Sowohl die heutigen CROs als auch Führungskräfte in Unternehmen verstehen, wie entscheidend SaaS-Anwendungen für den Erfolg ihres Unternehmens sind. Mit der richtigen Software und den richtigen Mitarbeitern können Unternehmen die Produktivität ihrer Belegschaft schrittweise steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil in ihrem Markt verschaffen.
Mit diesem Anstieg der SaaS-Ausgaben ist es für Finanz- und Umsatzoperations-Teams wichtiger denn je, strategische Beschaffungs- und Managementprozesse zu etablieren, die dazu beitragen, die Kapitalrendite (ROI) für Ihr Unternehmen zu maximieren.
Mein Name ist Mohammed, und ich leite die Strategie für Vertriebstechnologie bei TELUS, einem der führenden Telekommunikations- und Technologieunternehmen Kanadas. Seit fast einem Jahrzehnt kann ich aus nächster Nähe beobachten, wie die SaaS-Ausgaben in den Bereichen Marketing, Vertrieb und nun auch im Kundensupport stark zugenommen haben.
Dieser Investitionsboom hat die Fähigkeit einiger Unternehmen, schnell und effizient zu skalieren, erheblich gesteigert. Leider hat er sich durch schlechtes Ausgabenmanagement und Fehlinvestitionen auch negativ auf andere Unternehmen ausgewirkt.
In diesem Artikel erläutere ich, was Ausgabenmanagement umfasst, untersuche den aktuellen Stand der SaaS-Ausgaben und zeige fünf Möglichkeiten auf, wie Sie das SaaS-Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens aus der Perspektive von Umsatzoperationen verbessern können.
Was ist SaaS-Ausgabenmanagement?
SaaS-Ausgabenmanagement ist der strategische Prozess zur Optimierung und Kontrolle der Ausgaben Ihres Unternehmens für SaaS-Anwendungen. Dazu gehören alle Aspekte der Beschaffung, der Lieferantenbeziehungen und der Verhandlungen.
Effektive Praktiken des Ausgabenmanagements gehen über das traditionelle Konzept der Kostensenkung hinaus. Sie konzentrieren sich auch auf die positiven Auswirkungen. Deshalb ist es entscheidend, in Ressourcen und Mitarbeiter zu investieren, die sich auf Befähigung und operative Abläufe konzentrieren.
Umsatzbefähigung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit dem Wissen und den Fähigkeiten ausgestattet sind, neue Softwareanwendungen zu übernehmen. Ihr Technologie-Betriebsteam wiederum stellt sicher, dass die Systeme jederzeit effizient funktionieren. Beide Ressourcen spielen eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ausgaben für SaaS-Anwendungen zum Wachstum, zur Effizienz und zum Vertrieb des Unternehmens beitragen.
Der aktuelle Stand der SaaS-Ausgaben
Unternehmen werden heute mit einer endlosen Anzahl von SaaS-Optionen überschwemmt, die jeweils transformative Vorteile versprechen. Wie bei allen guten Dingen neigen Unternehmen auch dazu, diese Anwendungen im Laufe der Zeit anzusammeln.
Wie dieser Bericht zum Stand von SaaSOps zeigt, starten junge Unternehmen (mit einem Alter von ein bis zwei Jahren) typischerweise mit durchschnittlich 29 SaaS-Anwendungen. Diese Zahl steigt auf 103, wenn sie drei bis sechs Jahre alt sind.
Angesichts des Anstiegs der SaaS-Ausgaben ist es nicht verwunderlich, dass auch die Verkäufe von Software für das SaaS-Ausgabenmanagement stark zugenommen haben. Laut Business Research Insights wird der Umsatz des Marktes für SaaS-Ausgabenmanagement-Software im Jahr 2028 $624 Millionen USD erreichen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 21.2% im Zeitraum 2023-2028.
Verborgene SaaS-Ausgaben
Angesichts dieses Wachstums ist leicht nachvollziehbar, wie Komplexitäten entstehen, wenn diese Anwendungen nicht ausreichend genutzt werden, redundant sind oder nicht effektiv in eine umfassendere Technologie-Roadmap integriert werden. Das Ergebnis sind verborgene Ausgaben, die möglicherweise nicht sofort erkennbar sind. Hier sind einige der häufigsten SaaS-Ausgaben, die Sie berücksichtigen sollten:
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Redundanz
Dies kommt allzu häufig vor, insbesondere in Vertriebs-, Marketing- und Kundenerfolgsteams. Wenn verschiedene Geschäftsbereiche unabhängig voneinander ähnliche Tools einsetzen, zahlen Unternehmen letztendlich für sich überschneidende Funktionen.
Ohne eine zentrale Kontrolle durch Umsatzoperationen erhöhen redundante Systeme Ihre Kosten erheblich und können sogar die Produktivität senken.
Nutzung
Die Nutzung ist sehr häufig ein übersehener Ausgabenfaktor bei SaaS-Ausgaben, der zu einer Verschwendung von Ressourcen führt. Häufig verfügen Teams nicht über die notwendige Schulung und Befähigung, um Tools vollständig zu nutzen. Dies führt zu einer schlechten Nutzung und einer sinkenden Kapitalrendite (ROI).
Strategische Unterstützung
Veränderungsmanagement ist eine entscheidende Funktion, um verschwendete Kosten zu reduzieren und Ihren ROI zu maximieren. Im Rahmen jedes guten Plans für das Veränderungsmanagement fehlen häufig die Unterstützung und das Engagement der Führungsebene – ein Faktor, der die Fähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann, neue Anwendungen vollständig anzunehmen und zu nutzen.
Ausgaben von unten nach oben
Da viele Unternehmen zu einem produktorientierten Wachstumsmodell (PLG) übergehen, wird es immer üblicher, dass Geschäftsbereiche und Einzelpersonen einzelne Lizenzen per Kreditkarte kaufen, anstatt einen formellen Beschaffungsprozess zu durchlaufen.
Da sich das Kaufverhalten weiterentwickelt, ist es entscheidend, dass Ihr Unternehmen über bewährte Verfahren verfügt, um diese neue Art des Technologiekaufs zu verwalten.
5 Wege zur Verbesserung des SaaS-Ausgabenmanagements durch RevOps
Als Rahmenwerk kann Umsatzmanagement dazu beitragen, Ihre Strategie für das SaaS-Ausgabenmanagement in Ihre übergeordnete Umsatzstrategie zu integrieren. RevOps konzentriert sich darauf, Vertrieb, Marketing und Kundenerfolg durch Menschen, Prozesse, Daten und Technologie aufeinander abzustimmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass SaaS-Preise wettbewerbsfähig bleiben.
Indem Unternehmen diese grundlegenden Prinzipien in ihre Strategie für das Ausgabenmanagement integrieren, können sie sicherstellen, dass sich die Systeme, in die sie investieren, direkt auf umfassende Geschäftsinitiativen auswirken. RevOps kann dabei helfen, Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren, um eine effiziente Nutzung des Technologie-Stacks sicherzustellen. Außerdem bietet es die erforderliche Grundlage, um die Auswirkungen (ROI) auf SaaS-Kennzahlen zu bewerten.
Hier sind meine 5 wichtigsten Möglichkeiten, wie Umsatzmanagement Ihr SaaS-Ausgabenmanagement verbessern kann:
1. Ihre Beschaffungsstrategie definieren
Als Geschäftsbereich kann RevOps dabei helfen, die Beschaffungsstrategie für SaaS-Anwendungen zu definieren. Im Rahmen dieser Strategie kann Ihr RevOps-Team dabei helfen, sich auf Ziele zur Kostensenkung zu konzentrieren. Zum Beispiel darauf, wie Sie mengenbasierte Rabatte nutzen oder am besten Vertragsbedingungen aushandeln können.
Auch das Risikomanagement sollte Bestandteil Ihrer Beschaffungsstrategie sein. Konzentrieren Sie sich auf Faktoren wie Datensicherheit, Compliance und die Stabilität von Anbietern.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungen rechtlich verbindlich sind. Lesen Sie, wodurch ein Vertrag unwirksam werden kann.
2. Ihre Verträge zentral verwalten
Als RevOps-Team sollten Sie Ihre Vertragsverwaltung zentralisieren, um eine angemessene Funktionsfähigkeit und Kontrolle sicherzustellen. Da Teams für die Markteinführung Dutzende von Tools nutzen, wird dies ohne die richtige Plattform zunehmend schwieriger.
Eine Vertragsverwaltungslösung kann diese Strategie unterstützen und Ihrer Organisation dabei helfen, den Verlängerungsprozess zu optimieren, Verhandlungsbedingungen zu verstehen und Compliance-Standards einzuhalten.
3. Ausgaben von unten nach oben kontrollieren
Die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeitenden schneller Lösungen kaufen können, kann sich positiv auf das Wachstum auswirken. Die andere Seite ist jedoch, dass unkontrollierte Ausgaben auch negative Auswirkungen auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens haben können.
Bei neuen Möglichkeiten, Technologie zu kaufen, wie etwa PLG, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation über klare Richtlinien verfügt, die befolgt werden müssen. Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungsabläufe unter Einbeziehung relevanter Stakeholder vorhanden sind, um spontane Softwareausgaben zu verhindern.
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4. In die Umsatzbefähigung investieren
Schulungen und Befähigung haben schon immer eine zentrale Rolle dabei gespielt, die Softwarenutzung zu maximieren. Traditionell hatten nicht alle Umsatzteams den Vorteil, auf Lernfachleute zurückgreifen zu können.
Durch den Fokus auf den Abbau von Silos nimmt die Umsatzbefähigung eine breitere Perspektive ein und umfasst alle umsatzorientierten Teams. Diese Teams sind Ihre Geheimwaffe, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende über die Fähigkeiten, das Wissen und die Ressourcen verfügen, um neue Software effektiv einzuführen.
Dieses Team unterstützt Sie bei der Umsetzung von Nutzungsrichtlinien, bei der Erstellung von Befähigungsmaterialien wie Benutzerleitfäden und bei der Einführung regelmäßiger Technologieschulungen. Die Umsatzbefähigung versetzt Benutzer in die Lage, die Funktionen neuer Software vollständig zu nutzen, und trägt dazu bei, den ROI zu steigern.
5. Konsolidieren, wo es möglich ist
Als Teil Ihrer Strategie für das Ausgabenmanagement kann Ihr Umsatzoperationsteam dazu beitragen, dass Technologieprüfungen regelmäßig durchgeführt werden. Technologieprüfungen bieten Ihrer Organisation die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten, die aktuelle Softwarelandschaft zu bewerten und technische Schulden zu identifizieren.
Im Rahmen dieser Prüfung sollten Sie Ihren Technologie-Stack auf Überschneidungen und Redundanzen untersuchen. Dabei sollten Sie nach sich überschneidenden Funktionen suchen, die möglicherweise nicht erforderlich sind. Als zentraler Bereich mit einem Überblick über die gesamte Technologie, die von Marketing, Vertrieb und Kundensupport genutzt wird, kann RevOps eine entscheidende Rolle dabei spielen, verschwenderische Ausgaben zu reduzieren und die Nutzung vorhandener Technologie zu maximieren.
Das RevOps-Rahmenwerk aktivieren
Da Unternehmen ihre Abhängigkeit von SaaS-Produkten weiter verstärken, wird das SaaS-Ausgabenmanagement zu einer strategischen Notwendigkeit. Um sicherzustellen, dass Investitionen in SaaS-Lösungen sich direkt auf den Umsatz auswirken, muss das Umsatzmanagement in die übergeordnete Finanzmanagementstrategie dieser Plattformen integriert werden.
Durch die Definition einer umfassenden Strategie für das SaaS-Ausgabenmanagement mithilfe strukturierter Phasen der Ausgabenanalyse werden Organisationen in der Lage sein, ihre Ausgaben zu optimieren und das Umsatzwachstum ganzheitlich voranzutreiben. Die Einbindung des Ausgabenmanagements in den Rahmen von Revenue Operations stellt sicher, dass die finanzielle Verantwortung gewahrt wird, während die Organisationen ihre Ziele erreichen.
