Sopimuksista riippuvaisille yrityksille on tärkeää saada ne kuntoon. Sopimusten hallinta jää usein hyvän liiketoiminnan johtamisen yhteydessä liian vähälle huomiolle, vaikka se on kiistatta yksi tärkeimmistä asioista, joissa yrityksen on oltava hyvä. Ei ole syytä, miksi monet suuret yritykset palkkaavat Yhdysvaltojen parhaiten palkattuja lakimiehiä valvomaan sopimuksiaan. Kyse on todella merkittävästä asiasta.
Mitä sopimusten hallinta sitten on? Se on joukko käytäntöjä, joita noudatat varmistaaksesi, että kaikki sopimuksesi ovat selkeitä, täsmällisiä, täytäntöönpanokelpoisia ja että tuomioistuin todennäköisesti vahvistaa ne, jos syntyy riita. Sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä voi varmistaa tämän toimivuuden, sillä sopimusten hallintaan liittyy monenlaisia yksityiskohtia, jotka sinun on hallittava, sekä runsaasti työkaluja, joiden avulla voit toimia oikein.
Mitä sopimusten hallinta on?
Sopimusten hallinta, josta käytetään joskus myös nimitystä sopimushallinto, tarkoittaa työtä, jota johtoryhmäsi tekee laatiakseen vankkoja sopimuksia, kehittääkseen niitä ennen allekirjoittamista niin, että ne ovat hyvässä kunnossa, sekä valvoakseen niiden noudattamista allekirjoittamisen jälkeen. Sitä ei pidä sekoittaa sopimusneuvotteluihin, joissa sinä ja toinen osapuoli neuvottelette ehdoista ja toimituksista, eikä vaatimustenmukaisuuden hallintaan, jossa henkilöstösi valvoo, että yrityksesi noudattaa sopimusta tai lakisääteistä vaatimusta.
Jotta asia olisi helpompi hahmottaa, kuvittele, että olet putkialan yritys, joka sai juuri työn yleiseltä urakoitsijalta talojen rakentamista varten. Yleinen urakoitsija haluaa sinun käyttävän ainoastaan PEX-putkia PVC:n tai kuparin sijaan. Se, onko tämä hyväksyttävää vai ei, kuuluu neuvottelijan ja hankintatiimien vastuulle, ei sopimuspäällikölle.
Sopimuspäällikön tehtävänä on tulla mukaan sen jälkeen, kun putkia koskevasta sopimuksesta on päästy yhteisymmärrykseen, ja varmistaa, että tämä osa sopimuksesta on ilmaistu selkeästi ja että se voidaan panna täytäntöön. Tämän jälkeen hyvä sopimusten hallinnan ammattilainen siirtää sopimuksen noudattamisen valvonnan jollekin toiselle, usein vaatimustenmukaisuuspäällikölle tai sääntöjen valvonnasta vastaavalle viranomaiselle tai millä nimellä heitä yrityksessäsi kutsutaankaan, jotta ehtojen noudattaminen varmistetaan.
Sopimuspäällikkö ei ole pelkkä oikolukija. Tämä henkilö vastaa yleensä sopimuksen elinkaaren hallinnasta sen aloittamisesta päättämiseen asti. Hän on esimerkiksi saattanut ehdottaa alun perin sopimusta yleisen urakoitsijan kanssa ja saattaa vastata sopimuksen uusimisesta sen päättyessä. On jopa mahdollista, erityisesti pienissä yrityksissä, että sopimuspäällikkö toimii myös neuvottelijana ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavana henkilönä, vaikka nämä ovatkin tiukasti ottaen eri tehtäviä.
Miksi sopimusten hallinta on tärkeää?
Miksi sopimuksen aloittamisesta, allekirjoittamisesta ja täytäntöönpanosta täytyy tehdä niin suuri prosessi? Tunnetko sanonnan "Paholainen piilee yksityiskohdissa?" Tämä pitää paikkansa erityisesti liiketoimintasopimuksissa, etenkin tilanteessa, jossa taitava lakitiimi voi säästää tai saada miljoonia dollareita yhden 14-sivuisen juridisen sopimuksen kappaleessa olevan teknisen virheen vuoksi.
Kokonaiset yritykset ovat olemassaolonsa jatkumisen kannalta riippuvaisia onnistuneesta sopimusten hallinnasta, ja hyvälle ammattilaiselle kannattaa maksaa, jotta sopimuksesi eivät jonain päivänä aiheuta sinulle ikäviä yllätyksiä.
Oletetaan, että yleinen urakoitsija ottaa sinut mukaan tekemään hänelle putkiasennuksia. Aluksi kaikki sujuu hienosti, mutta noin kolmen kuukauden kuluttua toimitusketjussa ilmenee ongelma eikä PEX-putkiasi toimiteta. Nyt joudut tekemään vaikean päätöksen.
Voit viivästyttää työtä, mikä saattaa aiheuttaa sopimusehtojen mukaisen rahallisen seuraamuksen, tai voit korvata putket varastossa olevilla PVC- tai kupariputkilla, jotta kaikki pysyy aikataulussa, mutta sekin rikkoisi sopimusta. Joka tapauksessa olet pulassa, koska kuorma-auto ei saapunut varastollesi ajoissa. Mitä sinun pitäisi tehdä?
Tässä kohtaa tehokas sopimusten hallinta auttaa sinua hädässä. Neuvotteluvaiheessa sopimuspäällikön olisi pitänyt kysyä, mitä tapahtuisi, jos juuri tällainen ongelma ilmenisi. Ihannetapauksessa sopimuksessa pitäisi olla jonkinlainen varavaihtoehto tilanteeseen, jossa sopimusta rikotaan hallitsemattomista syistä, tai vähintäänkin vaihtoehto konfliktin ratkaisemiseksi. Sopimuspäällikön tehtävänä on sisällyttää tällainen määräys sopimukseen sitä laadittaessa, jotta kaikilla on etukäteen selkeät odotukset.
Lopputulos: suojaa liiketoimintaasi! Tutustu tekijöihin, jotka voivat mitätöidä sopimuksen.
Kuka vastaa sopimusten hallinnasta?
Koko sopimusten hallintaprosessi on monimutkainen, ja todella tarvitset asiantuntijan, joka tekee tätä eikä juuri mitään muuta. Sopimuspäällikkösi voi olla lakimies, mutta hänen ei tarvitse olla. Voisit yksinkertaisesti antaa yrityksen kokeneimman johtajan hoitaa asian, jos hänellä on aiempaa kokemusta oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisista sopimuksista. Laajemmassa mielessä voidaan kuitenkin sanoa, että kaikki ovat osa sopimusten hallintatiimiä.
Sopimusten hallintaprosessin yksityiskohdat vaihtelevat yrityksestä toiseen ja jopa sopimuksesta toiseen, mutta muodollisuuksiin ei pidä takertua. Jokaisen, joka voi hyödyllisellä tavalla osallistua, pitäisi voida auttaa varmistamaan, että sopimuksesi ovat hyviä.
Palataan siihen putkialan yritykseen. Äärimmillään eri työntekijät voivat hankkia toimeksiannon ja aloittaa liikesuhteet (myynti), keskustella sopimuksen ehdoista (sopimusneuvottelija), tarkistaa asiakirjat ennen allekirjoittamista (sopimushallinto) ja valvoa määräysten noudattamista sekä sisäisesti (vaatimustenmukaisuus) että ulkoisesti (lakiosasto).
Tietenkin kaikki tämä voi olla yhden henkilön vastuulla. Saatat pyörittää yhden henkilön putkiasennusyritystä, jolloin kaikki tämä on sinun vastuullasi. Yrityksessäsi voi olla puoli tusinaa luvan saanutta putkiasentajaa, heidän apulaisensa ja yksi vastaanottovirkailija, jolloin joko jaatte sopimustenhallintaprosessin tai ulkoistatte sen ammattilaisyritykselle. Kun alat työskennellä hyvin monimutkaisten sopimusten parissa, voi kuitenkin olla järkevää perustaa yrityksen sisäinen kokonainen sopimuksen elinkaaren hallintatiimi.
Have an account? Log In
Sopimustenhallintaprosessin ymmärtäminen
Riippumatta siitä, miten hallinnoit sopimusten hyväksyntää, sinun tulee varmistaa, että tietyt työnkulut kuuluvat prosessiin. Perustavanlaatuinen sopimuksen elinkaaren hallintaprosessi koostuu kuudesta vaiheesta, jotka jakautuvat kätevästi kolmeen allekirjoitusta edeltävään ja kolmeen allekirjoituksen jälkeiseen vaiheeseen. Jokaisessa vaiheessa sinun tulisi pyrkiä ottamaan kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät mukaan, vaikka vain kuuntelemaan ja pysymään ajan tasalla, jotta heidän oma työnsä perustuu myöhemmin parempaan tietoon.
Allekirjoitusta edeltävät vaiheet
Sopimuksen laatiminen
Sopimusluonnoksen laatiminen on kaiken alku. Tämä voi olla muodollinen prosessi, kuten silloin, kun osallistut valtion sopimuksen tarjouskilpailuun tai haet toimittajaksi suurelle yritykselle. Se voi olla myös erittäin epämuodollista, kuten silloin, kun ystäväsi tarvitsee kehitystyötä verkkosivustolleen. Useimmille yrityksille sopimusten laatiminen sijoittuu näiden kahden välimaastoon: myyntitiimi hankkii liidejä ja saavuttaa alustavan yhteisymmärryksen sopimuksista, minkä jälkeen tiedosto siirretään sopimustenhallintajärjestelmään seuraavia vaiheita varten.
Käyttämässämme sopimusesimerkissä tapaisit todennäköisesti pääurakoitsijan messuilla tai muussa verkostoitumistapahtumassa ja aloittaisit keskustelun (epämuodollinen). Voisit soittaa hänelle suoraan ja kysyä, olisiko hänellä tarjota sinulle töitä (puolimuodollinen). Voisit myös hakea töitä putkien asentajana julkisissa kouluissa, jolloin sinun pitäisi todennäköisesti osallistua tarjouskilpailuun ennen kuin sopimusvaihe voi alkaa (muodollinen).
Sopimusneuvottelut
Riippumatta siitä, miten liidi on hankittu, päädyt lopulta neuvottelemaan. Tässäkin on paljon vaihtelua. Teknisesti täytät sopimuksen ehdot, kun ostat leipää ruokakaupasta, sillä sinä (asiakas) teet tarjouksen leivän ostamisesta ilmoitettuun hintaan, minkä jälkeen kauppa hyväksyy tarjouksen ja sinä suoritat maksun. Liiketoimintasopimukset ovat yleensä tätä muodollisempia, ja kaikesta, mikä kestää yli vuoden tai maksaa yli $1,000, kannattaa ehdottomasti tehdä kirjallinen sopimus, joka sisältää sopimuksen keskeiset vaatimukset.
Joihinkin sopimuksiin liittyy vakiosopimuksia. Jos ajat ambulanssia, Medicaid maksaa maililta sen, minkä maksaa, eikä siitä voi neuvotella. Toisissa sopimuksissa on hieman liikkumavaraa, mutta ei paljon. Piikarbidikomponenttien toimittaminen Intelille sen mikrosiruja varten ei ole sellaista työtä, jota voisi kutsua joustavaksi, joten neuvottelut koskevat todennäköisesti ainoastaan määriä, hinnoittelua ja ehtojen täytäntöönpanoa.
Pienemmät yritykset voivat selviytyä avoimemmin muotoilluilla sopimuksilla. Saatat allekirjoittaa pääurakoitsijan kanssa sopimuksen putkitöiden tekemisestä, mutta joko sinä tai hän voi olla vastuussa tarvikkeiden hankkimisesta, vakuutusten maksamisesta, asiakkaiden kanssa asioimisesta ja niin edelleen. Voit yleensä neuvotella vapaasti hinnoittelusta, maksuehdoista, välimiesmenettelystä sovittelun sijaan ja muista vastaavista asioista. Tässä sopimusneuvottelutiimisi voi todella loistaa.
Kunniamaininta kuuluu tässä sopimustenhallinnan elinkaaren eräänlaiselle puolivaiheelle: muokkaamiselle. Mikään asiakirja ei ole täydellinen ensimmäisellä kierroksella, ja oikeudellisesti sitovan lomakkeen, joka voi maksaa jollekin omaisuuden, on todella oltava täydellinen ennen allekirjoittamista. Hyvä sopimustenhallintaohjelmisto voi auttaa huomattavasti, sillä sen vakiomallit eivät vaadi paljon muokkauksia täydellisiksi saattamiseen. Varmista kuitenkin, että joku muokkaa kappaleita ja tarkistaa koko sopimuksen. Se voi jonain päivänä olla todella tärkeää.
Sopimuksen hyväksyminen
Kun sopimus on aloitettu, siitä on neuvoteltu ja sitä on muokattu, on hyväksynnän aika. Sopimusjohtajasi ja muiden sidosryhmien on käytävä koko sopimus läpi ennen kuin uusi sopimus voidaan allekirjoittaa. Hyväksyntä voi tulla keskitetystä paikasta, kuten lakiosastolta, tai se voidaan jakaa laajasti eri sidosryhmien kesken. Jos hyväksynnän antaa vain yksi johtaja, varmista, että hän käyttää riittävästi aikaa ja keskustelee yrityksesi asiaankuuluvien henkilöiden kanssa ennen allekirjoitusluvan myöntämistä.
Putkiasennusyrityksessä neuvottelija saattaa toimittaa palvelusopimuksen johdolle lopullista hyväksyntää varten, minkä jälkeen alkaa viikon mittainen tarkastelujakso. Nyt on hyvä hetki keskustella hankintapäällikön kanssa ja selvittää, ovatko urakoitsijan haluamat PEX-putket kohtuuhintaisia ehdotetuilla hinnoilla, tai ratkaista viivästyksiä ja toimitusketjua koskevat yksityiskohdat. Hanki vastaukset ennen hyväksyntää, sillä sen jälkeen on yleensä liian myöhäistä.
Allekirjoituksen jälkeiset vaiheet
Seuranta
CLM-työsi jatkuu vielä senkin jälkeen, kun sopimukset on allekirjoitettu joko henkilökohtaisesti tai sähköisellä allekirjoituksella. Jokaisessa sopimuksessa on ehtoja, joista osa on yksinkertaisia ja osa ei niinkään, ja jonkun on vastattava siitä, että kaikki sovittu toimitetaan. Tämä voi jälleen olla sopimuspäällikkösi tehtävä, tai jos olet suurempi työnantaja, voit käyttää lakiasiain- ja vaatimustenmukaisuustiimiäsi hoitamaan asian puolestasi.
Oletetaan, että pääurakoitsijaystäväsi on suostunut maksamaan tietyn summan taloa kohden ja ennakkoon kerran kuukaudessa ennen työn suorittamista. Jos elokuu koittaa eikä maksua ole tullut, valvontatiimisi on toimittava nopeasti. Puhelu pääurakoitsijan toimistoon paljastaa, että hänellä on pankkiongelma eikä maksu ole mennyt läpi niin kuin sen pitäisi.
Sopimuksessasi saattaa olla ehto, jonka perusteella urakoitsijalle määrätään sakko tai jonka nojalla voit maksaa työntekijöillesi urakoitsijan luotolla, kunnes asia on ratkaistu. Tällainen sopimusrikkomus voi jopa antaa sinulle oikeuden päättää sopimus ilman, että sinulle aiheutuu seuraamuksia.
More Articles
Sopimuksen uusiminen
Useimmat sopimukset päättyvät lopulta. Se voi sopia sinulle, tai saatat haluta jatkaa hyvää yhteistyötä. Joiltakin osin uusiminen on helpompaa kuin alkuperäisen sopimuksen laatiminen, koska työskentelette jo yhdessä ja tiedätte, mitä odottaa. Toisaalta se voi olla jopa monimutkaisempaa esimerkiksi silloin, kun haluat neuvotella eri hinnasta tai lisätä ehdon, jota alkuperäisessä sopimuksessa ei ollut.
Päättäminen
Koko CLM-prosessin tarkoitus on päästä päätökseen. Ihannetapauksessa tämän ei kuitenkaan pitäisi olla prosessin loppu, vaan ainoastaan vaihe koko aloituksen, neuvottelun, täytäntöönpanon, valvonnan ja uusimisen muodostamassa kierrossa. On sinun päätettävissäsi, miten päätät sopimuksen, esimerkiksi kenellä on oikeus sitoa yrityksesi sopimusvelvoitteisiin, mutta on hyvä antaa prosessia hallinnoineen henkilön hyväksyä se lopullisesti. Jos käytät verkkopohjaisia malleja, niihin voidaan yleensä lisätä sähköinen allekirjoitus etänä siltä varalta, että ulkoistat tehtävän CLM-palveluntarjoajalle, joka ei työskentele toimistossasi.
Sopimushallintaratkaisut voivat auttaa
Riippumatta siitä, kuinka suuria tai pieniä sopimuksesi ovat tai millaisia sopimuksia käsittelet, voit tehostaa aikaa vievää prosessia automatisoimalla sitä edistyneellä sopimushallintaohjelmistolla. Itse asiassa sopimushallintaohjelmiston hyödyt ovat moninaiset. Kuvittele älykkäät verkkopohjaiset mallit, joiden avulla voit optimoida tavoittelemiasi ehtoja, muokata muutoksia minuuteissa päivien sijaan, lisätä mukautettuja lisäyksiä ja poistaa pullonkauloja, jotka uhkaavat suistaa koko sopimuskierron raiteiltaan. Näissä malleissa sopimuksen vakioelementit esitetään helposti luettavassa muodossa, jonka sisällön ymmärtää nopeasti, ja ne auttavat seuraamaan sopimuksen toteutumista päivittäin yksinkertaisten ja selkeiden raporttien avulla.
Jokaisessa hyvässä sopimuksessa on tarjousta ja hyväksyntää koskeva osa. Tämä kappale esimerkiksi tarjoaa sinulle sisäpiiritietoa ja edistyneitä näkemyksiä älykkäiden verkkopohjaisten yrityslomakkeiden maailmasta. Hyväksyäksesi sen sinun tarvitsee vain tilata uutiskirjeemme. Se on hauska, informatiivinen ja ilmainen!
