Wie Sie ein CRM auswählen: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk

Die Wahl des richtigen CRM kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Das richtige Tool hilft Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, Kundendaten zu verwalten und Ihre Vertriebsteams auf den Abschluss von Geschäften zu konzentrieren. Das falsche Tool? Umständliche Arbeitsabläufe, Zeitverschwendung und frustrierte Benutzer.

Bei der großen Anzahl verfügbarer CRM-Plattformen – von denen jede für sich beansprucht, die beste CRM-Software zu sein – kann die Wahl überwältigend sein. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie eine CRM-Lösung finden, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt und einen echten ROI liefert. Ich helfe Ihnen dabei, sich durch die Optionen zu navigieren.

Ihr Team verdient ein CRM, das Ihre Ziele unterstützt und Ihre Kundenbeziehungen verbessert. Stellen wir sicher, dass Sie das richtige auswählen.

9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines CRM achten sollten

Bei der Bewertung von CRM-Plattformen müssen bestimmte Faktoren geprüft werden, die den geschäftlichen Anforderungen und Zielen Ihres Teams entsprechen. Hier sind wichtige Überlegungen, die Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützen:

1. Flexibilität des Tarifs

Bei der Flexibilität des Tarifs geht es darum, die CRM-Software an Ihre sich verändernden Anforderungen anzupassen. Das ist wichtig, weil Ihr Unternehmen wachsen oder sich verändern kann und Sie ein Tool benötigen, das mit Ihnen skalieren kann. Achten Sie auf CRM-Anbieter, die einfache Upgrades oder Downgrades ohne Strafgebühren anbieten. Erkundigen Sie sich nach den Preisbedingungen und danach, ob Sie die CRM-Funktionen anpassen können, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. So vermeiden Sie, an einen Tarif gebunden zu sein, der nicht mehr zu kleinen Unternehmen, Start-ups oder Großunternehmen passt.

2. Datenzugriff und Berichterstattung

Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, Kundeninteraktionen, Kundeninformationen und die Vertriebsleistung zu analysieren. Das ist wichtig, weil Erkenntnisse zu besseren Entscheidungen führen. Stellen Sie sicher, dass die CRM-Systeme anpassbare Dashboards und Berichtsfunktionen bieten, die leicht verständlich und benutzerfreundlich sind. Testen Sie während einer Demo, wie schnell Sie Berichte erstellen können und ob die Daten mit den Kennzahlen Ihres Teams übereinstimmen. So erhalten Sie ohne Aufwand wertvolle Erkenntnisse in Echtzeit.

3. Integration in Ihre technische Infrastruktur

Integration bedeutet, dass die CRM-Tools mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeiten. Das ist entscheidend für effiziente Arbeitsabläufe. Prüfen Sie, ob das CRM eine Verbindung zu Ihrer E-Mail, Ihrem Kalender, Marketingplattformen, Social-Media-Kanälen, Messaging-Tools, Apps (einschließlich iOS) und Salesforce herstellen kann. Testen Sie während einer Testphase, wie nahtlos die Integration funktioniert und ob sie Ihre Prozesse wie Lead-Management, Lead-Bewertung und Projektmanagement unterstützt. So vermeiden Sie Unterbrechungen und halten Ihr Team produktiv.

4. Einführung und Support

Kundensupport und Einführung beziehen sich darauf, wie der CRM-Anbieter Sie beim Einstieg unterstützt und Probleme löst. Achten Sie auf umfassende Schulungsressourcen, praktische Anleitungen und reaktionsschnelle Supportteams. Fragen Sie nach der Verfügbarkeit von Benutzergemeinschaften und den Supportzeiten. Ein Anbieter, der eine gute Einführung und starken Support bietet, hilft Ihren Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten, und sorgt für reibungslose Abläufe.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Rollenbasierte Authentifizierung und Berechtigungen steuern, wer auf bestimmte Daten und Funktionen zugreifen kann. Das ist für die Wahrung von Sicherheit und Compliance unerlässlich. Prüfen Sie, ob die CRM-Software es Ihnen ermöglicht, Berechtigungen basierend auf den Rollen in Ihrem Team festzulegen. Testen Sie während einer Testphase, wie einfach sich Berechtigungen zuweisen und ändern lassen. So bleiben Ihre Kundendaten sicher und sind nur für autorisierte Benutzer zugänglich.

6. Branchenspezifische Compliance

Compliance stellt sicher, dass das CRM gesetzliche und branchenspezifische Standards erfüllt. Dies ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und Vertrauen zu erhalten. Überprüfen Sie, ob die cloudbasierte Plattform Vorschriften wie die DSGVO oder HIPAA unterstützt. Bitten Sie um eine Dokumentation der Compliance-Funktionen (z. B. Prüfpfade und Schutzmaßnahmen für die Arbeitsablaufautomatisierung) und testen Sie, ob das CRM integrierte Schutzmechanismen bietet. So bleiben Ihre Abläufe über alle Kontaktpunkte hinweg konform und vertrauenswürdig.

7. Anpassungsmöglichkeiten

Durch Anpassungen können Sie das CRM auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. Dies ist wichtig, damit sich das Tool in Ihre Arbeitsabläufe einfügt. Achten Sie auf CRM-Optionen mit anpassbaren Feldern, automatisierten Arbeitsabläufen und übersichtlichen, anpassbaren Benutzeroberflächen. Probieren Sie während einer Demonstration die Anpassungseinstellungen (Vertriebspipelines, Phasen der Vertriebspipeline und Nachfassaufgaben) aus, um zu sehen, wie gut sie zu Ihren Prozessen passen. Dadurch eignet sich das CRM besser für Ihr Team und kann den Umsatz steigern.

8. Automatisierungsfunktionen

Automatisierungstools sparen Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernehmen. Sie sind wichtig, weil sie Ihrem Team ermöglichen, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren. Prüfen Sie, ob das CRM E-Mail-Nachfassaktionen, Aufgabenweiterleitung, Interessentenzuweisung und Prognosen automatisieren kann. Falls verfügbar, bewerten Sie Funktionen der künstlichen Intelligenz wie die vorausschauende Bewertung von Interessenten oder die Ermittlung der nächstbesten Aktion, um Ergebnisse zu optimieren. Testen Sie diese Funktionen während einer Testphase, um zu sehen, wie viel Zeit sie Ihrem Team sparen.

9. Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte

Die Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte stellt sicher, dass Ihr Team überall auf das CRM zugreifen kann. Dies ist besonders wichtig für Teams, die aus der Ferne oder an verschiedenen Standorten arbeiten. Vergewissern Sie sich, dass das CRM eine leistungsfähige mobile App bietet und den Zugriff über mehrere Kanäle unterstützt. Testen Sie während einer Testphase die Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit der App. So bleibt Ihr Team unterwegs verbunden und produktiv, einschließlich der Kontaktpunkte bestehender und neuer Kunden.

So wählen Sie ein CRM aus: Ein 5-Schritte-Modell

Bei der Auswahl des richtigen CRM geht es darum, es auf die geschäftlichen Anforderungen und Ziele Ihres Teams abzustimmen. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist, etwa Integration und Benutzererfahrung. Dieses einfache Modell führt Sie durch den Prozess.

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen

Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren, um die richtige CRM-Wahl zu treffen. Dazu gehört, Beiträge zu sammeln, Problembereiche zu priorisieren und Anforderungen an Ihren Richtlinien auszurichten:

Beiträge der Beteiligten sammeln

Sprechen Sie mit wichtigen Beteiligten wie Vertriebs-, Marketing-, IT- und Kundensupportteams. Machen Sie sich mit ihren Arbeitsabläufen und den Herausforderungen des aktuellen Tools vertraut. Fördern Sie offene Gespräche, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden. So erhalten Sie ein vollständiges Bild Ihrer geschäftlichen Anforderungen in den verschiedenen Phasen der Kundenreise.

Problembereiche auflisten und priorisieren

Ermitteln Sie, was in Ihrem aktuellen System nicht funktioniert. Häufige Probleme können Dateneingabefehler, fehlende Integration, langsame Berichte oder eingeschränkte CRM-Funktionen sein. Priorisieren Sie diese Problembereiche anhand ihrer Auswirkungen auf die Effizienz Ihres Teams.

An Richtlinien und Zielen ausrichten

Stellen Sie sicher, dass Ihre CRM-Wahl mit internen Richtlinien und Geschäftszielen übereinstimmt. Prüfen Sie die Preise des Anbieters, Sicherheitsprotokolle und Compliance-Anforderungen. Wenn Ihre Branche bestimmte Vorschriften verlangt, stellen Sie sicher, dass das CRM diese unterstützt.

Unverzichtbare vs. wünschenswerte Funktionen

Unterscheiden Sie zwischen essenziellen und optionalen Funktionen. Zu den unverzichtbaren Funktionen können Kontaktverwaltung, Analysen, Lead-Management und Berichtsfunktionen gehören; wünschenswerte Funktionen könnten Chatbots, Marketingautomatisierung oder umfassendere Integrationen mit Marketingplattformen sein.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche CRM-Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Wie steht das CRM mit unseren Compliance-Anforderungen in Einklang?
• Welcher CRM-Typ passt am besten zu unseren geschäftlichen Anforderungen (vertriebsorientiert, serviceorientiert, Suite für Kundenbeziehungsmanagement)?

Schritt 2: CRM-Anbieter recherchieren

Zur Recherche von Anbietern gehören das Durchsehen von Bewertungen, der Vergleich von Funktionen und die Ermittlung von Unterscheidungsmerkmalen:

Anbieter überprüfen

Nutzen Sie Bewertungsportale und Analystenberichte, um CRM-Plattformen und Softwarelösungen zu vergleichen. Stellen Sie eine engere Auswahl der besten CRM-Softwarekandidaten zusammen, die zu Ihrer Systemlandschaft passen (Salesforce-Ökosystem, cloudbasierte Tools usw.).

Nach Bedarf vergleichen

Vergleichen Sie Tools nach Größe und Komplexität: Kleine Unternehmen bevorzugen möglicherweise einfache CRM-Tools mit hoher Benutzerfreundlichkeit, während Unternehmen möglicherweise fortschrittliche Prognosen, Lead-Bewertung und Authentifizierungskontrollen benötigen.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln 

Achten Sie auf Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Fragen Sie nach dem Umfang des App-Marktplatzes und danach, ob die Benutzeroberfläche wirklich benutzerfreundlich ist.

Ebenfalls erwägenswert ist, wie Sie Software für Vertragsmanagement auswählen, die Ihr CRM ergänzt – mit Funktionen wie elektronischen Signaturen, Versionsverfolgung und Verlängerungsbenachrichtigungen –, damit Ihre Systeme zusammenarbeiten, statt miteinander zu konkurrieren.

Ergebnisse dokumentieren

Halten Sie Preise, Funktionen, Integrationen und SLAs in einer Vergleichstabelle fest, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Was kann jedes Tool am besten?
• Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer Systemlandschaft?
• Welche Ressourcen für die Einarbeitung und welche Kundenbetreuung sind verfügbar?
• Wie intuitiv sind die Benutzeroberfläche und die Dashboards?
• Gibt es versteckte Kosten?

Schritt 3: Eine CRM-Auswahlliste erstellen und Kontakt aufnehmen

Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, grenzen Sie Ihre Optionen ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Wählen Sie 2–4 Anbieter aus, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen. Berücksichtigen Sie Preis, Skalierbarkeit und die Integration in bestehende Systeme.

Eine RFI oder RFP versenden

Senden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP zur Auswahl eines CRM-Systems, um detaillierte Informationen zu CRM-Funktionen, SLAs, Workflows, automatisierten Workflows, Datenmodell und Berichtsfunktionen zu sammeln.

Demos vereinbaren und Fragen stellen

Vereinbaren Sie Demos und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach Integration, Automatisierung und Prognosen. Achten Sie auf praktische Sitzungen, in denen Sie Workflows, Nachfassrhythmen, Phasen der Vertriebspipeline und Apps testen können.

Einheitliche Bewertungskriterien verwenden

Bewerten Sie jeden Anbieter nach Benutzerfreundlichkeit, Preisgestaltung, Support und Übereinstimmung mit den Geschäftszielen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir anhand einer echten Kundengeschichte zeigen, wie Ihr Angebot zu einem Unternehmen wie unserem passt?
• Welche Ressourcen für die Einführung und welchen Kundensupport bieten Sie an?
• Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
• Wie verarbeitet Ihr CRM die Datenintegration mit Salesforce oder anderen bestehenden Systemen?
• Wie ist Ihre Preisstruktur?

Schritt 4: Die geschäftliche Begründung ausarbeiten

Verwandeln Sie Ihre Recherche in einen internen Vorschlag, den die Führungskräfte genehmigen können:

Problempunkte und Ergebnisse zusammenfassen

Erklären Sie, wie Verbesserungen an Workflows, Workflow-Automatisierung und automatisierte Workflows repetitive Aufgaben reduzieren, Prozesse optimieren und den Umsatz steigern werden.

Kostenschätzungen und Zeitpläne vorlegen

Geben Sie die Gesamtkosten, Lizenzpreise, Meilensteine der Implementierung und die erwartete Zeit bis zur Wertschöpfung an. Fügen Sie gegebenenfalls Optionen für cloudbasierte und lokale Lösungen hinzu.

ROI und Risiken darlegen

Verknüpfen Sie den ROI mit messbaren Kennzahlen: schnelleres Nachfassen, verbesserte Konversion, höhere Kundenbindung und zufriedenere Bestandskunden. Weisen Sie auf die Risiken hin, die entstehen, wenn nichts unternommen wird.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
• Welche Risiken entstehen, wenn nichts unternommen wird?
• Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
• Wie wird sich dieses CRM auf die Effizienz unseres Teams auswirken?
• Welche Kennzahlen werden wir zur Erfolgsmessung verwenden?

Schritt 5: Ihr CRM implementieren und Ihre Benutzer einführen

Planen Sie sorgfältig, damit die Akzeptanz nachhaltig ist:

Den Einführungsplan kommunizieren

Teilen Sie Zeitpläne und Meilensteine. Stimmen Sie die Teammitglieder aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice auf Kundenprofile und Datenstandards ab.

Interne Verantwortliche benennen

Benennen Sie Verantwortliche für Integrationen, Workflow-Design und Datenqualität. Stellen Sie sicher, dass sie sich mit dem Kundensupport des Anbieters abstimmen.

Schulung und Akzeptanz sicherstellen

Führen Sie Schulungen zu Lead-Management, Lead-Bewertung, Marketingautomatisierung, Kontaktverwaltung und alltäglichen Funktionen durch. Stellen Sie Leitfäden für das Nachfassen und die Phasen der Kundenreise bereit.

Feedbackschleifen einrichten

Sammeln Sie Feedback, überarbeiten Sie Pipelines und optimieren Sie CRM-Funktionen. Verfolgen Sie die anfängliche Akzeptanz anhand von Kennzahlen zur Nutzung und zu den Ergebnissen.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie recherchieren, wie Sie ein CRM auswählen, wenden Sie sich für kostenlose Empfehlungen an einen Berater von SoftwareSelect.

Sie erhalten eine auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittene Auswahlliste von CRM-Plattformen (einschließlich Salesforce und anderer cloudbasierter Optionen), Unterstützung bei der Preisgestaltung sowie Hilfe dabei, sicherzustellen, dass die CRM-Funktionen und Workflows mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.