Çoğu şirket, müşterilerle yapılan hizmet sözleşmelerinden personelle yapılan iş sözleşmelerine kadar çeşitli sözleşmelere dayanır. Bu ticari sözleşmelerin hazırlanması, müzakere edilmesi, imzalanması ve güvenli şekilde saklanması büyük miktarda zaman ve çaba gerektirir; bir yazılım aracı da sözleşme yaşam döngüsü süreci boyunca ekibinize destek olabilir. Sözleşme yönetimi yazılımının avantajlarını anlamak, ne tür bir araç aradığınızı ve ekibinizin bu araçtan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğini belirlemenize yardımcı olur.
İster küçük bir girişim ister küresel bir işletme yönetiyor olun, sözleşmelerinizin ilgili yasa ve düzenlemelere uygun şekilde dikkatle ele alınması gerekir. Kapsamlı bir hukuk ekibiniz olmayabilir; bu nedenle sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) yazılımı kullanmak, sürecin her aşamasının en yüksek standartları karşılamasını sağlamaya yardımcı olabilir. Sözleşmelerinizi yöneten büyük bir ekibiniz olsa bile bir yazılım çözümü, ekibin manuel iş yükünü azaltabilir ve sözleşme yönetimi sürecini kolaylaştırabilir.
CLM yazılımının beş temel avantajına ve bunların her birinin kuruluşunuz için neden önemli ve etkili olduğuna dair genel bir bakış için okumaya devam edin.
Sözleşme Yönetimi Yazılımının 5 Temel Avantajı
Avantajlara geçmeden önce şunu da merak ediyor olabilirsiniz: sözleşme yönetimi yazılımı ne kadar maliyetlidir? Fiyatlandırmayı anlamak çok önemlidir; çünkü özellik beklentilerini bütçe kısıtlamalarıyla dengelemenize yardımcı olur.
Sözleşme yönetimi yazılımının işletmeniz için sağlayabileceği başlıca avantajlar aşağıda açıklanmıştır.
Have an account? Log In
1. Daha Hızlı Sözleşme Oluşturma
Birçok sözleşme yönetimi yazılımı çözümü; özelleştirilebilir sözleşme şablonları, madde kütüphaneleri ve otomatik doldurulan alanlar gibi araçlara sahiptir. Bu özellikler, taslak hazırlama sürecini hızlandırmaya ve yeni ve revize edilmiş sürümler oluşturmak için mevcut belgeleri yeniden kullanmaya yardımcı olur. Gerçek zamanlı iş birliği ve otomatik onay akışları da sözleşme hazırlama sürecini hızlandırır.
Yeni bir sözleşmenin hızlı bir şekilde hazırlanması yalnızca ekibinizin üretkenliğine değil, sözleşmenin karşı tarafına da fayda sağlar. Yeni bir müşteriye veya yeni çalışana sözleşmeyi ne kadar hızlı gönderirseniz, karşı taraf da sözleşmeyi o kadar hızlı inceleyip imzalayabilir veya değişiklik talepleriyle size geri dönebilir. Bir sözleşmeyi zamanında hazırlamak, diğer tarafa ekibiniz ve şirketiniz için öncelikli olduğunu gösterir.
2. Azalan Manuel İş Yükü
Sözleşme otomasyonu çözümleri genellikle ekibinizin manuel süreçlerini azaltmaya yardımcı olan otomasyon özellikleri sunar. Sözleşme yönetimi yazılımıyla ekip üyeleriniz, imza sıralarını ve sözleşme etkinliği bildirimlerini içeren otomatik iş akışları oluşturabilir. Bu özellikler, daha az gidip gelme ve daha az idari işle birlikte daha sorunsuz bir sözleşme yaşam döngüsü süreci sağlar.
Sözleşme geliştirme sürecinde veri girişini otomatikleştirmek önemli ölçüde zaman kazandırır. Bu yazılım çözümleri, CRM'iniz ve diğer veritabanlarınızla entegrasyonlar aracılığıyla iletişim ve şirket bilgilerini, yenileme tarihlerini ve diğer önemli veri noktalarını sözleşmelere otomatik olarak ekleyebilir. Küçük bir iş gibi görünebilir, ancak hızla birikir: Zapier'in 1000 bilgi çalışanıyla yaptığı yakın tarihli bir araştırmada, katılımcıların %76'sı her gün 1-3 saatini yalnızca verileri bir yerden başka bir yere taşımakla geçirdiğini belirtti.
3. Azalan Risk ve Güvence Altına Alınmış Uyumluluk
Sözleşmelerin hukuki belgeler olduğunu ve bu nedenle düzenleyici uyumluluk standartlarına tabi olduğunu unutmayalım. İster bir NDA ister bir tedarik sözleşmesi olsun, sözleşmenin bölgeniz için geçerli yasal gereklilikleri karşıladığından emin olmanız gerekir. Sözleşme uyumluluğu şaka değildir; gerekli standartları karşılamamanız durumunda işletmeniz uyumsuzluk cezalarıyla karşı karşıya kalabilir.
Sözleşmelerinizin geçerliliğinden emin olun. Bir sözleşmeyi geçersiz kılabilecek durumlara göz atın.
Birçok CLM yazılımı; erişim izinleri, denetim izleri ve uçtan uca şifreleme gibi uyumluluk yönetimi özelliklerine sahiptir. Bu araçların elektronik imza özellikleri de yasal standartları karşılar ve yazılım aracılığıyla oluşturulan ve yönetilen her sözleşmenin mevzuata uygun olmasını sağlar. Bu, işletmeniz için genel riski azaltmaya yardımcı olur ve şirket içi bir hukuk ekibine duyulan ihtiyacı bile ortadan kaldırabilir.
4. Düzenli Belge Depolama
Bulut tabanlı bir çözüm olmadan belge yönetim sisteminiz, bir suç dizisindeki dava dosyaları odasına benzemeye başlayabilir. Tamam, o kadar kötü olmayabilir — ancak bir dosya dolabı yalnızca görünüş olarak eski moda değildir; genellikle oldukça işlevsizdir de. Uygun depolama, ekibinizi pek çok sıkıntıdan ve zaman kaybından kurtarır. Aynı Zapier araştırmasına göre çalışanların %73'ü her gün 1-3 saatini yalnızca bilgi veya belirli bir belge bulmaya çalışarak geçirdiğini bildirmiştir.
Çoğu CLM yazılımı, belgeleri düzenli, merkezi ve güvenli tutan aranabilir bir sözleşme arşivine sahiptir. Kullanıcılar, merkezi arşivdeki sözleşmeleri yalnızca dosya adlarına göre değil, içeriklerine göre de arayabilir ve filtreleyebilir. Bazı sözleşme analitiği yazılımı araçları, yinelenen dosyaları azaltmak ve aradığınız sözleşmeyi tam olarak bulmayı kolaylaştırmak için yerleşik adlandırma kurallarına ve sürüm geçmişlerine bile sahiptir.
5. Sözleşme Yönetim Sistemi İçgörüleri
CLM yazılımınız, şirketinizin daha kapsamlı sözleşme yönetim sisteminin yalnızca bir parçasıdır. Bu daha geniş sistem; sözleşme inceleme süreciniz, sözleşme onay akışlarınız, faturalandırma ve temel paydaşlarınız gibi sözleşmeleri nasıl yönettiğinizle ilgili iş süreçlerini ve diğer unsurları kapsar. İşletmenizin diğer alanlarında olduğu gibi, sözleşme sisteminizin performans ölçümlerini izlemek önemlidir.
Bu yazılım çözümlerinde, sözleşme sürecinizin verimliliğini izlemenize ve iyileştirme fırsatlarını belirlemenize yardımcı olan gösterge panelleri, raporlama ve analiz özellikleri bulunur. Ortalama onay süresi, sözleşme yenileme döngüleri ve iş akışı darboğazları gibi unsurlar hakkında içgörüler elde edebilirsiniz. Tüm bu veriler, sözleşme stratejinizi şekillendirebilir; ekip üyelerinizi desteklemenize ve sıkı çalışmalarını takdir etmenize yardımcı olabilir.
More Articles
6. Ek Fayda: Çalışan Mutluluğunun ve Bağlılığının Artması
Sözleşme yönetimi yazılımı kullanmanın pek çok pratik faydası vardır; ancak daha az somut etkileri nelerdir? Otomasyonun uygulanması yalnızca verimliliği ve üretkenliği artırmaz — aynı zamanda çalışan mutluluğu ve bağlılığı üzerinde de gerçek bir etki yaratabilir. Hatta otomasyon, insanların şirketinizde kalmayı veya daha iyi fırsatlar aramayı seçip seçmemesinde bile belirleyici olabilir.
Zapier'ın başka bir raporunda, iş yerinde otomasyon kullanan katılımcıların %14'ü işlerinden ayrılmayı düşündüklerini bildirmiştir; otomasyon kullanmayanlarda bu oran şaşırtıcı biçimde %42'dir.
Çalışan devir hızı inanılmaz derecede maliyetli olabilir ve Büyük İstifa'nın ardından işverenlerin ekip üyelerinin işlerine bağlı ve motive kalmasını sağlamak için ellerinden gelen her şeyi yapmaları gerekir. İşlevsiz iş süreçleriyle her gün mücadele etmek son derece yıpratıcı olabilir. Yazılımın kendine özgü bir öğrenme süreci olsa da getirisi hem kâr haneniz hem de çalışanlarınız için buna değer.
En İyi Sözleşme Yönetimi Yazılımını Bulma
CLM yazılımının işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğini net bir şekilde anladıktan sonra şirketiniz için en iyi sözleşme yönetimi yazılımını nasıl seçeceğinizi merak ediyor olabilirsiniz. Fiyatlandırma, özellikler ve entegrasyonlar gibi unsurların tümü rol oynar. En iyi aracı seçmeye yönelik daha fazla ipucu için sözleşme yönetimi yazılımında nelere dikkat edilmesi gerektiği hakkındaki yazımı okuyabilirsiniz.
CRO Club'ın içeriklerini takip etmek isterseniz bülten posta listemize abone olmayı düşünebilirsiniz.