Käyttötapaustarina Keen Decision Systemsin operatiivisen johtajan Mike Althoffin kanssa
Useimmissa kasvuyrityksissä provisiot ovat viimeinen prosessi, joka siirtyy pois taulukkolaskentavaiheesta.
Myynti-, markkinointi-, talous- ja asiakastiedot siirtyvät kaikki järjestelmiin, jotka toimivat tietojen pääasiallisina lähteinä… mutta myyntikorvaukset jäävät roikkumaan neljännesvuosittaisena taulukkolaskentana, jota hallinnoi joku (yleensä operatiivinen johtaja tai myynnin operaatioista vastaava henkilö), joka toimii ”taulukon pääkäyttäjänä”.
Keen Decision Systemsin operatiivinen johtaja Mike Althoff on ollut tuon rajan molemmilla puolilla.
Keen on markkinoinnin käyttöjärjestelmä, joka yhdistää jokaisen markkinointiin käytetyn dollarin tuloksiin suurten CPG-brändien osalta. Yritys laskee provisiot noin 15 edustajalle, jotka on jaettu uuden liiketoiminnan ja asiakkuuksien hallinnan välillä, ja käytössä on kolme maksutasoa: henkilökohtaiset suorittajat, tiiminvetäjät ja varapääjohtajan koontitaso.
Näin Mike siirsi Keenin palkkioprosessin neljännesvuosittaisesta täsmäytysprojektista päästä päähän toimivaksi tietojen pääasialliseksi järjestelmäksi ja nosti samalla esiin kolme peruspilaria.
Tavoite: muuttaa provisiot infrastruktuuriksi
Miken tavoite oli laajempi kuin pelkkä provisioiden nopeampi laskeminen.
Hänen tavoitteensa:
- Lopettaa palkkioiden käsittely toistuvana neljännesvuosittaisena projektina, jonka omistaa muutama henkilö - Tehdä jokaisesta provisiodollarista jäljitettävä, perusteltavissa oleva ja näkyvä edustajalle, esihenkilölle, varapääjohtajalle ja taloushallinnolle
- Käyttää yhtä järjestelmää , joka kestää suunnitelmien ja roolien muutokset sekä vuosien mittaisen kehittymisen
Miken sanoin: ”Meillä kaikilla on järjestelmä, joka toimii maksettujen palkkioiden pääasiallisena lähteenä.”
Tuo yksi lause erottaa palkkiot projektina palkkioista infrastruktuurina.
Ennen: kansio, taulukkolaskenta ja sähköpostihyväksyntöjen ketju
Ennen QuotaPathia Keen laski provisiot samalla tavalla kuin useimmat yritykset siihen asti, kunnes se ei enää ollut mahdollista.
- Yksi kansio jokaiselle vuosineljännekselle
- Jokaisessa kansiossa taulukkolaskentatiedosto, joka vietiin HubSpotista ja täsmäytettiin käsin - Sähköpostiketjut myyntitiimin vetäjälle ja myyntijohtajalle hyväksyntää varten, jotta prosessista jäi jonkinlainen auditointijälki
Se toimi. Samalla se keskitti koko prosessin sen henkilön vastuulle, joka hallinnoi taulukkoa kyseisellä vuosineljänneksellä.
”Voisinko koskaan palata tuohon prosessiin? En todellakaan”, Mike sanoi.
Tuossa mallissa pysymisen kustannuksia olivat käytetyt työtunnit ja kyvyttömyys perustella laskentaa.
Jokainen edustajan kysymys muuttui keskusteluksi, jossa sanottiin ”anna kun näytän taulukkoni”, ja jokainen suunnitelman muutos uhkasi katkaista jatkuvuuden edelliseen vuosineljännekseen.
Peruspilari 1: monitasoiset koonnit, jotka laskevat itsensä
Keenin palkkiorakenteessa on kolme tasoa, ja useimmat kaupat koskettavat kaikkia niitä:
- Henkilökohtaiset suorittajat ansaitsevat omista kaupoistaan
- Tiiminvetäjät ansaitsevat omista kaupoistaan ja tiiminsä tuloksesta
- Varapääjohtaja ansaitsee kaikesta, mitä tiimi tekee
Aiemmin jokainen koonti tehtiin manuaalisesti hakemalla tietoja. Nyt kun henkilökohtainen suorittaja päättää kaupan, tiiminvetäjän ja varapääjohtajan osuudet lasketaan automaattisesti ja näkyvät kaikille, ja laskentaperusteet esitetään läpinäkyvästi.
”On ollut todella arvokasta pystyä näkemään näin selkeästi, kuka saa mitäkin kustakin kaupasta ja miksi”, Mike sanoi.
Tämä korostuu organisaatioiden kasvaessa ja lisääntyessä. Useimmat palkkiotyökalut käsittelevät henkilökohtaiset suorittajat hyvin. Ongelmat alkavat yleensä esihenkilö- ja johtotasolla, jossa osuudet sekoittuvat ja johto päätyy tarkastamaan tarkastajien työtä.
Peruspilari 2: HubSpot ylävirrassa, Rippling alavirrassa ja yksi moottori keskellä
Toinen peruspilari liittyy integraatioihin ja QuotaPathin sijoittamiseen keskiöön. Keenillä kaksi integraatiota tekee suurimman osan raskaasta työstä.
HubSpot → QuotaPath. Tietojen pääasiallisena lähteenä toimiva CRM-järjestelmä HubSpot ohjaa jokaista provisioon oikeuttavaa kauppaa. Integraation merkitys on suurempi kuin miltä se saattaa kuulostaa, sillä palkkiot riippuvat voitettujen kauppojen tiedoista ja palkkiot toimivat kannustimena CRM-tietojen laadun ylläpitämiseen.
”Niiden voitettujen kauppojen määrä, joiden luvut eivät ole täysin tarkkoja ennen kuin tarkistan ne provisioita vasten, ei ole vähäinen”, Mike sanoi.
CRM-tietojen tarkkuus paranee. Luottamus kauppatietoihin arjessa kasvaa. Sidosryhmistä, jotka eivät koskaan ajatelleet itseään tietojen laadusta vastaavina henkilöinä, tulee yhtäkkiä sellaisia.
QuotaPath → Rippling. Palkanmaksun puolella QuotaPathin ja {{deeplink:76450:[Rippling-integraatio]:rippling_integration}}-integraation olemassaoloa ei huomaa… ja juuri se on tarkoituskin. Mike siirtää provisiot palkanmaksuun yhdellä toiminnolla; hänen palkanmaksupäällikkönsä vahvistaa ne Ripplingissa ja jatkaa eteenpäin.
”Se on kirjaimellisesti niin yksinkertaista, että lähetän provisiot ja hän sanoo: ’Selvä, kiitos.’ Se on paljon suoraviivaisempi tapa kuin se, että joka palkanmaksukaudella mietitään: ’Syötinkö varmasti jokaisen numeron oikein? Kohdistinko latauksen oikein?’” Mike sanoi.
Pilari 3: Kypsyvät suunnitelmat, ei uudelleenkirjoitettuja suunnitelmia
Viimeinen pilari korostaa muokattavien suunnitelmien tarvetta.
Palkkiosuunnitelmat eivät ole staattisia, mutta niitä ei myöskään pitäisi nollata joka tammikuu. Vuonna 2026 Keen tasapainotti kannustimensa painottamaan laajentamista ja uusimista. QuotaPathin sisällä tehtävät muutokset olivat suoraviivaisia:
- Monista vuoden 2025 suunnitelmat
- Säädä laajentamisen ja uusimisen välistä prosenttijakoa
- Ota uusi logiikka käyttöön kaikissa vuonna 2026 päätettävissä kaupoissa
Tuloksena myyntiedustajat näkevät rinnakkain, miten he ansaitsivat vuonna 2025 ja miten he ansaitsevat vuonna 2026. Ei uudelleenkeksimistä. Ei ”luota minuun, nyt tämä toimii näin.”
”Se on saumaton kypsyminen tiimimme kasvaessa ja palkkiostrategioidemme kehittyessä. Aloitatte viime vuonna käytössä olleista järjestelmistä ja kehitätte ne tämän vuoden suunnitelmiksi”, Mike sanoi.
Tämä jatkuvuus on tärkeintä myyntiedustajille. Menneisyyden kanssa katkeavat palkkiomuutokset aiheuttavat kitkaa; menneisyyden päälle rakentuvat palkkiomuutokset luovat yhdenmukaisuutta.
Missä ROI todella näkyy
Kun Mikeltä kysyy, missä {{deeplink:76450:[QuotaPath]}} ansaitsee paikkansa, vastaus ei ole säästetty aika — vaikka sitäkin kertyy paljon. Se on:
- Läpinäkyvyys. Jokaisella maksulla on järjestelmässä virallinen tietolähde, ei yksityistä taulukkolaskentatiedostoa.
- Perusteltavuus. Numerot eivät valehtele. Erimielisyydet ratkaistaan järjestelmän sisällä, ei sähköpostitse.
- Jatkuvuus. Suunnitelmien muutokset kehittyvät aiempien suunnitelmien pohjalta sen sijaan, että ne korvaisivat ne.
- Ennakoiva näkyvyys. Myyntiedustajat näkevät, mitä he ovat ansainneet ja mitä he voivat ansaita ennusteidensa perusteella — näin palkkioista tulee suunnittelutyökalu, ei vain maksutyökalu.
Mitä Mike kertoisi toiselle COO:lle
Miken suositus muille COO:ille ja liikevaihdosta vastaaville johtajille, jotka arvioivat {{deeplink:76450:[palkkiotyökaluja]:demo_url}}:
Jos olet kasvamassa ulos taulukkolaskentatiedostoista ja haluat varmuutta, johdonmukaisuutta sekä tiukempaa operatiivista hallintaa, QuotaPath on erinomainen paikka löytää nämä asiat. CRM-yhteyksien ansiosta se muodostaa todella saumattoman päästä päähän ulottuvan moottorin — selkeän tavan ratkaista asia, jolla on todella merkitystä tiimin motivoinnissa, sekä varmistaa, että olet maksanut myyntiedustajillesi tarkasti ja selkeyttänyt, mitä he ovat ansainneet ja mitä he voivat ansaita ennustaessaan loppuvuotta.
Varhaisen vaiheen organisaatiota johtaville COO:ille palkkioiden hallinta taulukkolaskentatiedostossa toimii.
Kasvavaa organisaatiota johtaville COO:ille kysymys ei ole siitä, siirrytäänkö seuraavalle tasolle… vaan siitä, kuinka myöhään toimitte, kun lopulta teette sen.
