Key Takeaways
Flexibilidade do plano: Procure um software de gestão de contratos que permita atualizar ou reduzir facilmente o plano à medida que as necessidades da equipa mudam.
Acesso aos dados: Utilize funcionalidades robustas de elaboração de relatórios para obter análises em tempo real e garanta uma integração fácil com os sistemas existentes.
Personalização: Escolha um software que disponibilize modelos e configurações para melhorar a experiência do utilizador e responder a requisitos específicos.
Benefícios da automatização: Dê prioridade a soluções com funcionalidades de automatização para melhorar a eficiência e simplificar os processos de gestão de contratos.
Suporte à integração: Avalie a qualidade do apoio ao cliente e dos recursos de formação durante a fase de integração, de modo a facilitar a adoção pelos utilizadores.
O software de gestão de contratos é uma ferramenta que ajuda as organizações a criar, armazenar, acompanhar e gerir contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida—simplificando tudo, desde as aprovações até às renovações.
Para os CROs, é crucial porque reduz os estrangulamentos no processo de vendas, garante a conformidade e proporciona visibilidade em tempo real sobre os termos e as obrigações dos negócios.
Escolher a solução certa significa dar prioridade à automatização, à integração com ferramentas de CRM e CPQ e à escalabilidade, para que a sua equipa possa fechar negócios mais rapidamente, reduzir riscos e melhorar a rentabilidade.
Este guia destina-se a equipas que procuram simplificar os seus processos contratuais. Quer esteja a começar ou a atualizar o sistema, este guia ajudá-lo-á a fazer uma escolha informada.
9 aspetos a considerar ao escolher um software de gestão de contratos
A avaliação de software de gestão de contratos implica analisar fatores fundamentais que estejam alinhados com as necessidades e os objetivos da sua equipa.
Eis o que deve considerar:
1. Flexibilidade dos planos
A flexibilidade dos planos permite-lhe aumentar ou reduzir o plano à medida que as suas necessidades mudam. Procure uma solução de gestão de contratos com planos de preços flexíveis. Pergunte aos fornecedores quais são os seus modelos e de que forma acomodam equipas em crescimento.
2. Acesso aos dados e elaboração de relatórios
Precisará de painéis, relatórios personalizados e análises em tempo real para acompanhar os dados dos contratos. Confirme a existência de registos de auditoria e de exportações para o Google Drive, o Microsoft Excel ou o seu CRM.
3. Integração com o seu conjunto tecnológico
As integrações sólidas são fundamentais: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign, entre outras. Um bom sistema de gestão de contratos elimina os silos e suporta fluxos de trabalho automatizados.
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4. Integração inicial e apoio
Procure apoio ao cliente ágil, formação e notificações claras durante o processo de integração inicial. Teste os canais e os recursos de apoio.
5. Permissões baseadas em funções
As permissões granulares e as funções de utilizador ajudam a proteger dados sensíveis e a garantir a conformidade com o RGPD. Isto é especialmente importante para as equipas jurídicas.
6. Conformidade específica do setor
Se trabalha nos setores da saúde, dos serviços financeiros ou da gestão da cadeia de abastecimento, confirme as certificações e as atualizações regulamentares, bem como os registos de auditoria para efeitos de conformidade. Muitas ferramentas podem tratar disto automaticamente (este é também um benefício do software CRM para o setor da saúde e de outras ferramentas CRM específicas do setor).
7. Opções de personalização
Adapte a plataforma com modelos, campos personalizados e configurações fáceis de utilizar. Concentre-se em melhorar a experiência do utilizador e a flexibilidade.
8. Funcionalidades de automatização
Procure soluções de gestão de contratos baseadas em IA que integrem OCR, inteligência contratual e funcionalidades de revisão automatizada de contratos. Garanta integrações com assinaturas eletrónicas.
9. Suporte móvel ou para várias localizações
Garanta um acesso seguro a dados de contratos digitais, notificações e registos de auditoria em dispositivos móveis — teste se a interface do utilizador é simples e fluida.
Como escolher software de gestão de contratos: uma estrutura de 5 passos
Para encontrar o software adequado e tirar o máximo partido dos benefícios do software de gestão de contratos, alinhe a ferramenta com os fluxos de trabalho e os processos da sua equipa. Eis um guia passo a passo:
Passo 1: Identifique as suas necessidades
- Recolha contributos das partes interessadas: Inclua as equipas de TI, finanças e vendas, bem como o departamento jurídico, para identificar as necessidades de criação e redação de contratos.
- Enumere e estabeleça prioridades para os pontos problemáticos: Identifique estrangulamentos, notificações em falta e acesso isolado aos repositórios de contratos.
- Alinhe-se com as políticas internas: Valide as permissões e as normas de segurança.
- Diferencie as funcionalidades indispensáveis: Exemplos: painéis, assinatura eletrónica e integrações com CRM/ERP.
Passo 2: Pesquise fornecedores de software de gestão de contratos
- Utilize sites de avaliações e relatórios da Gartner para criar uma lista restrita de fornecedores como a Ironclad, a Conga e a DocuSign CLM.
- Compare soluções SaaS com soluções instaladas localmente, conjuntos completos e fluxos de trabalho de ponta a ponta.
- Registe as conclusões: preços, funcionalidades, repositório de contratos e registos de auditoria.
- Consulte abaixo a nossa lista do melhor software de gestão de contratos.
Passo 3: Crie uma lista restrita de software de gestão de contratos e contacte os fornecedores
- Envie pedidos de proposta centrados nas funcionalidades de gestão do ciclo de vida dos contratos.
- Teste fluxos de trabalho de ponta a ponta, revisões com marcas de alteração, assinaturas eletrónicas e a criação de novos contratos a partir do Salesforce.
- Avalie o design fácil de utilizar e a qualidade do apoio ao cliente.
Passo 4: Crie o caso de negócio
- Associe os estrangulamentos do tempo de ciclo e o risco de receita à execução contratual falhada.
- Apresente os planos de preços e as projeções de ROI.
- Destaque as vantagens da inteligência contratual e da automatização.
Passo 5: Implemente o seu software de gestão de contratos e integre os seus utilizadores
- Comunique os prazos de implementação às equipas de vendas, compras e jurídicas.
- Atribua responsáveis pelos modelos, pelas permissões e pela configuração do espaço de trabalho.
- Acompanhe a adoção através de métricas em tempo real nos painéis.
Principais opções de software de gestão de contratos a considerar
Eis uma lista inicial das melhores plataformas de software de gestão de contratos a explorar:
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O que se segue
Se está a pesquisar software de gestão de contratos, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações. Irá obter:
- Uma seleção personalizada de software CLM.
- Apoio durante o processo de compra, incluindo negociações de preços.
- Orientação para mapear integrações com plataformas de CRM, ERP e assinatura eletrónica.
