So wählen Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen

Eine CRM-Bewertung ist der Prozess, verschiedene CRM-Lösungen anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen zu beurteilen. Sie ist wichtig, weil sie Ihnen hilft, das richtige System auszuwählen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Kundenbeziehungen zu verbessern und den ROI zu maximieren.

Die Wahl des richtigen Tools ist für Ihr Team eine strategische Entscheidung. Gute CRMs sparen Zeit, erhöhen die Genauigkeit und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften, was sich direkt auf Ihren ROI auswirkt. Wählen Sie jedoch das falsche System, riskieren Sie verschwendete Ressourcen, verfehlte Ziele und frustrierte Teammitglieder.

Dieser Leitfaden richtet sich an Teamleiter und Entscheidungsträger, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Unabhängig davon, ob Sie neu im Bereich CRM sind oder wechseln möchten – ich helfe Ihnen, die verschiedenen Optionen zu beurteilen. So stellen wir sicher, dass Sie ein CRM finden, das Ihren Zielen entspricht und unnötige Schwierigkeiten vermeidet.

9 Dinge, auf die Sie bei der Bewertung eines CRM achten sollten

Bewerten Sie CRM-Lösungen anhand wichtiger Faktoren, die Ihren Entscheidungsprozess vereinfachen können. Darauf sollten Sie achten:

1. Flexibilität der Tarife

Die Flexibilität der Tarife ermöglicht es Ihrem Team, sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Möglicherweise beginnen Sie mit einer einfachen CRM-Lösung, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie problemlos auf einen höheren Tarif umsteigen können. Prüfen Sie, ob der Anbieter nahtlose Tarifänderungen ohne Strafgebühren ermöglicht. Fragen Sie, ob beim Auf- oder Herabstufen versteckte Gebühren anfallen, und testen Sie dies während einer Demo, indem Sie sich nach verschiedenen Szenarien erkundigen.

2. Datenzugriff und Berichterstellung

Sie benötigen einfachen Zugriff auf Kundendaten und leistungsfähige Berichtsfunktionen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Suchen Sie nach CRM-Software, die anpassbare Berichte bietet, damit Sie sich auf die relevanten Kennzahlen konzentrieren können. Vermeiden Sie Tools, die die Optionen für den Datenexport einschränken. Testen Sie während einer Testphase die Dashboards und Berichtsfunktionen, um zu sehen, wie schnell Sie die benötigten Informationen erstellen können.

3. Integration in Ihre technische Umgebung

Ihre CRM-Plattform sollte problemlos mit den anderen von Ihnen verwendeten Apps zusammenarbeiten. Prüfen Sie, ob sie sich in Marketingsoftware, Tools zur Lead-Verwaltung oder APIs integrieren lässt. Eine mangelhafte Integration stört Arbeitsabläufe, während nahtlose Verbindungen die Kundeninteraktionen verbessern und Ihren Verkaufsprozess verkürzen können.

4. Einführung und Support

Eine gute Einführung und ein guter Kundensupport können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Erfahrung entscheiden. Sie benötigen einen CRM-Anbieter, der umfassende Schulungsressourcen und einen reaktionsschnellen Helpdesk bietet. Fragen Sie nach den Support-SLAs und danach, ob zusätzliche Unterstützung mit Vorabkosten verbunden ist.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen es Ihnen zu kontrollieren, wer innerhalb des CRM-Systems auf welche Inhalte zugreifen kann. Dies unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und die Datensicherheit. Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen schnell anpassen können, wenn sich Beteiligte oder Rollen ändern.

6. Branchenspezifische Compliance

Wenn Ihre Branche besondere Compliance-Anforderungen wie die DSGVO hat, muss Ihre CRM-Lösung diese erfüllen. Fragen Sie Anbieter, wie sie Kundendaten schützen und ob Funktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz sensibler Daten enthalten sind.

7. Anpassungsmöglichkeiten

Anpassungsmöglichkeiten stellen sicher, dass das CRM zu Ihren Geschäftsanforderungen passt. Achten Sie auf Systeme, mit denen Sie Dashboards, Arbeitsabläufe und Felder anpassen können. Starre CRM-Tools können die Einführung verlangsamen, während flexible Lösungen die Benutzererfahrung verbessern und die langfristige Skalierbarkeit unterstützen.

8. Automatisierungsfunktionen

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist unverzichtbar. Die Automatisierung von Nachfassaktionen, Prognosen oder der Lead-Verfolgung spart Zeit und reduziert manuelle Fehler. Bitten Sie Anbieter, anhand realer Anwendungsfälle zu zeigen, wie ihre Automatisierungsfunktionen funktionieren.

9. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter oder Teammitglieder im Außendienst überall Zugriff benötigen, stellen Sie sicher, dass das CRM über eine mobile App mit Echtzeitdaten verfügt. Prüfen Sie, ob die mobile App denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version bietet.

So wählen Sie ein CRM aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten

Die Auswahl des richtigen Tools zur CRM-Bewertung bedeutet, es auf Ihre Geschäftsziele und täglichen Abläufe abzustimmen. Sie sollten sich auf praktische Aspekte konzentrieren, die sich direkt auf Ihre Arbeitsabläufe und Effizienz auswirken. Hier ist ein Rahmenwerk:

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen

Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren. Dies ist der erste Schritt bei der Auswahl einer Software zur CRM-Bewertung. Dazu gehört, Rückmeldungen einzuholen, Problembereiche aufzulisten, Anforderungen abzugleichen und Funktionen zu unterscheiden:

Rückmeldungen von Beteiligten einholen

Sprechen Sie mit wichtigen Beteiligten aus Vertrieb, Marketing und IT, um ihre Anforderungen und Herausforderungen zu verstehen. Jede Abteilung kann eigene Anforderungen haben, die Ihr CRM erfüllen muss. Halten Sie Besprechungen ab oder versenden Sie Umfragen, um ihre Rückmeldungen zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass das CRM alle Bereiche Ihres Unternehmens unterstützt.

Problembereiche auflisten und priorisieren

Dokumentieren Sie die Problembereiche Ihres aktuellen CRM-Systems. Gibt es Ineffizienzen bei der Dateneingabe oder Kommunikationsprobleme? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie die Punkte nach Auswirkungen und Häufigkeit. So können Sie sich zuerst auf ein CRM konzentrieren, das die dringendsten Probleme löst.

An Richtlinien und Protokollen ausrichten

Richten Sie sich nach Compliance- und Datensicherheitsprotokollen. Prüfen Sie, ob es bestimmte Compliance-Standards gibt, die Ihr CRM erfüllen muss, etwa die DSGVO. Diese Abstimmung verhindert zukünftige Konflikte und gewährleistet eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme.

Unverzichtbare von wünschenswerten Funktionen unterscheiden

Trennen Sie unverzichtbare von wünschenswerten CRM-Funktionen. Zu den unverzichtbaren Funktionen können Datenberichte, Integrationsmöglichkeiten oder Benutzerberechtigungen gehören. Wünschenswerte Funktionen könnten erweiterte Analysen oder mobile Unterstützung sein. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich zuerst auf die wichtigsten Anforderungen zu konzentrieren.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
• Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problembereiche lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Gibt es Compliance-Standards, die wir einhalten müssen?

Schritt 2: Anbieter für die CRM-Bewertung recherchieren

Die Recherche nach Anbietern für die CRM-Bewertung ist der nächste Schritt bei der Auswahl der passenden Software. Dazu gehören das Prüfen von Anbietern, der Vergleich von Tools, die Ermittlung von Unterscheidungsmerkmalen und die Dokumentation der Ergebnisse. Bei der Recherche nach CRM-Anbietern sollten Sie außerdem prüfen, ob diese leistungsstarke Lösungen für das Vertragsmanagement anbieten oder integrieren, denn die Auswahl einer Vertragsmanagementsoftware, die auf Ihr CRM abgestimmt ist, optimiert Abläufe und verschafft CROs einen durchgängigen Überblick (dies sind zwei der wichtigsten Vorteile von Vertragsmanagementsoftware).

Hochrangige Anbieterprüfungen durchführen

Prüfen Sie Bewertungsportale, um CRM-Anbieter mit nachweislich gutem Kundensupport zu identifizieren. Achten Sie auf Informationen zur Kundenzufriedenheit und auf Erfolgsgeschichten. So können Sie Anbieter in die engere Auswahl nehmen, die die Erwartungen ihrer Kunden kontinuierlich erfüllen. Achten Sie auf mögliche Warnsignale, die in den Bewertungen erwähnt werden.

Anhand der Geschäftsanforderungen vergleichen

Vergleichen Sie CRM-Plattformen anhand von Funktionalität, Integrationen und Preis. Einige CRMs bieten kleinen Unternehmen die größten Vorteile, während andere besser für Großunternehmen geeignet sind. Stellen Sie sicher, dass das CRM Ihren Technologie-Stack unterstützt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln

Achten Sie auf Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Bietet der Anbieter praktische Unterstützung bei der Einrichtung oder eine einfache Benutzeroberfläche? Prüfen Sie, ob sich das CRM an die Anforderungen Ihrer spezifischen Branche anpassen lässt. Diese Faktoren können die Akzeptanz durch Ihr Team erheblich beeinflussen.

Ihre Ergebnisse dokumentieren

Erstellen Sie eine Bewertungscheckliste, um Funktionen, Kosten und Stärken der Anbieter zu erfassen. Dadurch lassen sich die Optionen bei der endgültigen Entscheidung leichter direkt miteinander vergleichen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Was kann jedes Tool am besten?
• Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Stack?
• Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
• Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anwendungsfälle?
• Welche Optionen für die Implementierung bietet der Anbieter?

Schritt 3: Eine Auswahlliste für die CRM-Bewertung erstellen und Kontakt aufnehmen

Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie als dritten Schritt bei der Auswahl einer Software für die CRM-Bewertung Gespräche mit potenziellen Partnern. So gehen Sie vor:

2–4 Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Grenzen Sie Ihre Auswahl auf Grundlage Ihrer Recherche auf 2–4 potenzielle CRMs ein. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Budget. Diese Auswahlliste sollte Anbieter enthalten, die Ihre priorisierten Anforderungen am besten erfüllen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die für Ihre spezifischen Anforderungen den größten Mehrwert bieten.

Eine RFI oder RFP versenden

Senden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP zur CRM-Bewertung, um Klarheit über die Gesamtbetriebskosten, den Support und die Einarbeitung zu erhalten. Dies hilft Ihnen, die Angebote umfassender zu verstehen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu beseitigen und zu beurteilen, wie gut die Angebote Ihren Anforderungen entsprechen. Formulieren Sie Ihre Erwartungen und Zeitpläne klar.

Demos buchen und Fragen stellen

Nutzen Sie Demos, um Dashboards, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Achten Sie darauf, wie das CRM Ihre Probleme adressiert. Bitten Sie Anbieter, bestimmte Funktionen in Aktion zu zeigen, und testen Sie die Benutzererfahrung. Dieser praxisnahe Ansatz hilft Ihnen, sich vorzustellen, wie das CRM für Ihr Team funktionieren wird.

Einheitliche Bewertungskriterien verwenden

Wenden Sie bei allen Anbietern dieselben Bewertungskriterien an, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Dazu gehören die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit, des Funktionsumfangs und der Supportoptionen. Einheitliche Bewertungskriterien helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung ohne Voreingenommenheit zu treffen. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um Anbieter direkt miteinander zu vergleichen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
• Welche Support- oder Einarbeitungsressourcen bieten Sie an?
• Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
• Wie gehen Sie mit der Datenmigration um?
• Gibt es versteckte Gebühren oder Kosten?

Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erstellen

Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende geschäftliche Begründung zu verwandeln, ist der vierte Schritt bei der Auswahl einer Software zur CRM-Bewertung. So können Sie Ihre Argumente überzeugend darlegen:

Probleme und Ergebnisse zusammenfassen

Stellen Sie die bestehenden Probleme, den erwarteten ROI und wichtige Kennzahlen dar. Heben Sie hervor, wie das CRM bestimmte Probleme lösen und Arbeitsabläufe verbessern wird. Erläutern Sie die Vorteile klar, beispielsweise eine höhere Effizienz oder ein besseres Datenmanagement. Dies hilft Ihrer Führungsebene, den direkten Wert der Investition zu erkennen.

Kostenschätzungen und Zeitpläne vorlegen

Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen auf den Websites der Anbieter oder durch direkte Anfragen. Prüfen Sie die Preise für CRM-Bewertungen, um eine Grundlage zu erhalten. Heben Sie hervor, wie das neue CRM die Kundeninteraktionen verbessern, manuelle Aufgaben optimieren und die Kundenbindung fördern wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Schätzungen realistisch sind, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

ROI und Risiken darlegen

Erklären Sie den ROI, indem Sie Effizienzgewinne und mögliche Umsatzsteigerungen detailliert darstellen. Besprechen Sie die finanziellen und operativen Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird, beispielsweise verpasste Chancen oder anhaltende Ineffizienzen. Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Daten, damit die Führungsebene die Tragweite der Entscheidung leichter versteht.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
• Welche Risiken entstehen, wenn nichts unternommen wird?
• Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
• Wie stimmt dies mit unseren strategischen Zielen überein?
• Wie lange wird es voraussichtlich dauern, bis Ergebnisse sichtbar werden?

Schritt 5: Ihr CRM implementieren und Ihre Benutzer einarbeiten

Planen Sie einen reibungslosen Einarbeitungsprozess, sobald Sie einen CRM-Anbieter ausgewählt haben. So setzen Sie ihn effektiv um:

Den Einführungsplan kommunizieren

Kommunizieren Sie die Pläne für die Einführung klar an alle Teammitglieder. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. So weiß jeder, was wann geschieht. Heben Sie die Vorteile des neuen CRM hervor, um die Zustimmung Ihres Teams zu fördern.

Interne Verantwortliche benennen

Benennen Sie interne Verantwortliche, die den Auswahlprozess begleiten. Diese Personen koordinieren sich mit dem Anbieter und bearbeiten interne Fragen. Festgelegte Ansprechpartner helfen dabei, die Kommunikation zu optimieren und Probleme schnell zu lösen. Wählen Sie Personen aus, die mit dem CRM und seinem vorgesehenen Zweck vertraut sind.

Kontinuierliche Schulung und Nutzung sicherstellen

Stellen Sie eine kontinuierliche Schulung sicher und nutzen Sie die Wissensdatenbanken des Anbieters. Verwenden Sie Quizze oder praktische Übungen, um das Gelernte zu festigen und das Verständnis zu vertiefen. Die konsequente Nutzung des CRM ist entscheidend, um den vollen Nutzen zu erzielen. Überwachen Sie daher die Nutzung und gehen Sie auf mögliche Vorbehalte ein.

Feedbackschleifen einrichten

Verfolgen Sie frühzeitig KPIs, um den ROI zu bestätigen und Anpassungen vorzunehmen. Nutzen Sie Umfragen oder regelmäßige Gespräche, um Rückmeldungen einzuholen. Dies hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und sicherzustellen, dass das Tool die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt.

Stellen Sie diese Fragen:

• Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
• Wer ist für die Einführung verantwortlich?
• Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
• Welche Ressourcen benötigen die Nutzer?
• Wie wird Feedback gesammelt und umgesetzt?

Wie geht es weiter?

Wenn Sie CRM-Lösungen evaluieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater, um kostenlos Empfehlungen zu erhalten.

Sie helfen Ihnen dabei, eine Checkliste für die CRM-Evaluierung zu erstellen, CRM-Lösungen zu vergleichen und Sie sogar bei Preisverhandlungen und der Auswahl eines Anbieters zu unterstützen.