For virksomheder, der lever og ånder for deres kontrakter, er det vigtigt at få dem rigtigt på plads. Håndtering af kontrakter er en ofte overset del af god virksomhedsdrift, selvom det uden tvivl er en af de vigtigste ting, din virksomhed skal være god til. Der er en grund til, at mange store virksomheder hyrer nogle af USA's bedst betalte advokater til at føre tilsyn med deres kontrakter. Det er virkelig vigtigt.
Så hvad er kontrakthåndtering? Det er en række praksisser, du anvender for at sikre, at alle dine kontrakter er klare, specifikke, håndhævelige og sandsynligvis vil blive stadfæstet af en domstol, hvis der nogensinde opstår en tvist. Et system til håndtering af kontraktens livscyklus kan sikre, at dette fungerer, med alle de forskellige detaljer, du skal have styr på, og masser af værktøjer, der hjælper dig med at gøre det rigtigt.
Hvad er kontrakthåndtering?
Kontrakthåndtering, også kendt som kontraktadministration, er det arbejde, dit ledelsesteam udfører for at udarbejde solide kontrakter, udvikle dem gennem fasen før underskrivelsen, så de er i god stand, og derefter overvåge overholdelsen, efter at de er underskrevet. Det må ikke forveksles med kontraktforhandlinger, hvor du og den anden part forhandler om vilkårene og leverancerne, eller med overholdelsesstyring, hvor dine medarbejdere holder øje med, at din virksomhed overholder en kontrakt eller et lovkrav.
For at se det tydeligere kan du forestille dig, at du driver en VVS-virksomhed, der netop har fået en opgave hos en hovedentreprenør med at bygge nogle huse. Hovedentreprenøren ønsker kun, at du bruger PEX-rør i stedet for PVC eller kobber. Om det er acceptabelt eller ej, er op til forhandleren og indkøbsteamene, ikke kontraktansvarlig.
Lederens opgave er at komme ind, efter at aftalen om rørene er indgået, for at sikre, at denne del af aftalen er tydeligt beskrevet og håndhævelig. Derefter overlader en god kontrakthåndteringsprofessionel ansvaret for overholdelsen af kontrakten til en anden, ofte den ansvarlige for overholdelse eller den tilsynsførende for bygningsregler, eller hvad den pågældende rolle nu kaldes i din virksomhed, for at sikre, at vilkårene bliver overholdt.
Den kontraktansvarlige er ikke bare korrekturlæser. Denne person er normalt ansvarlig for håndteringen af kontraktens livscyklus fra oprettelse til afslutning. Vedkommende kan for eksempel være den, der oprindeligt foreslog aftalen med hovedentreprenøren, og kan være ansvarlig for at forny aftalen, når den udløber. Det er endda muligt, især i små virksomheder, at din kontraktansvarlige også er din forhandler og ansvarlige for overholdelse, selvom det strengt taget er forskellige roller.
Hvorfor er kontrakthåndtering vigtig?
Hvorfor skal det være så omfattende at få en kontrakt oprettet, underskrevet og håndhævet? Kender du udtrykket "Djævelen ligger i detaljen?" Det har aldrig været mere sandt end i virksomhedskontrakter, især i en situation, hvor et skarpt juridisk team kan spare eller udtrække millioner af dollars på grund af en teknisk fejl i ét afsnit af en juridisk kontrakt på 14 sider.
Hele virksomheder er afhængige af vellykket kontrakthåndtering for at kunne fortsætte deres eksistens, og det kan betale sig at betale en dygtig person for at sikre, at dine kontrakter ikke pludselig giver bagslag og overrasker dig en dag.
Lad os sige, at hovedentreprenøren tager dig med om bord for at udføre VVS-installationerne for ham. Det går godt i starten, men efter cirka 3 måneder opstår der et problem i forsyningskæden, og dine PEX-rør bliver ikke leveret. Nu står du over for et svært valg.
Du kan forsinke arbejdet, hvilket kan medføre en økonomisk sanktion i henhold til kontraktvilkårene, eller du kan erstatte dem med de PVC- eller kobberrør, du har på lager, for at holde tidsplanen, hvilket også ville være et brud på kontrakten. Uanset hvad er du i problemer, fordi en lastbil ikke ankom til dit lager til tiden. Hvad skal du gøre?
Det er her, effektiv kontrakthåndtering redder dig. Under forhandlingsfasen burde din kontraktansvarlige have spurgt, hvad der ville ske, hvis netop dette problem opstod. Ideelt set bør der være en form for nødløsning i tilfælde af ukontrollerbare brud på aftalen eller i det mindste en mulighed for konfliktløsning. Det er din kontraktansvarliges opgave at medtage noget sådant ved oprettelsen af kontrakten for at sikre, at alle har klare forventninger på forhånd.
Konklusionen: Beskyt din virksomhed! Forstå de faktorer, der kan ugyldiggøre en kontrakt.
Hvem er ansvarlig for kontrakthåndtering?
Hele kontrakthåndteringsprocessen er kompliceret, og du har virkelig brug for en specialist, der beskæftiger sig med dette og næsten ikke andet. Din kontraktansvarlige kan være advokat, men det behøver vedkommende ikke at være. Du kan ganske enkelt støtte dig til den mest erfarne leder i virksomheden til at håndtere det, forudsat at personen har tidligere erfaring med juridisk håndhævelige kontrakter. I bredere forstand kan man dog sige, at alle er en del af kontrakthåndteringsteamet.
Detaljerne i kontrakthåndteringsprocessen varierer fra virksomhed til virksomhed og endda fra aftale til aftale, men hæng dig ikke i formaliteter. Alle, der kan bidrage konstruktivt, bør føle sig velkomne til at bidrage for at sikre, at du har gode kontrakter.
Lad os vende tilbage til VVS-virksomheden. I yderste konsekvens kan du have forskellige medarbejdere, der skaber netværk for at få opgaven og indleder forretningsforbindelserne (salg), drøfter aftalens vilkår (kontraktforhandler), gennemgår papirarbejdet før underskrivelsen (kontraktadministration) og håndhæver dens bestemmelser både internt (overholdelse) og eksternt (juridisk afdeling).
Selvfølgelig kan alt dette bare være én person. Du driver måske et enmands-vvs-firma, og i så fald ligger alt dette på dine skuldre. Din virksomhed har måske et halvt dusin autoriserede vvs-installatører, deres medhjælpere og én receptionist, hvilket betyder, at I enten deler processen for kontraktstyring eller outsourcer den til et professionelt firma. Når du begynder at arbejde med meget komplekse kontrakter, kan det dog være værd at have et helt team til styring af kontraktlivscyklussen internt.
Have an account? Log In
Forståelse af processen for kontraktstyring
Uanset hvordan du håndterer kontraktgodkendelse, bør du sørge for, at bestemte arbejdsgange indgår i processen. Den grundlæggende proces for styring af kontraktlivscyklussen fungerer i seks faser, som praktisk nok er opdelt i tre faser før underskrift og tre faser efter underskrift. I hver fase bør du forsøge at inddrage alle relevante interessenter, selv hvis det blot er for at lytte med og holde sig opdateret, så deres eget arbejde er bedre informeret på et senere tidspunkt.
Faser før underskrift
Oprettelse af kontrakten
Udarbejdelsen af kontrakten er dér, hvor det hele begynder. Det kan være en formel proces, f.eks. når du byder på en offentlig kontrakt eller ansøger om at blive leverandør til en stor virksomhed. Det kan også være helt uformelt, f.eks. når din ven har brug for udviklingsarbejde på sin hjemmeside. For de fleste virksomheder ligger udarbejdelsen af kontrakten et sted midt imellem, hvor et salgsteam udvikler kundeemner og opnår en foreløbig aftale om handler, hvorefter filen sendes videre til systemet til kontraktstyring til de næste trin.
I det kontrakteksempel, vi har brugt, ville du sandsynligvis møde hovedentreprenøren på en konference eller et andet netværksarrangement og indlede en samtale (uformelt). Du kunne ringe uopfordret til ham og spørge, om han har noget arbejde, du kan udføre (semiformelt). Du kunne også søge arbejde med installation af rør på offentlige skoler, og i så fald skal du sandsynligvis gennemføre en udbudsproces, før kontraktfasen kan begynde (formelt).
Kontraktforhandling
Uanset hvordan kundeemnet er opstået, går du på et tidspunkt ind i forhandlinger. Igen er der stor variation her. Teknisk set indgår du en kontrakt, når du køber brød i supermarkedet, fordi du (kunden) afgiver et tilbud om at købe brød til den angivne pris, hvorefter butikken accepterer dette tilbud, og du betaler. Erhvervskontrakter er som regel mere formelle end dette, og for alt, der varer længere end et år eller koster mere end $1,000, bør du bestemt få det på skrift med væsentlige kontraktkrav.
Nogle aftaler kommer med standardkontrakter. Hvis du kører ambulance, betaler Medicaid det beløb pr. kilometer, som de betaler, og det kan ikke forhandles. Andre aftaler giver lidt spillerum, men ikke meget. Levering af siliciumprodukter til Intel til deres mikrochips er ikke det, man ville kalde fleksibelt arbejde, så de eneste forhandlinger handler sandsynligvis om mængde, priser og vilkår for håndhævelse.
Mindre virksomheder kan slippe af sted med mere åbne kontrakter. Du indgår måske en aftale om at levere vvs-arbejde sammen med hovedentreprenøren, men enten du eller de kan være ansvarlige for at købe materialerne, betale for forsikring, interagere med kunder og så videre. Du kan som regel frit forhandle om alt, hvad du kan opnå med hensyn til priser, betalingsdetaljer, voldgift kontra mediation osv. Det er her, dit kontraktforhandlingsteam virkelig kan brillere.
En hædrende omtale her bør gå til en slags mellemfase i kontraktstyringens livscyklus: redigering. Intet dokument er perfekt i første omgang, og en juridisk bindende formular, der kan koste nogen en formue, skal virkelig være perfekt, før den underskrives. God software til kontraktstyring kan gøre en stor forskel med standardiserede skabeloner, der ikke kræver mange revisioner for at blive perfekte, men sørg for, at nogen redigerer afsnittene og gennemgår hele kontrakten. Det kan blive virkelig vigtigt en dag.
Godkendelse af kontrakten
Nu hvor kontrakten er påbegyndt, forhandlet og redigeret, er det tid til godkendelse. Din kontraktansvarlige og andre interessenter skal have tid til at gennemgå hele kontrakten, før en ny kontrakt kan underskrives. Godkendelsen kan komme fra et centralt sted, f.eks. den juridiske afdeling, eller den kan være bredt fordelt blandt de forskellige interessenter. Hvis der kun er én leder, skal du sørge for, at vedkommende tager sig god tid og taler med de relevante personer i virksomheden, før godkendelsen til underskrift gives.
I vvs-virksomheden kan forhandleren sende servicekontrakten videre til ledelsen for den endelige godkendelse, efterfulgt af en uges gennemgang. Dette er et godt tidspunkt at tale med den indkøbsansvarlige og finde ud af, om de PEX-rør, som entreprenøren ønsker, er overkommelige til de foreslåede priser, eller at få styr på detaljer om forsinkelser og problemer i forsyningskæden. Få svarene, før godkendelsen gives, for bagefter betragtes det som regel som for sent.
Faser efter underskrift
Overvågning
Dit CLM-arbejde fortsætter, selv efter at kontrakterne er underskrevet, enten personligt eller via elektronisk underskrift. Alle kontrakter har vilkår, nogle enkle og andre knap så enkle, og nogen skal være ansvarlig for at sikre, at det hele bliver leveret. Igen kan det være din kontraktansvarlige, eller hvis du er en større arbejdsgiver, kan du få dit juridiske team og dit compliance-team til at gøre det for dig.
Lad os sige, at din ven, der er hovedentreprenør, har indvilliget i at betale et bestemt beløb pr. hus og én gang om måneden forud for arbejdets udførelse. Hvis august kommer, og der ikke er nogen betaling, skal dit overvågningsteam reagere hurtigt. En telefonsamtale med hovedentreprenørens kontor afslører, at han har et problem med banken, og at betalingen ikke gik igennem, som den skulle.
Din kontrakt kan indeholde en bestemmelse, der pålægger entreprenøren en bøde eller giver dig mulighed for at betale dine medarbejdere fra entreprenørens kredit, indtil problemet er løst. En sådan misligholdelse kan endda give dig mulighed for at opsige kontrakten uden selv at skulle betale en bod.
More Articles
Fornyelse af kontrakten
De fleste kontrakter udløber på et tidspunkt. Det kan du være tilfreds med, eller du vil måske gerne fortsætte et godt samarbejde. På nogle måder er fornyelse lettere end den oprindelige kontraktoprettelse, fordi I allerede arbejder sammen og ved, hvad I kan forvente. På andre måder kan det være endnu mere kompliceret, f.eks. når du vil forhandle en anden pris eller indsætte en bestemmelse, der ikke var med i den oprindelige kontrakt.
Afslutning
Hele formålet med CLM-processen er at nå frem til afslutningen. Ideelt set bør dette ikke være slutningen på processen, men blot et trin i den fulde cyklus med igangsættelse, forhandling, implementering, overvågning og fornyelse. Det er op til dig, hvordan du afslutter aftalen, f.eks. hvem der kan forpligte din virksomhed ved at underskrive kontraktlige forpligtelser, men det er en god idé at lade den person, der administrerede processen, godkende den endeligt. Hvis du bruger onlineskabeloner, kan de normalt anvende en elektronisk underskrift på afstand, hvis du outsourcer til en CLM-specialist, der ikke arbejder på dit kontor.
Løsninger til kontraktstyring kan hjælpe
Uanset hvor store eller små dine kontrakter er, eller hvilken type kontrakt du arbejder med, kan du effektivisere den tidskrævende proces med automatisering gennem avanceret software til kontraktstyring. Faktisk er fordelene ved software til kontraktstyring mange. Forestil dig intelligente onlineskabeloner, der kan hjælpe dig med at optimere de vilkår, du ønsker, redigere ændringer på få minutter i stedet for dage, tilføje tilpassede tillæg og fjerne flaskehalse, der truer med at afspore hele kontraktcyklussen. Disse skabeloner opstiller standardelementer i kontrakter i et letlæseligt format, der giver mening ved første øjekast, og de hjælper med den daglige overvågning af kontraktens opfyldelse gennem enkle og forståelige rapporter.
Enhver god kontrakt indeholder et tilbuds- og et acceptselement. Dette afsnit giver dig f.eks. intern information og avanceret indsigt i verdenen af intelligente onlineforretningsformularer. Alt, hvad du skal gøre for at acceptere det, er at tilmelde dig vores nyhedsbrev. Det er sjovt, informativt og gratis!
