Så väljer du programvara för avtalshantering

Programvara för avtalshantering är ett verktyg som hjälper organisationer att skapa, lagra, spåra och hantera avtal under hela deras livscykel – och effektiviserar allt från godkännanden till förnyelser.

För CRO:er är det avgörande eftersom det minskar flaskhalsar i säljprocessen, säkerställer efterlevnad och ger insyn i realtid i affärsvillkor och skyldigheter.

Att välja rätt lösning innebär att prioritera automatisering, integration med CRM- och CPQ-verktyg samt skalbarhet, så att teamet kan slutföra affärer snabbare, minska riskerna och förbättra lönsamheten.

Den här guiden är till för team som vill förenkla sina avtalsprocesser. Oavsett om ni precis har börjat eller uppgraderar hjälper den er att fatta ett välgrundat beslut.

9 saker att leta efter när du väljer programvara för avtalshantering

Att utvärdera programvara för avtalshantering innebär att granska viktiga faktorer som överensstämmer med teamets behov och mål.

Här är vad du bör tänka på:

1. Flexibilitet i abonnemang

Flexibla abonnemang låter dig uppgradera eller nedgradera när dina behov förändras. Leta efter en lösning för avtalshantering med flexibla prisplaner. Fråga leverantörerna om deras prismodeller och hur de hanterar team som växer.

2. Dataåtkomst och rapportering

Du behöver instrumentpaneler, anpassad rapportering och analys i realtid för att spåra avtalsdata. Bekräfta att det finns granskningsloggar och exportfunktioner till Google Drive, Microsoft Excel eller ditt CRM.

3. Integration med din teknikstack

Starka integrationer är avgörande: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign med flera. Ett välfungerande system för avtalshantering eliminerar informationssilos och stöder automatiserade arbetsflöden.

4. Introduktion och support

Leta efter snabb kundsupport, utbildning och tydliga aviseringar under introduktionsprocessen. Testa supportkanalerna och resurserna.

5. Rollbaserade behörigheter

Detaljerade behörigheter och användarroller hjälper till att skydda känsliga uppgifter och säkerställa efterlevnad av GDPR. Detta är särskilt viktigt för juridiska team.

6. Branschspecifik efterlevnad

Om du arbetar inom sjukvård, finansiella tjänster eller leveranskedjehantering bör du bekräfta certifieringar och uppdateringar av regelverk samt revisionsspår för efterlevnad. Många verktyg kan hantera detta automatiskt (detta är också en viktig fördel med CRM-programvara för sjukvården och andra branschspecifika CRM-verktyg).

7. Anpassningsalternativ

Anpassa plattformen med mallar, anpassade fält och användarvänliga konfigurationer. Fokusera på att förbättra användarupplevelsen och flexibiliteten.

8. Automatiseringsfunktioner

Leta efter AI-drivna lösningar för avtalshantering som omfattar OCR, avtalsintelligens och funktioner för automatiserad avtalsgranskning. Säkerställ integrationer för e-signaturer/elektroniska signaturer.

9. Stöd för mobila enheter eller flera platser

Säkerställ säker åtkomst till digitala avtalsuppgifter, aviseringar och revisionsspår på mobila enheter – testa att användargränssnittet fungerar smidigt.

Så väljer du programvara för avtalshantering: En modell i fem steg

För att hitta rätt programvara och få ut mesta möjliga av fördelarna med programvara för avtalshantering bör du anpassa verktyget efter teamets arbetsflöden och processer. Här är en steg-för-steg-guide:

Steg 1: Identifiera dina behov

• Samla in synpunkter från intressenter: Involvera IT, ekonomi, försäljning och chefsjuristen för behov kring avtalsskapande och avtalsutformning.
• Lista och prioritera problemområden: Identifiera flaskhalsar, uteblivna aviseringar och isolerad åtkomst till avtalsarkiv.
• Anpassa efter interna policyer: Validera behörigheter och säkerhetsstandarder.
• Särskilj nödvändiga funktioner: Exempel: instrumentpaneler, e-signaturer och integrationer med CRM/ERP.

Steg 2: Undersök leverantörer av programvara för avtalshantering

• Använd recensionssajter och Gartner-rapporter för att kortlista leverantörer som Ironclad, Conga och DocuSign CLM.
• Jämför SaaS med lokalt installerade lösningar, allt-i-ett-sviter och arbetsflöden från början till slut.
• Dokumentera resultaten: priser, funktioner, avtalsarkiv och revisionsspår.
• Se vår lista över de bästa programvarorna för avtalshantering nedan.

Steg 3: Skapa en kortlista över programvara för avtalshantering och ta kontakt

• Skicka RFP:er med fokus på funktioner för hantering av avtalets livscykel.
• Testa arbetsflöden från början till slut, redigering med ändringsmarkeringar, e-signaturer och skapande av nya avtal från Salesforce.
• Utvärdera användarvänlig design och kvaliteten på kundsupporten.

Steg 4: Ta fram ett affärsunderlag

• Knyt flaskhalsar i cykeltiden och intäktsrisk till uteblivet genomförande av avtal.
• Presentera prisplaner och ROI-prognoser.
• Lyft fram fördelarna med avtalsanalys och automatisering.

Steg 5: Implementera er programvara för avtalshantering och introducera era användare

• Kommunicera tidsplaner för lanseringen till säljteam, inköpsavdelningar och juridiska team.
• Utse ansvariga för mallar, behörigheter och konfiguration av arbetsytan.
• Följ användningen med realtidsmätvärden i instrumentpaneler.

Vad händer härnäst

Om du håller på att undersöka programvara för avtalshantering kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer. Du får:

• Ett handplockat urval av CLM-programvara.
• Stöd genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.
• Vägledning för att kartlägga integrationer med plattformar för CRM, ERP och elektroniska signaturer.