De flesta företag förlitar sig på avtal, från tjänsteavtal med kunder till anställningsavtal med medarbetare. Dessa affärsavtal kräver mycket tid och arbete att utforma, förhandla, underteckna och hålla säkra, och ett programverktyg kan stödja ditt team genom avtalets livscykel. Genom att förstå fördelarna med programvara för avtalshantering blir det lättare att avgöra vilken typ av verktyg du letar efter och hur ditt team kan få ut mesta möjliga av det.
Oavsett om du driver ett litet nystartat företag eller ett globalt bolag måste dina avtal hanteras omsorgsfullt och i enlighet med relevanta lagar och förordningar. Du kanske inte har ett komplett juridiskt team, så användning av programvara för avtalets livscykelhantering (CLM) kan bidra till att säkerställa att varje steg i processen uppfyller högsta standard. Även om du har ett stort team som hanterar dina avtal kan en programvarulösning minska deras manuella arbetsbelastning och effektivisera deras process för avtalshantering.
Fortsätt läsa för en översikt över de fem viktigaste fördelarna med CLM-programvara och varför var och en är viktig och har stor betydelse för din organisation.
5 viktiga fördelar med programvara för avtalshantering
Innan vi går igenom fördelarna kanske du också undrar: hur mycket kostar programvara för avtalshantering? Det är viktigt att förstå prissättningen eftersom det hjälper dig att balansera förväntningarna på funktioner mot budgetbegränsningar.
Här är en genomgång av de främsta fördelarna som programvara för avtalshantering kan ge ditt företag.
Have an account? Log In
1. Snabbare avtalsskapande
Många programvarulösningar för avtalshantering har verktyg som anpassningsbara avtalsmallar, klausulbibliotek och automatiskt ifyllda fält. Dessa funktioner bidrar till att snabba upp utformningsprocessen och återanvända befintliga dokument för att skapa nya och reviderade versioner. Samarbete i realtid och automatiserade godkännandeflöden möjliggör också snabbare avtalsskrivning.
Att snabbt få ett nytt avtal skrivet gynnar inte bara teamets produktivitet utan även din avtalspart. Ju snabbare du skickar ut ett avtal till en ny kund eller nyanställd, desto snabbare kan personen granska det och underteckna eller återkomma till dig med ändringar. Att ta fram ett avtal snabbt visar den andra parten att den är prioriterad av ditt team och ditt företag.
2. Minskad manuell arbetsbelastning
Lösningar för avtalsautomatisering erbjuder vanligtvis automatiseringsfunktioner som bidrar till att minska teamets manuella processer. Med programvara för avtalshantering kan teammedlemmarna skapa automatiserade arbetsflöden som omfattar signeringsordningar och aviseringar om avtalsaktivitet. Dessa funktioner ger en smidigare process för avtalets livscykel, med färre vändor fram och tillbaka och mindre administrativt arbete.
Att automatisera datainmatning vid utveckling av avtal sparar mycket tid. Dessa programvarulösningar kan automatiskt fylla i kontakt- och företagsuppgifter, förnyelsedatum och andra viktiga datapunkter i avtal genom integrationer med ditt CRM-system och andra databaser. Det kanske låter som en liten uppgift, men det hopar sig snabbt: i en nyligen genomförd Zapier-undersökning av 1 000 kunskapsarbetare uppgav 76 % av de svarande att de ägnar 1–3 timmar om dagen åt att helt enkelt flytta data från en plats till en annan.
3. Minskad risk och säkerställd efterlevnad
Glöm inte att avtal är juridiska dokument och därför omfattas av standarder för regelefterlevnad. Oavsett om det gäller ett sekretessavtal eller ett inköpsavtal måste du se till att det uppfyller de juridiska kraven i din region. Avtalsefterlevnad är inget att ta lätt på, och ditt företag kan drabbas av sanktioner vid bristande efterlevnad om du inte uppfyller de nödvändiga standarderna.
Se till att dina avtal håller juridiskt. Läs om vad som kan ogiltigförklara ett avtal.
Många CLM-program har funktioner för efterlevnadshantering, till exempel åtkomstbehörigheter, granskningsspår och heltäckande kryptering. Även e-signaturfunktionerna i dessa verktyg uppfyller juridiska standarder, vilket säkerställer att varje avtal som skapas och hanteras genom programvaran följer gällande regler. Detta bidrar till att minska den övergripande risken för ditt företag och kan till och med eliminera behovet av ett internt juridiskt team.
4. Organiserad dokumentlagring
Utan en molnbaserad lösning kan ditt dokumenthanteringssystem börja likna rummet med ärendeakter i en kriminalserie på tv. Okej, det kanske inte är så illa — men ett arkivskåp är inte bara gammaldags till utseendet, det är vanligtvis också ganska ineffektivt. Korrekt lagring sparar ditt team mycket huvudvärk och tid. Enligt samma studie från Zapier uppgav 73 % av de anställda att de ägnar 1–3 timmar om dagen åt att bara försöka hitta information eller ett visst dokument.
De flesta CLM-program har ett sökbart avtalsarkiv som håller dokumenten organiserade, centraliserade och säkra. Användare kan söka i och filtrera avtal i det centrala arkivet utifrån deras innehåll, snarare än bara filnamnen. Vissa verktyg för avtalsanalys har till och med inbyggda namnstandarder och versionshistorik för att minska antalet dubblettfiler och göra det enklare att hitta exakt det avtal du letar efter.
5. Insikter från avtalsadministrationssystemet
Ditt CLM-program är bara en del av företagets övergripande avtalsadministrationssystem. Detta större system omfattar de affärsprocesser och andra faktorer som ingår i hur ni hanterar avtal, till exempel processen för avtalsgranskning, flöden för avtalsgodkännande, fakturering och viktiga intressenter. Precis som inom andra delar av verksamheten är det viktigt att övervaka resultatmåtten för ert avtalsadministrationssystem.
Dessa programvarulösningar har instrumentpaneler samt funktioner för rapportering och analys som hjälper dig att följa effektiviteten i avtalsprocessen och upptäcka förbättringsmöjligheter. Du kan få insikter i faktorer som genomsnittlig godkännandetid, avtalsförnyelsecykler och flaskhalsar i arbetsflödet. All denna data kan ligga till grund för din avtalsstrategi och hjälpa dig att stötta dina teammedlemmar och uppmärksamma deras hårda arbete.
More Articles
6. Bonus: Ökad trivsel och bättre personalbevarande
Det finns många praktiska fördelar med att använda programvara för avtalsadministration, men hur är det med de mindre påtagliga effekterna? Att införa automatisering förbättrar inte bara effektiviteten och produktiviteten — det kan också ha en verklig inverkan på de anställdas trivsel och engagemang. Faktum är att automatisering till och med kan vara avgörande för om människor väljer att stanna kvar på företaget eller söker sig vidare.
I en annan rapport från Zapier uppgav 14 % av de svarande som använder automatisering på jobbet att de hade övervägt att säga upp sig, jämfört med hela 42 % av dem som inte använder automatisering.
Personalomsättning kan bli oerhört kostsam, och efter den stora uppsägningsvågen behöver arbetsgivare göra allt de kan för att hålla sina teammedlemmar engagerade och motiverade på jobbet. Att dag efter dag kämpa med dysfunktionella affärsprocesser kan bli oerhört betungande. Och även om programvara kan ha en egen inlärningskurva är vinsten värd det — både för resultatet och för medarbetarna.
Hitta den bästa programvaran för avtalsadministration
När du har en tydlig förståelse för hur CLM-program kan gynna ditt företag kanske du undrar hur du ska välja den bästa programvaran för avtalsadministration för ditt företag. Faktorer som pris, funktioner och integrationer spelar alla en roll. För fler tips om hur du väljer det bästa verktyget kan du läsa min artikel om vad du bör tänka på när du väljer programvara för avtalsadministration.
Om du vill hålla dig uppdaterad med innehåll från The CRO Club kan du överväga att prenumerera på vår nyhetslista.
