Hvis du allerede er bekendt med forretningsintelligens, ved du, at det bruger avanceret dataanalyse til at skabe mening i, hvad der foregår i din virksomhed og med dens resultater. At opbygge en god strategi for forretningsintelligens minder meget om selv at gennemføre en lille rekognosceringsoperation ved hjælp af en masse data, som du sandsynligvis allerede har adgang til. Målet er at skabe mening i de store datamængder, der ligger forskellige steder, og omdanne dem til analyser, du kan forstå og bruge.
Før du går i gang med at bruge en BI-strategi til at træffe intelligente beslutninger, spare tid og penge, reducere dine risici og få en fordel i forhold til konkurrenterne, er det naturligvis en god idé først at lægge grundlaget. Her kommer denne artikel ind i billedet – din køreplan til at opbygge en succesfuld BI-strategi.
Hvad er en strategi for forretningsintelligens?
En forretningsintelligens-strategi er din plan for, hvordan du vil skabe mening i de datasæt, der er tilgængelige for din virksomhed. Din virksomhed indsamler sandsynligvis en masse information, og en god BI-strategi er en systematisk metode til at organisere den, gennemgå den, udvikle nyttige indsigter fra den og derefter træffe datadrevne beslutninger på baggrund af den. Eksempler på ustrukturerede data, som din virksomhed sandsynligvis modtager, kan være:
- Salgstal
- Feedback på sociale medier
- Kundernes svar på serviceopkald og teknisk support
- Interne økonomiske data
- Medarbejdernes løn, timesedler og alt andet fra HR, såsom sygefravær og betalt fri
- Lagerdata
- Lignende oplysninger, som du har indsamlet om konkurrenter, såsom deres offentligt tilgængelige salgstal eller annonceforbrug
Når du har et datasæt, som du mener indeholder nyttige oplysninger, er din BI-strategi den formelle metode, du bruger til at analysere det og nå frem til en fornuftig datavisualisering, der får de vigtigste indsigter til at træde tydeligt frem. Det indebærer normalt, at man samler et BI-team bestående af centrale interessenter – fra din økonomidirektør eller IT-direktør til leverandører, HR-chefer, dataanalyseeksperter og endda slutbrugere – for at afholde strukturerede møder, hvor oplysningerne gennemgås på en meningsfuld måde.
Målet er at udvikle en prædiktiv model, der forklarer, hvad din organisation foretager sig, og forhåbentlig opnå bedre prognoser end ved en tilgang baseret på tilfældige gæt.
Hvorfor bør jeg have en strategi for forretningsintelligens?
Det er besværet værd at bruge strukturerede dataanalyseværktøjer til at fremhæve vigtige resultatindikatorer. Når dine teams først er kommet godt i gang, begynder der at dukke mange virkelig overraskende indsigter op, og de kan danne grundlag for langt bedre forretningsbeslutninger. Efterhånden som du vænner dig til at arbejde på denne måde, vil du opdage flere fordele ved BI. Din køreplan for forretningsintelligens kan hjælpe dig på følgende måder.
Træf velinformerede beslutninger
At træffe beslutninger er chefens vigtigste opgave, og hvis du arbejder i blinde, føles det, som om du bare kaster pile efter en skive, hvor JA og NEJ er sat fast. Avanceret forretningsanalyse kvalificerer dine beslutninger og holder dig forbundet med fakta på en måde, der ellers ikke er mulig i organisationer i vækst. På en enkelt dag kan du være nødt til at træffe beslutninger om HR-politik, budskaber på sociale medier, overholdelsesindsatser, rapportering til offentlige tilsynsmyndigheder og om, hvorvidt pauserummet skal have almindelig mælk eller sojamælk.
Lad os for eksempel sige, at du skal beslutte, om du vil skifte til en 4/10-vagtplan i stedet for at fortsætte med din nuværende 5/8-plan. Uden en BI-strategi til at gennemgå timeseddeldata og vigtige resultatindikatorer gætter du grundlæggende ud fra, hvad der føles rigtigt. Men hvad nu, hvis du kørte dine data gennem de automatiserede faser af forretningsintelligens, som du har implementeret, og de viser, at medarbejderne i kundeservice klarer sig langt bedre mod slutningen af deres vagt end i begyndelsen, men at de melder sig syge oftere end medarbejderne i salgsafdelingen?
I dette tilfælde kunne du overveje en vagtplan med 12 timer på og 24 timer fri, da den maksimerer både dine kundeservicemedarbejderes produktive tid og deres fritid. Som følge heraf oplever du bedre håndteringstider for opkald og et fald i fraværet. Det er en god forretningsbeslutning, og du ville aldrig have gættet det, hvis ikke BI-teamet havde undersøgt dataene grundigt.
Spar tid og penge
Med udgangspunkt i eksemplet ovenfor har du besluttet at skifte til en 12/24-plan for kundeservice. Nu skal du implementere din beslutning. Der er naturligvis gode og dårlige måder at gøre dette på, men findes der én enkelt bedste måde?
Virksomheder, der ønsker at gennemføre en stor forandring som denne, hyrer nogle gange eksterne konsulenter til at planlægge og styre deres strategi for digital transformation. Det siger sig selv, at dette er enormt dyrt og vil optage din opmærksomhed i månedsvis. På den anden side kan det tage lige så lang tid at udpege en intern medarbejder, og denne leder kan ikke udføre sit øvrige arbejde, mens vedkommende omorganiserer vagtplanerne.
Det er her, dit BI-team kommer til undsætning ved at undersøge dataene og finde CV'et (via søgbare nøgleord) for en af dine finansanalytikere, som tidligere har været projektleder. Hun er netop vendt tilbage fra barsel (oplysninger fra HR) og er endnu ikke begyndt på årets skatteindberetninger. Sporing af indgående opkald viser, at marts er en stille måned for kundehenvendelser, og at I får færrest opkald om natten.
Med denne indsigt beder du din tidligere projektleder om at overtage omlægningen af vagtplanen, før skattesæsonen for alvor går i gang. Planlæg den første nye vagt til begyndelsen af marts, og begynd overgangen med natholdene for at holde deres belastning nede, indtil alle har vænnet sig til ændringerne. Derefter bruger du dine økonomiske kontrolpaneler til at sammenligne omkostningerne med det beløb, du ellers ville have betalt erhvervskonsulenter for at gøre det.
Have an account? Log In
Begræns risici
Intelligent risikobegrænsning er endnu en fordel ved at have en strategi for forretningsintelligens. Når du fastsætter forretningsmål for den nærmeste fremtid, kommer du uundgåeligt til at løbe visse risici. Fremtidige initiativer bliver trods alt langt mere forudsigelige, hvis du kan se fremtiden. En strategi for forretningsintelligens kan ikke helt styre dette, men den kan kvalificere din planlægning.
Lad os sige, at du har besluttet at indføre den nye vagtplan, og at du er halvvejs gennem overgangen. På trods af din bedste planlægning går det ikke godt, og et større antal af dine kundeservicemedarbejdere end forventet siger op eller klager over ændringen. Dine vigtigste interessenter holder øje med målingerne, og de opstiller en række milepæle, der nemt kan vises i diagrammer, så du kan overvåge projektet. Hvis din personaleafgang stiger til bestemte niveauer, er det et signal om at sænke tempoet i overgangen eller begrænse tabene tidligt. Hvis tallene forbliver tæt på det acceptable niveau, kan du trygt fortsætte, eftersom datakilderne forudsiger en tilbagevenden til normalen efter overgangen. I begge tilfælde løber du veldefinerede risici med åbne øjne, og du har kontrol gennem hele processen.
Opnå en konkurrencefordel
På et tætbefolket og konkurrencepræget marked kan selv en lille fordel give dig et forspring, som gradvist lader dig trække fra. Hvis dine konkurrenter ikke bruger avancerede BI-værktøjer til at styre deres beslutningsproces, kommer du sandsynligvis til at begå færre og mindre alvorlige fejl, og du vil måske endda finde nye muligheder, som andre overser.
Trin til opbygning af en succesfuld strategi for forretningsintelligens
Fordelene ved succesfuld BI lyder gode, men hvordan får du det til at fungere i den virkelige verden? Her er 10 trin, som stort set enhver virksomhed kan følge for at opbygge succesfulde BI-systemer og gøre dem til en fast del af den daglige forretningsdrift.
Trin 1. Vurder din nuværende situation
Du kan ikke gøre noget, før du ved, hvad du står over for. Brug din interne viden om virksomhedens tilstand og dine fremtidige forretningsmål til at vurdere, hvor du befinder dig, og hvilken type information du har brug for som vejledning fremadrettet. Dette vil danne grundlag for mange af de beslutninger, du træffer, mens du strukturerer dine arbejdsgrupper og planlægger dine nye arbejdsgange. Gå en tur rundt i dine faciliteter, gennemgå dine Excel-ark, og tal med dine afdelingschefer for at identificere værdifulde mål og finde områder, hvor der mangler information.
Trin 2. Vælg en sponsor og interessenter
De personer, du vælger til dine BI-arbejdsgrupper, skal være intelligente, engagerede og disciplinerede nok til at anvende en systematisk tilgang til dataanalyse. Vælg en person, du har tillid til, til at lede arbejdsgruppen. Det er normalt en chef på C-niveau med stor erfaring inden for gruppesamarbejde og ledelse af arbejdsgrupper. Giv denne sponsor stor frihed til at sammensætte resten af arbejdsgruppen, men sørg for, at gruppen omfatter repræsentanter fra alle arbejdsgrupper, der påvirkes af projektet. Disse interessenter skal arbejde tæt sammen.
Trin 3. Sammensæt din BI-arbejdsgruppe
Saml alle, bestil pizza, og begynd med præsentationerne. Hvis du ændrer vagtplaner, som i vores igangværende eksempel, er de vigtigste personer, der skal med, din sponsor – som vi antager er din driftschef – der refererer direkte til dig. Interessenterne i arbejdsgruppen vil omfatte chefen for kundeservice, en person fra HR, en vagtplanlægger fra driftsafdelingen, en person fra fagforeningen, hvis I har en, og måske en jurist med specifik erfaring inden for arbejdsret og overholdelse af reglerne for ikke-funktionærer.
Bemærk: Afhængigt af hvilken platform du vælger (næste trin), kan det også være en god idé at investere i uddannelse, såsom et Power BI-kursus eller et Tableau-kursus til din arbejdsgruppe.
Trin 4. Vælg din BI-platform
Det er det aktuelle år, og alt er digitalt. Uanset hvad dit team arbejder med – selv hvis dine mål for virksomhedens resultater blot er at skifte til sojamælk ved kaffestationen – har du brug for software til forretningsindsigt, der tilbyder selvbetjeningsskabeloner og fremragende brugervenlighed for ikke-eksperter. Hvis du har brug for nogle gennemprøvede forslag, har vi angivet vores anbefalinger til de bedste platforme til indtægtsindsigt.
Trin 5. Overvej sikkerhed, privatliv og overholdelse af regler
Lige nu forsøger en ihærdig gruppe hackere et eller andet sted i verden at få adgang til dine data. Din virksomheds planer for fremtiden er ikke noget, du ønsker at dele, så du har brug for kryptering og god IT-sikkerhed. Hvis du arbejder med kunders økonomiske data, skal du sørge for kun at bruge software, der er SSAE 18-certificeret, da det kan være et lovkrav.
Trin 6. Indsaml, rens og analysér dine data
Skrald ind, skrald ud. Det har du hørt før, men det er vigtigere her end nogensinde. Rens dine data, før de går gennem BI-maskinen, ellers giver dine resultater ingen mening. Du behøver for eksempel ikke at kende alle medarbejderes private telefonnumre for at ændre en vagtplan, så fjern dem og alle andre overflødige oplysninger. En iboende afhængighed af datakvalitet er en af ulemperne ved BI.
Trin 7. Brug datavisualiseringer
En del af BI-planen handler om, hvordan de indsigter, teamet udvikler, skal præsenteres. Opret et dashboard til forretningsindsigt ved hjælp af skabeloner til datavisualisering, da de er enkle, intuitive og giver dig mulighed for at overskue store datamængder på et øjeblik. Det gør det også meget lettere for alle interessenter og alle på dit BI-team at forstå præcis, hvad de ser på.
Trin 8. Identificér dine KPIS
Udvælg dine vigtigste resultatindikatorer (KPIs) og milepæle tidligt, og hold fast i dem. Hvornår bør du vide, hvordan ændringen af vagtplanen vil påvirke moralen? Hvornår bør du vide, hvad den vil koste? Hvad er ROI'en for det hele? Følg op på dette, da det er den tilbagemelding, du har brug for, for at sikre, at du er på rette spor.
More Articles
Trin 9. Forudse forhindringer, og find løsninger
Som en berømt bokser engang sagde: "Alle har en plan, indtil de bliver slået i hovedet." Vi ved, at forretningsindsigt og data ligger et godt stykke fra sporten, men citatet gælder faktisk for enhver plan, du iværksætter. Planlæg på forhånd for forhindringer, fejltrin og kendte ulemper ved BI, og hav en plan klar for, hvordan du kommer forbi de uundgåelige computernedbrud, datatab og mangler i oplæringen.
Trin 10. Gennemfør årlige evalueringer
Hvis du ikke indarbejder tilbagemeldinger og evaluering i din BI-struktur, vil du aldrig vide, om den fungerer. Gennemfør årlige evalueringer af dataene, teamet og selv processen (eller hyppigere, f.eks. kvartalsvist) for at sikre, at du holder kursen. Se igen på den ROI, du opnår, og fortsæt forbedringsprocessen, så du bliver ved med at blive bedre til at træffe datadrevne beslutninger.
Vil du vide mere?
Vidste du, at der er mere i en strategi for forretningsindsigt, end en enkelt artikel kan rumme? Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at blive ved med at lære om dette emne samt alle de tips, teknikker og værktøjer inden for indtægtsdrift, du har brug for for at få succes.
