Für Unternehmen, deren Erfolg von ihren Verträgen abhängt, ist es wichtig, diese richtig zu gestalten. Vertragsmanagement wird häufig als Teil einer guten Unternehmensführung übersehen, obwohl es wohl zu den wichtigsten Aufgaben gehört, die ein Unternehmen beherrschen muss. Nicht ohne Grund beschäftigen viele große Unternehmen einige der bestbezahlten Anwälte Amerikas, um ihre Verträge zu überwachen. Es handelt sich um eine wirklich wichtige Angelegenheit.
Was ist also Vertragsmanagement? Es handelt sich um eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Verträge klar, konkret und durchsetzbar sind und im Falle eines Rechtsstreits wahrscheinlich von einem Gericht bestätigt werden. Ein System für das Vertragslebenszyklusmanagement kann dies gewährleisten. Dabei müssen Sie zahlreiche Einzelheiten beherrschen, und es stehen Ihnen viele Hilfsmittel zur Verfügung, die Sie dabei unterstützen.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement, manchmal auch Vertragsverwaltung genannt, umfasst die Aufgaben, die Ihr Managementteam übernimmt, um solide Verträge zu entwerfen, sie während der Phase vor der Unterzeichnung weiterzuentwickeln und in einen guten Zustand zu bringen und anschließend nach der Unterzeichnung die Einhaltung zu überwachen. Es ist nicht mit Vertragsverhandlungen zu verwechseln, bei denen Sie und die andere Partei über die Bedingungen und zu erbringenden Leistungen verhandeln, und auch nicht mit Compliance-Management, bei dem Ihre Mitarbeiter darauf achten, dass Ihr Unternehmen einen Vertrag oder eine gesetzliche Vorgabe einhält.
Um dies besser zu verstehen, stellen Sie sich vor, Sie seien ein Sanitärunternehmen, das gerade von einem Generalunternehmer den Auftrag erhalten hat, einige Häuser zu bauen. Der Generalunternehmer möchte, dass Sie ausschließlich PEX-Rohre anstelle von PVC- oder Kupferrohren verwenden. Ob das akzeptabel ist oder nicht, entscheiden die Verhandlungs- und Beschaffungsteams, nicht der Vertragsmanager.
Die Aufgabe des Managers besteht darin, nach der Einigung über die Rohre dafür zu sorgen, dass dieser Teil der Vereinbarung eindeutig festgehalten und durchsetzbar ist. Danach übergibt ein guter Vertragsmanagement-Experte die Vertragskonformität an eine andere Person, häufig an den Compliance-Manager, den für die Durchsetzung von Vorschriften zuständigen Beauftragten oder an die Person, die in Ihrem Unternehmen eine entsprechende Bezeichnung trägt, damit sichergestellt wird, dass die Bedingungen eingehalten werden.
Der Vertragsmanager ist nicht nur Korrekturleser. Diese Person ist in der Regel vom Beginn bis zum Abschluss für das Vertragslebenszyklusmanagement verantwortlich. Sie könnte beispielsweise diejenige sein, die den Vertrag mit dem Generalunternehmer ursprünglich vorgeschlagen hat, und für die Erneuerung der Vereinbarung bei deren Ablauf verantwortlich sein. Gerade in kleinen Unternehmen ist es sogar möglich, dass Ihr Vertragsmanager zugleich Ihr Verhandlungsführer und Compliance-Beauftragter ist, obwohl es sich streng genommen um unterschiedliche Rollen handelt.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Warum muss es ein so aufwendiger Prozess sein, einen Vertrag zu initiieren, zu unterzeichnen und durchzusetzen? Sie kennen doch das Sprichwort: „Der Teufel steckt im Detail“, oder? Das trifft auf Geschäftsverträge wohl nirgends mehr zu als in einer Situation, in der ein cleveres Rechtsteam aufgrund eines technischen Fehlers in einem einzigen Absatz eines 14-seitigen Rechtsvertrags Millionen von Dollar einsparen oder herausholen kann.
Die Existenz ganzer Unternehmen hängt von einem erfolgreichen Vertragsmanagement ab, und es lohnt sich, jemanden zu bezahlen, der dafür sorgt, dass Ihre Verträge nicht eines Tages unerwartete Nachteile für Sie mit sich bringen.
Nehmen wir an, der Generalunternehmer beauftragt Sie mit den Sanitärinstallationen. Zunächst läuft alles großartig, doch nach etwa 3 Monaten gibt es ein Problem in der Lieferkette und Ihre PEX-Rohre werden nicht geliefert. Nun müssen Sie eine schwierige Entscheidung treffen.
Sie können die Arbeiten verzögern, was gemäß den Vertragsbedingungen eine Vertragsstrafe nach sich ziehen könnte, oder Sie könnten die vorrätigen PVC- oder Kupferrohre verwenden, um den Zeitplan einzuhalten, was ebenfalls einen Vertragsverstoß darstellen würde. So oder so sind Sie in Schwierigkeiten, weil ein Lkw nicht rechtzeitig in Ihrem Lager eingetroffen ist. Was sollten Sie tun?
Hier bewahrt Sie ein effektives Vertragsmanagement vor großen Problemen. Während der Verhandlungsphase hätte Ihr Vertragsmanager fragen sollen, was geschehen würde, wenn genau dieses Problem auftritt. Im Idealfall sollte es eine Art Ausweichmöglichkeit für den Fall unkontrollierbarer Verstöße gegen die Vereinbarung oder zumindest eine Möglichkeit zur Konfliktlösung geben. Es ist die Aufgabe Ihres Vertragsmanagers, bereits bei der Vertragserstellung etwas Derartiges aufzunehmen, damit alle Beteiligten von Anfang an klare Erwartungen haben.
Das Wichtigste: Schützen Sie Ihr Unternehmen! Machen Sie sich mit den Faktoren vertraut, die einen Vertrag ungültig machen können.
Wer ist für das Vertragsmanagement verantwortlich?
Der gesamte Prozess des Vertragsmanagements ist kompliziert, und Sie benötigen wirklich einen Spezialisten, der diese Aufgabe und kaum etwas anderes übernimmt. Ihr Vertragsmanager könnte ein Anwalt sein, muss es aber nicht. Sie könnten einfach den erfahrensten Manager des Unternehmens mit dieser Aufgabe betrauen, vorausgesetzt, diese Person verfügt über Erfahrung mit rechtlich durchsetzbaren Verträgen. In einem umfassenderen Sinne könnte man jedoch sagen, dass jeder Teil des Vertragsmanagementteams ist.
Die Einzelheiten des Vertragsmanagementprozesses unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von einer Vereinbarung zur nächsten, aber Sie sollten sich nicht an Formalitäten festhalten. Jeder, der einen sinnvollen Beitrag leisten kann, sollte willkommen sein und dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie gute Verträge haben.
Kehren wir zu dem Sanitärunternehmen zurück. Im Extremfall könnten verschiedene Mitarbeiter für den Auftrag Kontakte knüpfen und die Geschäftsbeziehungen initiieren (Vertrieb), die Vertragsbedingungen besprechen (Vertragsverhandler), die Unterlagen vor der Unterzeichnung prüfen (Vertragsverwaltung) und die Bestimmungen sowohl intern (Compliance) als auch extern (Rechtsabteilung) durchsetzen.
Natürlich könnte das alles auch nur eine Person sein. Vielleicht bist du ein Ein-Personen-Klempnerbetrieb, in welchem Fall all das an dir hängen bleibt. Dein Unternehmen könnte ein halbes Dutzend zugelassener Klempner, deren Helfer und eine Empfangskraft haben, was bedeutet, dass ihr den Vertragsverwaltungsprozess entweder untereinander aufteilt oder an ein professionelles Unternehmen auslagert. Wenn du jedoch beginnst, mit sehr komplexen Verträgen zu arbeiten, könnte es sich lohnen, ein vollständiges internes Team für das Vertragslebenszyklusmanagement zu haben.
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Den Vertragsverwaltungsprozess verstehen
Unabhängig davon, wie du die Vertragsgenehmigung verwaltest, solltest du sicherstellen, dass bestimmte Arbeitsabläufe Bestandteil des Prozesses sind. Der grundlegende Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements umfasst sechs Phasen, die praktischerweise in drei Phasen vor der Unterzeichnung und drei Phasen nach der Unterzeichnung aufgeteilt sind. In jeder Phase solltest du versuchen, alle relevanten Beteiligten einzubeziehen, selbst wenn sie nur zuhören und auf dem Laufenden bleiben, damit ihre eigene Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt besser informiert ist.
Phasen vor der Unterzeichnung
Vertragserstellung
Die Vertragserstellung ist der Ausgangspunkt. Dabei kann es sich um einen formellen Prozess handeln, etwa wenn du dich um einen Regierungsauftrag bewirbst oder als Anbieter für ein großes Unternehmen tätig werden möchtest. Es kann aber auch völlig ungezwungen ablaufen, etwa wenn dein Bekannter Entwicklungsarbeiten an seiner Website benötigt. Für die meisten Unternehmen liegt die Vertragserstellung irgendwo dazwischen: Ein Vertriebsteam entwickelt Leads und erzielt eine vorläufige Einigung über Geschäfte, bevor es die Datei für die nächsten Schritte an das Vertragsverwaltungssystem übergibt.
In dem Vertragsbeispiel, das wir verwendet haben, würdest du den Generalunternehmer wahrscheinlich auf einer Messe oder einer anderen Netzwerkveranstaltung treffen und ein Gespräch beginnen (ungezwungen). Du könntest ihn telefonisch kontaktieren und fragen, ob es Arbeiten gibt, die du übernehmen kannst (halbformell). Du könntest dich auch um Arbeiten zur Installation von Rohren in öffentlichen Schulen bewerben. In diesem Fall müsstest du wahrscheinlich zunächst ein Ausschreibungsverfahren durchlaufen, bevor die Vertragsphase beginnen kann (formell).
Vertragsverhandlung
Unabhängig davon, wie der Lead generiert wurde, gelangst du schließlich in die Verhandlungen. Auch hier gibt es große Unterschiede. Technisch gesehen erfüllst du einen Vertrag, wenn du im Supermarkt Brot kaufst, denn du (der Kunde) machst ein Angebot, Brot zum angegebenen Preis zu kaufen, worauf die Annahme dieses Angebots durch das Geschäft und deine Zahlung folgen. Geschäftsverträge sind in der Regel formeller als das, und bei allem, was länger als ein Jahr dauert oder mehr als $1,000 kostet, solltest du es auf jeden Fall schriftlich mit wesentlichen Vertragsanforderungen festhalten.
Manche Geschäfte werden mit Standardverträgen abgeschlossen. Wenn du einen Krankenwagen fährst, zahlt Medicaid pro Meile den festgelegten Betrag, und darüber lässt sich nicht verhandeln. Bei anderen Geschäften gibt es einen gewissen, aber nicht besonders großen Spielraum. Die Lieferung von Siliziumkomponenten an Intel für dessen Mikrochips ist keine Arbeit, die man als flexibel bezeichnen würde. Daher drehen sich die Verhandlungen wahrscheinlich nur um Mengen, Preise und Durchsetzungsbedingungen.
Kleinere Unternehmen können sich offenere Verträge leisten. Du könntest mit dem Generalunternehmer einen Vertrag über Klempnerarbeiten unterzeichnen, wobei entweder du oder er für den Einkauf der Materialien, die Zahlung der Versicherung, den Kundenkontakt und so weiter verantwortlich sein könnte. Normalerweise steht es dir frei, alles Mögliche auszuhandeln, etwa Preise, Zahlungsbedingungen, ein Schiedsverfahren statt einer Mediation und vieles mehr. Hier kann dein Vertragsverhandlungsteam wirklich glänzen.
Eine besondere Erwähnung verdient hier eine Art Zwischenphase im Vertragsverwaltungslebenszyklus: die Bearbeitung. Kein Dokument ist beim ersten Durchgang perfekt, und ein rechtsverbindliches Formular, das jemanden ein Vermögen kosten kann, muss vor der Unterzeichnung wirklich einwandfrei sein. Gute Vertragsverwaltungssoftware kann dabei eine große Hilfe sein, mit Standardvorlagen, die nicht umfangreich überarbeitet werden müssen, um perfekt zu sein. Stelle jedoch sicher, dass jemand die Absätze bearbeitet und den gesamten Vertrag prüft. Das könnte eines Tages sehr wichtig sein.
Vertragsgenehmigung
Nachdem der Vertrag initiiert, ausgehandelt und bearbeitet wurde, ist es Zeit für die Genehmigung. Dein Vertragsmanager und andere Beteiligte benötigen Zeit, um den gesamten Vertrag zu prüfen, bevor ein neuer Vertrag unterzeichnet werden kann. Die Genehmigung kann von einer zentralen Stelle wie der Rechtsabteilung erteilt werden oder unter den verschiedenen Beteiligten breit verteilt sein. Wenn nur ein Manager zuständig ist, solltest du sicherstellen, dass er sich ausreichend Zeit nimmt und vor der Erteilung der Unterzeichnungsfreigabe mit den relevanten Personen in deinem Unternehmen spricht.
Im Klempnerbetrieb könnte der Verhandlungsführer den Dienstleistungsvertrag zur abschließenden Genehmigung an die Geschäftsleitung weiterleiten, gefolgt von einer einwöchigen Prüfungsfrist. Dies ist ein guter Zeitpunkt, mit dem Einkaufsleiter zu sprechen und herauszufinden, ob die vom Auftragnehmer gewünschten PEX-Rohre zu den vorgeschlagenen Preisen erschwinglich sind, oder um Einzelheiten zu Verzögerungen und Problemen in der Lieferkette zu klären. Hole die Antworten vor der Genehmigung ein, denn danach gilt es normalerweise als zu spät.
Phasen nach der Unterzeichnung
Überwachung
Ihre CLM-Arbeit geht auch nach der Unterzeichnung der Verträge weiter, unabhängig davon, ob diese persönlich oder durch eine elektronische Signatur erfolgt. Jeder Vertrag enthält Bedingungen, einige einfach und andere weniger einfach, und jemand muss dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass alles erfüllt wird. Auch hier kann dies Ihr Vertragsmanager sein. Wenn Sie ein größerer Arbeitgeber sind, können Sie auch Ihre Rechts- und Compliance-Mitarbeiter damit beauftragen.
Nehmen wir an, Ihr Freund, der Generalunternehmer ist, hat sich bereit erklärt, einen bestimmten Betrag pro Haus einmal monatlich im Voraus zu zahlen, bevor die Arbeiten ausgeführt werden. Wenn der August kommt und keine Zahlung eingegangen ist, muss Ihr Überwachungsteam schnell handeln. Ein Anruf im Büro des Generalunternehmers ergibt, dass bei ihm eine Bankstörung vorliegt und die Zahlung nicht wie vorgesehen abgewickelt wurde.
Ihr Vertrag könnte eine Klausel enthalten, die dem Auftragnehmer eine Geldstrafe auferlegt oder es Ihnen erlaubt, Ihre Mitarbeiter aus dem Kreditrahmen des Auftragnehmers zu bezahlen, bis die Angelegenheit geklärt ist. Ein solcher Verstoß könnte Ihnen sogar erlauben, den Vertrag ohne eigene Strafzahlungen zu kündigen.
Vertragserneuerung
Die meisten Verträge enden irgendwann. Vielleicht ist das für Sie in Ordnung, oder Sie möchten eine gute Zusammenarbeit fortsetzen. In mancher Hinsicht ist die Erneuerung einfacher als die ursprüngliche Vertragserstellung, weil Sie bereits zusammenarbeiten und wissen, was Sie erwartet. In anderer Hinsicht kann sie sogar komplizierter sein, etwa wenn Sie einen anderen Preis aushandeln oder eine Klausel einfügen möchten, die im ursprünglichen Vertrag nicht enthalten war.
Abschluss
Das Ziel des gesamten CLM-Prozesses ist der Abschluss. Idealerweise sollte dies nicht das Ende des Prozesses sein, sondern lediglich eine Phase im vollständigen Zyklus aus Initiierung, Verhandlung, Umsetzung, Überwachung und Erneuerung. Wie Sie den Vertrag abschließen, liegt bei Ihnen, etwa wer Ihr Unternehmen vertraglich verpflichten darf. Es ist jedoch sinnvoll, die Person, die den Prozess geleitet hat, den Abschluss bestätigen zu lassen. Wenn Sie Online-Vorlagen verwenden, können diese in der Regel eine elektronische Signatur aus der Ferne ermöglichen, falls Sie einen CLM-Verantwortlichen beauftragen, der nicht in Ihrem Büro arbeitet.
Lösungen für das Vertragsmanagement können helfen
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihre Verträge sind oder mit welcher Art von Vertrag Sie arbeiten, können Sie den zeitaufwendigen Prozess durch Automatisierung mit fortschrittlicher Vertragsmanagementsoftware optimieren. Tatsächlich gibt es viele Vorteile von Vertragsmanagementsoftware. Denken Sie an intelligente Online-Vorlagen, die Ihnen helfen können, die von Ihnen angestrebten Bedingungen zu optimieren, Überarbeitungen in Minuten statt in Tagen zu bearbeiten, individuelle Ergänzungen hinzuzufügen und Engpässe zu beseitigen, die den gesamten Vertragszyklus zu gefährden drohen. Diese Vorlagen stellen Standardbestandteile eines Vertrags in einem leicht lesbaren Format dar, das auf einen Blick verständlich ist, und unterstützen die tägliche Überwachung der Vertragserfüllung durch einfache, verständliche Berichte.
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