des clients ou de contrats de travail avec des membres du personnel. Ces contrats commerciaux nécessitent beaucoup de temps et d’efforts pour être rédigés, négociés, signés et conservés en toute sécurité, et un outil logiciel peut accompagner votre équipe tout au long du processus de gestion du cycle de vie des contrats. Comprendre les avantages d’un logiciel de gestion des contrats vous aide à déterminer le type d’outil que vous recherchez et la façon dont votre équipe peut en tirer le meilleur parti.
Que vous dirigiez une petite start-up ou une entreprise internationale, vos contrats doivent être gérés avec soin, dans le respect des lois et réglementations applicables. Vous ne disposez peut-être pas d’une équipe juridique complète ; l’utilisation d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peut donc contribuer à garantir que chaque étape du processus respecte les normes les plus exigeantes. Même si vous disposez d’une grande équipe chargée de vos contrats, une solution logicielle peut réduire sa charge de travail manuelle et simplifier son processus de gestion des contrats.
Poursuivez votre lecture pour découvrir un aperçu des cinq principaux avantages d’un logiciel CLM et comprendre pourquoi chacun d’eux est important et bénéfique pour votre organisation.
5 avantages clés d’un logiciel de gestion des contrats
Avant d’examiner les avantages, vous vous demandez peut-être aussi : combien coûte un logiciel de gestion des contrats ? Comprendre les tarifs est essentiel, car cela vous aide à trouver le juste équilibre entre vos attentes en matière de fonctionnalités et les contraintes de votre budget.
Voici une présentation des principaux avantages que les logiciels de gestion des contrats peuvent apporter à votre entreprise.
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1. Création plus rapide des contrats
De nombreuses solutions de gestion des contrats proposent des outils tels que des modèles de contrats personnalisables, des bibliothèques de clauses et des champs préremplis automatiquement. Ces fonctionnalités contribuent à accélérer le processus de rédaction et à réutiliser des documents existants pour créer de nouvelles versions ou des versions révisées. La collaboration en temps réel et les circuits d’approbation automatisés favorisent également une rédaction plus rapide des contrats.
Rédiger rapidement un nouveau contrat améliore non seulement la productivité de votre équipe, mais aussi celle de votre interlocuteur contractuel. Plus vite vous envoyez un contrat à un nouveau client ou à une nouvelle recrue, plus vite cette personne peut l’examiner et le signer, ou revenir vers vous avec des modifications. Produire rapidement un contrat montre à l’autre partie qu’elle constitue une priorité pour votre équipe et votre entreprise.
2. Réduction de la charge de travail manuelle
Les solutions d’automatisation des contrats proposent généralement des fonctionnalités d’automatisation qui contribuent à alléger les processus manuels de votre équipe. Grâce à un logiciel de gestion des contrats, les membres de votre équipe peuvent créer des flux de travail automatisés comprenant l’ordre des signatures et les notifications relatives à l’activité contractuelle. Ces fonctionnalités rendent le processus de gestion du cycle de vie des contrats plus fluide, avec moins d’échanges successifs et de tâches administratives.
Automatiser la saisie des données lors de l’élaboration des contrats permet de gagner beaucoup de temps. Ces solutions logicielles peuvent renseigner automatiquement les coordonnées des contacts et des entreprises, les dates de renouvellement et d’autres données clés dans les contrats grâce à des intégrations avec votre CRM et d’autres bases de données. Cela peut sembler être une tâche mineure, mais le temps ainsi consacré s’accumule rapidement : dans une récente étude de Zapier menée auprès de 1 000 travailleurs du savoir, 76 % des répondants ont déclaré passer 1 à 3 heures par jour à déplacer simplement des données d’un endroit à un autre.
3. Réduction des risques et conformité garantie
N’oublions pas que les contrats sont des documents juridiques et qu’ils sont donc soumis aux normes de conformité réglementaire. Qu’il s’agisse d’un accord de confidentialité ou d’un contrat d’approvisionnement, vous devez vous assurer qu’il respecte les exigences légales de votre région. La conformité des contrats ne doit pas être prise à la légère, et votre entreprise peut être soumise à des sanctions en cas de non-conformité si elle ne respecte pas les normes nécessaires.
Assurez-vous que vos accords ont une réelle valeur juridique. Découvrez ce qui peut invalider un contrat.
De nombreux logiciels CLM proposent des fonctionnalités de gestion de la conformité telles que les autorisations d’accès, les journaux d’audit et le chiffrement de bout en bout. Les fonctionnalités de signature électronique de ces outils respectent également les normes légales, ce qui garantit que chaque contrat produit et géré au moyen du logiciel est conforme aux exigences en vigueur. Cela contribue à réduire les risques globaux pour votre entreprise et peut même éliminer la nécessité de disposer d’une équipe juridique interne.
4. Stockage organisé des documents
Sans solution basée sur le cloud, votre système de gestion documentaire peut commencer à ressembler à la salle des dossiers d’une série télévisée policière. Bon, ce n’est peut-être pas à ce point — mais une armoire de classement n’est pas seulement dépassée en apparence, elle est généralement aussi assez peu fonctionnelle. Un stockage approprié épargnera à votre équipe beaucoup de maux de tête et de temps. Selon la même étude de Zapier, 73 % des travailleurs ont déclaré passer 1 à 3 heures par jour à essayer simplement de trouver une information ou un document précis.
La plupart des logiciels CLM disposent d’un référentiel de contrats interrogeable qui permet de conserver les documents organisés, centralisés et sécurisés. Les utilisateurs peuvent rechercher et filtrer les contrats du référentiel central en fonction de leur contenu, plutôt que simplement selon leur nom de fichier. Certains outils logiciels d’analyse des contrats intègrent même des conventions de nommage et un historique des versions afin de réduire les fichiers en double et de faciliter la recherche du contrat exact souhaité.
5. Informations fournies par le système de gestion des contrats
Votre logiciel CLM n’est qu’un élément du système plus global de gestion des contrats de votre entreprise. Ce système plus vaste comprend les processus commerciaux et les autres facteurs liés à la manière dont vous gérez les contrats, comme votre processus d’examen des contrats, les circuits d’approbation des contrats, la facturation et les principales parties prenantes. Comme dans les autres domaines de votre entreprise, il est important de surveiller les indicateurs de performance de votre système de gestion des contrats.
Ces solutions logicielles disposent de tableaux de bord ainsi que de fonctionnalités de reporting et d’analyse qui vous aident à suivre l’efficacité de vos processus contractuels et à repérer les possibilités d’amélioration. Vous pouvez obtenir des informations sur des facteurs tels que le délai moyen d’approbation, les cycles de renouvellement des contrats et les goulots d’étranglement des flux de travail. Toutes ces données peuvent alimenter votre stratégie contractuelle, vous aider à accompagner les membres de votre équipe et à reconnaître leurs efforts.
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6. Bonus : amélioration du bien-être et de la fidélisation des employés
L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats présente de nombreux avantages pratiques, mais qu’en est-il des effets moins tangibles ? La mise en œuvre de l’automatisation n’améliore pas seulement l’efficacité et la productivité — elle peut également avoir un véritable impact sur le bien-être et l’engagement des employés. En fait, l’automatisation peut même faire la différence entre rester dans votre entreprise et partir à la recherche de meilleures opportunités.
Dans un autre rapport de Zapier, 14 % des répondants qui utilisent l’automatisation au travail ont déclaré avoir envisagé de quitter leur emploi, contre pas moins de 42 % de ceux qui n’utilisent pas l’automatisation.
Le turnover des employés peut coûter extrêmement cher et, au lendemain de la Grande Démission, les employeurs doivent tout mettre en œuvre pour maintenir l’engagement et la motivation des membres de leur équipe au travail. Lutter jour après jour contre des processus commerciaux dysfonctionnels peut devenir extrêmement éprouvant. Et même si les logiciels peuvent s’accompagner d’une courbe d’apprentissage, les bénéfices en valent la peine — tant pour vos résultats financiers que pour vos collaborateurs.
Trouver le meilleur logiciel de gestion des contrats
Maintenant que vous comprenez clairement comment un logiciel CLM peut être bénéfique pour votre entreprise, vous vous demandez peut-être comment choisir le meilleur logiciel de gestion des contrats pour votre entreprise. Des facteurs tels que le prix, les fonctionnalités et les intégrations joueront tous un rôle. Pour obtenir davantage de conseils sur le choix du meilleur outil, vous pouvez lire mon article consacré aux éléments à rechercher dans un logiciel de gestion des contrats.
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