Keen Decision Systems COO'su Mike Althoff ile bir kullanım senaryosu hikâyesi
Çoğu büyüyen şirket için komisyonlar, elektronik tablo aşamasından çıkan son süreçtir.
Satış, pazarlama, finans ve müşteri verilerinin tamamı kayıt sistemlerine taşınır… ancak satış ücretlendirmesi, birilerinin (genellikle bir COO'nun veya RevOps liderinin) “elektronik tablonun hâkimi” olarak görev yaptığı, üç aylık elektronik tablo karmaşası şeklinde varlığını sürdürür.
Keen Decision Systems COO'su Mike Althoff, bu çizginin her iki tarafında da yer aldı.
Büyük CPG markaları için her pazarlama harcaması dolarını sonuçlara bağlayan bir pazarlama işletim sistemi olan Keen, yeni iş ve müşteri hesapları yönetimi arasında bölünmüş yaklaşık 15 temsilci için komisyonları üç ödeme kademesiyle yürütüyor: bireysel katkı sağlayanlar, ekip liderleri ve bir VP toplulaştırması.
Mike'ın, Keen'in ücretlendirme sürecini üç aylık bir mutabakat projesinden uçtan uca bir kayıt sistemine dönüştürürken öne çıkardığı üç temel sütun şöyle.
Yapılması Gereken İş: Komisyonları Altyapıya Dönüştürmek
Mike'ın yapılmasını istediği iş, komisyonları yalnızca daha hızlı hesaplamaktan daha büyüktü.
Hedefi:
- Ücretlendirmeyi birkaç kişinin sahip olduğu, düzenli olarak tekrarlanan üç aylık bir proje olarak yürütmeyi bırakmak - Her komisyon dolarını temsilci, yönetici, VP ve finans ekibi için izlenebilir, savunulabilir ve görünür hâle getirmek
- Plan değişikliklerinden, rol değişikliklerinden ve yıldan yıla gelişimden etkilenmeyen tek bir sisteme sahip olmak
Mike'ın sözleriyle: "Ödenen miktarlar için hepimizin bir kayıt sistemi var."
Bu tek cümle, ücretlendirmenin bir proje olmasıyla altyapının bir parçası olması arasındaki farkı ortaya koyuyor.
Öncesi: Bir Klasör, Bir Elektronik Tablo, Bir E-posta Onay Zinciri
QuotaPath'ten önce Keen, çoğu şirketin artık sürdüremeyene kadar yaptığı gibi komisyonları yürütüyordu.
- Her üç aylık dönem için bir klasör
- Her klasörün içinde HubSpot'tan dışa aktarılan ve elle mutabık hâle getirilen bir elektronik tablo - Satış ekibi liderine ve gelir liderine onay için gönderilen e-posta yazışmaları; böylece bir tür denetim izi oluşuyordu
İşe yarıyordu. Aynı zamanda tüm süreci, o üç aylık dönemde elektronik tablonun sahibi olan kişinin üzerinde topluyordu.
"Bu sürece hiç geri dönebilir miydim? Kesinlikle hayır,” dedi Mike.
Bu modelde kalmanın bedeli, saatler süren iş ve hesaplamaları savunamama durumuydu.
Her temsilcinin sorusu, "elektronik tablomu göstereyim" konuşmasına dönüşüyordu ve her plan değişikliği, önceki üç aylık dönemle sürekliliği bozma riski taşıyordu.
1. Sütun: Kendini Hesaplayan Çok Kademeli Toplulaştırmalar
Keen'in ücretlendirme yapısı üç katmandan oluşuyor ve çoğu anlaşma bu üç katmanın tamamına dokunuyor:
- Bireysel katkı sağlayanlar kendi anlaşmalarından kazanç elde ediyor
- Ekip liderleri kendi anlaşmalarından ve ekiplerinin üretiminden kazanç elde ediyor
- VP ekibin yaptığı her şey üzerinden kazanç elde ediyor
Önceden her toplulaştırma manuel olarak aranıyordu. Artık bir IC bir anlaşmayı kapattığında, ekip liderinin ve VP'nin kredileri otomatik olarak hesaplanıyor ve hesaplama açıkça ortaya konarak herkes tarafından görülebiliyor.
“Her anlaşmada kimin neyi, neden aldığını bu kadar net görebilmek gerçekten paha biçilemez oldu,” dedi Mike.
Kuruluşlar yeni katmanlar ekledikçe bu daha da önem kazanıyor. Çoğu ücretlendirme aracı bireysel katkı sağlayanları iyi yönetiyor. Kırılma noktası genellikle yönetici ve üst düzey yönetici katmanında ortaya çıkıyor; burada krediler birbirine karışıyor ve liderlik, denetçileri denetlemek zorunda kalıyor.
2. Sütun: Yukarı Akışta HubSpot, Aşağı Akışta Rippling ve Ortada Tek Bir Motor
İkinci sütun, entegrasyonları ve QuotaPath'i merkeze yerleştirmeyi kapsıyor. Keen'de ağır işlerin çoğunu iki entegrasyon üstleniyor.
HubSpot → QuotaPath. Kayıt sistemi olarak HubSpot, komisyona tabi her anlaşmayı yönlendiriyor. Entegrasyonun önemi göründüğünden daha büyük; çünkü ücretlendirme kazanılmış olarak kapatılan anlaşma verilerine bağlı ve ücretlendirme, CRM veri düzeninin korunmasını zorunlu kılan bir etken hâline geliyor.
“Kazanıldı olarak kapatılan ve komisyonlarımla karşılaştırana kadar rakamları tam olarak doğru olmayan anlaşmaların sayısı hiç de az değil,” dedi Mike.
CRM doğruluğu artıyor. Anlaşma verilerine duyulan günlük güven artıyor. Kendilerini hiçbir zaman veri kalitesinden sorumlu paydaşlar olarak görmemiş kişiler bir anda bu rolü üstleniyor.
QuotaPath → Rippling. Bordro tarafında, QuotaPath ve Rippling entegrasyonu arasındaki entegrasyon görünmez… ve amaç da bu. Mike, komisyonları tek bir işlemle bordroya gönderiyor; bordro yöneticisi bunları Rippling'de doğrulayıp yoluna devam ediyor.
"Komisyonları göndermem ve onun da 'Harika, teşekkürler.' demesi gerçekten bu kadar basit. Bu, her bordro döneminde 'Her sayıyı doğru girdim mi? Yüklemeyi doğru eşleştirdim mi?' diye düşünmekten çok daha kolay bir süreç," dedi Mike.
3. Temel İlke: Yeniden Yazılan Değil, Olgunlaşan Planlar
Son temel ilke, ayarlanabilir planlara duyulan ihtiyacı vurguluyor.
Komisyon planları sabit değildir, ancak her ocak ayında da sıfırlanmamalıdır. Keen, 2026 için teşviklerini genişleme ve yenilemeye yönelik olarak yeniden dengeledi. QuotaPath içindeki mekanizma oldukça basitti:
- 2025 planlarını çoğaltın
- Genişleme ve yenileme arasındaki oran dağılımını ayarlayın
- Yeni mantığı 2026'da kapanan tüm anlaşmalara uygulayın
Sonuç: satış temsilcileri 2025'te nasıl kazandıklarını ve 2026'da nasıl kazandıklarını yan yana görebiliyor. Yeniden icat etmeye gerek yok. “Bana güvenin, artık işler böyle yürüyor.” demeye de gerek yok.
"Ekibimiz büyüyüp komisyon stratejilerimiz geliştikçe bu, sorunsuz bir olgunlaşma süreci oluyor. Geçen yıl sahip olduğumuz sistemlerden başlayıp onları bu yılın planlarına dönüştürüyorsunuz," dedi Mike.
Bu süreklilik en çok satış temsilcileri için önem taşıyor. Geçmişle bağını koparan komisyon değişiklikleri sürtüşme yaratır; geçmişin üzerine inşa edilen komisyon değişiklikleri ise uyum sağlar.
Yatırım Getirisi Gerçekte Nerede Ortaya Çıkıyor?
Mike'a QuotaPath değerini nerede ortaya koyduğunu sorun; yanıt zamandan tasarruf değil — gerçi bundan bolca var. Yanıt şunlar:
- Şeffaflık. Her ödemenin özel bir elektronik tablo yerine sistemde bir kaydı var.
- Gerekçelendirilebilirlik. Sayılar yalan söylemez. Anlaşmazlıklar e-posta üzerinden değil, sistem içinde yaşanır.
- Süreklilik. Plan değişiklikleri önceki planların yerini almak yerine onlardan gelişir.
- İleriye dönük görünürlük. Satış temsilcileri tahmin yaptıkça ne kazandıklarını ve ne kazanabileceklerini görür; böylece komisyon yalnızca bir ödeme aracı değil, bir planlama aracına dönüşür.
Mike Başka Bir COO'ya Ne Söylerdi?
Mike'ın komisyon araçları değerlendiren diğer COO'lara ve gelir liderlerine önerisi:
Elektronik tabloları geride bırakıyorsanız ve güven, tutarlılık ve daha sıkı operasyonel kontrol istiyorsanız QuotaPath bunları bulabileceğiniz harika bir yer. CRM bağlantısı sayesinde gerçekten sorunsuz, uçtan uca tek bir motor ortaya çıkıyor — ekibinizi motive etmede gerçekten önemli olan bir konuya yaklaşmanın net bir yolu ve satış temsilcilerinize doğru ödeme yaptığınızdan, tahmin yaparken o ana kadar ne kazandıklarını ve yılın geri kalanında ne kazanabileceklerini netleştirdiğinizden emin olmanızı sağlıyor.
Erken aşamadaki bir kuruluşu yöneten COO'lar için elektronik tablo üzerinde komisyon yönetimi işe yarar.
Büyüyen bir kuruluşu yöneten COO'lar için soru, bu geçişi yapıp yapmamak değil… Sonunda yaptığınızda ne kadar geç kalacağınız.
