Sådan opbygger du et regneark til sporing af potentielle kunder

Uanset om du er en erfaren salgsleder, netop er startet i en ny rolle eller endda står for grundlæggerdrevet salg, er et regneark til sporing af salgsemner et værktøj, du hurtigt kan opbygge for straks at forbedre resultaterne af din salgsindsats.

Jeg har arbejdet med salg i over 10 år. Jeg har på første hånd set, hvordan en superstærk salgsrepræsentant uden en sporingsmetode bliver overgået af en gennemsnitlig sælger, der bruger en proces til sporing af salgsemner.

Denne guide gennemgår, hvordan du kommer i gang med et sporingsregneark, opbygger en lille proces omkring arket, og hvordan du effektivt bruger det til at udvikle din virksomhed.

Hvad er et regneark til sporing af salgsemner?

Et regneark til sporing af salgsemner er et værktøj, der primært bruges af personer og teams inden for salg, marketing og forretningsudvikling til at overvåge og administrere potentielle kunder. Tænk på det som et lille værktøj til styring af kunderelationer (CRM).

For virksomheder, der netop er kommet i gang, personer, der sælger deres ydelser, eller sælgere af produkter og ydelser i den høje prisklasse, som ikke har mange salgsemner, kan et sporingsregneark være et fantastisk værktøj, der i praksis er gratis og ikke har den stejle indlæringskurve, som de fleste CRM-systemer har.

Hvem bør bruge et sporingsregneark?

Det er mest nyttigt for små virksomheder, der gerne vil begynde at indsamle salgsdata, men ikke ønsker udgiften eller besværet ved at opsætte kompleks software til salgssporing, et CRM-system eller et system til håndtering af kundeemner.

Dette regneark vil typisk blive opbygget i enten Excel eller Google Sheets. Cloudbaseret software til projektstyring som ClickUp og Monday.com er også gode valg til opbygning af regneark til sporing af salgsemner.

Selv hvis et team har et komplet CRM-system, er sporingsark stadig nyttige for mødebookere til at følge deres salgsdata og nå deres mål. Salgschefer kan sikre, at deres salgsmedarbejdere i frontlinjen gennemfører nok meningsfulde aktiviteter pr. dag eller uge uden at skulle bruge tid på detailstyring eller gennemgang af kalendere.

Jeg bruger dette regneark til at spore daglige salgskontaktpunkter, herunder opkald, sms'er, e-mails og direkte beskeder.

Ovenfor ses et eksempel på et meget effektivt regneark til opfølgning på opkald, som bruges i en semiautomatiseret opsøgende kampagne for mine mødebookere. Her sporer de dagligt deres nye og igangværende salgskontaktpunkter, som kan være: direkte beskeder, sms'er, e-mails og opkald.

Dette værktøj hjælper mødebookeren med at holde sig organiseret og giver endnu vigtigere min salgschef mulighed for at gennemgå hele vores mødebookingsteams fremskridt på omkring 20 minutter hver morgen.

Hvilke data skal indsamles?

Vigtige kolonner og oplysninger

Kolonner kan indeholde oplysninger som ID for kundeemne, virksomhedsnavn, kontaktpersonens navn, kontaktpersonens e-mail, kontaktpersonens telefonnummer, branche, kilde til kundeemne, dato for første kontakt, dato for seneste kontakt, status, prioritet og noter. Men som minimum bør du indsamle:

Kontaktoplysninger
1. Fornavn
2. Efternavn
3. Virksomhedsnavn
Virksomhedsoplysninger
1. Telefonnummer
2. E-mail
3. Adresse
4. LinkedIn-profil
5. Andre profiler på sociale medier
Interaktionshistorik
Interesseniveau
Status for samtale/salgsemne
Salgsfase
Næste skridt
1. Interesseret
2. Opkald
3. Tilbud
4. DND

Forbedring af kvaliteten af sporingsdata

Konsekvens er afgørende

Når du indtaster data i regnearket for hvert lead, skal du sikre nøjagtighed og fuldstændighed for at bevare sporingssystemets anvendelighed. Hvis du er salgschef, skal du sørge for, at dit salgsteam er oplært i ensartede datastandarder, så alle data nemt kan samles til senere gennemgang.

Brug funktionerne til din fordel

Brug funktioner til datavalidering i dit regnearksprogram for at bevare dataintegriteten (f.eks. rullemenuer til Status og Prioritet).

Google Sheets har nu hurtige skabelonfunktioner, der bruger ‘@dropdown’, så du hurtigt kan oprette betinget formatering i dit regneark.

Det er en god idé at bruge disse funktioner (så vidt muligt) i stedet for almindelig tekst. Tekstindtastninger vil typisk indeholde mange stave- og syntaksfejl, som kan gøre det vanskeligere at samle data.

Eksempel:

For Status skal du oprette en rullemenu med valgmuligheder som Ny, Kontaktet, Interesseret, Ikke interesseret og Konverteret.
For Prioritet kan valgmulighederne være Høj, Middel og Lav.

Regneark til sporing af potentielle kunder

Har du brug for hurtigt at opsætte sporing af leads eller potentielle kunder? Download denne regnearksskabelon for hurtigt at skalere din salgsproces – og få organiseret dine data, når du er klar til at opgradere til en softwareløsning.

Have an account? Log In

Sådan opretter du et regneark til sporing af potentielle kunder

1. Definer dine mål og KPI'er

Start med at afklare, hvad du vil opnå med dette regneark. Sporer du leadgenerering, konverteringsrater for salg eller opfølgning på kunder? Dine mål afgør, hvilke data du skal inkludere.

2. Opsæt regnearkets struktur

Brug afsnittet ovenfor som vejledning, og opret din tabel med kolonner, der hjælper dig med at spore de nødvendige oplysninger om hver potentiel kunde. Følg de grundlæggende principper for leadstyring for at opbygge det fundament, du skal bruge for at få succes.

3. Udfyld regnearket

Begynd at udfylde regnearket med data om dine nuværende potentielle kunder. Det kan gøres manuelt eller ved at importere data fra andre systemer, hvis du skifter fra en anden sporingsmetode.

4. Opsæt betinget formatering

Brug betinget formatering for at gøre det nemmere visuelt at vurdere status og prioritet for leads. Du kan f.eks. indstille leads med høj prioritet til at have en rød baggrund og leads med lav prioritet til at have en grøn baggrund eller sortere efter "Dato for seneste kontakt" for at se de ældste poster først.

En bemærkning om kolonnen »Senest kontaktet« – lær af mine fejl.

Det virker måske som en lille detalje, men hvis du har besluttet dig for ikke at bruge et CRM-system endnu, lover jeg dig, at denne lille detalje vil spare dig for TIMERS frustration. Kolonnen »Senest kontaktet« er en automatiseret måde, hvorpå du kan se, hvem dit salgsteam har kontaktet for nylig. Her er sagen: Jeg garanterer dig, at dit salgsteam ikke vil udfylde den efter hvert opkald eller hver besked. Det kommer de bare ikke til, så lad være med at prøve.

I stedet har jeg inkluderet et nyttigt script til Google Sheets, som automatisk opdaterer kolonnen »senest opdateret«, hvis en af de andre kolonner i den samme række ændres. Jeg har fundet dette lille stykke kode utrolig nyttigt, fordi det fjerner behovet for, at salgsrepræsentanter skal huske at udfylde cellen med den seneste opdatering.

Trin-for-trin-vejledning til installation af scriptet i Google Sheets

Åbn dit Google-ark.

Gå til Udvidelser → Apps Script.
Slet al kode i scripteditoren, og erstat den med følgende script:
Rediger arrayet watchColumns, så det indeholder de 1-baserede indeksnumre for de kolonner, du vil overvåge for ændringer.
Rediger dateColumn til det kolonnenummer, hvor datoen skal vises, når der foretages ændringer.
Gem scriptet med gem-ikonet eller via Filer → Gem, og giv dit projekt et navn.
Luk fanen Apps Script, og vend tilbage til dit ark.

Brug denne kodeblok i fanen Apps Script for at sikre, at det fungerer. Du skal blot opdatere kolonnerne og slette de kommenterede noter efter //.

function onEdit(e) {

// Angiv de kolonner, du vil overvåge for ændringer

const watchColumns = [2, 3]; // Eksempel: Overvåg kolonne B og C (som er 2 og 3 med et 1-baseret indeks)

const dateColumn = 4; // Den kolonne, hvor datoen skal indsættes (D i dette tilfælde, som er 4)

const range = e.range;

const sheet = range.getSheet();

if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {

// Indsæt datoen i den angivne "dateColumn", når en overvåget kolonne redigeres

const row = range.getRow();

const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);

dateCell.setValue(new Date());

}

5. Opret filtrerings- og sorteringsmuligheder

Aktivér filtre for hver kolonne, så brugerne nemt kan sortere dataene, f.eks. se alle potentielle kunder, der befinder sig på et bestemt trin i salgsprocessen, eller dem, der er tildelt en bestemt salgsrepræsentant.

Godt tip:

Opret et kontrolpanel ud fra disse filtre ved hjælp af enten pivottabeller eller udsnitsværktøjer.

Hvad er et udsnitsværktøj?

Et udsnitsværktøj er en interaktiv værktøjslinje, der giver dig mulighed for at sortere i dit regneark ud fra bestemte værdier og data. Du kan bruge dem til at ændre de synlige oplysninger i dit regneark ved hjælp af en widget, der er nem at få adgang til.

Jeg er stor fan af udsnitsværktøjer, fordi de gør det muligt at manipulere data direkte på siden.

6. Opbyg et træningsmodul til dit team

Oplæring af et nyt salgsteam i effektiv brug af et regneark til sporing af potentielle kunder kan struktureres i en række undervisningsmoduler. Her er forslag til titler og en kort oversigt over hvert modul, som kan hjælpe med at styre træningsprocessen:

Introduktion til sporing af potentielle kunder

Forståelse af regnearket til sporing af potentielle kunder
Bedste praksis for dataindtastning
Håndtering og opdatering af leads
Brug af filtre og sortering til analyse
Rapportering og indsigt
Anvendelse i den virkelige verden og rollespil
Spørgsmål og svar samt feedbacksession

7. Gennemgå og analysér

En af de store fordele ved at bruge Google Sheets er den nemme synkronisering med Google Lookerstudio. Dette værktøj giver en salgsleder mulighed for at have mere klare samtaler om salgsresultater og bruge visualisering til nemmere og mere effektivt at følge tendenser.

eksempelskærmbillede — Det er enkelt at oprette dashboards, der giver dig opdaterede datavisualiseringer, i Lookerstudio.

Hvem er involveret?

Nu hvor du har opbygget dit regneark i enten Excel eller Sheets, har du brug for personer til at drive din salgsproces. Nedenfor finder du de typiske personer, roller og funktioner, som de relaterer sig til regnearket.

Sælger

I enhver forretningsproces, der involverer salg, fungerer sælgeren som forbindelsesleddet mellem virksomhedens tilbud og kundens behov. Sælgeren spiller en afgørende rolle, ikke kun i udførelsen af salgsstrategier, men også i udformningen af dem baseret på direkte feedback fra markedet. Deres opbakning sikrer, at de er motiverede og proaktive, hvilket er afgørende for at opnå de bedste salgsresultater.

Sælgere er ansvarlige for at udfylde deres del af regnearket dagligt. Jo færre og enklere KPI'er, desto bedre.

I en typisk salgsproces vil jeg have mit team til at følge:

Opkald pr. dag
Opkald med kvalificerede leads pr. dag
Samlet kvalificeret pipeline
Samlet omsætning
Forholdet mellem kvalificerede leads og afsluttede salg

Disse KPI'er bør indbygges i et hoveddashboard i regnearket, som er helt åbent, så alle sælgere kan se, hvordan de andre klarer sig.

Salgschef

En ting, jeg ikke kan understrege nok om en salgschef, er, at vedkommende næsten aldrig bør være den bedste sælger. Tænk på Michael Scott i The Office. En fantastisk sælger; en forfærdelig chef.

At lede et salgsteam betyder at være ansvarlig for, at hele teamet når sine KPI'er. Det betyder konstant overvågning af førende indikatorer, coaching af sælgere, der har udfordringer, og udvikling af nye strategier til at forbedre antallet af afsluttede salg.

Det er meget vigtigt, at salgschefen følger sporingsregnearket nøje for at holde teamet på kurs mod at nå salgsmålene. Ved at sikre, at dataindtastningen er korrekt og rettidig, kan de eliminere enhver risiko for mikrostyring – eller som jeg kalder det: “Moralen dør.”

Når salgsdata viser, at en sælger udfører sit arbejde over KPI-målet, bør salgschefen blot lade vedkommende være. Først når disse KPI'er begynder at falde, bør salgschefen gribe ind og arbejde direkte sammen med sælgeren for at forbedre resultaterne.

Salgsleder

Du er sandsynligvis ejer af en mindre virksomhed, og hvis det er tilfældet, er du sikkert også salgsleder i din virksomhed. I tilfælde af grundlæggerledede salgsteams er det vigtigt at følge et par trin:

Sæt tonen og skab kontinuitet i dit team med et separat møde, der kun handler om salg, mindst én gang om ugen. Gør ikke salgsmøder til en del af de generelle møder.
Hold salgsmøderne korte og fokuserede. Marcus Chan har skrevet en god bog, der hedder 6-figure Sales Secrets, hvor du kan lære nogle meget anvendelige tips til at afholde et effektivt salgsmøde.
Uddelegér de nemme gevinster. Hvis du er grundlæggeren, er din opgave at håndtere nøglekunder og udvikle disse relationer over tid. Din opgave er IKKE at være den bedste sælger. Giv de bedste leads og kunder videre til dit salgsteam for at opbygge moral og sammenhold.

Hvis du er ejer, kan du læse vores artikel “Sådan holder du styr på leads (og giver dit salgsteam de bedste forudsætninger for succes) i 3 trin” for at få nogle nyttige tips til at komme i gang med at organisere leads sammen med dit team.

Tips og fejl, der skal undgås ved sporing af potentielle kunder

Tips

1. Integrer med et e-mailmarketingsystem (EMS) så hurtigt som muligt

E-mail er et af de mest effektive salgsværktøjer. Et værktøj som ActiveCampaign eller MailChimp bør tages i brug med det samme. Ved at bruge automatisering gennem Zapier kan du nemt overføre relevante kontaktoplysninger til EMS'et uden at skulle indtaste dem to gange.

2. Automatiser, hvor det er muligt

Brug formler og funktioner til at automatisere beregninger, f.eks. antallet af dage siden den seneste kontakt, så du sparer tid og reducerer manuelle fejl.

3. Tag konstant sikkerhedskopi

Cloudbaserede regneark som Google Sheets sikkerhedskopieres altid, og derfor foretrækker jeg Sheets frem for Excel til mine skabeloner til sporing.

Fejl, der skal undgås

1. Overkomplicering

Hold regnearket enkelt og brugervenligt. Undgå for mange felter, komplekse formler og rodede layouts.

2. Uensartet dataindtastning

Standardiser dataindtastningen med tydelige retningslinjer, og brug rullemenuer for at minimere fejl. Sørg for, at alle teammedlemmer er oplært i, hvordan regnearket bruges korrekt.

3. Forsømmelse af opdateringer og vedligeholdelse

Opdater og vedligehold regnearket regelmæssigt for at holde det relevant og nyttigt. Implementer en strategi for sikkerhedskopiering for at forhindre datatab.

Hvornår har jeg brug for software til håndtering af potentielle kunder?

Tegn på, at din virksomhed er vokset fra regnearksmodellen

Større mængder potentielle kunder: Det kan blive besværligt og fejlbehæftet at håndtere et stort antal potentielle kunder via regneark. Hvis du har svært ved at spore interaktioner eller opdateringer effektivt, er det et tegn på, at du bør skifte. En af fordelene ved software til salgssporing er, at det også kan hjælpe med at håndtere større mængder potentielle kunder.
Behov for adgang til data i realtid: Hvis flere teammedlemmer har brug for samtidig at få adgang til og håndtere oplysninger om potentielle kunder, kan regneark blive begrænsende og måske ikke understøtte opdateringer i realtid effektivt.
Komplekse salgsprocesser: Efterhånden som salgsprocesser bliver mere komplekse og involverer flere kontaktpunkter og tilpassede opfølgninger, kan regneark muligvis ikke håndtere dem effektivt.
Begrænsninger inden for rapportering og analyse: Når der er behov for avanceret analyse og rapportering for at træffe velinformerede beslutninger, og regneark er for grundlæggende til at levere denne indsigt, kan et CRM-system være nødvendigt.

Sådan skifter du fra et regneark til et CRM-system eller et system til håndtering af potentielle kunder

Vurder dine behov: Forstå hvad du har brug for i et CRM-system ved at identificere problemerne med dit nuværende regnearkssystem og angive funktioner, der løser dem.
Vælg det rigtige CRM-system: Vælg et CRM-system, der passer til dit budget, kan skaleres i takt med din vækst, integreres med dine eksisterende værktøjer og er brugervenligt.
Planlæg datamigreringen: Forbered dine data til migrering ved at rydde op i eksisterende data (fjerne dubletter og rette fejl) og beslutte, hvilke data der skal overføres.
Oplær dit team: Sørg for, at alle, der skal bruge CRM-systemet, bliver oplært i, hvordan det bruges effektivt. Det kan indebære flere oplæringssessioner eller løbende support.

At skifte fra et grundlæggende regneark til et dedikeret CRM-system eller et system til håndtering af potentielle kunder er et betydeligt skridt fremad i arbejdet med kunderelationer og forbedringen af salgseffektiviteten, især når en virksomhed vokser, og dens processer bliver mere komplekse.

Sporing af potentielle kunder – grundlaget for bæredygtig vækst

Et regneark til sporing af potentielle kunder handler ikke kun om at holde styr på, hvem du har talt med; det handler om at skabe et grundlag for bæredygtig vækst. Med funktioner som automatiske påmindelser om opfølgning, statusopdateringer og prioritering af varme potentielle kunder bliver dette regneark til et mini-CRM-system, der er skræddersyet specifikt til nystartede virksomheders unikke behov.

Mens du indtaster oplysningerne om hver potentiel kunde, kan du se din forretningsindsigt vokse. Det giver dig mulighed for løbende at finjustere din salgstaktik og fokusere på det, der faktisk virker. Desuden er det en fremragende måde for hele dit team at holde sig på linje med salgsmålene, forstå den aktuelle status og i fællesskab arbejde hen imod målene.

Overgangen fra et regneark til et fuldt udviklet CRM-system bliver markant lettere, når du først har fået disse processer på plads. Det er mere end bare et værktøj – det er din tidlige navigator på iværksætteriets vidtstrakte hav, der styrer dig mod mere systematiske, datadrevne salgssucceser. Begynd med dette enkle skridt, og læg grunden til avancerede salgsoperationer, der kan bringe din virksomhed fremad. Lad rejsen mod vækst og effektivitet begynde!

Vil du tage din RevOps-indsats til det næste niveau? Tilmeld dig nyhedsbrevet fra The CRO Club for ekspertrådgivning, softwareanmeldelser og andre ressourcer, der kan hjælpe dig med at skabe forudsigelig vækst i stor skala.