Die 4 Phasen der Ausgabenanalyse und wie Sie Ihre eigene durchführen
Um versteckte Einsparpotenziale in Ihrem Unternehmen aufzudecken, ist es entscheidend, einen klaren Überblick über die Ausgabengewohnheiten zu haben. Sie müssen wissen, wohin jeder Dollar fließt.
Kluge Beschaffungsexpert:innen nutzen die Ausgabenanalyse, um ihre Ziele zur Senkung der Produktkosten zu erreichen – oft werden so 3 % bis 5 % der analysierten Ausgaben eingespart. Das sind echte Einsparungen für Ihr Unternehmen!
Aber hier kommt der Haken: Um Ihr Einsparpotenzial voll auszuschöpfen, müssen Sie die Ausgabenanalyse zu einer kontinuierlichen Gewohnheit machen. Es ist, als würde man eine Zwiebel Schicht für Schicht abziehen. Sie durchlaufen jeden Schritt Ihres Fertigungsprozesses, suchen gezielt nach Ausreißern – den heimlichen Kostentreibern –, analysieren sie und setzen durchdachte Pläne zur Kostensenkung um.
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In diesem Beitrag führe ich Sie durch die vier Phasen der Ausgabenanalyse und zeige Ihnen, wie Sie dieses Werkzeug für Ihr Unternehmen optimal einsetzen können.
Was ist eine Ausgabenanalyse?
Die Ausgabenanalyse verschafft Ihnen einen klaren Einblick in die Ausgabenstruktur Ihres Unternehmens und nimmt das Rätselraten aus der Gleichung. Sie geht über den Cashflow hinaus und deckt versteckte Probleme wie nicht deklarierte Zahlungen, doppelte Ausgaben oder Chancen zur Nachverhandlung mit Lieferanten auf.
Betrachten Sie sie als einen umfassenden Bericht mit umsetzbaren Erkenntnissen und Empfehlungen. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und das Lieferantenmanagement zu verbessern.
Was sind Ausgabendaten im Einkauf?
Ausgabendaten im Einkauf, auch als Spendendaten bezeichnet, umfassen Details zu den Ausgaben eines Unternehmens für externe Waren und Dienstleistungen.
Stellen Sie es sich wie ein Finanzjournal Ihres Betriebs vor, das Sie Ihre externen Ausgaben überwachen lässt. Sie erhalten so Einblicke, die Ihnen helfen, Ihre Ausgabengewohnheiten besser zu verstehen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und Ihre Lieferkette sowie die Beziehungen zu Lieferanten zu optimieren.
Vorteile der Ausgabenanalyse
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Durchführung einer Ausgabenanalyse:
Ausgabemuster und Trends erkennen
Die Ausgabenanalyse zeigt Ihnen, wie sich die Finanzmittel Ihres Unternehmens im Zeitverlauf bewegen. Durch die Auswertung vergangener Daten werden Einkaufstrends sichtbar, wodurch Sie erkennen, wohin Ihr Geld fließt und ob sich Ihre Ausgabengewohnheiten verändern. Mit diesen Informationen können Sie auf Basis historischer Erkenntnisse und aktueller Marktbedingungen fundierte Entscheidungen treffen.
Verschwendung aufdecken und Einsparpotenziale erkennen
Die Ausgabenanalyse eignet sich auch hervorragend, um ineffiziente Ausgabenbereiche zu identifizieren. Sie können Ihre Einkaufsdaten genauer unter die Lupe nehmen, um unnötige Kosten, Doppelbestellungen oder überzogene Preise aufzudecken. Dadurch können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um Verschwendung zu vermeiden und strategische Beschaffungsmöglichkeiten zu finden.
Strategien zur Verbesserung der finanziellen Effizienz entwickeln
Mit einem glasklaren Verständnis über Ihre Ausgaben und mögliche Einsparungen können Sie dank Ausgabenanalyse Ihr Geld effektiver einsetzen. Sie können mit Lieferanten bessere Konditionen aushandeln, Beschaffungsprozesse standardisieren, Einkäufe bündeln und Maßnahmen zur Kostenkontrolle einführen – all das führt zu höherer Rentabilität und finanzieller Stabilität.
Die vier Phasen der Ausgabenanalyse
Der Prozess der Ausgabenanalyse folgt typischerweise vier klar abgegrenzten Phasen:
1. Datensammlung
Sammeln Sie Daten aus verschiedenen Quellen wie Ihren Finanzunterlagen, Rechnungen, Bestellungen und Quittungen. Dieser erste Schritt ist entscheidend, da er das Fundament für den gesamten Ausgabenanalyse-Prozess bildet.
2. Datenbereinigung
Nachdem Sie die Daten zusammengetragen haben, geht es ins Detail der Datenbereinigung. Überprüfen Sie die Daten sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Korrigieren Sie Fehler, entfernen Sie doppelte Einträge und sorgen Sie für ein einheitliches Format.
3. Datenanalyse
Mit den bereinigten Daten beginnen Sie im nächsten Schritt mit der Analyse. Jetzt schlüpfen Sie in die Rolle des Detektivs und decken wertvolle Erkenntnisse auf. Suchen Sie nach Mustern und Trends, die auf übermäßige Ausgaben oder Einsparpotenziale hinweisen und bewerten Sie die Leistung Ihrer Lieferanten. Dadurch erhalten Sie ein tieferes Verständnis Ihrer Ausgabengewohnheiten.
4. Berichterstattung
Zuletzt ist es an der Zeit, Ihre Erkenntnisse mit dem Beschaffungsteam zu teilen. Erstellen Sie Berichte, die Ihre Ergebnisse aufzeigen und Verbesserungsvorschläge enthalten. Diese können Einsichten zur Kostensenkung, Optimierung von Abläufen und Verbesserung der Lieferantenbeziehungen bieten – und so den Weg zu einem besseren Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen ebnen.
Wie Sie den Prozess der Ausgabenanalyse in 5 einfachen Schritten durchlaufen
Wenn Sie Ihre erste Ausgabenanalyse beginnen, sollten Sie nichts überstürzen oder versuchen, alles auf einmal anzugehen. Wie bei den meisten Dingen gibt es Herausforderungen im Zusammenhang mit der Ausgabenanalyse, darunter mangelndes Bewusstsein über alle Quellen oder eine schlechte Klassifizierung. Um diesen Problemen vorzubeugen, starten Sie klein und konzentrieren Sie sich mit diesen fünf einfachen Schritten auf ein Hauptziel:
Definieren Sie, was Sie analysieren
Bevor Sie die Ausgabenanalyse (auch Spend Analytics genannt) in Ihrer Organisation starten, sollten Sie Ihre Ziele klar definieren.
Überlegen Sie, was Sie mit diesem Prozess erreichen möchten. Welche brennenden Fragen benötigen Antworten? Gibt es versteckte Trends, die Sie aufdecken möchten? Ein klar definiertes Ziel lenkt Sie nicht nur in die richtige Richtung, sondern stellt auch sicher, dass die während der Analyse gesammelten Daten nicht bloß Daten, sondern wertvolle Erkenntnisse sind, die Ihre Entscheidungsfindung voranbringen können.
Datenquellen identifizieren
Identifizieren Sie alle Quellen, die Ihre Ausgabeninformationen aufzeichnen. Es ist entscheidend, Ihre Suche nicht allein auf die Einkaufsunterlagen Ihres Teams zu beschränken. Weiten Sie Ihren Blick auf die gesamte Organisation aus, um verborgene Daten zu entdecken.
Betrachten Sie umfassend die verschiedenen Abteilungen, Standorte und Geschäftseinheiten sowie Ihre Kreditorenbuchhaltung, das Hauptbuch, Bestellungen, Rechnungen, Verträge und eProcurement-Systeme. Es ist erstaunlich, an wie vielen unterschiedlichen Orten Daten auftauchen können. Seien Sie also bei Ihrer Datenüberprüfung gründlich und gehen Sie ins Detail.
Daten extrahieren und bereinigen
Sobald Sie den Umfang Ihres Projekts definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Ausgabendaten an einem zentralen Ort zu sammeln und zu organisieren. Das kann etwas knifflig sein, da Daten oft in unterschiedlichen Formaten, Sprachen und Währungen vorliegen.
Hier wird das Datenbereinigen besonders wichtig. Stellen Sie sich das wie eine große Aufräumaktion vor, bei der Sie Fehler finden und beheben, fehlerhafte Daten entfernen und Überflüssiges aussortieren. Dazu gehört auch das Prüfen auf Fehler und Abweichungen in Beschreibungen und Transaktionen, um die Richtigkeit sicherzustellen.
Letztendlich hilft die Datenbereinigung dabei, unvollständige oder irrelevante Informationen in Ihrer Datenbank zu finden und zu korrigieren. Sie behebt Fehler, prüft auf fehlende Details und sorgt dafür, dass Ihre Daten aktuell und korrekt bleiben.
Daten klassifizieren und analysieren
Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die Daten zu kategorisieren und zu analysieren, um die gesammelten Informationen zugänglicher zu machen und Ihnen tiefere Einblicke zu verschaffen.
Zuerst ordnen Sie die Daten, indem Sie sie nach Abteilungen, Lieferanten oder Ausgabenarten gruppieren – ganz wie es am besten passt. Diese Gruppierung ist wie das Sortieren von Puzzleteilen in verschiedene Haufen, damit das Gesamtbild klarer wird.
Ist alles organisiert, folgt die Analyse. Tauchen Sie tief in die Daten ein, um konkrete Fragen zu beantworten und wertvolle Trends aufzudecken. Sehen Sie sich dabei als Detektiv in der Datenwelt. Sie können auch statistische Methoden wie die Regressionsanalyse nutzen, um verborgene Zusammenhänge sichtbar zu machen.
Spend-Analysis-Tools implementieren
Warum sollten Sie sich mit der Automatisierung Ihrer Ausgabenanalyse beschäftigen? Ihre Ausgabenanalysedaten sind eine wahre Fundgrube an Erkenntnissen, die Ihre Prozesse verbessern können. Wenn Sie beispielsweise immer wieder mit langsamen Zahlungsabwicklungen kämpfen, könnte es Zeit sein, die Vorteile eines eProcurement-Systems in Betracht zu ziehen. So ein System kann Ihre Zahlungsprozesse vereinfachen und beschleunigen und damit für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen sorgen.
Denken Sie auch über den Einsatz von Ausgabenanalyse-Software nach. Diese bieten Funktionen wie automatische Bereinigung und selbstlernende Algorithmen, die Sie beim Finanzmanagement erheblich unterstützen können. Das eigentliche Highlight liegt in der automatisierten und Echtzeit-Datenextraktion, die eine präzise und schnelle Ausgabenanalyse selbst in einem ständig wandelnden Umfeld ermöglicht.
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Ausgabenmanagement und -analyse sind keine einmaligen Aufgaben, sondern ein stetiger Prozess, der sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. Wenn Sie die wichtigsten Stufen der Ausgabenanalyse verstehen und die beschriebenen Abläufe umsetzen, können Sie Kosteneinsparungen erzielen, die Lieferantenleistung steigern und datenbasierte Entscheidungen treffen, die Ihr Unternehmen im Wettbewerb nach vorne bringen.
Werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zu den wichtigsten Vorteilen eines Business Intelligence (BI)-Systems und beginnen Sie damit, Ihre eigene Business-Intelligence-Strategie aufzubauen. Und das ist nicht alles – um stets gut informiert zu bleiben und weitere wertvolle Einblicke vom The CRO Club zu erhalten, sollten Sie unbedingt unseren Newsletter abonnieren. Bleiben Sie informiert, bleiben Sie vorne!
