Cómo elegir un software de gestión de contratos

El software de gestión de contratos es una herramienta que ayuda a las organizaciones a crear, almacenar, realizar el seguimiento y gestionar contratos durante todo su ciclo de vida, agilizando desde las aprobaciones hasta las renovaciones.

Para los CRO, es fundamental porque reduce los cuellos de botella en el proceso de ventas, garantiza el cumplimiento normativo y ofrece visibilidad en tiempo real sobre los términos y las obligaciones de los acuerdos.

Elegir la solución adecuada implica priorizar la automatización, la integración con las herramientas de CRM y CPQ, y la escalabilidad, para que tu equipo pueda cerrar acuerdos más rápido, reducir riesgos y mejorar la rentabilidad.

Esta guía está dirigida a los equipos que buscan simplificar sus procesos contractuales. Tanto si estás empezando como si quieres actualizar tu solución, te ayudará a tomar una decisión informada.

9 aspectos que debes tener en cuenta al elegir un software de gestión de contratos

Evaluar un software de gestión de contratos implica examinar factores clave que se ajusten a las necesidades y los objetivos de tu equipo.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

1. Flexibilidad de los planes

La flexibilidad de los planes te permite subir o bajar de categoría a medida que cambian tus necesidades. Busca una solución de gestión de contratos con planes de precios flexibles. Pregunta a los proveedores por sus modelos y cómo se adaptan a los equipos en expansión.

2. Acceso a los datos y generación de informes

Necesitarás paneles, informes personalizados y análisis en tiempo real para realizar el seguimiento de los datos de los contratos. Confirma que existan registros de auditoría y exportaciones a Google Drive, Microsoft Excel o tu CRM.

3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas

Las integraciones sólidas son fundamentales: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign y muchas más. Un sistema de gestión de contratos adecuado elimina los silos y permite automatizar los flujos de trabajo.

4. Incorporación y asistencia

Busca un servicio de atención al cliente ágil, formación y notificaciones claras durante el proceso de incorporación. Prueba los canales y recursos de asistencia.

5. Permisos basados en roles

Los permisos detallados y los roles de usuario ayudan a proteger los datos confidenciales y a garantizar el cumplimiento del RGPD. Esto es especialmente importante para los equipos jurídicos.

6. Cumplimiento específico del sector

Si trabajas en el sector sanitario, los servicios financieros o la gestión de la cadena de suministro, confirma las certificaciones y las actualizaciones normativas, así como los registros de auditoría para el cumplimiento. Muchas herramientas pueden encargarse de esto automáticamente (también es un beneficio clave del software CRM sanitario y de otras herramientas CRM específicas del sector).

7. Opciones de personalización

Adapta la plataforma con plantillas, campos personalizados y configuraciones fáciles de usar. Céntrate en mejorar la experiencia del usuario y la flexibilidad.

8. Funciones de automatización

Busca soluciones de gestión de contratos basadas en IA que incorporen OCR, inteligencia contractual y funciones automatizadas de revisión de contratos. Asegúrate de que incluyan integraciones con firmas electrónicas.

9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones

Garantiza un acceso seguro a los datos de contratos digitales, las notificaciones y los registros de auditoría desde dispositivos móviles; prueba que la interfaz de usuario sea fluida.

Cómo elegir un software de gestión de contratos: marco de 5 pasos

Para encontrar el software adecuado y aprovechar al máximo los beneficios del software de gestión de contratos, adapta la herramienta a los flujos de trabajo y procesos de tu equipo. Aquí tienes una guía paso a paso:

Paso 1: Identifica tus necesidades

• Recopila las aportaciones de las partes interesadas: Incluye a los equipos de TI, finanzas y ventas, así como al asesor jurídico general, para cubrir las necesidades de creación y redacción de contratos.
• Enumera y prioriza los puntos problemáticos: Identifica los cuellos de botella, las notificaciones que faltan y el acceso aislado a los repositorios de contratos.
• Alinea la solución con las políticas internas: Valida los permisos y los estándares de seguridad.
• Diferencia las funciones imprescindibles: Algunos ejemplos son los paneles, la firma electrónica y las integraciones con CRM/ERP.

Paso 2: Investiga proveedores de software de gestión de contratos

• Utiliza sitios de reseñas e informes de Gartner para preseleccionar proveedores como Ironclad, Conga y DocuSign CLM.
• Compara las soluciones SaaS con las instaladas localmente, las suites todo en uno y los flujos de trabajo integrales.
• Documenta los resultados: precios, funciones, repositorio de contratos y registros de auditoría.
• Consulta nuestra lista de los mejores programas de gestión de contratos a continuación.

Paso 3: Crea una lista de programas de gestión de contratos y contacta con los proveedores

• Envía solicitudes de propuestas centradas en las funciones de gestión del ciclo de vida de los contratos.
• Prueba los flujos de trabajo integrales, las revisiones con control de cambios, la firma electrónica y la creación de nuevos contratos desde Salesforce.
• Evalúa el diseño fácil de usar y la calidad de la atención al cliente.

Paso 4: Elabora el caso de negocio

• Relaciona los cuellos de botella del tiempo de ciclo y el riesgo de ingresos con los contratos no ejecutados.
• Presenta los planes de precios y las proyecciones de ROI.
• Destaca las ventajas de la inteligencia contractual y la automatización.

Paso 5: Implementa tu software de gestión de contratos e incorpora a tus usuarios

• Comunica los plazos de implementación a los equipos de ventas, compras y legal.
• Asigna responsables para las plantillas, los permisos y la configuración del espacio de trabajo.
• Realiza un seguimiento de la adopción mediante métricas en tiempo real en los paneles.

Qué viene después

Si estás investigando software de gestión de contratos, contacta gratis con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones. Obtendrás:

• Una selección personalizada de software CLM.
• Asistencia durante el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
• Orientación para establecer las integraciones con plataformas CRM, ERP y de firma electrónica.